大型会议接待流程是怎样的

1、大型会议接待流程是怎样的公司准备举办大型会议，而作为会议接待工作人员的你是否对开 会议的流程接待清楚呢?下面是小编为你整理的大型会议接待流程， 希望对你有帮助。大型会议接待流程一、会议报道之前的工作1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水 牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、 会务组老师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议 要求（会议主办单位内容，到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、 酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的 具体行程安排）;同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考, 在推荐酒店的过程中需要注意

2、选择的酒店的价格在符合会议要求的 范围内。2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥（房间、餐标、会议室 价格按天计算、酒店位置），落实在会议报到日期接站所用车辆和联 系方式（需根据报到人数安排相应接站用车）;落实会后考察行程的用 车、导游、火车票、飞机票、地接社（只是提前进行大致预订）。会议场地要求：9个多媒体教室;容纳2-300人左右3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真 件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场 或火车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方;同时可 再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。4、第三项（3、）工作完毕

3、后可向行程用车单位或个人、导游、机 车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安科桥口接会 准备。5、准备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标 识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括：笔记本、笔、文 件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格 表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌）同时通知会议用酒店此次会 议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的 情况而定进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司 机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时 与会议主办方联系告知会

4、务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须 将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房 间通知办公室职守人员二、会议报到前准备工作1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时 使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如:会议用布标、 水牌、会议室、餐厅的情况）;将会务组标识张贴好在容易看到的地方。2、详细了解本会议所用场所的位置。如：餐厅、会议室、会务 组老师和讲课老师所用的房间。3、相关会议使用设备的准备情况。如：会场布置情况、多媒体投影仪。三、会议期间的工作1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。收费过程中必须严格按程序操作

5、，及：Q)确定学员情况(2)根据情况计算应交费用(3)填写收费据不撕!(4)收款(5川各收据撕下交于学员(6)填写报到表。2、在出现收费后，收据已开出的情况下;学员行程出现变化必须在原收据的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和 日期。四、会议期间需要注意注意问题1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。2、会务组所用的书面文件需保存完好。3、会务费的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。4、各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险安全的寄存。大型会议预定筹备的流程一、会议预订1 .如果公司没有单独的大型会议室，我们就需要先从各酒店预 订会场，最好是离公司最近，

6、也方便吃住的商圈开始寻找会场，并做 好预订。2 .会议预订确定内容事项1）会议时间、会议地点、公司名称、会务组联系人、会议人数、 场地租金、免费项目、收费项目、结帐方式、其他要求。2）会场布置形式：课桌式、剧院式、U字形、T字形、回字形、 鸡尾酒字形、口字型等。3）会议用品基础配置：大便签纸、铅笔（刀笔）、话筒、移动白板 套装、投影仪、幕布、会议台，会场指示牌。（如无特殊说明，不得 使用KTV系统）4）会议收费项目：茶歇（红茶、咖啡、绿茶、矿泉水），横幅制作。3 .完成会议预定流程后，一般需要提前两天下会议通知书给各 参会人员，抄送给公司上级。二、会场布置1 .会场布置一般由承接会议的酒店负责

7、安排按会议通知单要求 布置会场工作，会议筹备组协助酒店布置。2 .会议期间的茶水服务由酒店方负责，会务组可以根据需求选 择茶水的品种。3 .会议摆放标准：会议桌椅横竖一条线，便签横竖一条线，铅笔统一斜45度朝左摆放在便签纸中心并横边对齐。4 .横幅放置最好是会场最前方或者最后方的上边缘，方便拍照时的整体效果提现。鲜花布置可以放在讲台的最中央，最好是重要领 导的前方。三、会议开始前检查1 .会前检查一般由承办酒店带领会务组组成检查小组负责2 .会前检查要求：桌椅是否符合标准、纸笔水摆放是否符合标准、整体无垃圾、无污渍，台面干净、整洁。3 .会议设备检查要求：提前半个小时确保会议区域照明全部正 常使用;夏季空调保证在25度、冬季保证在28度;会议室音响、话筒、 投影等设备确保运行正常。4 .复审会议通知单上的内容，会务组及时与酒店方跟进。四、会议清场1 .会场清理一般由承办酒店负责，但作为会务组要清点下自己 带的物品和工具，整理好，以免落下。2,使用后的多媒体设备内的U盘或资料尽量妥善保管好，如使 用酒店电脑,切记不要把重要资料留