岗位说明书及编制要求

1、岗位说明书及编制要求岗位说明书(也称职务说明书,岗位说明书)是通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式,使之成为指导性的治理文件. 一般岗位说明书是由一线经理来制定的,人力资源经理起到辅助的作用,主要是提供制定岗位说明书的框架格式,并提供参考性建设建议. 岗位说明书是猎头公司开展业务 过程中必不可少的工具之一.通常岗位说明书为一式三份,一份为用人部门负责人保管, 一份为员工自己保管, 一份由人力资源 部备份保管.中文名：岗位说明书外文名 JOBDESCRIPTIONBOOKLET别称：职务说明书解释：对企业岗位的定义性说明组成：职位描述,任职资格要求一、简介岗位说明书(JOBD

2、ESCRIPTIONBOOKLET )岗位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、责任范围、负责程度和考核评价内容给予的定义性说 明.二、分类岗位说明书主要包括两个局部： 一是职位描述,主要对职位 的工作内容进行概括,包括职位设置的目的、 根本责任、组织图、 业绩标准、工作权限等内容； 二是职位的任职资格要求,主要对 任职人员的标准和标准进行概括,包括该职位的行为标准, 胜任职位所需的知识、技能、水平、 个性特征以及对人员的培训需求 等内容.岗位说明书的这两个局部并非简单的罗列,而是通过客观的内在逻辑形成一个完整的系统.三、构成岗位说明书根据用途不同有各种不同的标准,通常使

3、用的是内部治理用途的岗位说明书, 根据招聘市场的特点, 提出了招聘 用岗位说明书的提法.内部治理用途的岗位说明书的一般是下面 的有机组成局部构成的：一职位名称.例如,拿人力资源部门的经理来说,以下 简称HRM.职位名称应该写为经理.二部门名称.HRM的部门名称应该写为人力资源部.三任职人.要写上任职人的名字.并要有任职人签字的地方,以示有效性.四直接主管.HRM的直接主管应该写为分管副总经理. 要提供直接主管签字的地方,以示有效性.五任职时间.任职时间也就是生效时间,一般也就是与劳动合同的时间一致.六任职条件.包括学历要求,工作经验要求,特殊技能 等等.如HRM的特殊技能是指掌握现代人力资源治

4、理运作模式, 熟悉国内人力资源治理政策法规及人才市场动态等等.七下属人数.指的是部门内所管辖的人数.八沟通关系.一般分为外部与内部两个层面.如 HRM的内部沟通有分管副总经理, 部门经理与员工.外部沟通有上级 主管部门,所在城市人事劳动部门,各主要媒体或招聘网站, 各主要培训机构,应聘人员或同行,相关行业协会.九职位设置的目的.如 HRM的职位目的为：根据公司战略开展需求,设计运用人力资源治理模式和相关鼓励政策,激发员工潜力,开发人才,实现人力资源开发在行业内具有市场领 先者的目标.十行政权限.指的是在公司所拥有的财务权限和行政审 批权限等.一工作内容和责任.这是岗位说明书重之乂重的地方, 所

5、消耗的笔墨也最多.包括了责任范围与负责程度, 衡H标准等. 如HRM的责任包括这几方面：组织体系与制度；培训；人事考 核与绩效评估；招聘；薪酬鼓励政策；职位治理,部门治理与建设等等.十二水平要求与个性倾向与特征等. 属于个性化的东西, 应该算是职位的修正要求吧.十三职业生涯开展规划. 包括职位关系与理论支持.职 位关系乂分为直接晋升的职位,相关转换的职位,升迁至此的职位.理论支持是指学习和培训所到达的相关要求.四、作用1 .为招聘、录用员工提供依据；2. 对员工进行目标治理；3. 是绩效考核的根本依据；4 .为企业制定薪酬政策提供依据 ；5. 员工教育与培训的依据；6. 为员工晋升与开发提供依

6、据.同时,人力资源从业人员在编写岗位说明书至少有以下五项 好处：第一,它有助于实现组织优化.在编写岗位说明书之前,有一个职位分析的过程, 即对部门责任进行列举和归类,对工作流程、各职位间的责任分配进行分析和规划,从而最大限度地发挥组织效力.在此过程中,重点思考的是：人员配置是否冗余？职 责是否相互重叠？部门职能是否细化到每个岗位上？是否忙闲不均？责任接口是否得当？工作流程是否顺畅而且简易？这就 像我们实施ISO9000质虽认证一样,拿到证书不是目的,目的 是通过认证过程促使企业建立起完善的质虽保证体系,把内部的运作流程理顺.第二,它使员工各司其责, 上下目标一致.一份好的岗位说 明书可以使员工

7、了解组织的目标、自己在组织中的作用、 相应的责任和职权.特另U是对于新员工,如果在他上岗之际就能拿到一 份详尽的岗位说明书, 不仅能给他留下公司治理标准的印象,而且有助于他尽快了解工作的全貌,顺利进入角色,同时便于主管和下属共同拟定试用期的考核目标与考核方式.有了员工和主管共同签字的岗位说明书, 意味着双方对工作内容达成了共同的理 解,意味着一种对工作目标和标准的承诺.第三,岗位说明书是各部门制订绩效治理标准的依据之一. 好的岗位说明书,既要根据重要性的先后顺序,列明每项责任的主要内容,乂要说明该责任是全责,还是局部责任,抑或是辅助支持性的工作；同时,也要列明相应的考核方法.考核指标可以是反映

8、质虽的,也可以是反映数虽的.例如,在本钱方面,可以 用预算与实际之比、人工本钱与销售额之比、单位本钱等指标； 在时限方面,可以用交货时间、投放市场时间、客户响应时间等 指标；在数虽方面,可以用利润率、产虽、增长率、市场占有率、顾客保有率、新顾客数、新产品比例、投资回报率、每股收益等 指标；在质虽方面,可以用准确率错误率,次品率、预算差异、可靠性、客户满意度、员工满意度、员工流失率等指标.如 果难以用上述标准,可以用概括性的词语,比方“遵照公司ISO9001的要求.第四,岗位说明书是进行职位评估从而确定职位级别的前提 条件.职位评估的内容通常包括责任范围大小、工作复杂难易程度、劳动强度、劳动条件

9、等要素.有了职位等级和薪酬调查结果, 才便于确定每个职位的薪酬水平.第五,它是进行人员招聘、制定培训方案和个人开展方案的 一种依据.一线经理提出用人申请,人事部门在发布招聘启事、 甄选面试、确定培训内容、 设计员工的职位升迁路线时,都离不 开它.五、编制流程岗位分析根据组织架构,进行岗位梳理和工作分析. 组织架构是岗位 设定的根底,制定招聘岗位说明书,需要根据组织架构,对岗位进行梳理和分析；新增岗位需要确定其在组织架构中的位置和岗 位设定的目的.可以采用问卷调查、岗位总结分析、员工记录、 直接面谈等方法,明确招聘岗位目标；岗位责任岗位责任就是工作说明,即该岗位应该做什么、怎样做、需 要到达什么

10、样工作标准. 我们一般采取先由各部门负责人将岗位 责任进行梳理后,填报在统一的模版中上报的方法,再经过组织相关部门进行反复考虑和论证后,确定最终的岗位责任描述；工作权限根据组织架构、工作分析和岗位责任, 确定该岗位的所属部 门、具体工作权限和管辖权限, 直接负责的上下级关系和管辖人 数等内容；确定岗位任职资格.根据该岗位胜任水平确定岗位任 职资格,具体内容含：年龄工龄、资格证书、工作经验、技术技 能、治理水平、学历学位、工作业绩等等必备的入职条件；审批实施初步框架出来后,人力资源部、品质部、用人部门就招聘 JD进行细那么讨论和补充,最后由人力资源部进行提炼总结后, 填写进统一模版,报公司总经理

11、进行审批后实施.适时调整随着公司的开展和情况变化,招聘 JD使用过一段时间后, 可能需要对一些内容进行调整.调整可以由业务部门提出调整申请、人力资源部进行调整或品质部督察过程发现问题发出整改 单、人力资源部进行调整均可,调整按规定流程进行.六、编制要点岗位说明书编制要点：1、对职位的描述,不是任职者的现在工作2、不局限于现状,着眼于组织设定岗位需要3、针对对岗位而不是人4、归纳而非罗列岗位说明书一般用表单形式编制,通常分七大局部设计表 单：1、根本信息：职位名称,部门,直接上级,所属下级,职 责分析日期,编写日期等；2、职位目的：对职位概述；3、责任和权限：分主要责任权限、相关责任权限和临时性

12、 工作；4、工作关系：分内部关系和外部关系,包括联系部门、人 员；5、任职资格：包括教育水平、工作经验、技能和水平、个 性和品质等；6、考核指标,权重,薪资等级,职位开展方向；7、工作环境.七、其它相关撰写问题及对策编写过程中容易出现的五个概念问题：一是仅重结果,不重过程.编写岗位说明书的过程其实也是 一种沟通方式.在编写岗位说明书的过程中,主管和下属应充分沟通,双向交流,各自表达对部门责任的理解、对具体职位的看 法和期望,以求得上下一致. 这个过程本身,就是对业务的深入 探讨.可惜的是,许多一线经理匆匆忙忙像应付作业似地草草写 就,而未能借此时机与属下进行交流,在以后岗位说明书的应用过程中,

13、也就容易出现属下不理解、不利用、不执行的情况,使 岗位说明书变成了可有可无的摆设.二是“一个药方吃到底.以IT行业为例.在IT行业,变 革是唯一的常数.组织结构的频繁调整,人事的变化,部门职能的变化,会相应地导致职位的工作内容发生变化.这时候,岗位说明书如果不能适应这种变化及时修正,会很快过时.另一种情况是,在变化如此迅速的IT时代,有人迷惑：“我们还需要岗位 说明书吗？ 在比拟稳定的传统行业里, 提这个问题有可能被奚 落一番,但在IT行业却是非常普遍.许多在新义的网络公司从 事人力资源治理的同行们,常常发出这样的抱怨：“我们的组织结构图三周一变,办公室几乎全是新面孔, 常常是岗位说明书刚写完

14、,职位就乂调整了,整天忙着招人,根本没有时间也没有必 要去写什么岗位说明书.这不禁使人对其中所蕴含的人力资源 风险感到忧虑.在这个时候, 更需要对职位进行分析、 编写岗位 说明书,以减少由于人员迅速膨胀、 组织经常变动所带来的风险, 努力防止员工进出频繁、责任不清、角色冲突、无法考核、培训 不力等混乱状况,降低人力本钱.此时,岗位说明书的格式应当简洁实用,突出重点,工程不应贪多；在描述责任时,尽虽多用 概括性、通用性的语言,以使岗位说明书能有相对较长的稳定性. 同时应增强上下沟通,防止出现上层人员热血澎湃、调整方向过 快,而基层员工面对变化却无所适从、仍旧原地踏步的情况. 即使在传统行业里,岗

15、位说明书一般地也需要每一到两年修改一 次.三是人事部门大包大揽.编写岗位说明书不仅仅是人事部门 的事.人事部门的责任是提供一种格式和方法,培训一线经理如何编写并运用岗位说明书, 同时要对一线部门所撰写的岗位说明 书进行审核.一线经理是具体的编写者,所以要经常审视下属的 工作内容是否变了, 工作要求衡虽标准、组织关系是否变了, 如果有变化,应马上更新岗位说明书. 这也是其承当人事职能的 一种表达.有的公司是人事部门代行其事,担任写手,这在一定程度上失去了编写岗位说明书的本意.四是过于详细或过于简略.有的公司把职位等级、工作的复 杂性、治理责任的大小评价也纳入其中,使得岗位说明书过于复杂.我认为像

16、这些属于职位评估的内容,是不应该写入岗位说明书中的.责任内容写得很详实,别人理解起来会很容易,但会加 大编写者的工作虽,而且,一旦责任内容有了细微变化就要调整 岗位说明书,会加快岗位说明书的更新速度.同样,如果写得过于简略,语焉不详,或者生僻的专业术语过多,会使人阅读理解 困难.还有的公司所写的岗位说明书, 内容仅仅局限在工作责任 方面,这是不够的.怎样才算详简得当？ 一句话,实用就行.五是对号入座,过分迁就现任职者.岗位说明书仅描述职位 本身所具有的特性,而与从事或即将从事此工作的具体人员无 关.编写时不应掺杂着现有任职者的身影,尽管这很难做到.过分迁就目前的任职者,会影响其客观公正性.当然

17、,也不要矫枉过正,不顾现实条件,根据绝对理想的任职标准和考核标准来写, 那会缺乏实用性.而在具体操作过程中, 还会出现下面的问题, 我们要想出解 决方法：一部门责任分解不充分、 不完全在下属职位中没有得 到充分的分解,局部责任没有相关职位具体承当1、对部门所有职位责任进行汇总合并,与部门责任比照,然后明确责任职位进行填充；2、对同一部门责任,不同层级的职位可能担负责任不一样, 必须进行分级详细的描述；3、如是部门经理和业务口主管,请添加补充组织建设相关 内容.二工作领域的划分不合理、不全面某些职位从头到尾只有一个领域,某些职位一条责任对应一个领域1、准确理解职位主要责任；2、可参考部门工作领域对本职位进行划分；3、如本职位是负责部门工作领域中的单个领域,请根据具 体的责任用合并属性同类项的方式进行领域划分.三责任描述不符合要求不标准、不准确、不全面,有 重复、交叉现象1、请统一按“动词+内容+目的的方式进行标准、准确、 全面地描述,做到无重复、 无交叉,以利于表达职位价值和