办公室管理制度

1、办公室管理制度一、办公室管理条例 第一章 总则 第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造 良好的企业文化氛围。 第二章 细则 第一条 服务规范1. 仪表:公司职员工应仪表整洁、大方; 2. 微笑服务:在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方; 3. 用语:在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗; 4. 现场接待:遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间(包括午餐时间)办公室内应保证有人接待; 5. 电话接听:接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好

2、接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 第二条 办公秩序 1. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 2. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行(大厅、会议室、接待室、总经理室)或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过十分钟(特殊情况除外)。 3. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。 4. 各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。 5. 发现办公设备(包括通讯、照明、影音、电脑等)损坏或发生故障时，员工应立

3、即向办公室报修，以便及时解决问题。6. 不准将个人U盘、手机、电脑及移动硬盘等通讯设施与公司的电脑连接。 第三条 责任 1. 本制度的检查、监督部门为各部门共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。 1、 办公室物资管理条例 第一条 定义1. 办公用品是指文具用品、办公耗材、印刷品及其他用品等日常办公常用物品。第二条 责任1. 综合管理部是本制度的主责部门，主要职责如下： 1) 负责建立、完善公司办公用品管理制度。 2) 负责办公用品的购置、验收、领用等工作。2. 各部门负责本部门办公用品的申请、领用、保管。第三条 管理制度1. 办公用品分类a. 文具用品包括：1) 文件档案

4、管理类：文件盒、档案袋、文件夹、票据夹、文件架等；2) 桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、票夹、钉针系列、削笔刀、胶棒、胶 水、胶带、计算器、仪尺等；3) 办公本薄：无线装订本、螺旋本、皮面本、活页本、拍纸本、便利贴、便签纸等；4) 书写、修正用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、荧光笔、钢笔、水彩笔、橡皮、 修正液、修正带、墨水笔芯、蜡笔、毛笔等；5) 财务用品：账本/账册、无碳复写票据、凭证/单据、复写纸、用友耗材、票据装订机、财务计算器、印台/印油、支票夹、专用印章、印章箱、手提金库、号码机 b. 办公耗材包括：1) 打印耗材：硒鼓、墨盒、色带等；2) 装订耗材：装订夹条、装订胶圈

5、、装订透片、皮纹纸等；3) 数码耗材：与数码设备有关配件及耗材，如光盘、DV带等4) 办公用纸： 传真纸、打印纸等；c. 印刷品包括：财务账本、单据、红头纸、名片、宣传画册、信封、文件袋、内刊等。d. 他用品包括：1) 电子电器用品： U盘、键盘、鼠标、移动硬盘、录音笔、插线板、读卡器、存储卡、排插、电源线、视频线、网线、水晶头、网线转换接头等。2) 辅助用品：报刊架、杂志架、白板系列、证件卡、包装用品、台座系列、证书系列、钥匙管理等。第四条 办公用品申购1. 各部门于每月13日前填写办公用品申购计划表，经部门负责人签字后提交综合管理部。2. 综合管理部负责审核、汇总各部门提出的申购计划，经综

6、合管理部经理审批后（预算外采购须报总经理批准），由办公用品管理负责人进行统一采购，并采取以下方式：1) 定点：大型超市或文体商店进行物品采购。2) 定时：每月15日进行采购。3) 定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。4) 特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。3. 各部门因工作需要印制单据等印刷制品时，需提前5日向综合管理部提出书面申请，并提交印制样式，确定印制数量及纸张要求，填写印刷品印制申请单，经部门负责人签字后提交综合管理部。4. 综合管理部负责审核、汇总各部门提出的印刷品印制计划，经综合管理部经理审批后（预 算外采购须报总经理批准），由办公用品管理负责人进行统一印刷，并

7、采取以下方式： 1) 通过多方比较，选择优秀厂家进行长期合作。第五条 办公用品领用1. 综合管理部负责办公用品送达后的验收、登记和领用工作，办公用品原则上按照各部门所提计划在每月初进行一次性发放，印刷品在印制完成后5日内一次性发放。2. 记录序号记录名称记录编号收集单位保存单位保存期限1办公用品申购计划表CSY-BGYP-001综合管理部综合管理部一年7办公用品申购计划表序号名称规格数量备注申请部门（单位）： 时间： 年 月 日 部门（单位）负责人签字： 第6条 办公用品管理1. 办公用品应由行政助理进行登记造册，分类放置统一保管。2. 保管员应认真维护和保管好所存物品，以防发生潮、锈、蛀、霉

8、等。3. 各部门的公共办公用品以及本部门内设备（如打印机、空调、饮水机、U盘等）由专人负责保管并定期清洁、维护，发现损坏及时向综合管理部报修。第七条 附则 1. 新进人员到职时由管理部门通知，向办公室领用办公物品;人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。 2. 办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。 三、传真使用管理办法 第1章 总则第一条 为加强公司传真使用管理，特制定本办法。第二章 细则 第一条 使用范围 1. 本办法适用于公司使用传真机的各种情况。 2. 使用范围包括本地、国内、国际传真。 第2条 责任1. 综合管理部是本制度的主责部门。第三条 传真的接收管理 1. 传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。 2. 传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。 3. 公司传真机应随时处地开机接由状态。 第四条 传真的发送管理 1. 各部门和人员发送传真，由收发员统一发送;重要文件可由当事人亲自发送。 2. 传真发送，须填写传真发送申请单，经部门负责人签字，综合管理部经理审批，填写发文登记表，并及时发送出去;因故不能发送，应及