安全管理体系中指定人员的职责及履行

1、第二讲安全管理体系中指定人员的职责及履行2009-12-21 11:20:10| 分类： 安全体系|字号订阅第二讲安全管理体系中指定人员的职责及履行主要内容n何谓 “指定人员 ”？为何要设立 “指定人员 ”？n指定人员的主要职责是什么？n指定人员如何履行和履行好职责？n如何判断指定人员的职责履行到位，即指定人员的作用得到充分发挥？n履行好指定人员的职责，指定人员自身应具备哪些条件 （资质、 培训、 经验） ？n保障指定人员有效履行职责还需要注意哪些问题？何谓 “指定人员 ”？n国际安全管理规则第4 条：为保证各船的安全营运， 提供公司与船上之间的联系渠道， 公司应当根据情况指定一名或数名能直接

2、同最高管理层联系的岸上人员。 指定人员的责任和权力应包括对各船的安全营运和防止污染方面进行监控，并确保按需要提供足够的资源和岸基支持。n 国内安全管理规则第 4 条：4 指定人员4.1 公司应当任命指定人员， 以直接同最高管理层联系， 提供公司与船舶的联系渠道。4.2 公司应当以文件形式明确规定指定人员的责任和权力。 指定人员的责任和权力应包括：.1对公司船岸的安全和防污染工作进行监控；.2确保公司向船舶提供足够的资源和岸基支持。由此，可将 “指定人员 ”归纳为：n公司指定或任命n岸上n一名或数名n能直接同最高管理层联系提供公司与船舶之间的联系渠道n对公司船岸安全和防污染工作进行监控n确保公司

3、向船舶提供足够的资源和岸基支持第一节 指定人员的职责概述安全管理规则规定指定人员应当履行以下职责：n1. 提供公司与船舶之间的联系渠道，保证船岸联系畅通；n2.对船岸安全和防污染工作进行监控；n3.确保公司向船舶提供足够的资源和岸基支持。1 .提供公司与船上之间的联系渠道，保证船岸联系畅通。指定人员应有明确而可靠的联系渠道，确保体系内其他人员能够且容易与指定人员联系；n指定人员提供的联系渠道具有一定的特殊性。1）公司船岸之间的日常联系渠道是针对特定的对象和管理活动的，而指定人员提供的联系渠道是全方位的。2）公司船岸之间的日常联系渠道是一种特定层次的，而指定人员提供的联系渠道是多层次的。3）指定

4、人员提供的船岸之间的联系渠道的一项重要内容体现在处理大量的涉及安全管理体系改进方面的问题。n指定人员所处的地位和所享有的权力能够直接同最高管理层联系。2 .对船岸安全和防止污染工作进行监控。3 .确保公司向船舶提供足够的资源和岸基支持。n在安全防污管理体系中明确提供船舶得到所需资源的渠道和岸基支持的相关岗位、流程等。n当船舶按正常渠道未能得到所需资源和岸基支持时的解决办法：1）直接赋予指定人员对资源进行调配的权力；2）赋予指定人员相应的监督和督促权 ；3）赋予指定人员直接向公司最高管理层反映，由公司最高管理层出面解决。赋予指定人员：协助最高管理者建立和完善安全管理体系。n1. 参与制定公司的安

5、全和环境保护方针；n2.参与确定公司的安全和环境保护目标；n3.参与公司体系的设计及组织机构的确立与调整；n4. 参与公司安全管理体系文件的制定，包括对安全管理手册进行会审，对安全管理体系部分文件进行审核、会签或批准等。n对安全管理体系文件进行会审、审批过程中要充分注意以下几个方面的内容：n（ 1）相关岗位职责是否明确，相互关系是否清晰；n（ 2）文件是否覆盖安全管理规则；n（ 3）文件是否符合安全管理规则；n（ 4）文件是否符合国际公约、相关强制性规定的要求；n（ 5）文件是否考虑了相关建议性的标准、指南的要求；n（ 6）文件是否具有较强的操作性；n（ 7）是否便于指定人员对体系实施有效监控

6、，同时对于文件及活动中查出的问题是否都容易找到相关的责任者。第二节 指定人员的监控职责及履行指定人员监控的范围与内容n监控范围：A 船舶B 岸基n监控内容：如涉及船长履行职责（规则 5.1 ）的内容，包括：n船长对安全和环境保护方针是如何理解的？n船长如何执行公司的安全和环境保护方针？n船长是如何激励船员遵守公司的安全和环境保护方针的，激励效果如何？n船长发布命令情况及相关命令的执行情况；n船长是否对安全管理体系在船上运行情况进行了核查，核查效果如何？核查发现的问题是否按要求进行了处理？n船长是否按要求复查安全管理体系？复查情况是否进行了报告？复查质量如何？指定人员监控的形式按照监控理论要求，

7、监控要做到科学有效。n直接和间接n定期和日常（实时）n主动和被动n全面和抽样监控的几种具体方法1 .通过深入岸基各部门和登船，对其开展安全管理活动情况进行检查，实现对岸基和船舶运行安全管理体系进行监控。2009年 1 月 9日，指定人员到人事部门对船员调配工作进行监控。 （此次是指定人员对安全管理体系实施监控的一个循环的一部分，周期为半年）指定人员首先掌握半年来调配船员的名单。 为了核对名单的准确性， 指定人员可通过查看部分船舶半年前的船员名单与当前的船员名单进行对照， 核对发生变动的船员是否纳入了 调配船员名单之中。还可就某一船舶当前的船员名单直接向船舶核实。在确定了调配船员名单的准确性后，

8、就可针对船员了解其是否履行了正常的调派手续，包括资格审查、 审批， 是否具有完整的船员档案， 在此基础上进一步核查新聘转岗船员是否在调配中得到标识， 是否履行了新聘转岗人员熟悉职责。 如果需要由岸基下达的开航前指令 是否下达。2 .根据岸基各部门或岗位对船舶的管理信息来掌握并监控体系在船上的运行情况；通过对船舶的现场检查与访问了解岸基运行安全管理体系的情况。3 .通过各部门和船舶报告安全管理体系在本部门和船舶运行情况以及获取不符合、事故以及险情这方面的报告来监控体系在船岸的运行。4 .通过船舶开展的安全管理体系有效性评价、船长复查情况和公司开展的有效性评价和管理复查情况来了解体系在船岸的运行情

9、况。5 .通过内部审核了解和掌握体系在船岸的运行情况，以达到监控的目的。6 .对船岸安全和防污染管理活动开展实时监控。做好监控工作的要求与注意事项1 .指定人员在一定期限内所开展的监控活动应覆盖规则的每一个要素，此期限不得超过安全管理体系的一个有效性评价周期；指定人员必须要认识到哪些属于重大不符合？哪些属于严重不符合？“重大不符合 ”系指对人员或船舶安全构成严重威胁或对环境构成严重危险， 并需要立即采取纠正措施的可辨别的背离，包括 （或） 未能有效和 （或） 系统地实施本规则的要求。一个监控周期如何划分，起止时间如何计算？如公司2008年8月份审核发现存在较多的问题， 尽管没有被决定跟踪， 但

10、指定人员考虑到实际情况， 决定在未来的一年内开展两次系统的监控， 即将未来一年划分两个监控周期。 而如果被决定跟踪审核， 指定人员则根据实际 情况，将接下来的一个监控周期确定为三个月（因为在六个月后要实施跟踪审核） 员需要通过第一个监控周期来审视体系的改进和完善情况，并为下一步工作的开展提供素材。2 .指定人员在一定期限内所开展的监控活动应覆盖体系内每一个场所， 此期限不得超过安全管理体系的一个有效性评价周期；3 .监控要注意把握要点。4 .监控要注意把握时机。5 .指定人员对体系的监控可采取多种方式进行，不要过于局限于某一种方式，以避免监控所获得的信息不对称而造成监控效果不佳。6 .指定人员

11、在监控过程中对发现的问题要保持监控的连续性，保证监控取得实效。7 .为了保证指定人员在监控方面的主动权， 体系运行中的一些信息必须能够让指定人员获得，以便让指定人员有机会做到主动监控。8 .要做好对部门负责人的监控。9 .要特别加强对船长的监控。10 .要注意发挥全员监控的作用。n指定人员监控工作记录、统计和分析表的运用记录的作用：一是便于将来对相关问题进行分析， 查找原因， 制定措施，防范类似问题 再发生，如维护记录。二是明确活动的开展进度。有些活动需要开展，填写表示已做，没填写表示还未做，是对责任者的一种提醒；三是明确一种责任。谁负责任？是否完成？完成情况怎样？应该有反映。如船员考核，船员

12、培训，人事部组织，但海务部是否参与？记录要能够反映。指定人员监控工作记录、统计和分析表监 控 内 总 海 机人行“运容经理 务 务事政 通 一 号 ”1.2.2.1安全v(6)管理体系是否 能够在提供船 舶营运的安全 做法和安全工 作环境方面不 断适应形势的发展6.3新 聘 和 转岗人员是否 能够获得熟悉 职责8.2是 否 按 要求制定了应 急行动的训练 和演习计划11.1对与安 全管理体系有 关的所有文件 是否按要求进 行编写、审核、 会签、批准、发放、 接收、 保存、 借阅、废除nn2008 年 5 月 20 日实时岸基2008 年 2月4日指定人员监控工作易出现的问题监控形式单一。定期监

13、控多，忽视实时监控监控不系统。只有监控问题反映，没有监控策划。nn首先，确定是否需要立即纠正（不纠正是否会产生不良后果）；n其次，对问题展开调查和分析；n第三步，制定纠正措施（特别要明确责任人）并监督纠正措施的落实；n第四步，对纠正措施实施效果进行验证。引入例子。值得注意：对外审提出的不符合，也需要进行验证，而不宜直接留给外部来验证。第三节 指定人员在安全管理体系运行中的作用n一、有效监控，保障支持n二、正视问题，解决问题，保障安全和环境保护目标的实现。n三、促进安全管理体系的正常运行和不断完善。DP 监控的有效性不是看其监控发现了多少问题？要综合内部审核情况、 外部检查情况、 安全目标实现等

14、。第四节 指定人员的任职要求2007年10月 19 日， 国际海事组织下属的两个专业委员会 海上安全委员会和海洋环境保护委员会对指定人员的任职要求发布了一份联合通函（ MSC-MEPC.7/Circ.6 通函） ，名为根据国际安全管理（ISM）规则规定承担指定人员的职责所需的资格、培训和经历导则。该通函指出：在资质方面， 指定人员至少应具备主管机关或其认可机构承认的高等院校管理、 工程或自然科学相关专业毕业， 或者具有依据经修订的 1978年海员培训、发证和值班标准国际公约 所发证的高级船员资质和海上经历， 或者其它正规学校毕业且不少于三年从事船舶管理的高层工作经历；在培训方面， 指定人员应接

15、受过 国际安全管理规则 规定的安全管理各要素相关方面的培训，特别是关于：n1. 对 ISM 规则的认识和理解；n2.强制性规则和规定；n3.适用的规则、指南和标准；n4. 查验、质询、评估和报告等评估技巧；n5.安全管理的技术和操作方面；n6.必要的海运和船上操作知识；n7.至少参加过一次与海运相关的管理体系审核；n8.与领导层和船上人员能够有效沟通。在经历方面，指定人员应具备如下经历：n1. 将与 ISM 规则有关的事项提交最高管理层， 并获得安全管理体系改进方面的持续支持；n2.判断安全管理体系的要素是否满足 ISM 规则的要求；n3.通过运用已确定的内部审核和管理性复查的原则， 判断公司

16、和船舶安全管理体系的有效性，以确保满足法规和规则的要求；n4. 评估安全管理体系在确保符合法定和入级检验范围外的其他规则和规定，并能对这些规则和规定的符合性进行验证；n5.评估国际海事组织、主管机关、船级社、其他国际机构和海运行业组织为提升安全文化所推荐的安全做法是否予以考虑；n6.搜集和分析险情、危险情况、侥幸脱险、事件和事故的数据，并将吸取的教训应用于改善公司内部及其船舶的安全管理体系。n1. 应具有高度的责任意识。第五节 保障指定人员有效履行职责需注意的几个问题n一、要科学合理地设定体系内其他人员的责任和权力，同时指定人员要妥善地把握并处理与其他岗位和部门之间的关系。n二、妥善处理好指定

17、人员兼职的问题。n三、保障指定人员有效履行职责需要将对体系的控制与企业的生产经营有效结合。审核工作中发现的与指定人员相关的案例分析无证据表明 2008年5月 1日至今向总经理报告SMS 运行情况及所发现缺陷，此不符合职责手册第三章第10款的规定。查指定人员2009年3月 18日、2009年6月 10日等时间对运通1号轮的体系监控记录，仅对船舶设备维护、船舶安全操作进行了监控，对信息传递，职责熟悉，应急、训练与演习，不符合报告、调查分析、纠正，文件管理，内审等其他规则要素均没有实施监控检查，此不符合体系运行监控程序” 4.2.2指定人员每半年登轮检查船舶体系运行情况，监控内容尽可能全面 ”的规定。指定人员不能提供对体系内其他船舶的体系监控记录，船舶监控的覆盖性不够。查指定人员组织的岸基地