电脑文档管理技巧

1、电脑文档管理电脑文档管理主讲：龙逸凡2013年6月16日1 . 分类4. 整理1.1 磁盘分类4.1 定期整理1.2 文件夹分类4.2 文件迁移2. 结构5. 搜索2.1 文件夹逻辑5.1 基本方法2.2 数量和结构5.2 搜索技巧3. 命名6. 安全3.1 文件名格式6.1 加密3.2 文件命名技巧6.2 备份【目录目录】2一、一、 分分 类类1硬盘分类硬盘分类 硬盘分区： 分区的数量要合理 分区的大小要适中 硬盘分类： 区分工作与私人 区分文档的类型注：重要的文档不要存在C盘；硬盘名称、图标可更改。2文件夹分类文件夹分类 文件夹分类： 按文档内容分类 按文档性质分类 文件夹管理技巧： 添加

2、说明 更改图标 发送快捷方式到桌面3二、二、 结结 构构1【文件夹结构的逻辑文件夹结构的逻辑】 如何分类更利于文件管理 哪种分类的先后顺序更有利：先类别后年份，还是先年份后类别【文件夹数量与层级文件夹数量与层级】 数量不宜过多 层级不宜过深【建立文件夹的结构文档建立文件夹的结构文档】可使用tree命令来完成。具体方法：假设要建立E盘“工作文档”文件夹的结构文档，则可以在系统的命令行模式下输入：tree E:工作文档 /f /aE:list.xls 回车后就可在E盘生成一个名为list的Excel文件。也可生成txt文档，将list.xls改为list.txt即可。234三、三、 命命 名名1文

3、件名的格式文件名的格式 文件名称的要求： 清晰标明文件的内容，便于识别、引用与传递。 文件名的格式： （序号）单位内容期间（版本）（注释）例如：01逸凡伟业月度财务分析201305V1.02命名技巧命名技巧 批量重命名文件：在资源管理器中同时选择几个文件，接着按F2键，然后重命名这些文件中的一个，这样所有被选择的文件将会被重命名为新的文件名(在末尾处加上递增的数字)。5四、四、 整整 理理1【按文档性质整理按文档性质整理】 临时文件夹：待处理 永久文件夹：已完成【定期整理定期整理】 定期分类归档，将已处理文档转入已完成， 将过期、不需要、重复的文档删除，或转移至专门的文件夹存放【数据的迁移数据

4、的迁移】 IE收藏夹：XP系统默认C:Documents and Settings用户名Favorites。如何迁移？ 桌面、我的文档、下载：默认在C盘，不安全。如何迁移？ QQ记录：系统重装时RTX、QQ聊天记录的备份、聊天记录的漫游236五、五、 搜搜 索索1【基本方法基本方法】 按文件名搜索 按包含的文字搜索【高级技巧高级技巧】 按日期、类型、大小搜索 搜索未及时保存的临时文档：自动保存的文档位置【文件夹内快速定位文件夹内快速定位】 对于文件名开头是英文的文件或文件夹，可以通过键盘快速敲击文件名的前一两个字母快速定位。237六、六、 安安 全全 11【文件加密文件加密】 设置打开密码 设置修改密码【文件夹加密文件夹加密】 Windows自带的加密功能 使用加密软件：宏杰加密【文档的发布文档的发布】 要发布的文档最好使用PDF格式 发布的文档设置修改密码238六、六、 安安 全全 24【文档备份文档备份】 用光盘、移动硬盘备份 多电脑备份【使用网盘使用网盘】 金山快盘优点：不怕丢失，不怕误删，不怕被覆盖，可找回历史版本。跨平盘共享，手机查看电脑文件，备份手机指定文件夹（如微信语音、QQ聊天记录、语音） 文件夹协作、部门文档集中备份【其他其他】 不显示已