公文处理办法

1、体系名称：行政综合编 码：GM-01-02XX工业区开发有限公司公文处理办法公司名称： 批准人: 批准依据： 发布文号：发布日期：生效日期：1234567891011121314目的 错误!未定义书签。适用范围 错误!未定义书签。编制依据 错误!未定义书签。释义 错误!未定义书签。职责分工 2工作总则 2公文种类 3公文格式 4行文规则 6发文办理 7收文办理 9公文归档 9公文管理 9附则 10工业区开发有限公司公文处理办法1目的贯彻执行国家有关公文处理工作的管理要求和标准规范， 加强中海油海西宁 德工业区开发有限公司（下简称“公司”）公文管理工作，规范公文格式和公文 处理流程，提高公文质量

2、和办文效率。2适用范围公司及所属单位。3编制依据3.1 党政机关公文处理工作条例，2012,中共中央办公厅（下简称“中办”）。 3.2党政机关公文格式，GB-T9704-2012,中共中央办公厅（简称“中办”）。 3.3宁德市人民政府公文格式细则，宁政办2012217号, 2012,宁德市。3.4 国家秘密保密期限的规定，1990年第2号令，1990,国家保密局。3.5 中国海洋石油总公司行政综合管理制度，GM-01, 2011,总公司。3.6中海油海西宁德工业区开发有限公司行政综合管理制度,GM-01, 2011,公司。4 释义4.1 公司指中海油海西宁德工业区开发有限公司机关，包括公司管理

3、层和公司机关各 部门。4.2 办公室指公司公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作。相关的收、发文均 需通过办公室统一处理。4.3 公文（包括传真件）指在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文件，是依法行政和公务活动的重要工具。4.4公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的 工作。5职责分工5.1 办公室a）负责公司公文处理工作；b）审核公司级发文文稿，对不符合行文要求的文稿提出修正意见，并有权 将拟文稿退回拟稿部门；c）负责公司公文培训工作。5.2 公司各部门a）负责本部门业务公文拟稿工作；b）负责涉及本部门的专题会议公文拟稿工作；c）管理部门收到

4、的各类公文。5.3 政务秘书a）负责对公司公文统一收发、复核、用印、归档和销毁等；b）建立健全公司公文处理的相关制度。6工作总则6.1 公司公文处理工作执行国家及总公司的相关管理要求及标准规范。6.2 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。6.3 公文处理须严格执行国家、总公司及公司保密的相关法律、法规及其他相 关规定，确保国家、总公司及公司秘密的安全。6.4 公司办公室负责统一制修订公文处理工作的制度规范；负责对各部门及所 属单位的公文拟稿的业务指导、培训。6.5 公司办公室是公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作。6.6 各部门及所属单位应加强公文拟稿工作，本着

5、实事求是和认真负责的工作 态度，克服官僚主义和形式主义，努力提高公文拟稿的效率和质量。6.7 公司办公室应严格保证各类公文、函件的质量。对各部门及所属单位报送 的不符合管理要求与拟稿要求的公文，有权退回行文部门和单位，由此影响办文 效率，由行文部门和单位负责。6.8 公司办公室结合公司实际，制定公文处理办法实施细则和公文格式 细则，并负责统一核定各部门及所属单位发文中使用的规范简称及发文代字。6.9 各部门应依据工作需要配备部门秘书负责公文拟稿工作，各所属单位应设 定政务工作岗。部门秘书或政务工作岗人员应忠于职守， 增强保密意识，熟悉业 务，具备有关业务知识。6.10公司各部门及所属单位负责人

6、应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办 法并加强对本部门本单位公文处理工作的领导、检查和执行。7公文种类7.1 公文种类应依照党政机关公文处理工作条例 确定的公文种类正确使用。7.2 公司常用公文种类：通知、报告、请示、意见、函、会议纪要、通报、规 定、批复、决定、其他等。7.3 “通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公 文，传达要求下级机关办理和需有关单位周知或执行的事项，任免人员。7.4 “报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。7.5 “请示”适用于向上级机关请示指示、批准。通报'适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。7.6

7、“意见”文种可用于上行文、下行文和平行文：a）作为上行文，应依照请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其 他单位职权范围的事项，主办单位应主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；若有分歧，主办单位可列明各方依据，提出建设性意见， 并与有关单位会签后报请上级机关决定。 上级机关应对下级机关报送的 “意见”作出处理或给予答复。b）作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无 明确要求的，下级机关可参照执行。c）作为平行文，提出的意见供对方参考。7.7 “函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答 复审批事项。函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有

8、由制发机关权限决 定的法定效力。7.8 “会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。7.9 “通报”用于表彰先进、批判错误、传达重要精神、交流重要情况。7.10 “规定”用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。7.11 “批复”适用于答复下级机关的请示事项。7.12 “决定”适用于对重要事项或重大行动做好安排，奖惩有关单位及人员， 变更或撤销下级机关不适当的决定事项。7.13 “其它”其它公司内部文件，如工作简报：重要情况简报、情况反映、项 目动态等。8公文格式8.1 公文要素公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签 发人、标题、主送机关、正文、附件说

9、明、成文日期、印章、附注、附件、主题 词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。8.2 公文保密等级和保密期限8.2.1 公文处理应严格执行国家、总公司及公司保密管理规定。8.2.2 涉密公文密级分为 国家秘密、商业秘密"两类。国家秘密的密级分为 绝 密”、机密”、秘密”；商业秘密的密级分为 核心商密”、普通商密”两级，分别以 AAA、AA A”标识。8.2.3 涉密公文应正确标明密级和保密期限，密级和保密期限标注在公文的右 上角。绝密”、机密”级公文还应在公文的左上角标明份数序号。8.2.4 涉及国家秘密公文的密级标注方式执行国家的相关规定。具体的标识方式为保密等级保密期限”，保

10、密期限用汉字数字标识，如：秘密二年”；没有保密期限的直接标注密级，如 机密”8.2.4 涉及国家秘密的公文凡未标明保密期限的，依照国家秘密保密期限的 规定（国家保密局1990年第2号令）第九条执行，即 凡未标明或者未通知保密 期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、 秘密级事项十年认定”。8.2.5 涉及商业秘密公文的密级标注方式执行总公司商业秘密的相关规定。具体的标识方法：发文代字+密级+保密期限”，保密期限用阿拉伯数字标识，如： 海油总AAA年”或海油总AA'。8.2.6 涉及商业秘密的公文未标注保密期限的，则按 5年保密期限认定。8.2.7 涉及国家

11、秘密的公文不得在网上电子流转，应按照保密管理要求单机运 行，可单独编制文号并制发纸质文。8.2.8 涉及商业秘密的公文可在内部网上运行，但在保密期限内应严格管理，并有效设置阅读权限。8.3 发文机关标识8.3.1 发文机关标识应使用发文机关全称或规范化简称。联合行文，主办机关 排列在前。8.3.2 发文字号应包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发 文字号。公司各部门及所属单位的发文代字由公司办公室统一确定。8.3.3 上行文应注明签发人姓名；在附注处注明联系人姓名和电话。为了提高 办文质量，明确责任，可在版记部份标注拟稿人、核稿人和校对人的姓名。8.4 公文标题8.4.1 公文标

12、题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。8.4.2 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。8.4.3 重要的公文标题中应标明发文机关。8.5 主、抄送机关8.5.1 主送机关指公文的主要受理机关，抄送机关是除主送机关外需执行或知 悉公文的其他机关。8.5.2 主、抄送单位应使用全称或规范化简称、统称。主送单位为一个时，需 使用全称。主、抄送单位为海洋石油系统单位，用总公司统一确定的规范统称、 简称。8.6 公文附件公文若有附件，应注明附件顺序和名称，并在附件的左上角标明附件的文件 字号和顺序号。8.7 成文日期成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人

13、签发的日 期为准。8.8 公文用印公文除“会议纪要”以外，应加盖印章。联合行文，一般应加盖所有发文机 关的印章，主办机关的印章排列在前；以行政机关联合上报的公文，由主办机关 加盖印章。8.9 公文附注公文若有附注(需说明的其他事项)，应在发文日期后一行加括号标注。8.10 公文标识规则公文中各组成部分的标识规则，参照 党政机关公文格式(GB-T9704-2012)执行。8.11公文用纸公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。9行文规则9.1 行文应确有必要，注重实效。9.2 行文关系依据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，若有 需越级的应抄送被越过的单位。9.3 公司除办公室外不得对

14、外制发政策性和规范性文件，不得代替公司审批下达应由公司审批下达的事项；与其他单位工作联系确需行文时，只能以便函的形 式行文。“便函的形式”指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“便函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。9.4 “请示”应一文一事，一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应 用抄送形式，但不得抄送其下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不 得以机关名义向上级领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。9.5 “报告”不得夹带请示事项。9.6 向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关。9.7 行文中涉及其他部门职能时，应主动协

15、商会签；有关部门未协商一致的问 题，不得向下行文。9.8 不相隶属机关之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属机关发送的公文，不得有指示性的内容。9.9 联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用 复印件会签。联合行文标注主办机关的发文字号。联合上行文，为简化手续和提 高效率，由主办单位加盖印章即可。9.10 受双重领导的机关向上级机关行文， 应写明主送机关和抄送机关。上级机 关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。10发文办理10.1 发文办理发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮 印、用印、登记、分发等程序。发文办理应严格依照

16、程序办理，各负其责，并把 好各级审核关。10.2 公文草拟公文草拟的基本要求如下：a）符合党和国家及总公司的法律、法规及有关政策规定。凡拟提出新的政策、规定的，应充分征求各有关方面意见，切实可行并加以说明；b）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字 词规范，标点符号正确，篇幅力求简短；c）公文的文种应依据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系 确定；d）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。 引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日；e）结构层次序数，第一层为一”、第二层为“（一）”、第三层为“.”、第四 层为（1）”f）使用国

17、家法定计量单位；g）公文中使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文 名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名；h）公文中的数字，除成文日期、部分结构层资序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字须用汉字外，应使用阿拉伯数字；i）涉密公文依照国家、总公司及公司相关保密规定标注相应的密级和保密 期限。10.3 公文审核拟文部门主要负责人负责对公文的内容和数据的详实，以及是否符合行文规则及相关要求审核把关。10.4 公文会稿拟制公文中，涉及其他部门职责的事项，应主动与有关部门协商，取得一致 意见后方可行文；若有分歧，主办部门的主要负责人应出面协调，

18、仍不能取得一致意见时，不得要求行文，对报送上级机关的请示，应列明各方依据，提出建设 性意见，并与有关部门会签后报请公司领导协调或裁定。10.5 公文核稿10.5.1 公文送负责人签发前，应由办公室核稿。10.5.2 公文核稿的重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规 则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本件规定。10.6 公文签发以公司名义制发的上行文，由公司主要负责人或主持工作的负责人签发；以公司名义制发的下行文或平行文，由公司主要负责人或分管领导签发。10.7 公文复核10.7.1 公文在正式印制前，政务秘书应复核。复核的重点：审批、签发手续是 否完备，附件材料是否齐全，格

19、式是否统一、规范。10.7.2 经复核需对文稿实质性修改的，应依照程序复审。10.8 公文印制公文应依照党政机关公文格式(GB-T9704-2012)及公司有关要求排版 印制，保证公文制发质量，尽量控制纸质印制数量。10.9 用印分发10.9.1 用印是公文成效标识。印章选择应与发文机关一致；用印正确选用下套'或中套”的方式，确保公文的严肃性。10.9.2 公文分发应做到准确无误、及时有效，并确保应归档的纸质正文与文稿 的有效归档。10.10 其他要求10.10.1正确选择文种，提高公文的办事效率；有效利用公司内网及多种快捷方 式，努力提高公文的传递时效，并减少纸介质文件的印制数量。10.10.2 对不符合要求的行文，可采取退文的方式予以纠正。由此造成办事延 误，由行文部门负责。11收文办理11.1 收文办理指对收到公文的办理过程， 包括签收、登记、审核、拟办、批办、 承办、催办等程序。11.2 对符合规定的公文应及时依照程序办理；紧急公文应明确办理时限；对不 符合规定的公文，经办公室负责人批准后，可退回呈报单位并说明理由。11.3 提高办文办事效率。对收到的需办理的公文，在公文规定的时限内办理完 毕；无时限要求的，应尽快办理；对不能办理的公文应及时向