材料出入库操作规定

1、.1. 目的加强仓库材料的控制，适应ERP 系统信息化的要求，规范材料出入库的流程及操作。2.适用范围浙江中高动力科技股份有限公司3.定义3.1 原材料：指企业库存的各种材料，包括原料及主要材料、辅助材料、外购半成品（外购件）、修理用配件（备品备件） 、包装材料、燃料等。4.职责分工：4.1 门卫负责通知材料的到货和核实材料外出公司的情况。4.2 采购工程师负责材料的采购和安排材料的入库，通知供应商开票。4.3 质检员负责对入库材料的进行质量检验。4.4 仓管员负责办理材料的入库、出库手续及材料的日常管理，并编制材料库存日报表。4.5 车间主任负责编制每日的限额领用材料表，并派专人负责领料。4

2、.6 客户服各部负责维修、销售等需要材料的领用、借用及其归还。4.7 成本会计负责材料出入库的监督和管理及出入库材料的账务处理，并于月底组织盘点。4.8 出纳负责对销售的款项办理结算，并在销货单上加盖“现金收讫”或“银行收讫”章。4.9 财务经营部副部长（或往来会计）负责审核销货单，加盖“发货通知章”。4.10往来会计负责对维修、销售等需要的材料领用开具“销货发票”。5.管理规定：5.1 材料出入库单据的种类、联次与用途：5.1.1入库报验单为材料报验时使用，由采购工程师在K3 系统中录入，一式四联：第一联采购联，留采购工程师存根；第二联为验收联，留质检员；第三联为仓库联，留仓管员；第四联财务

3、核对联，先留采购工程师处，以待附在相应的外购入库单第三联结算联后，作为供应商开票和结算货款的依据，发票到后交财务成本会计。5.1.2外购入库单为材料入库时使用，由仓管员在K3 系统中根据入库报验单下推生成，一式四联：第一联为仓库联，留仓管员存根；第二联为采购联，留采购工程师；第三联为结算联，对应入库报验单留采购工程师；第四联为财务记账联，由仓管员提供给财务成本会计。编制：审核：批准 ：精选文档.5.1.3材料（产品）入库单为机组或自制材料入库时使用，由仓管员手工填写、经办人签字确认。一式三联：第一联为存根联，留仓管员，每月整理、装订备查；第二联为记账联，由仓管员提供给财务成本会计；第三联为查对

4、联，车间留底，由车间主任保管。5.1.4领料单主要为车间领料和客户服务领料时使用，由领料人员手工填写。领料单一式三联，第一联为领料部门存根联，由领料部门留底，第二联为保管部门记账联，交仓管员留底，第三联为财会部门记账联，由仓管员连同领用出库单交财务成本会计。5.1.5领用出库单按领料单内容在K3 系统中录入、打印生成；一式三联：第一联为存根联，留仓管员，于每月月末整理后装订保管以备查；第二联为领料联，交领料人员；第三联为财务记账联，由仓管员连同领料单交财务成本会计。5.1.6材料（产品）出库单为机组或配件出库时使用，由仓管员手工填写，经办人签字确认。单据一式四联：第一联为存根联，留仓管员，于每

5、月月末整理后装订保管以备查；第二联为记账联，由仓管员上交财务成本会计；第三联为查对联，交门卫；第四联为结算联，留经办人。同时，仓管员根据单据在K3 系统销售出库中录入。5.1.7中高动力销货单为销售机组或配件等物资时使用。销售中心由经办人或定单执行专员手工填写，商务部部长审核。如根据明确的合同签订而办理出库手续的，交由财务经营部副部长审批 ,；没有明确的合同签订而办理出库手续的，交由财务经营部部长审批；如果销售价格低于成本价格的交由总经理以上或董事长审批。客户服务部由配件经理手工填写，客户服务部部长审核，审批权限见本平台文件5.3.7(三)销售中所规定。中高动力销货单一式四联，第一联存根联，留

6、存于填写人处备查、统计；第二联财务联，留财务往来会计处，用于开具发票、记账；第三联统计联，留存于财务出纳处，用于查看货款回笼情况；第四联发货联，作为仓管员发货的依据。5.2 材料入库操作流程：5.2.1 到货。供应商送货到公司时，门卫在5 分钟内通知采购工程师并告知供应商及货物的名称。5.2.2 报验。采购工程师在接到门卫通知后5 分钟内到达现场（如该采购工程师不在，则由财务经营部部长协调其他人员操作） ，对所到材料进行初验清点，按规定在K3 系统中录入相关货物资料，并打印入库报验单，签字后将四联连同材料送至仓库。仓管员将采购工程师提供的材料暂存于仓库的待检区，并电话通知质检员到仓库进行质检。

7、5.2.3 质检。质检员接到仓库通知后，根据公司相关检验操作规程进行检验，24 小时内检验完毕，在入库报验单上提供检验结果并签字，同时将第二联验收联留底，并将其余三联交仓管员。检验结束后对不合格品应通知采购工程师及时向供应商索赔。5.2.4 入库。仓管员根据入库报验单上的检验结果检查材料实际的入库数量，在入库报验单上签字确认，并在第一联采购联和第四联财务核对联加盖“验货入库专用章”后回交给采购工程师， 第三联仓库联由仓库留存， 月底装订。同时仓管员在 K3 系统中根精选文档.据入库报验单下推生成外购入库单并打印，联次分配见5.1.2。5.2.5通知开票。采购工程师根据 入库报验单 及外购入库单

8、 的采购联通知供应商开票，票到后应于当天将发票连同入库报验单第四联和外购入库单第三联一同交转给成本会计。5.2.6记账。财务成本会计接到发票和单据后应于当天在K3 系统中下推外购入库单生成发票，钩稽、核算后生成记账凭证。月末，对已入库但发票未到的材料进行暂估入库，价格以采购提供的标准价格为准，等票到后再冲暂估。5.2.7入库流程及单据传递如下：门卫通知到货联次分配入库报验单4 联外购入库单4 联采购工程师协调安排材料仓管员通知入待检区并打印报验单质检员检验仓管员下推 报合格质检员检验材料验单生成入库单提供质检结果1、采购联不合格采购工程师退回、索赔采购工程师2、验收联质 检 员3、仓库联仓管员

9、4、财务核对联采购工程师1、仓库联发票到后交财务仓管员成本会计入账2、采购联采购工程3、结算联采购工程4、财务记帐联下班前交财务成本会计按单月底发票未到暂估入库据审核 K3 数据仓管员5.3 领用出库操作流程：精选文档.5.3.1制造部车间主任根据每日的生产计划和配置一览表编制限额领用材料表，交制造部长审批后，下发到仓库、车间。5.3.2单价在 100 元以上、原则上必须进行限额领料的标准配置材料有：发动机、发电机、控制箱、水箱、减震器、空气开关（断路器）、互感器、标牌、传感器及油水分离器等 10 类材料；必须实行限额领料的非标准配置材料有：可编程控制器、控制模块、GGD 标准柜、变送器、负载

10、分配器、水套预热器、机油加热器、空间加热器、油泵、继电器、介面卡、按钮、自动同步器及三滤等14 类材料。对以上 24 类材料车间必须进行限额领料，对超过限额的必须说明原因，并报车间主任审核，制造部长批准后方能领用，否则仓库不予发料。5.3.3车间的领料人员到仓库领料时，根据限额领用材料表手工填写领料单，车间主任签字确认后交仓管员办理领料。领料单要求字迹清楚，写明所要领用材料的物料代码、名称、规格、数量等，领料单不允许涂改，且要写名生产指令及用途。领料后经仓管员签字将第一联留底，第二联、第三联交仓管员。5.3.4车间主任负责审核所属员工领用材料的名称、数量、型号是否符合生产实际，并在领料单上签字

11、，并对所属员工领用材料的实际使用用途负责。5.3.5仓管员办理领料时要核对所发的物料代码是否填写完整，准确；材料品名、规格、数量是否符合生产计划，核实后根据领料单填写的材料名称、数量、规格进行发料，领料后仓管员在车间提供的生产指令上注明已领物料，超过领料标准的仓库不再办理领料，并在K3 系统中录入打印领用出库单一式三联，签字后第一联仓库留底，第二联交领料人员，第三联连同领料单的第三联交财务成本会计。5.3.6 采购向供应商索赔有时间期限，为有利于公司对不能正常使用的配件进行索赔，对于金额较高的诸如控制模块、断路器等配件，在入库时，仓管员应作好入库时间台帐或标记；在领用时，仓管员根据先进先出的原

12、则办理出库手续。5.3.7领用出库流程图如下：编制每日制造部长填写一式三车间主任送交仓限额领料表审批联的领料单审核管领料车间主任领料人员存根联仓管员录入、打印一式三领料联联的领用出库单仓管员领料部门审核 K3 系统中单财务记账联据、月底入账成本会计5.3.7客户服务部维修人员维修需要的配件：领用：精选文档. 客户服务部领用材料包括以下四类：机组安装过程中根据销售合同规定需用的附件；质保期内一些价值小，无法回收，需我司直接邮寄给客户维修的配件；没有回收意义或不能回收，并无法索赔的材料；日常维修需用的正常耗材。 客户服务部维修领用配件时，手工填制领料单，要求字迹清楚，写明所要领用材料的物料代码、名

13、称、规格、型号、数量、用途，并要求写上保修单号，领料单不许涂改，如有任何涂改，仓管员不予发货。客户服务部部长要审核所属员工领用材料的名称、数量、型号是否符合维修实际，并在领料单上审核签字，并对所属员工领用材料的实际用途负责。领用后 1 小时内配件经理在客户服务部领用件登记表上及时登记。财务经营部部长对客户服务部部长审核签字的领料单进行审批，如不符合维修实际用途的不予审批，金额大于 1000 元以上的报公司总经理审批。 仓管员根据领料单发货，并在领料单上签字；发货后根据领料单在K3 系统中录入打印领用出库单一式三联，联次分配与5.3.5相同。借用：除领用所规定配件外，其余的配件都按借用手续执行。

14、 借用时应按要求填写借用申请单 ，由客户服各部部长审核签字后到仓库领用。借用申请单上要字迹清楚，写清所要借用的物料代码、名称、规格、型号、数量，内容不允许涂改，如有涂改，仓管员不允许发货。 客户服务部部长审核所属员工借用材料的名称、数量、型号是否符合维修实际，并在借用申请单上签字，对借用材料的实际用途负责。同时在借用后1 小时内监督内勤在客户服务部借用件登记表上登记；借用件金额 10000 元以上应报总经理审批。如随便签字应付，一经查处给予负激励，遗失或损坏的应按物品原价赔偿。 仓管员办理借用材料时，要核对所发物料的代码是否填写完整，准确；材料品名、规格、数量是否与借用的用途一致，并在借用单上

15、签字；发货后要根据借用单登记仓库借用台账，注明领用人员、材料名称、数量、用途、借用时间、预计归还时间及借用单编号。借用到期后，借用人员应按时归还（包含三包件、索赔件）。 仓管员要根据仓库借用台账统计各部门的借用情况。借用物品将到期时，仓管员以报警单的形式在前一天的下午报警。报警单一式三份，一份交借用部门部长，一份报制造部部长，一份报财务经营部部长。客户服务部应按期归还借用物料， 因客观情况无法按期归还的， 则应以联络单形式通知仓库续借，续借期限 5 天以内的由客户服务部部长审核签字， 超过 5 天的还需制造部部长和财务经营部部长审核签字，继借手续应在收到报警单前办理，收到报警单及报警后才办理的

16、给予负激励，续借手续只允许办理一次，到期不还的给予负激励。销售：销售出库流程图如下：配件销售经办人填写一式四交客户服务财务办 理款联的销货单部部长审核项结算审核精选文档客户配件销售经办人审核后放行当日交给仓管员.存根联中高出纳确认经办人开具发票动款项收到力财务联销往来会计联次分配货单统计联出纳财 务 盖 章 责 任 出纳确认款项收到，人加盖发货章加盖现金收讫章发货联出纳加盖货物出门专用章、发货仓管员配件销售经办人保安客户材料（产品）出库单仓管员存根联仓管员结算联销售部门记账联成本会计查对联门卫如为销售配件，销售经办人应按要求手工填写一式四联的中高动力销货单，由客户服各部部长审核，对于配件金额大

17、于500 元以上的还应交财务经营部副部长以上(财务经营部部长或总经理 )审批后方可到财务办理销售货款结算手续。 销货单内容不允、许涂改，如有涂改或未按要求填写的，仓管员不发货。 客户服务部配件销售经理需提供一份完整的配件采购价格清单和最低的配件销售价格表交财务经营部副部长。 金额大于 500 元以上的需交由财务经营部副部长审核该单价是否在销售价格表最低价格范围之内，低于最低权限的需交由财务经营部部长审批，单价在 1000元以上且低于最低销售权限金额的报总经理审批。 出纳认真审核中高动力销货单中审核和审批的手续是否齐全，确认款项收齐全后（款未收全的应提供总经理签字审批先发货后收款的审批报告）在中

18、高动力销货单的四联上全部加盖“现金收讫”或“银行收讫”章，签字后转交副部长， 并将第二联留存备查。 财务经营部指定专人（即：盖章责任人）负责盖“发货通知章” ，第一责任人：财务经营部副部长，第二责任人：往来会计，第三责任人：成本会计。以上人员在盖章时必须手工填写盖章经办人的全名及日期，如第一责任人不在可授权给第二责任人，依此类推。以上责任人根据出纳的盖章或总经理同意的审批报告在中高动力销货单的四联精选文档.上全部加盖“发货章” ，并填写发货日期，签字后将第四联（发货联）转经办人到仓库办理领料，同时将第三联转往来会计。 往来会计根据加盖“发货章”的中高动力销货单第三联“统计联”及仓库的材料（产品

19、）出库单第四联“结算联”开具“销货发票”，并将单据附于发票后面记账。 仓管员凭财务经营部盖章责任人加盖过“发货通知章”及签字后的“发货联”办理出库手续，并手工填写材料 （产品）出库单，联次分配见 5.1.6。同时根据材料（产品）出库单在 K3 系统中录入销售出库单 。5.3.8仓管员每天下班前按规定将当天发生的材料出、入库单据（详见本文件5.1.2 5.1.6）提供给成本会计，并根据当日的出入库情况编制仓库材料库存日报表；每月月末根据当月的出入库情况编制仓库材料库存月报表 （均在 K3 系统内执行）。5.3.9 成本会计每天上午根据仓库前一天提供的出、入库单据审核K3 系统内的相应数据。具体为：根据外购入库单审核 K3 系统中的“外购入库单”编号是否连续。根据材料（产品）出库单审核K3 系统中的“销售出库库单” ，核对两张单据的日期、编码、名称、数量及客户是否一致，检查材料（产品）出库单编码是否连续。根据领用出库单及后附的领料单审核K3 系统中的“生产领料单”的日期是否正确、编号是否连续，同时核对领用出库单和领料单中的物料是否一致。根据材料（产品）入库单审核K3 系统中的“产品入库单” ，核对两张单据的日期、编码、名称、数量是否一致，检查材料（产品）入库单编码是否连续。另外，成本会计是否负责日常对系统内供应链模块的维护和管理，主要负责物料、供应商、客户等与系统有关的数据的新增与