企业时间管理方案分析

1、 時間管理時間管理 Time Management91421004 91421004 張盈鈺張盈鈺91421005 91421005 張珮珮張珮珮91421027 91421027 徐怡芬徐怡芬91421037 91421037 徐愛菊徐愛菊91421040 91421040 李婷慧李婷慧91421049 91421049 張敬珣張敬珣報告流程自我檢視WHATWHATHOWHOWWHYWHYbeforeafter我學到了什麼？一. 自我檢視卡片：我一週最想完成的五件事思考目標達成率把時間用在刀口上我一週最想完成的五件事百分比一. 自我檢視我一週最想完成的五件事思考目標達成率把時間用在刀口上把時

2、間用在刀口上， 時間管理四象限第一象限急迫又重要的事。第一象限急迫又重要的事。各種狀況考驗我們的經驗、判斷力的時刻, 也是可以用心耕耘的園地。很多重要的事都是因為一再拖延或事前準備不周, 而變成迫在眉睫。Ex：陪重病的親友上醫院 第二象限重要但不急迫的事第二象限重要但不急迫的事 主要是與生活品質有關。荒廢這個領域將使第一象限益形擴大, 使牛陷入大的壓力與危機中而疲於應付。反之, 多投注一些預防措施, 很多急事將無從產生。這個部份的事情不會對我們造成催促力量, 所以必須主動去做。這是發揮個人領導力的領域。Ex：完成人資7篇reading packet第三象限急迫但不重要的事第三象限急迫但不重要的

3、事因為迫切的呼聲會讓我們產生這件事很重要的錯覺-實際上就算重要也只是對別人而言。電話、會議、突來的訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個範圍打轉, 自以為是在第一象限, 其實不過是在滿足別人期望與標準。Ex：看華視週日晚間的柯南第四象限不急迫又不重要的事第四象限不急迫又不重要的事簡而言之就是浪費生命, 所以根本不值得花半點間在這個象限。但我們往往在一、三象限間來回奔走, 忙得焦頭爛額, 不得不逃避到第四象限去療養一番再出發。這部份的範圍倒不見得都是閒活動, 因為真正有創造意義休閒活動是很有價值的。Ex：上網收廣告信以理性科學的方式，評斷優先順序工作項目長期重要性短期迫切性總數優先次序1.定期運

4、動23542.陪親友上醫院11213.完成人資報告12324.看柯南31435.上網收廣告信3365兩個構面：重要性、急迫性三種程度：最重要、重要、不重要二.何謂時間管理1.是目的性的生活技巧2.善用技巧，可合理、有效地利用可支配的時間3.引導並安排自己的生活，朝向理想的目標邁進Step3配合生理時鐘，擬定計畫。配合生理時鐘，擬定計畫。三.如何管理時間Step4分析、檢討目標達分析、檢討目標達成率與改進。成率與改進。Step2安排目標的輕重緩急安排目標的輕重緩急，安排優先次序。，安排優先次序。Step1 訂好長程目訂好長程目標，以及與標，以及與之有關的短之有關的短期目標。期目標。善用規劃的觀念

5、時間管理的方法八十二十法則 掌握關鍵，花較少的時間得大功效象限法一週觀點法集中處理法角色平衡法象限法第一象限第一象限急迫又重要的事急迫又重要的事必須做第二象限第二象限重要但不急迫的事重要但不急迫的事 應該做第三象限第三象限急迫但不重要的事急迫但不重要的事可以做可以做（亦可分派）（亦可分派）第四象限第四象限不急迫又不重要的事不急迫又不重要的事何必做何必做擬定工作計畫（工作日誌）擬定工作計畫（工作日誌）優先次序優先次序急不急重要不重要人生目標人生目標象限的運用原則時間工作項目佔用時間優先次序評語 8：10端咖啡，讀報20分4可在午飯時讀，頭20分鐘浪費掉了 8：30檢討今日計畫15分1時間運用得當

6、；發現兩個要海倫注意的問題8：45寫便條給海倫5分1時間運用得當8：50魏特來電15分4總機小姐可以留言9：05BB來電談預算之事15分3總機小姐可以留言9：20要海倫聽寫信件45分2口述得不是很有條理10：05讀信並將信件分類30分4海倫可做此事，要她分類，排出優先次序，並回一些信時間工作項目佔用時間優先次序評語 8：10端咖啡，讀報 8：30檢討今日計畫8：45寫便條給海倫8：50魏特來電9：05BB來電談預算之事9：20要海倫聽寫信件10：05讀信並將信件分類範例：上班族的工作日誌今日目標次序 目標 完成時間 1.完成會議檢討 10:002.向老闆做業務摘要 13:003.向老闆做服務報

7、告 14:004.幹部會議 11:00 5.加緊處理信件 16:006.解決布朗的問題 17:00評估日誌所在工作的 優先次序指數1.1.是急迫又重要的事是急迫又重要的事必須做必須做2.2.重要但不急迫的事重要但不急迫的事應該做應該做3.3.急迫但不重要的事急迫但不重要的事可以做可以做4.4.不急迫又不重要的事不急迫又不重要的事何必做何必做四. 總結1.時間管理的價值2.實務應用n電話管理n有效的開會n授權3.善用科技展品做好時間管理1、時間管理的價值提高生產力預防壓力在工作(學業)與個人生活間取得平衡朝向人生理想目標邁進 2.實務應用電話管理 有效的開會 授權有效的開會meeting準時開會

8、與結束適當的人員明確的目標與議程達成共識與追蹤成效排除干擾 2.實務應用電話管理 有效的開會 授權電話管理電話管理清靜時間清靜時間更高層的過濾電話方式沒有助理沒有助理1.同事2.留言系統3.燈號取代鈴聲4.拔掉電話插頭5.隔絕電話有助理有助理過濾電話過濾電話1.處理2.轉接3.暫緩4.速辦 2.實務應用電話管理 有效的開會 授權 授權授權我是萬能我是萬能的的 焦頭爛額的經理人養了 一堆沒事做的屬下 沮喪的員工-不被信任 、才能無從發揮 經理人無法專心從事 改善公司作業等的思考清楚描述下個步驟並確認其重要性指派給至少能完成這件事的最低階層員工a)給予建議，然後行動 b)行動，然後給予建議安排適當的後續追蹤時間經理人3.善用科技產品做好時間管理noutlook：安排時間nPDA：名片及行事曆管理n手機：自動轉帳、線上下單nBBS：公布訊息n視訊產品：節省開會交通成本本組成員介紹0404盈鈺盈鈺0505珮珮珮珮2727怡芬怡芬3737愛菊愛菊4040婷慧婷慧4949敬珣敬珣會議大綱初稿/二搞成品問卷解說及回收統計投影片初稿修飾整合書面報告資料搜尋初搞修飾整合上台報告投影片操作主講參考書目n伍忠賢作，1997年，以快取勝企業時間管理，初版，業強出版社n布蘭查、翁肯、巴羅作，1992年，一