某公司日常帐务处理流程手册

1、日常帐务处理流程手册编制人：授权人：版本：生效日期： 目录第一部分概述11定义与范围12职能说明23日常帐务处理运作分类4第二部分业务流程61会计准备61.1流程图61.2管理方法71.3流程描述82会计记录152.1流程图152.2管理方法182.3流程描述193会计档案管理323.1流程图323.2管理方法333.3流程描述34第三部分附件40附件1 内部制度索引40科目设置一览表41附件2 新增/改进单据索引48会计档案调阅申请单49附件3 内部管理报告50会计档案调阅登记簿51附件4 主要业绩考核指标样本汇总52第一部分 概述1 定义与范围定义§ 会计科目表是公司使用的包括归

2、属所用会计科目的清单；§ 会计政策，指企业在会计核算时所遵循的具体原则以及企业所采纳的具体会计处理方法。§ 会计档案是指在经济业务活动中形成的会计凭证（传票）、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料（包括纸制和电子材料），是记录和反映经济业务的重要史料和证据，具体包括：- 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其它会计凭证；- 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其它会计账簿；- 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其它财务报告；- 交易凭证类：比价单、合同书、订单、检验单等在业务流程中流转使用的相关管理文件；-

3、 其它类：银行存款余额调节表，银行对账单，其它依照会计制度应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。范围§ 本流程手册仅涉及帐务管理的基本流程。具体的帐务处理方法、科目使用以及档案材料的制作和管理等，参见管理层制定的会计政策、会计科目表和会计档案管理制度。452 职能说明职能负责人员职责共同职责共享服务财务中心全体职员§ 遵守财务管理制度，遵循企业会计政策§ 对企业会计政策和会计科目表的编制提供意见和建议，并有效完成相关培训§ 及时，准确，完整地进行帐务处理，提供会计信息§ 确保公司会计凭证与资料档案的安

4、全与完整特殊职责共享服务财务中心财务总监§ 审核公司统一的会计政策和会计科目表§ 编制财务中心预算，合理控制财务中心费用，对财务中心人员进行考核、培训并安排职业发展计划§ 负责对财务中心的财务人员进行业务指导和监督共享服务财务中心会计核算经理§ 负责制定与更新会计政策及会计制度§ 审定会计科目表§ 管理会计核算事项：帐套设立、日常会计核算复核、合并报表编制、系统数据维护等§ 审核财务中心各级公司的会计报表§ 审核共享服务中心费用分摊明细共享服务财务中心总账会计§ 编制月末调整分录和相关凭证§ 登

5、记总账和明细账§ 维护总账§ 总账与明细账调节§ 分摊共享服务中心费用§ 编制会计报表§ 协助共享服务财务中心财务经理草拟会计科目表共享服务财务中心其他会计§ 为其负责的业务编制会计分录和相关凭证§ 记录和维护其负责科目的明细帐§ 与总账会计定期对帐共享服务财务中心会计档案管理员§ 保管会计档案各级公司财务经理§ 负责对公司本级的财务人员进行业务指导和监督§ 协调公司本级管理层与财务中心的关系§ 复核公司当地业务的原始凭证各级公司出纳§ 录入凭证信息§ 输

6、入初始凭证§ 办理收付款手续3 日常帐务处理运作分类日常帐务处理的运作可分为：控制环境运作分类具体工作控制程序§ 经营管理的观念、方法和风格§ 组织结构§ 权限和责任分配§ 监控方法§ 内部审计§ 人事政策和实务会计准备§ 会计科目表§ 合规性管理§ 会计凭证§ 文件设计和记录§ 合规性管理§ 资料管理和接触控制§ 独立复核§ 授权§ 记帐权限§ 资料管理和接触控制§ 授权会计记录§ 业务记帐§

7、文件设计和记录§ 合规性管理§ 会计系统§ 职责分工§ 独立复核§ 资金划拨§ 文件设计和记录§ 合规性管理§ 会计系统§ 职责分工§ 独立复核§ 集中采购§ 文件设计和记录§ 合规性管理§ 会计系统§ 职责分工§ 独立复核§ 费用及零星采购§ 文件设计和记录§ 合规性管理§ 会计系统§ 职责分工§ 独立复核§ 当地凭证保管§ 文件设计和记录§ 合

8、规性管理§ 会计系统§ 职责分工§ 独立复核§ 共享服务中心费用分摊§ 文件设计和记录§ 合规性管理§ 会计系统§ 职责分工§ 独立复核会计档案管理§ 立卷归档§ 资料管理和接触控制§ 独立复核§ 档案保管§ 资料管理和接触控制§ 授权§ 档案调阅§ 资料管理和接触控制§ 授权§ 档案销毁§ 资料管理和接触控制§ 授权第二部分 业务流程1 会计准备1.1 流程图共享服务财务中心信息技术部

9、门各级公司财务总监会计核算经理总账会计技术人员相关管理人员会计科目表审核10审核5合规性研究2更新会计科目表9定期复核特殊项目8草拟会计科目表3形成会计科目表6更新财务系统11财务系统设定7意见反馈4财务需求1会计凭证审核2颁布编码一览表5编码分配3凭证分类编码方案1系统设定4记账权限审核2设定财务人员记账权限1定期更新4系统设定31.2 管理方法管理原则§ 会计政策必须符合国家法规和监管部门的相关规定，以及公司自身的管理需求；§ 各级公司会计核算运用统一的核算标准，具体的会计政策，如坏账计提标准、固定资产折旧及减值准备计提等，必须由高级管理层决议通过； § 公司

10、根据管理核算需求结合国家有关法规和监管部门的相关规定设立账套；§ 会计科目表的科目由集团共享服务财务中心根据国家有关保险企业会计准则、管理层的需要和实际业务情况统一设置和定期更新；各区域财务中心不得另行设计更改科目设置，统一选择集团会计科目表中的正确科目记账；§ 财务系统中的记账权限有明确设置，各级财务人员获得相应的系统登陆权限。管理职能共享服务财务中心财务总监、总账会计、会计核算经理信息技术部门技术人员、各级公司相关管理人员文件名称相关步骤填制人复核人参考编号科目设置一览表形成会计科目表总账会计财务总监附件1.11.3 流程描述1.3.1 会计科目表主要步骤描述风险初步评

11、级职能财务需求1§ 各级公司相关管理人员根据公司业务发展和管理的需求，提出对会计核算、数据统计和报告披露等方面的要求，通过书面报告的形式在各级管理层会议上汇总讨论；§ 经管理层会议讨论并通过，确定所需要的财务数据、指标和基本的会计核算及控制原则，汇报共享服务财务中心总账会计。高各级公司相关管理人员 合规性研究2§ 总账会计针对各级公司管理层汇总上报的财务需求作合规性分析研究，形成会计科目表意见；§ 会计核算经理和总账会计通过学习研究保监会、财政部、税务局和其他监督部门下达的对企业会计准则和制度的新规定，分析相关政策对企业会计核算和财务控制的影响，对各级公

12、司的需求意见提出相应的解决方案。高共享服务财务中心总账会计草拟会计科目表3 § 共享服务财务中心总账会计根据对各级公司财务需求汇总意见的对应方案，设计集团的会计政策和三级以下的会计科目，形成会计科目表的草稿；§ 会计科目表必须符合国家的法规和监管部门的要求，并且满足××管理的具体情况和需求，能够记录足够详细、足够准确的会计信息，以满足管理层数据统计、分析和管理决策的要求；§ 总账会计草拟会计科目表应充分结合产、寿险业务的不同情况，并且满足预算管理的需求。中共享服务财务中心总账会计 意见反馈4 § 集团共享服务财务中心会计核算经理将会计

13、科目表草稿下发区域共享服务财务中心，以及各级公司业务部门和其他相关管理部门；§ 区域共享服务财务中心会计核算经理负责收集、跟进各级公司相关部门的意见反馈；§ 各级公司相关部门的管理人员通过书面报告、电子邮件或讨论的形式进行广泛的意见征集汇总，对集团会计科目表进行补充或提出修改意见，并反馈给集团共享服务财务中心总账会计；§ 集团共享服务财务中心总账会计根据各级公司的反馈，修改、补充会计科目表。中各级公司相关管理人员审核5 § 集团分管共享服务财务中心的财务总监以及财务中心的会计核算经理复核审议会计科目表，确保其合规性和合理性，如果发现不足之处，说明理由，并

14、及时退回总账会计修改，如果审批通过，则签字确认。高共享服务财务中心财务总监、会计核算经理形成会计科目表6 § 会计科目表经共享服务财务中心财务总监和会计核算经理审批通过后，由总账会计负责形成最终的会计科目表，下发财务中心所有财务人员；§ 会计科目表必须包含以下信息：- 一级、二级科目：法定会计科目，一级科目根据保险公司会计制度规定设立，二级科目根据保险公司会计制度和公司具体情况设立；- 三、四级以下科目设置代码：分支机构、部门、险种、销售渠道、客户、员工等；- 费用类科目设置参见预算管理报告；- 特别科目：共享服务中心费用分摊科目，不在报表的揭示，通过设置分入/分出等中间科

15、目，用于处理共享服务中心费用的分摊与归结，在内部管理报告的财务报表核算；科目设置一览表 附件1.1- 以上描述应整理为科目设置一览表；§ 共享服务财务中心会计核算经理负责组织对各级财务人员进行会计科目表培训，总账会计负责编制会计科目使用说明书供各级财务人员在实际工作中作为指导文件。高2.2共享服务财务中心总账会计财务系统设定7§ 根据共享服务财务中心制定的会计科目表，集团信息技术部门负责，财务人员协助，开发和设置相关的财务信息系统和参数，并编写相关的系统使用手册。高信息技术部门技术人员定期复核特殊项目8§ 总账会计定期检查会计科目表的使用情况，根据财务报表，复核其

16、它应付款、其它应收款、其他业务收入/支出、营业外收入/支出等其它类科目，不经常使用科目以及待处理财产损益、汇兑损益等异常科目；§ 对于超过一定比例的其它类科目、不经常使用科目进行跟进分析，确保各级财务人员正确使用会计科目，必要时对会计科目表进行补充与完善。高共享服务财务中心总账会计更新会计科目表9§ 国家法规和监管部门对保险公司会计制度发生变化的时候，或根据定期特殊项目复核的结果，总账会计及时更新会计科目表，确保会计科目表的合法合规，并适应公司的使用管理需求。高共享服务财务中心总账会计审核10§ 共享服务财务中心分管财务总监和会计核算经理复核审议总账会计对会计科目

17、表所作的更新修改；§ 经财务中心主管审批通过后，总账会计下发科目表修订事项，并协助信息技术部门更新财务系统。中共享服务财务中心财务总监、会计核算经理更新财务系统11§ 信息技术部门根据共享服务财务中心对会计科目表的修改意见进行更新财务系统；§ 若对系统的更新涉及操作流程，同时更新系统操作手册。中信息技术部门技术人员1.3.2 会计凭证主要步骤描述风险初步评级职能凭证分类编码方案1§ 总账会计根据企业会计制度、会计科目表等，制定会计凭证分类编码方案；§ 会计凭证分类主要有三种：- 系统自动生成凭证，例如保费收入；- 手工编制凭证，例如行政费用报销

18、；- 循环生成凭证，例如摊销，折旧等凭证，一般只需要初次手工录入首期金额以及期数，系统可以在以后每期自动生成此类凭证；§ 凭证编码必须包括以下信息：- 日期编码；- 机构编码；- 类型编码，现金、银行或转账；- 原始凭证保管地编码；- 流水号。高共享服务财务中心总账会计审核2§ 共享服务财务中心分管财务总监和会计核算经理复核审议总账会计编制的凭证分类和编码方案，核定方案的合规性、完整性与可行性，出具书面审核意见；§ 审核通过后，由总账会计落实方案实行，进行编码分配。中共享服务财务中心财务总监、会计核算经理编码分配3§ 总账会计根据财务中心主管审核意见，进

19、行编码分配；§ 根据各机构账套设立统一的机构编码；§ 编码分配体现唯一性、实用性。中共享服务财务中心总账会计系统设定4§ 信息技术部门根据财务中心制定的会计凭证分类和编码，对财务系统进行设定：- 系统自动生成凭证，建立相应系统数据链接；- 手工编制凭证，设定录入凭证信息界面；- 循环生成凭证，初次录入界面及以后系统数据链接。中信息技术部门技术人员颁布编码一览表5§ 总账会计根据设定的凭证编码，下发编码一览表，以方便各级财务人员记账使用查询。中共享服务财务中心总账会计1.3.3 记账权限主要步骤描述风险初步评级职能设定财务人员记账权限1§ 集团共

20、享服务财务中心应对全辖内所有分支公司的财务权限设置总体原则：- 设置系统记帐的权限类型，如查询、录入、复核、审批等权限；- 集团财务中心对全辖内所有分支公司财务系统拥有所有的接触权限；- 区域财务中心仅对辖区内的分支机构财务系统拥有所有的接触权限；- 各级分支公司仅对公司内部的财务系统拥有所有的接触权限；- 具体会计人员仅对其负责的科目具有录入功能；- 会计管理人员对其负责的科目具有查询、复核、审批功能；§ 区域财务中心根据公司财务权限设置的原则，对辖区内的会计人员设定相应的权限；高共享服务财务中心会计核算经理审核2§ 共享服务财务中心的分管财务总监会同会计核算经理对总账会

21、计所作的财务人员系统记账权限设定进行审核，确保各级财务人员对财务系统接触有严格的限定，保证财务系统、信息的安全性。中共享服务财务中心财务总监系统设定3§ 信息技术部门根据财务中心对各级财务人员的权限设定，在财务系统中作相应设置；§ 不同岗位财务人员根据自己的用户名、密码登陆财务系统，并获得相应的权限。高信息技术部门技术人员定期更新4§ 财务人员发生变动或是区域范围发生变化时，共享服务财务中心总账会计及时负责更新财务人员记账权限记录，并负责督促信息技术部门对财务系统设置进行相应更新。高共享服务财务中心总账会计2 会计记录2.1 流程图各级公司区域共享服务财务中心集团

22、共享服务财务中心 业务部门出纳财务经理出纳明细账会计总账会计出纳明细账会计总账会计业务记账取得业务单据并处理1导入数据生成凭证4复核过账5复核原始凭证3收付款2A资金划拨取得银行划款凭证1取得银行划款通知1编制记账凭证2编制记账凭证3复核过账4复核原始凭证3A复核过账4集中采购A区域集中采购参见集团集中采购账务处理流程。编制记账凭证5复核过账6到期付款4复核过账3记录应付款2“三单”核对1费用及零星采购复核过账4复核过账7付款申请1记录应付款2付款5编制记账凭证6审核3当地凭证保管A档案保管3复核装订2打印凭证1共享服务中心费用分摊分支机构集团共享服务财务中心总经理财务经理总账会计财务总监共享

23、服务中心费用分摊查询与核对5查询与核对5内部管理报告（参见“内部管理报告流程”）发布费用分摊结果4审核3费用分摊2归总共享服务中心费用12.2 管理方法管理原则§ 集团采取集中核算、服务共享的会计核算体系，即集团共享服务财务中心负责集团及其所辖机构的会计核算，所有单位的财务负责人由集团共享服务财务中心进行选聘和指派；§ 根据纳税注册单位和币种，以及管理与核算的需求建立财务帐套；§ 记账方法采用借贷记账法，对保险主营业务按险种进行核算，具体采用集团下发会计科目表进行核算；§ 会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料的内容和要求必须符合国家统一会计制度的规

24、定，不得伪造、变造会计凭证和帐簿，不得设置帐外帐，不得报送虚假会计报表。管理职能共享服务财务中心出纳、明细账会计、总账会计各级公司财务经理、出纳2.3 流程描述2.3.1 业务记账主要步骤描述风险初步评级职能 取得业务单据并处理1§ 各级公司出纳从业务部门获取各项业务收付款单据，并进行相应处理，主要包括：承保- 产险：出纳在系统中接受业务部门传递的保费收入信息（按照每张保单），并从业务部门获取保费发票；出纳根据财务系统信息将收入与保单匹配，核对银行回单，如为现金收入，则核对发票金额；出纳通过系统获得退改保和加退费信息，并从财务部门获得发票及收退费的银行单据，在财务系统中手工调整分录；

25、- 寿险：出纳通过系统获得暂收款到账清单（附所有的收款凭证，例如：暂收收据、银行交款单、支票暂收单等）以及保费生效清单（附发票），核对一致；出纳核对保费生效清单与暂收款到账清单，并检查银行回单；理赔- 产险：出纳根据从业务部门获得日结汇总表、赔款计算书、赔款收据；出纳根据日结汇总表，核对赔款计算书，赔款收据，确认数据一致性，并查询系统信息，确认日结汇总表完整；出纳从业务部门获取权益转让书匹配银行收入单据后，在系统中核对有关追偿款信息，编制追偿款凭证；- 寿险：出纳根据从业务部门获得日结汇总表、赔款计算书、赔款收据；出纳根据日结汇总表，核对赔款计算书，赔款收据，确认数据一致性，并查询系统信息，确

26、认日结汇总表完整；保全（寿险）- 续收：出纳获取银行收账回单、银行扣款成功清单、保费发票记账联等单据；- 给付：出纳获取领款收据、银行划账清单；- 保单质押贷款：出纳获取借款收据、银行回单、还款收据；- 退保：出纳获取领款收据、银行回单，进行匹配；§ 以上具体流程参见相关的各业务流程；§ 再保业务的账务处理参见再保险管理流程手册。高2.3各级公司出纳收付款2§ 业务收款：各级公司出纳收取现金或取得银行进账单；§ 业务付款：各级公司出纳审核业务单据，确认付款获得适当授权审批，办理现金支付或银行转账；§ 各级公司出纳根据实际收付款情况记录现金和银行

27、日记账；§ 具体收付款流程参见现金和银行存款管理流程手册。高各级公司出纳复核原始凭证3§ 各级公司财务经理复核原始凭证是否齐全、完整，包括：承保：- 产险：财务经理根据系统数据，复核保单发票，对比保费金额，保单号，日期等信息，确认发票完整，齐全；财务经理将银行回单与系统中的保单核对，确认银行回单与相关保单发票金额一致；财务经理根据系统退改保和加退费信息，核对发票及收退费的银行单据，确认记帐凭证调整准确；- 寿险：财务经理检查暂收款到账清单的每笔明细是否与每张收款单据金额核对一致；财务经理核对银行回单的有效性，并妥善保管；财务经理核对生效清单的明细是否与每张发票一致，如没有差

28、异，则在该清单上签字确认，并送交区域共享服务财务中心；理赔：- 产险：财务经理根据日结汇总表，逐单审核每笔赔案的原始凭证，确认凭证的齐全、完整；财务经理确认日结汇总表后，在日结汇总表上签字确认，并发送区域共享服务财务中心；财务经理复核赔款收据与赔款计算书，确认数据正确；财务经理根据系统中的追偿款信息，比对原始凭证，确认付款人信息的完整性，在系统中复核凭证；- 寿险：财务经理根据日结单，逐单比对领款收据和批单，确认原始凭证的齐全，完整，金额准确；财务经理确认后，在业务清单上签字复核，并将业务清单发送至区域财务中心；保全：- 续收：财务经理根据银行扣款成功清单，核对银行收款回单，检查回单时候齐全，

29、金额是否一致；财务经理根据保费发票，计算总金额与当日现金日记账中相关金额核对确认；财务经理在经审核的银行扣款成功清单上签字确认，发送至区域共享服务财务中心；- 给付：财务经理根据银行划帐清单，逐单比对领款收据，确认金额，领款人信息一致，领款收据齐全；财务经理在经审核的银行划帐清单上签字确认，并发送至区域共享服务财务中心；- 保单质押贷款：财务经理对比借款收据与银行回单，确认数据一致；财务经理对比还款收据与相应的银行回单或现金日记帐中的相关记录，确认数据一致；- 退保：财务经理对比领款收据和银行回单，确认金额及客户信息完整一致；§ 审核无误后，财务经理在财务系统的出纳模块中作复核确认；

30、§ 以上各步骤详见各业务流程。高2.3各级公司财务经理 导入数据 生成凭证4§ 财务系统每日定时从业务系统（或综合统计系统）中导入业务数据，与出纳模块数据作款单配比；§ 区域共享服务财务中心明细帐会计在财务系统中检查业务数据，业务数据应包含以下信息：- 承保：保单号，保单金额，日期等；- 理赔：日期、险种、赔案号、保单号、实付金额、支付人名称、银行账号等；- 保全：日期、险种、保单号、银行账号、续收金额、给付金额、贷款协议编号、贷款金额、退保金额等；§ 区域共享服务财务中心明细账会计根据业务系统日结汇总表，进行批处理，由系统自动生成记账凭证；§

31、 系统根据系统信息来源，自动生成记账凭证编号，记入相应公司账套，同时反映原始凭证保管在各级公司当地。中区域共享服务财务中心明细账会计复核过账6§ 总账会计复核明细账会计编制的会计分录，核对各级公司财务经理上传的确认的日结单或业务清单，复核审批完整后，在财务系统中确认凭证，过入总账。中区域共享服务财务中心总账会计2.3.2 资金划拨主要步骤描述风险初步评级职能取得银行划款凭证/通知1§ 资金划出单位（资金上划为各级公司、资金下拨为集团公司）出纳从银行取得银行划款凭证；§ 资金划出单位（资金上划为集团公司、资金下拨为各级公司）出纳从银行取得银行划款通知。低各级公司出纳

32、，集团共享服务财务中心出纳编制记账凭证2§ 集团共享服务财务中心相关明细账会计根据财务中心出纳获得的原始凭证，编制内部资金调拨记账凭证；§ 各级公司出纳在公司账套内编制对应内部资金调拨记账凭证。中集团共享服务财务中心往来会计/各级公司出纳复核原始凭证3§ 各级公司财务经理复核出纳获得的原始凭证是否齐全、完整，金额记录是否准确，对比相应的记帐凭证，分录是否正确，确认无误后，在财务系统相应的记帐凭证中作原始凭证复核确认记录。中各级公司财务经理复核过账4 § 集团共享服务财务中心总账会计复核明细账会计记录的内部资金调拨分录，检查各级公司财务经理的审批，如复核完

33、整，在财务系统中确认凭证，记入明细账，同时过入总账。§ 各级共享服务财务中心总账会计复核资金调拨分录，检查各级公司财务经理的审批，如复核完整，在财务系统中确认凭证，记入明细账，同时过入总账。中集团共享服务财务中心总账会计/区域财务中心明细账会计2.3.3 集中采购主要步骤描述风险初步评级职能“三单”核对1§ 集团共享服务财务中心的应付账款会计接受采购中心的付款申请，取得采购员递交的付款申请书、采购成本分摊表及相关附件；§ 应付账款会计将财务中心收到的采购检验单财务中心联与采购员提供的发票、检验单采购联、采购订单进行“三单”核对，并核对数据库中的订单信息（包括金额、

34、数量、付款条款、账号等）；§ 如果内容无误，授权完整，则根据验收日期确认采购和应付款。高集团共享服务财务中心明细账会计记录应付款2§ 应付账款会计在集团账套下记录应付款事项；§ 同时，根据采购成本分摊表，将采购确认的金额分摊至各级公司，编制内部往来报单，记录各级公司账套；§ 应付账款会计根据采购申请单上的付款信息，核对采购订单系统中订单/合同中有关采购验收时间，付款信用期间，优惠付款信用期等信息无误后，制定合理的付款计划 ，编制付款进程表。中集团共享服务财务中心明细账会计 复核过账3§ 总账会计复核应付账款会计记录的应付款分录、内部往来分录，在

35、财务系统中确认凭证，记入明细账，同时过入总账。中集团共享服务财务中心总账会计 到期付款4§ 财务中心应付账款会计根据付款进程表，定期收取应收发票或采购部门传递的采购订单，核对单据金额无误后，通知出纳付款；§ 财务中心出纳收到应付账款会计的通知，根据订单/合同标注的金额付款，付款流程参见现金和银行存款管理流程手册。高集团共享服务财务中心出纳编制记账凭证5§ 应付账款会计根据出纳付款情况，在财务系统中记录付款会计分录，编制记账凭证，交由总账会计复核过账。中集团共享服务财务中心明细账会计 复核过账6§ 总账会计复核应付账款会计记录的付款分录，在财务系统中确认凭

36、证，记入明细账，同时过入总账。中集团共享服务财务中心总账会计2.3.4 费用及零星采购主要步骤描述风险初步评级职能 付款申请1§ 各级公司业务部门根据已发生的费用或零星采购业务，填制费用报销单，填制下列信息：- 详细的说明；- 交易类型；- 交易发生日期；- 交易金额；- 付款方式；- 收益部门/个人/项目，等；§ 各级公司如发生借款业务，应由业务部门填制借款申请单，填写如下信息：- 借款用途；- 借款金额；- 借款日期；- 收益部门/个人/项目，等；§ 各级公司相关部门将费用报销单或借款申请书附有关原始凭证（如发票或合同等）提交财务部门审批。高各级公司业务部门

37、记录应付款2§ 各级公司出纳获得费用报销单或借款申请书，核对原始凭证及相应的审批，如确认无误后，在系统中记录应付款，编制初始凭证；§ 系统中该比分录自动显示输入人的姓名；§ 如本级公司费用发生量较大或由于交通而凭证传递不便，则由共享服务财务中心在本级公司设置有关明细账会计，由明细账会计记录应付款。§ 出纳记录应付款程序参见费用管理流程手册。中各级公司出纳 审核3§ 各级公司财务经理审核费用报销单或借款申请书，核对原始凭证及申请信息，如有差异或审批缺陷，应退回申请部门；如核对无误，则在费用报销单或借款申请说上签字确认；§ 各级公司财务经

38、理在系统中相应凭证上做原始凭证复核的确认，该比凭证自动显示复核人的姓名。高各级公司财务经理 复核过账4§ 区域共享服务财务中心总账会计在财务系统中复核出纳或明细账会计记录的应付款凭证，确认财务经理的审批充分，金额填列正确，分录正确后，在系统中复核；§ 总账会计将复核后的会计分录过入到财务系统中的总账中；§ 经复核后的凭证自动显示复核人的姓名；§ 总账会计复核完毕后系统自动提示各级公司出纳办理付款手续；中区域共享服务财务中心总账会计 付款5§ 各级公司出纳根据系统提示，按费用报销单或借款申请单办理付款手续，参见现金和银行存款管理流程手册。中各级公

39、司出纳编制记账凭证6§ 区域共享服务财务中心明细账会计根据财务系统出纳模块中各级公司记录的实际发生付款情况，编制记账凭证。中区域共享服务财务中心明细账会计 复核过账7§ 区域共享服务财务中心总账会计在财务系统中复核明细账会计记录的付款记账凭证，确认审批充分，金额填列正确，分录正确后，在系统中复核；§ 总账会计将复核后的会计分录过入到财务系统中的总账中；§ 经复核后的凭证自动显示复核人的姓名。中区域共享服务财务中心总账会计2.3.5 当地凭证保管主要步骤描述风险初步评级职能 打印凭证1§ 各级公司出纳将财务系统中经共享服务财务中心过账的记账凭证全

40、部打印出来；§ 根据流水号顺序排列，并整理相关的原始凭证作为附件，原始凭证保留在集团/区域共享服务财务中心的，打印凭证面单，注明原始凭证保存地。中各级公司出纳 复核装订2§ 各级公司财务经理复核会计凭证编制是否正确，检查所附原始凭证是否完整等事项，具体要求参见3.3.1立卷归档财务中心总账会计审核装订流程。高各级公司财务经理 档案保管3§ 根据凭证发生地原则，各级公司财务经理负责当地会计档案保管工作，具体档案保管要求参见3.3.2档案保管。中各级公司财务经理2.3.6 共享服务费用分摊主要步骤描述风险初步评级职能 归总共享服 务中心费用1§ 集团共享服务

41、财务中心总账会计每月在财务系统中根据共享服务中心各部门代码，汇总共享服务中心费用；中集团共享服务财务中心总账会计 费用分摊2§ 策略计划部对归集方法、分摊范围、分摊比率、分摊步骤进行定期审核，各级公司每年与集团签订费用分摊协议，由策略计划部授权信息技术部对系统设定参数；策略计划部与信息结束部不得单独改动系统设置；§ 系统能够根据设定的分摊参数（包括归集和分摊原则和程序）自动识别费用的归集和分摊对象；§ 集团共享服务财务中心总账会计按照费用分摊协议，在内部管理报告系统中将可分摊的共享服务费用通过步进法分摊到各个应承担费用的机构（包括集团本部，总公司，分支公司）。&#

42、167; 系统分摊费用后，形成费用分摊计算表，列示分摊期间各分支机构及其分摊比率，共享服务中心费用总数，以及各分支机构分摊结果等信息；§ 费用分摊的具体方法及分摊原则参见“分公司管理流程手册”。中集团共享服务财务中心总账会计 审核3§ 集团共享服务中心财务中心财务总监审核费用分摊计算表，核对费用分摊计算表与费用分摊协议，如有设置差错，应交策略计划部核查原因，如审核无误，则在内部管理报告系统中确认分摊结果。高集团共享服务中心财务中心财务总监 发放费用分摊结果4§ 集团共享服务财务中心总账会计将费用分摊结果通过内部管理报告系统安各级公司所分摊的费用发送至各级公司；&#

43、167; 系统通过设置，自动将各分支公司所分摊到的费用发送到相应的分支公司。高集团共享服务财务中心总账会计 查询与核对5§ 各级公司财务经理/总经理通过内部管理报告系统查询所分摊到的共享服务费用，确认无误后，进行内部管理报告的编制；§ 各级公司在内部管理报告系统中仅能查询本公司的费用分摊数及分摊比例，如有异议，可向集团共享服务中心提交意见；§ 内部管理报告的编制参见“内部管理报告流程”。高各级公司财务经理/总经理3 会计档案管理3.1 流程图相关部门档案室共享服务财务中心稽核人员分管总经理查阅人管理员会计档案管理员总账会计会计核算经理立卷归档 装订编号1档案保管移

44、交保管6 整理立卷2 编制案卷目录3存放保管4编制保管清册5档案调阅抄录复制5调阅申请1调阅登记6陪同查阅3外部调阅抄录复制审批4审批2审批2档案销毁监销5编制销毁清册3档案销毁鉴定确认1审查2 审批43.2 管理方法管理原则§ 建立健全的会计档案管理制度，确保会计档案的完整、准确、安全和有效利用；§ 设置专门的会计档案保管箱、柜，由专人负责妥善保管，存放有序、查找方便，保证会计档案的安全性和完整性；§ 严格执行安全保密制度，未经授权批准，非共享服务财务中心人员不得接触，一律不准外借，防止丢失和泄密；§ 严禁在会计档案上涂画，或拆封和抽换会计凭证；

45、67; 会计档案的保存和销毁须严格按照政府监督部门的规定和公司内部管理的规程执行。管理职能共享服务财务中心财务经理、总账会计、会计档案管理员，档案室档案管理员，稽核人员，分管总经理管理文件会计档案管理流程中包括以下文件:文件名称相关步骤填制人复核人参考编号会计档案调阅申请单调阅申请调阅人财务经理附件2.1会计档案调阅登记簿调阅登记会计档案管理员财务经理附件3.13.3 流程描述3.3.1 立卷归档主要步骤描述风险初步评级职能 装订编号1§ 各明细账会计负责登记过账后，将相关会计凭证及原始凭证交由总账会计复核；§ 总账会计按照凭证编号顺序排列，复核会计凭证编制是否正确，检查所

46、附原始凭证是否完整，如发现由缺损的，应联系各相关会计找出缺少的原始凭证；§ 由各级公司自行保管的原始凭证，总账会计应审核各级公司财务经理的复核确认，并将相关复核文件附于会计凭证后；§ 经复核无误后，总账会计按照会计凭证的类别及编号顺序排列进行组卷，保证不漏号、不跳号，所附原始凭证、汇总表等附件正确、齐全，根据会计政策中的会计档案装订具体要求进行装订成册，敲页码章，并按月归集；§ 会计账簿的装订编号参照会计凭证装订编号。中共享服务-财务中心总账会计 整理立卷2§ 总账会计复核装订后，在档案封面上用黑色或蓝黑色墨水钢笔填写机构名称、币种、年度、月份、起止编号

47、、保管期限、凭证及附件页数和册号，并在包角封签处及装订栏加盖会计名章，同时复核人员在凭证封签处和封面的会计主管栏加盖复核人名章；§ 为了便于会计凭证的保管和查找，会计档案保管员应在会计凭证册上填写该册属于当月的第几本凭证，以及总凭证册数；§ 经过整理装订成册的会计档案，由财务中心会计档案管理员分年度、分保管期限，按凭证、账簿、报表的排列顺序编案卷号，填写在案卷封面案卷号栏内；低共享服务-财务中心会计档案管理员 编制 案卷目录3§ 财务中心会计档案管理员对编好案卷号的会计档案进行编制案卷目录，每年编一本，作为查找案卷的检索工具，同时作为财务中心向档案部门的移交目录，

48、一式两份，一份存财务中心，一份交档案部门备案。低共享服务-财务中心会计档案管理员3.3.2 档案保管主要步骤描述风险初步评级职能 存放保管4 § 为保护会计档案不受磨损，对编好案卷号的会计档案要装入案卷盒保管，并按案卷盒脊背的内容（年度、保管期限、案卷号）依次填写无误；§ 归档的纸制会计档案应锁在文件柜中，由会计核算经理和会计档案管理员保管钥匙，会计档案的查阅调用参见3.3.3档案调阅；§ 为方便财务中心查找利用，当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务中心的会计档案管理员负责保管一年，期满后编造清册移交档案部门保管。中共享服务-财务中心会计档案管理员编制

49、保管清册5 § 财务中心会计档案管理员及时清理会计年度终了一年以上的纸制会计档案，根据案卷目录，编制保管清册，与档案室的档案管理员办理交接手续，将会计档案交档案室统一管理。中共享服务-财务中心会计档案管理员 移交保管6§ 办理会计档案移交时应有会计核算经理和档案部负责人监督执行，核对清点无误后，双方在清册上签字确认。中档案室档案管理员3.3.3 档案调阅主要步骤描述风险初步评级职能调阅申请1 § 公司内部调阅会计档案，必须到财务中心会计档案管理员或档案室档案管理员处办理借阅手续；§ 司法机关查处案件需要查阅会计档案时，必须持有司法机关的公函或介绍信，经公司主管领导审批；§ 查阅人填写会计档案调阅申请单，说明调阅凭证编号、申请人、调阅原因等情况。低会计档案调阅申请单 附件2.1相关部门查阅人审批2 § 共享服务财务中心会计核算经理审核调阅申请单，详细了解调阅原因，确认同意后在凭证调阅申请单上签字批准；§ 公司外部人员的调阅申请必须经由公司主管领导审批；§ 若财务中心负责审核的会计核算经理不在，会计档案调阅申请单应由公司管理层分管经理或副总经