中学校办公室管理存在的问题及解决办法

1、中学校办公室管理存在的问题及解决办法摘要：本文从中学校办公室工作现状着眼， 对目前办公室管理工 作中存在的一些问题进行了总结思考，并结合社会发展现状提出了对 应的解决办法。这有利于提高学校办公室管理工作的效率及服务水 平，以适应新形势下中学办公室管理的健康与快速发展。关键词：校办公室；管理；效率；岗位职责标准；统筹方法伴随着办学规模的扩大和学生人数的迅猛增加，校办公室作为整 个学校的综合办事机构，管理事务日趋多元化。校办公室如何从传统 的管理模式向现代化的管理模式转变，解决办公管理过程中存在的问 题，适应新形势的发展，是一项亟待解决的问题。一、校办公室的地位及作用1. 校办公室是学校管理的参谋

2、与服务员办公室工作首先是为教工及学生提供服务的。它是校领导的参谋 跟助手，是教学一线教师和学生的服务员，是学校学生工作的参与者。 办公室需要尽可能为学校的一切工作提供便利。一次学校政策的传 递，一次教师福利的领取，一次学生电话的接听，办公室工作人员的 形象及服务态度是一个学校工作态度的体现。2. 校办公室是学校对外沟通的窗口上到上级机关的指示，下到与家长的沟通，校办公室都需要认真 对待。它是联络上下、协调左右、统筹全局、推动校内外工作正常运 转的枢纽。它的工作节奏及人际关系的处理都可以对社会反映出整个 学校的工作作风及精神状态。在办公室管理过程中，要采用高效的工 作和优质的服务，将学校打造成有

3、口皆碑的文化殿堂。二、目前学校办公室管理工作过程中普遍存在的问题1岗位划分与职责不明确办公室岗位众多，常见的有文书处理、档案管理、接待工作、会 议安排、日程安排、人事关系、日常工作等。除了这些日常工作有专 人安排外，还会有一些上级领导的临时安排或突发的事件需要人处 理，比如员工有事请假了。如果岗位职责不明确，容易造成有的工作 交叉重叠，有的问题出来了却无法第一时间知道谁适合处理的现象。 只有确定了每个岗位的岗位职责，并形成规范，才能使办公室工作面 面俱到，做到既无重叠又无空白。但是办公室工作既是专业的工作又 是需要密切合作的工作。要是事情忙，分工不明确，将会导致错误频 出，反而降低了效率。2统

4、筹方法不到位，导致效率低，突发加班现象频出办公室各类数据、报表纷繁复杂，上级突然来了紧急任务，需要 加班加点弄完，这本是无可厚非的。但除了突发意外事件，其余频繁 出现的加班都是可以避免的。办公室领导突然想起一件事情就毫无头 绪地左右指挥。办公人员被领导一会儿支到东，一会儿支到西，结果 只能是原有的工作计划思路被打乱， 数据急中生错，有时一天的时间 都用来电话回复解释了，本来紧急的一个事拖上一周也完不成。 办公 室领导应该有泰山崩于前而色不变的定性， 要有自己的主见。办公室 人员应该能够根据事情的轻重缓急， 做好合理的日程安排表，让领导 轻松，让大家都跟着轻松。3信息化水平低事物是发展变化的，跟

5、不上社会发展的脚步，就面临着被社会淘 汰的风险。经过调查，学校的办公信息化与企业的办公信息化水平整 体相比，在很多方面还有很大差距。很多跨区办学的中学，各个办公 室之间的联系是很多的。而一个时效性很强的信息或催收的材料， 在 总部与各个分校间的传递，往往通过邮件发送，电话通知，甚至是乘 交通工具往返来实现沟通的。有时一个邮箱号发错了，电话号码换了， 路上堵车了，这些都会导致工作的耽误。如果在企业，往往通过搭建 一个公共的平台就能实现信息共享与传递以及材料的透明化审批。4.办公室人员间沟通不足沟通是从心灵上挖掘人的内驱力，为其提供施展才华的舞台。它 缩短了人与人之间的距离，使员工能充分发挥能动性

6、，让学校获得强 大的发展原动力。沟通影响着工作的绩效。笔者经过观察发现，有些 人办公桌上的文件分门别类，井井有条，而有些人的则随意摆放，次 序凌乱。有些人电脑上的文件清晰明了，而有些人的电脑桌面文件此 起彼伏。有些人找一个文件，需要花费很长的时间，而有些人则轻轻 松松。有时一个突发事件领导认为张三适合解决而分配给张三处理， 张三因为有其余事情未做完，但迫于领导压力而万分无奈地接受， 结 果郁闷了几天，工作效率也受到了影响。笔者认为这都是缺乏沟通的 表现。三、问题的解决办法1制订岗位职责标准，专业与协调并重办公室领导者需要根据本室常态业务的构成、 工作量及人员的配 置，结合员工的专长、性格，制订

7、各自的岗位职责标准。对每一个工 作都应设置一个协调责任人，这样事情来了有专人接，工作量大而紧 急的事情有人帮，员工有事请假了有人顶。领导和每个专职工作人员 应加强自己的责任意识，明确了解自己及本室工作人员工作的业务网 络，积极主动，保质保量，做到零缺陷、零损失，以营销人的姿态对 待每一件事。每一个人都要做到：客户来了，属于自己的工作马上解 决，不属于自己的工作告知其找谁能解决。领导切忌见谁逮谁，随意 打断下属的工作。否则只会带来忙中出错，下属心里不满，得不偿失。2合理统筹安排，制订工作计划当前的形势下，领导的工作往往是被安排在优先级的。 领导说开 会了，大家都得放下手中的工作听领导的安排。文件

8、需要领导签署的， 也得等领导开完会或出差回来才能完成。 所以笔者认为领导的行程应 该提前被下属知道。领导的秘书也该将其行程、日常会议安排提前一 定的时间告知办公室的工作人员。 办公人员根据领导的安排，合理安 排自己的工作，该挤时间的挤时间优先搞完。这样可以避免类似某些 材料领导等员工、某些材料员工等领导才能下班的无奈。3充分利用现代化工具给工作提速笔者认为，现代化产物一一智能手机和网络都能极大地提高工作 效率。高像素的智能手机可以消除传真机的限制， 直接将文件材料利 用网络发送到指定的位置，而不需要坐上一两个小时的公交去递交材 料。而利用网络视频结合多媒体进行视频会议， 则可减少频繁的接待 任

9、务，降低食宿带来的高额消费及路程时间消耗。而利用网络、手机 进行的流程化审批，则可避免领导出差了使事情长时间得不到批复耽 误正常进程的状况。对一些长期可能用到的信息进行系统集成， 可以 让办公室的工作任务得到减负，腾出更多的精力应对那些精工细活。4加强领导与员工之间的沟通领导需要正确认识自己的权利，积极树立自己的形象权威。权力 是指一个人或一些人在某一社会行动中，甚至是不顾其他参与这种行 为的人进行抵抗的情况下实现自己意志的可能性。 而权威则是一个人 在相信他或她施行影响的权力的合法性基础上要求别人服从的可能 性。领导需要投射出有能力、真诚和对人关怀的感觉来树立权威。领 导如果用权力要求教职工

10、这样一个重感情的群体， 他们会从内心里生 出抵触情绪。正确的沟通方法为：在平等话语权的基础上，态度诚恳、 顾及场合地沟通。沟通除了日常的情感交流外，还需要注意加强工作 方法改进等方面的意见交换。领导与下属之间看到的问题，同事之间 发现的问题，彼此都应有所反馈。领导对下属不闻不问，会让下属有 一种被忽视的感觉，久之将形成负面情绪，反映到工作上。而下属看 到领导的问题，因顾及领导的权威不予点破，只会让工作缺陷带到更 高的级别，产生更严重的不良后果。团队之间不加强沟通，好的工作 方法得不到发扬，小的缺陷将形成坏的工作习惯，严重影响工作效率 的提高及团队的稳定发展。校办公室是一个学校的信息中心、指挥中心。办公室工作无小事,事事皆大事，稍有不慎都有可能给学校带来极大的负面社会效应。每个人都应增强主动管理意识，持续改进工作方法，对现有