电子文件归档与整理

1、电子文件归档与整理? 第一讲 概念和种类、什么叫电子文件? 电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。? 电子文件的基本特征：? 第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用 0 和 1两种数码的组合来记录信息，每一个0 或 1 叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。? 第

2、二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。二、电子文件的种类电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法：（一）按电子文件的信息存在形式分类1 、文本文件（ Text ） ，或称为字（ 表） 处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。2 、数据文件（Data） ，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。3 、图形文件（Graphic） ：指根

3、据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。4 、图像文件（lmage ） ：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。5 、影像文件（Video） ：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。6 、声音文件（Audio ） ：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。7 、命令文件，亦称计算机程序（ Program） ：指为处理各种事务用计算机语 言编写的程序，是一种计算机软件。（二）按文件的功能分类分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行

4、使职能的文件。支持文件主要指生成和运行文件的软件，辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。7 、命令文件，亦称计算机程序（ Program） ：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。（二）按文件的功能分类分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持文件主要指生成和运行文件的软件，辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。主文件和支持性、辅助性、工具性文件是相互作用，相辅相成的。没有主文件，支持性、辅助性、工具性文件不能独立地行使文件的职能，没有支持性、辅助性、工具性文

5、件，主文件可能无法正常运行和查找。（三）按文件的生成方式分类?分成计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。? 第二讲 电子文件的特点? 一、电子文件的数字化信息形态? 电子文件是在电子计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。在电子计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均以数字编码的形式存在。? 二、电子文件对设备及标准的依赖性? 电子文件对设备依赖性，从以下几个方面体现：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。? 三、电子文件载体的非直读性? 电子文件的非直读性体现在很多方面：一是数字编码记录于载体上；人的眼睛无法分

6、辨，何况磁性载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到；二是载体上的信息记录密度极大；三是载体上的数字信息往往进行过压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压或解密也不能读取其内容。?四、电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性?电子文件的物理结构是指其存储在载体上的位置及分布情况。信息的逻辑结构是指其自身的结构。电子文件物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一个电子文件的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上，而不影响其正常的显示输出。? 元数据则是电子档案的技术数据，电子文件的元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电

7、子文件的原貌。电子文件的动作往往是在网络上进行的，操作者互不见面，体现行政背景的元数据就不那么完整、详细。如果不特意提供或补充这种元数据，就可能给电子文件的动作和归档带来问题，这就是电子文件对元数据的依赖性。? 五、电子文件信息与载体相分离性? 电子文件内容存放的位置不是固定的，而是可以变化，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容却不发生任何变化。还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者，在这些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件的内容分解后分别通过不同的路径传递，存放在不同地点不同设备的处理方式，只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。? 六、电子文件的信息共享性及不安全性? 电子

8、文件可以做到用网络上的任何终端设备去读取存储在某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，就像发布文告一样。电子文件由于不受物理载体传递的限制，所以对信息获得者来说，可以产生一种共享的感觉，从而摆脱了时间和空间的制约。? 随着网络化的发展，网络安全问题已日益突出。? 七、电子文件信息的易更改性? 电子文件在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是增、删、改很方便，改后又不留痕迹。? 第三讲 电子文件的收集与积累?一、电子文件的管理现状?电子文件的完整保留、妥善保护等方面有以下一些问题：?第一，草稿性电子文件的“自生自灭”状态。?第二，辅助性电子文件的无人管理

9、的状态。?第三，正式电子文件往往只进行了逻辑归档。? 第四，有些电子文件的存贮载体不安全。? 第五，电子文件生成的设备环境数据，缺少登记，一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。?二、电子文件的收集?电子文件收集的内容：?1、 归档电子文件： 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。?2 、背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。?3 、元数据：指描述电子文件数据属性，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。? 三、电子文件的积累工作?1 、电子文件的积累过程和方

10、法? 电子文件的积累，可分为两种类型：一种是在电子计算机网络系统上，系统应设计自动记录的功能，可以记载电子文件的产生、修改、删除、责任者、 入数据库时间等。 在进入数据库之前， 通过对记有档案标识的内容进行鉴定、归档。另一种是用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。? 2 、电子文件的积累范围? 电子文件的收集、积累应包括以下两方面的内容：?（ 1）按归档要求应接收归档的电子文件。?（ 2 ）对未列入应接收归档的电子文件，有的也要收集，因为有时需要对一些项目做补充归档或扩大归档。? 第四讲 电子文件的归档工作? 一

11、、归档范围? （一）电子文件的归档范围应遵循的原则? 一是按现行公文、科技等文件的有关归档范围执行；二要考虑电子文件的特殊性，根据电子文件的形成规律，尽量具体列出阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子文件的完整性；三是电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的? 基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。? 收集材料包括：第一，归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式及有 关坏分子数据。第二，纸质文件、缩微胶片。第三，电子文件管理的许多环节的成果和文件信息。（二）电子文件的归档范围主要包括1 、在行使本机构职能以及行政管理、业务管理活动中形成的各种文本文件； 对需要保存

12、草稿的文件，修改应在拷贝件上进行，加版本号积累，并将草稿、定 稿一起归档。2 、利用计算机辅助设计、辅助制造、检测、仿真实验等技术形成的具有查考 利用价值的数据文件、图形文件、模型文件等。3 、本机构制作的各种数据文件，如数据库、图形库、方法库等。4 、对于软件生产商而言，在其研究开发活动中形成的程序文件。5 、为保证电子文件的长期可读性而收集的各种支持软件，包括操作系统、应 用软件，以及相关的数据、配套的文档资料。二、不归档范围不归档的电子文件包括：（一）上级机关单位无保存价值不归档的电子文件（二）本机关单位无保存价值不归档的电子文件（三）同级机关单位和非隶属机关单位无保存价值不归档的电子文

13、件（四）下级机关单位发来无保存价值不归档的电子文件? 三、双套归档制原则?我国规定在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件，这就是“双套归档制”。?在条件许可下，可以单独归档电子文件而不予或无法归档纸质文件的有：? 通过局域网传递的上级来文；?在纸质条件下不予归档的微观文件；?已实现计算机辅助生产的CAD文件；?某些数据量大保存年限短的数据文件；?多媒体文件；?超文本文件。四、归档方式?电子文件的归档方式有两种：逻辑归档和物理归档。? （ 一 ） 逻辑归档?逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。?逻辑归档的电子文件控制方法：第一，把这些电

14、子文件纳入机构的数据备份方案， 永久保存的电子文件应有脱机保存的备份； 第二， 定期将有 用的文件信息从网络上下载， 进行物理归档， 以减少网络的荷载， 提高网络速度。? （二）物理归档? 物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上， 向档案部门移交的过程。 物理归档的方式又可分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。 网络归档是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门， 或加工后传输到档案档案部门规定的地址中， 并存储在档案部门本地载体的过程， 也称在线式归档。 介质归档是指将电子文件存储在一定介质上移交给档案部门，也称卸载式归档。? 电子文件的归档时

15、间分实时归档和定期归档两种。 实时归档指电子文件形成后即刻归档； 定期归档是指按照机构有关规定， 在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。双套归档的电子文件和纸质文件，归档时间应统一。? 电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（称为阶段归档） ，一般以不超过2 3 个月为宜。?六、归档要求?1、“前端控制”的思想在归档阶段应得到充分体现? 归档是档案部门正式接管电子文件管理工作的起点，但是档案部门对于电子文件管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。防止失误，控制差错的最佳时机应放在所有可能出现失误和差错的环节之前，把保障

16、电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程中，可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏。?2、电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步?归档电子文件的检测工作分两次进行，第一次是归档前的技术鉴定工作，由电子文件形成部门负责，鉴定结果填入归档电子文件移交检验表 ；第二次是在归档时的检查验收，主要内容除了检测技术状况外，还包括支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关材料是否齐全，检验结果填入电子文件接收检验登记表 。? 七、归档方法? 电子文件归档一般采用以下方法：?1、将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上。?2、压缩归档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归

17、档的电子文件，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。?3 、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上。? 八、归档程序? 电子文件归档的程序是：?1 、确定电子文件是经过审批的最终“版本”；?2、积累和积累整理；?3、编制目录；?4、整理归档的电子文件；?5、鉴定归档的电子文件；?6、检测归档的电子文件；?7、编制归档说明；?8、存入磁、光记录介质；?9、复制备份，确定保存方法和地址；?10 、确定载体标识。?九、归档手续?采用逻辑归档方式的电子文件，由形成部门赋予文件以归档标识，然后系

18、统自动将归档信息提示给档案部门，档案部门给归档文件加上相应的档案管理信息，归档文件及相关信息进入数据库，文件便进入档案管理状态。采用网络归档方式的电子文件，其归档手续与此类似。在这两种情况下，都可由系统自动生成一份归档电子文件登记表 ，打印后双方签字作为归档凭证保存。? 采用介质归档方式的电子文件，移交双方按照归档电子文件登记表清点归档材料，对归档文件进行全面的检查验收，在确认归档文件的技术状况合格、相关材料齐全后，双方在一式两份的归档电子文件登记表 、 归档电子文件移交检验表 、 电子档案接收检验登记表上签字盖章，各留一份，保存备查。? 对于与电子文件同时归档的配套纸质文件，以及双套归档的纸

19、质拷贝，应履行纸质文件的归档手续，即填制一式两份的移交清单，交接双方按清单清点后签字，各留一份，以备查考。? 十、电子文件归档载体的选择? 目前，数字信息记录载体有磁性的、光学性的和磁光性的等几种类型。? （一）磁带? （二）硬磁盘? （三）软磁盘? （四）光盘? 第五讲 电子文件整理方法和步骤? 一、电子文件整理的前期准备工作?1 、学习和掌握以规则为核心的电子文件整理方法，在真正掌握电子文件整理方法之后，才能开展整理工作。?2 、学习并掌握广西壮族自治区电子文件整理质量标准 ，确保和提高电子文件整理质量。? 3、配备配齐归档电子文件整理工作必需的软硬件设施。电子文件整理在计算机和网络环境下

20、进行，计算机设备和网络设备等相关配件配齐之后，才能开展电子文件整理工作。?4、 安装并使用专门用于电子文件的整理工作的由自治区档案局研制开发的计算机应用系统广西壮族自治区电子档案管理系统 。? 二、电子文件整理原则?1 、归档电子文件整理总的指导思想：简化整理、深化检索?在电子文件整理和电子文件检索两项工作中，两者的关系很明确，整理是档案工作的基础，检索是档案工作的目的。前者要服务于后者，后者工作的质量取决于前者的工作质量。整理的整个工作重心要紧? 紧地围绕检索的需要开展工作。整理是使档案工作有序化的过程，检索则是档案工作的出发点和工作目的，只有在整理的基础上，检索的查准率、查全率才能达到 1

21、00%，并实现便捷、快速检索，消灭“死档案现象”，只有如此，档案工作的价值和作用才得以实现。? 因此，整理是第二位，检索是第一位。整理的目的是为了更好地检索，而是否有利于检索则是检验整理工作的标准。毋庸置疑，检索决定整理，整理要随着检索的需要而改变、改革。在电子文件、电子档案时代，检索是计算机的自动智能检索，是“点”对“点” 一步到位的全文检索而不是传统的全宗一一类目一一文件全文层层检? 索，因此，传统意义上的整理是不能适应现代化的检索需要的，所以，只有现代化的整理方法才能适应现代化的检索需要，“简化整理、深化检索”应运而生。简化整理，就是要简化传统整理工作中不适应现代化检索要求的方法，其体现

22、在整理的各个工作流程中就是要减少、弱化，甚至消灭繁锁、复杂的人工方式方法，逐步以简化、实用的现代化的方式方法取而代之。? 如电子文件收集，我们通过计算机以及电子文件管理系统就能即时采集到齐全而完整的电子文件；电子文件的归档与不归档工作流程，我们只需要使用计算机、应用电子文件管理系统，以“确定”和“取消”的方式进行，就能确定电子文件的归档与不归档，便捷、快速、准确；电子文件年度的划分，绝无差错；电子文件的分类，只需?要在类目一一年度一一期限下进行，就已经很便于计算机和电子文件管理系统“点”到“点”的直接检索，而检索相比较人工的类目一一年度一一期限一一机构或问题的层层分类要简化、准确、快捷；着录工

23、作，计算机和电子文件管理系统能实现除了期限的划分以外的全部项目的自动录入工作而无需人工的逐个着录，省时、省力、省心；机读目录的制作，计算机通过电子文件管理系统就能自动生成。? 整理工作的简化是不言而喻的发展趋势，而“深化检索”则是电子文件现代化管理的必须，为了符合计算机电子文件管理系统检索功能的需要，所有电子文件着录要素项目必须全面、完整、准确。因此，着录工作要深化，这是检索工作的基础。2、全宗内，各门类电子文件、电子档案进行统一整理全宗内按门类进行档案整理是档案整理的基本原则。电子文件作为一种新型载体档案也应遵循这一基本原则。电子文件是在数字设备和网络环境中产生的文件，归档电子文件立档单位在

24、职能活动中产生的，且有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。其文件类型有文本文件、数据文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件等等，这些类型的电子文件按档案的分类方法，同样应该分为电子的文书档案、专门档案、会计档案、科技档案、 生产经营档案、 录音档案、 录像档案、 照片档案等等电子档案门类， 按照， 规则 5.1 条“同一单位的电子文件应在其全宗内按：?(1)档案类别一一年度一一保管期限?(2)档案类别一一保管期限一一年度?(3)档案类别一一年度一一保管期限一一机构(问题)?(4)档案类别一一保管期限一一年度一一机构(问题)? 等分类方案中的一种进行分类。”同一全宗内应保持

25、分类方案的稳定。 规则是各门类电子文件、电子档案整理的总的整理规则，各机关、团体、企业、事业单位和社会组织职能活动中产生的各门类电子文件、电子档案的整理均应按照规则的规定进行。必然地， 规则规定的整理不只局限于全宗内电子公文、电子邮件公文等文书档案，同时还包括了会计、科技、生产经营、音像、专门等档案。?3、电子文件的归档整理要做到“随到随归档”或“随办结随归档”进行整理? 电子文件的归档整理主要是通过网络、 电子计算机和电子文件管理系统来实现的。电子文件归档方式包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档是在计算机网络上进行不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程，需要进行“

26、随到随归档”，亦即实时归档。逻辑归档的电子文件不需要进行整? 理。物理归档是把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档是电子文件“办结后归档”。物理归档的电子文件要按照规则的规定和要求进行整理。?4 、正确理解和把握电子文件归档与管理工作中“件”的概念? “件”是档案整理的基本单位。电子文件和纸质文件都采用同一概念，但应用在整理工作中，电子文件的“件”与纸质档案的“件”有很大区别。根本区别就在于有无人为? 因素的判断。 广西壮族自治区电子文件整理规则 2.4 条 : “件是归档电子文件的整理单位。每份归档电子文件为一件”广西壮族自治区归档文件整理实施细则 2.3 条

27、 : “件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册 ( 本) 为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各? 为一件。”相比较两者的表述，电子文件的“件”是独立的，“每份归档电子文件为一件，纸质文件的”件“是关联的，有因果关系的文件是一件，亦即两份或两份以上的文件，只要有关联都可以组成一件。电子文件的“件”因为是独立的，对其的判定已无人为因素，纸质文件的“件”因为关联文件为“件”，仍需要人去“组”，人为因素仍在起“组件”的作用。因此

28、，在进行电子文件整理? 时，首要也最重要的是要克服传统意义上组“件”的人为观念，树立电子文件独立而完全意义上的单“件”的观念，亦即“份”即“件”的概念。? 三、电子文件的整理方法? 规则规定了逻辑归档的电子文件一般不要求进行整理，而物理归档的电子文件必须进行整理。电子文件的整理以单份文件为单位进行，最大限度地保持历史原貌，便于计算机和电子文件管理系统的管? 理和应用，并与办公自动化相适应，基本实现了与文档一体化相适应的新型整理方法。 规则规定的整理方法主要包括：?1 、收集归档电子文件? 收集本单位在职能活动中产生的， 具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。包括文件内容、背景信息和元数据

29、。2 、电子文件进行分类电子文件的分类， 规则提供分类方式包括： （1） 档案类别年度保管期限；（2）档案类别一一保管期限一一年度；（3）档案类别一一年度一一保 管期限一一机构（问题）；（4）档案类别一一保管期限一一年度一一机构（问题） 四种方式。并规定同一单位的电子文件应在其全宗内按分类方案中的一种进行分类，同一全宗应保持分类方案的稳定。电子文件的分类包括区分档案类目、区分年度、划分保管期限、区分机构（问题）四个方面的内容。（ 1）区分档案类别传统纸质载体档案的类别大致可分为文书档案、科技档案、会计档案、专门档案、生产经营档案、音像档案、实物档案等。（ 2）区分年度 按电子文件的成文时间直接划分年度，不存在文件的针对年度和生效年度。（ 3）划分保管期限 按现行国家、行业、部门或本单位制定的文件材料的保管期限的规定执行。（ 4）区分机构（问题）电子文件按其形成或承办机构（问题）分类。（ 5）自治区各级党委、政府、