采购管理程序文件

1、1目的 对采购作业过程进行控制，保证所采购的物品满足生产的需要。2范围 适用于本公司从生产到交付过程中所有物品的采购。3权责采购项目申请部门提出方式采购部门采购单据验收部门生产物料相关部门材料请购单采购部订购单品管部/货仓部4 定义 特准采购：由于供方为数极少或在较偏远的地区，无法对供方进行评估，而又必须向供方进行采购的。 本公司所要采购的物料较急或单个的外购件。5作业内容 5.1流程图（见附件一）。 5.2采购的申请。 5.2.1产品直接相关物料5.2.1.1物料计划部(总管)根据“工作单”核对物料库存后作成“材料请购单”(见附件二),自已编制采购需求交采购部。(特急物料：仓库也可申请采购，

2、副总经理批准后采购部采购)。5.2.1.2需顾客 (香港公司)提供的(即采购)物料，由物料计划部（总管）根据“工作单”核对物料库存后作成“香港材料请购单”（见附件六），直接跟香港公司联系采购。5.2.2非产品直接相关物料 5.2.2.1货仓部组长根据各部门“领料单”的欠料情况,填写“材料请购单”,经货仓部主管批准后交采购部。 5.2.2.2一些特殊机器零配件及油品类各部门组长直接填写“材料请购单”,经相关主管批准后交采购部及货仓部. 5.2.2.3生产技术部根据各部门量测仪器实际需求，填写“材料请购单”，经生产技术部主管批准后交采购部及货仓部。 5.2.2.4包装纸箱（如内盒、外箱）由计划部根

3、据“工作单”填写“纸箱订购单”（见附件七），直接跟供方订购。5.2.2.5外购模具绘图员填写模具请购单（见附件八），副总经理审核，总经理批准交采购部采购。5.3采购物料的分类 5.3.1采购部主管牵头,联合生产部、货仓部、品管部对公司采购的物料进行分类，作成“物料分类明细表”（见附件四）。 A类：直接形成产品配件的原材料，如ABS、PP、PVC原料、铁料、铜料等。 B类：直接形成产品的配件，如匙圈、扣、五爪、鸡眼、镜片等。 C类：非直接形成产品，但对产品质量影响较大的辅料。如：绒袋、胶袋、纸卡、包装箱、吸塑罩等。 D类：非直接形成产品，但对产品质量影响不大的辅料，如：包装带、封箱胶纸等。 E类

4、：其他物料（丝印/移印油墨、天那水、机油、漆油、洗网水、柴油、打磨腊及轮、五金电器消耗品等）。 5.3.2采购部门采购员根据采购申请中物料的内容，参照“物料分类明细表”，确定所需采购物料的类型，据此进行供方选择及编制订购单。 5.4供方的选择 5.4.1对于A、B、C类物料，应对供方进行选择评估，在合格供方中采购。 有关供方的选择，参见供方管理程序。 5.4.1.1采用顾客(香港公司)指定的供方不能免除本公司确保供方的产品、材料和服务质量的责任。 5.4.1.2当来不及对供方进行选择评估时，实施特准采购，并在订购单上注明，及知会总经理。（参见供方管理程序）。 5.4.2对D、E类物料，无需进行

5、供方选择与评价，可在专业厂商或各类门市部、商场中采购。 5.4.3物料价格选择 采购主管在采购物料时应货比三家，选择质优价廉的供方采购，并知会总经理。5.5采购的实施 5.5.1编制订购单。 5.5.1.1采购部门收到 “材料请购单”经核实后，编制“订购单”（见附件三）。订购单一般由采购部主管批准，必要时由总经理批准。 5.5.1.2订购单应清楚填写订购单号、订购日期、供方名称、物料的名称、规格型号、颜色、数量、交货时间、违约处置等内容。首次采购的供应商或新物料采购还要求附有对采购的物料的技术要求、质量要求、物料单价、验收标准等。 5.5.2采购中如果需要其它部门提供图纸及技术资料，采购员应在

6、订购单发送前申请所需的图纸及技术资料。 5.5.3订购单经批准后发给供方，同时联络供方是否收到订购单，并要求供方确认签章回传或电话确认，但须在订购单上记录确认人。 5.5.4对D、E类物料非产品直接相关物料一般无需下订购单（有需要的供方可下订购单），可电话定购或到各类门市部、商场中采购即可。但所有货物均需货仓签收。若有质量问题由使用部门反映到采购部。5.5.5订购单确认后,采购部需填写“外购物料收货通知单”(见附件五)通知货仓,货仓依通知单收货. 5.6供方交货能力的监督与管理 5.6.1订购单发出后，采购部应对供方的交付能力进行监督与管理，以确保按期（可提前不可推后）交货。 在交货过程中一旦

7、发现供方无法按期交货时，应与供方商讨作出对策。同时，采购员填写“脱期订单报告表”通知物料计划部，必要时通知其它相关部门。 5.6.2若在交货过程中出现附加运费或超额运费，采购员先协商并在“订购单”上记录，并注明分担方式及知会总经理。 5.6.3生产部门和相关部门也应监督采购计划的执行情况。在交货前，保持与采购部联系，以便及时了解物料的交付情况。 5.7订购单的修改与作废 5.7.1订购单的修改，由采购部修改并经主管签名确认。订购单（含采购发放的图纸和技术资料）修改后，应及时传给相应供方，并取消之前订购单，同时要求供方确认回传或电话确认，并作好记录。 5.7.2订购单作废后，采购部负责通知供方。

8、5.8物料检验 5.8.1来料检验参见来料检验程序。 5.8.2当需要到货源处对采购产品进行验证时，应在订购单中规定验证以及产品的放行方式。 5.8.3当合同有规定时，公司的顾客或其代表有权在本公司或供方处对供方的产品是否符合要求进行验证。但顾客对供方产品的验证不能免除本公司向顾客提供可接收产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。 5.9物料入库，依仓库管理程序 5.10必要时，采购部门应对个别采购的物料合法性进行评估。6相关文件6.1供方管理程序6.2来料检验程序6.3仓库管理程序7.使用表单 7.1材料请购单(FM-040-001-B) 7.2订购单(FM-040-002-B)7.3 物料分

9、类明细表（FM-040-003-A） 7.4外购物料收货通知单(FM-040-009-A) 7.5香港材料请购单(FM-040-015-A) 7.6纸箱订购单(FM-040-010-A) 7.7模具请购单（FM-070-010-A）附件一采购管理程序流程图流程图权责单位相关文件使用表单描述需采购的物品 核对库存提出申请物料分类采购特采供方选择订购单批准 采购过程跟踪收货/来料检验不合格合格退货入库记入档案相关部门计划部货仓部相关部门采购部/货仓部采购部采购部采购部采购部/总经理采购部货仓部品管部仓库仓库 供方管理程序来料检验程序仓库管理程序材料请购单物料分类明细表订购单见本程序5.5必要时由总

10、经理批准。附件二 崇基五金塑胶（深圳）有限公司材 料 请 购 单 NO.：TO： FROM： JOB NO：材料名称规格数量/重量预领日期回复交货期备注请购人： 批准： 日期：FM-040-001-B 保存期限：3个月附件三 附件四崇基五金塑胶（深圳）有限公司物料分类明细表类型： 序号物料名称规格备注序号物料名称规格备注制表： 会审：FM-040-003-A 保存期限：改版后再保存3个月附件五外购物料收货通知单TO：仓库 FROM：采购部 Date:序号供应商订单号货物名称/规格数量交货期工作单号FM-040-009-A 保存期限：3个月 附件六香港材料请购单TO： FROM： JOB NO：

11、材料名称规格数量/重量预领日期回复交货期备注请购人： 日期：FM-040-015-A 保存期限：3个月附件七纸 箱 订 购 单订单号： 日期： 供应商： 联系人： 交货日期：MARK &NOS 正唛 SIDE MARK 侧唛 INNER BOX 内合外箱：内合：制表： 批准： 供应商确认：FM-040-010-A 保存期限：3个月附件八崇基公司模具请购单 日期模具名称图纸编号模具数量样板单号交模日期模具要求：（材料,水口方向与大小,主流道与废料槽,其它啤件要求:附件六香港材料请购单TO: FROM: JOB NO:材料名称规格数量/重量预领日期回复交货期备注请购人： 日期：FM-040-015-A 保存期限：3个月附件七纸 箱 订 购 单订单号： 日期： 供应商： 联系人： 交货日期：QUANTITYUNIT PRICEAMOUNTJOB NO