业务流程(试行)

1、业务流程（试行）集采专供物资管理钢轨（一）大修维修钢轨集采专供钢轨由钢轨部负责管理。（一）大修维修钢轨1、签订大修维修钢轨采购合同，合同审批执行合同管理办法。钢轨部收到总公司的大修维修计划表后，向驻包钢办事处下达钢轨采购计划表。驻包钢办事处根据钢轨部下达的钢轨计划表代表总公司与钢厂签订采购合同。驻包钢办事处与钢厂签订合同后交钢轨部1份。钢轨部审核合同，无误后录入计算机系统。2、发货与验收确认驻包钢办事处根据采购合同约定催交发货。驻包钢办事处根据钢厂发货填写发货日报并通知钢轨部。钢轨部根据驻包钢办事处的发货通知填写发货日报。钢轨部根据发货日报填写验收记录，传真交用户签认。钢轨部每月15日前填写验

2、收记录汇总表传真给用户签认。钢轨部回收经用户签认的验收记录汇总表。3、结算确认驻包钢办事处负责收取钢厂采购发票，审核登记后交钢轨部。钢轨部收到钢厂采购发票后审核发票，无误后进行采购发票登记。钢轨部填写承付料款通知单、发料单，连同采购发票等单据交财务部。财务部根据发料单、采购发票等单据进行核算，填写销售发票。财务部将销售发票、发料单用户联交钢轨部。钢轨部每月25日前填写结算清单、发票签收单，填写大维修钢轨结算汇总表报总公司。钢轨部将总公司填写的结算汇总表和我公司的结算清单、发票签收单、发料单、发票及其他单据送达用户。钢轨部回收发票签收单，回收结算汇总表交总公司。4、收款与付款钢轨部发给用户的大修

3、维修钢轨统一由总公司向北京公司付款。钢轨部收到钢厂的采购发票后填写用款申请单前应先向财务部查询预收款余额。预收款余额不足的，应向总公司申请拨款。钢轨部收到钢厂的采购发票付款时填写用款申请单交主管领导批准钢轨部将主管领导批准的用款申请单交财务部办理付款。（二）基建钢轨1、签订基建钢轨销售、采购合同，合同审批执行合同管理办法。钢轨部与用户签订先款后货销售合同，并录入计算机系统。钢轨部通知用户将足额货款存入北京公司指定账户。钢轨部收到用户货款后通知总公司下达采购合同清单，连同清单向驻包钢办事处下达基建钢轨采购计划。驻包钢办事处根据基建钢轨采购计划表与钢厂签订采购合同。驻包钢办事处与钢厂签订合同后交钢

4、轨部1份。钢轨部审核合同，无误后录入计算机系统。 2、发货与验收确认驻包钢办事处根据采购合同约定催交发货。驻包钢办事处根据钢厂发货填写发货日报并通知钢轨部。钢轨部根据驻包钢办事处的发货通知填写发货日报。钢轨部根据发货日报传真通知用户发货信息。3、结算转账驻包钢办事处负责收取基建钢轨采购发票，审核登记后交钢轨部。钢轨部收（取）到基建钢轨采购发票后审核发票，无误后进行采购发票登记。钢轨部填写业务用款申请单报主管领导审批。填写承付料款通知单、发料单，连同采购发票、业务用款申请单交财务部核算转账。财务部将发料单（业务联、用户联）、销售发票交钢轨部。钢轨部将发料单（用户联）、销售发票送达用户。（三）市场

5、销售钢轨钢轨部向市场销售钢轨的业务流程具体执行直发销售业务流程。钢轨部为经营部采购钢轨的业务流程具体执行集采分销业务流程。（四）钢轨转向架管理1、 钢轨部收到转向架押金卡后进行登记。2、 驻包钢办事处每半月向钢轨部提报收到转向架情况。3、 钢轨部将转向架押金卡片交驻包钢办事处。4、 驻包钢办事处负责在钢厂办理退款转账手续，收取钢厂应收款收据及扣款发票交钢轨部。5、 财务部将发料单（业务联、用户联）和开具的发票交钢轨部。6、 钢轨部根据退款通知书、发料单核销转向架押金。7、 钢轨部填写业务用款申请单经部门负责人批准后交财务部，退用户押金。（五）钢轨质量异议管理1、钢轨质量异议由钢轨部管理，建立钢

6、轨质量异议台账。2、钢轨部收到用户的书面质量异议后，收集相关资料，书面向钢厂提出质量异议。3、钢轨部会同用户、钢厂有关人员赴现场察看钢轨，协商解决。电话中能够解决的，可以电话协商解决。4、三方协商一致后签订处置协议书。5、协议规定钢厂向用户赔货的，由钢厂向用户发货。6、协议规定钢厂赔款的，由钢厂向北京公司出具结算单（入款证明），钢轨部收到结算单（入款证明）填写业务用款申请单经主管领导批准后连同结算单（入款证明）交财务部向用户办理付款或转账。7、协议规定需要北京公司先行垫付赔款的，由钢轨部请示主管副总经理批准后办理退款手续。8、钢轨部每月5日前向总公司钢轨部提报钢轨质量台账。油品一、编制计划：1

7、、每月末根据总公司下达的下一个月的铁路燃油配置计划通知单，编制销售计划（成品油运输计划调整申请单），报大区公司。与各用油单位联系，获取货物发运的具体到站、收货人、结算单位及结算银行账号等。在中石化的系统中呈报资源计划。2、根据用户提供的信息办理追加车皮计划（机车用油计划查定表），报相关路局批准。3、根据用户临时要求，及时变更、调整发运计划，办理车皮计划及资源计划。二、催交订货：1、车皮计划获得批准后，按照用户的要求，对炼厂的生产状况，各路局运输状况进行确认，并安排日计划。2、货物发出后，要在当日内以电报或通知单的形式通知各用油单位。通知的主要内容有：发货单位、到站、收货人、发货日期、车号、商品

8、名称、规格、重量等。三、收款与付款：1、负责从炼厂取回发货大票，并根据大票上的发货信息，填写发料单交财务部核算开具销项发票。2、财务部核算后将发料单（业务、用户联）、发票交业务员。3、业务员将发料单（业务、用户联）、发票送达用户。4、业务员向客户催收货款。5、业务员根据总公司的配置单（配置量），分别于每月13日按当月配置量的10%和上月配置量的30%，每月28日按当月配置量的60%，填写业务用款申请单交主管领导审批后，向总公司付款。6、业务员负责从总公司取回进项发票，核对无误后填写承付料款通知单交财务部。四、其他：1、业务员每月末与财务部、客户、总公司对帐，核对应收、应付款余额。2、每月末完成

9、采购供应统计表。3、负责协助总公司从大区公司取回总公司的采购发票：根据实际发生，核对发票内容的正确性。按照总公司要求，做出增值税发票明细表，连同采购发票一并提报给总公司。造车材销售业务由公司钢材经营一部向钢厂采购订货，销售给南车集团、北车集团及其所属工厂的造车专用钢材的业务为造车材销售业务。1、 接受南、北车集团给我公司下达的分配单。2、 根据南、北车集团给我公司下达的分配单与其所属的单位签订销售合同，合同应明确价格、交货期、付款日期等。合同的签订执行合同管理办法。3、 根据签订的销售合同，与供货方签订采购合同，合同的签订执行合同管理办法。4、 根据签订的采购合同向供货方付款。5、 业务员收到

10、供货方的发票后在信息系统录入销售订单，做直运安排，同时生成采购订单。6、 业务员在信息系统维护采购订单，并将相关票据交财务部办理采购结算。7、 业务员在信息系统参考销售合同维护采购发票，如有代垫费用一并录入，同时进行销售发票维护，并且打印销售结算单交财务部办理销售结算、开具销售发票。8、 业务员按销售合同约定催缴料款。自营业务管理一、 普通采购业务由公司各业务部、经营部分别向供应商采购，进入本部门库存的采购为普通采购业务。普通采购业务有以下两种情况库存采购：在没有特定客户的情况下，向供应商采购，进入本部门库存的采购为库存采购业务。经营部一般不进行库存采购，必要时须经集采分销部批准。拼货采购：客

11、户向经营部购货，经营部的库存不全或没有而向供应商采购的业务为拼货采购。1、 业务员收取客户全额货款交财务部。金额较大的应与客户签订销售合同，销售合同的签订执行合同管理办法。2、 财务部确认收款后，业务员向供应商采购，与供应商签订采购合同，采购合同的签订执行合同管理办法。并录入到信息系统中。3、 业务员根据采购合同填写挂支单连同销售合同、采购合同一并交财务部办理付款，付款执行商品采购用款管理办法。4、 业务员在信息系统参考采购合同录入采购订单。5、 业务员在得到供货方的发货信息后，通知收货经营部。如供货方的发货与所订物资不一致时，业务员要在信息系统中修订采购订单。6、 理货员在信息系统参考采购订

12、单采购入库单。7、 业务员得到供货方的发票后在信息系统参考采购入库单录入采购发票。并将相关资料交财务部办理采购结算。8、 业务员根据上述采购形成的资源表做普通销售业务。二、 普通销售业务由公司各业务部、经营部将本部门库存销售给客户的业务为普通销售业务。普通销售的销售价格执行市场商品销售价格管理办法。普通销售业务应全额收取预收款，如需赊销，执行商品赊销管理办法。1、 业务员收取客户全额货款交财务部。金额较大或非全额预收款的销售业务应与客户签订销售合同，销售合同的签订执行合同管理办法。2、 业务员在信息系统参考采购入库单录入销售订单，有销售合同的销售订单要核销销售合同。打印提货单交财务部盖章确认收

13、款后交理货员。3、 理货员按提货单实发数量在信息系统参考销售订单录入销售出库单。4、 如客户要求送货，由业务员联系运输公司为客户送货，记录运输信息和费用交理货员，理货员以此作为付款依据。5、 业务员在信息系统参考销售出库录入销售结算单，如有代垫费用一并录入，打印销售结算单交财务部办理结算、开具销售发票。三、 集采分销业务由公司集采分销本部集中向供应商采购，进入各经营部库存，各经营部分别销售的业务为集采分销业务。1、 各需求业务部、经营部向拥有合格供应商的业务部提出采购申请。集采分销部也可以根据公司年度销售计划和市场情况，提出采购计划。2、 集采分销部或得到采购申请的业务部（以下简称采购业务部）

14、业务员向供应商采购，与供应商签订采购合同，采购合同的签订执行合同管理办法。并录入到信息系统中。3、 采购业务部的业务员根据采购合同填写挂支单连同销售合同、采购合同一并交财务部办理付款，付款执行商品采购用款管理办法。4、 采购业务部业务员在信息系统参考采购合同录入采购订单。5、 采购业务部业务员在得到供货方的发货信息后，通知收货经营部。如供货方的发货与所订物资不一致时，业务员要在信息系统中修订采购订单。6、 收货经营部的理货员在信息系统参考采购订单采购入库单。形成本经营部的资源表。7、 采购业务部业务员得到供货方的发票后在信息系统参考采购入库单录入采购发票。并将相关资料交财务部办理采购结算。8、

15、 如收货经营部不是本部的，则需办理内部交易结算。9、 收货经营部业务员根据资源表执行普通销售业务流程。四、 直发销售业务由公司各业务部、经营部向供应商采购，由供应商直接发运给客户的业务为直发销售业务。直发销售的销售价格执行市场商品销售价格管理办法。直发销售业务应全额收取预收款，如需赊销，执行商品赊销管理办法1、 业务员收取客户全额货款交财务部。与客户签订销售合同，销售合同的签订执行合同管理办法。如需赊销，合同应锁定付款日期。2、 根据签订的销售合同，与供货方签订采购合同，合同的签订执行合同管理办法。3、 根据签订的采购合同向供货方付款。付款执行商品采购用款管理办法。4、 业务员收到供货方的发票

16、后在信息系统录入销售订单，做直运安排，推式生成采购订单、采购入库单、销售出库单。5、 业务员在信息系统参考采购入库单录入采购发票。并将相关资料交财务部办理采购结算。6、 业务员在信息系统参考销售出库单录入销售结算单，如有代垫费用一并录入，打印销售结算单交财务部办理销售结算、开具销售发票。7、 如是赊销业务，业务员按销售合同约定催缴料款。五、 内部销售业务公司各业务部、经营部之间的销售业务为内部销售业务。分为机构内的内部销售和机构间的内部销售。钢材调拨业务执行钢材调拨业务管理办法1、 调入业务部（经营部）提出调拨申请。2、 调入、调出业务部协商调拨价格。3、 调出业务部开具调拨出库单。4、 调入

17、业务部开具调拨入库单。5、 调出业务部发起办理内部结算。六、 招投标销售业务招投标是在市场经济条件下进行大宗货物的买卖，工程建设项目的发包与承包，以及服务项目的采购与提供时，所采取的一种交易方式。一般有公开投标和选择性招标，公开投标是一种无限竞争性招标。采用这种做法时，招标人发布招标公告，凡对该项招标内容有兴趣的人均有机会购买招标资料进行投标。选择性招标又称邀请招标，它是有限竞争性招标。采用种做法时，招标人不发布招标公告，而是根据自己具体的业务关系和情报资料由招标人对客商进行邀请，进行资格预审后，再由他们进行投标。1、 搜集招投标信息。2、 向投标人报名，购买资格审查文件3、 编制资格审查文件

18、，递交资格审查文件4、 招标人通知通过资格审查5、 在规定时间内购买招标文件6、 在规定时间完成招标文件的制作，并在招标当日进行文件开启，进行投标。7、 得到招标人发中标通知书，在规定的时间内与招标人签订销售合同，销售合同签订执行合同管理办法。8、 如中标物资我公司有库存，执行普通销售流程。9、 如中标物资不是本部门库存，先执行内部销售业务流程，再执行普通销售流程。10、 如中标物资我公司没有库存，向供货方签订采购合同，采购合同签订执行合同管理办法。执行直运销售流程。七、异议处理：1、 采购入库过程中的异议处理：理货人员获悉所收商品缺件、数量短少、损坏、锈蚀，火车运达的，当日内要向代保管方有关

19、人员索要火车站出具的商务记录和仓库出具的验收记录，检斤验收的还应出具磅码单；汽车运达的，当日内要向代保管方有关人员索要仓库出具的验收记录，检斤验收的还应出具磅码单，并应要求送货司机签认。理货人员卸车3个工作日内将各种记录交采购业务部。采购业务部在两个工作日内向供货商提出异议申请。30日内将处理结果书面通知理货部、法律事务部。2、销售过程中的异议处理：数量、重量短少，外观变形、损坏，由客户提出验收依据，确实因代保管仓库原因数量、重量短少的，由代保管仓库进行赔偿。理货部负责协调。内在质量问题，理货部收到客户的内在质量问题异议函电要在当日内以电子邮件的形式报告法律事务部、采购业务部，收到书面文件要在

20、的2天内发给采购业务部。采购业务部收到内在质量异议的书面文件要在的2天内向供货方提出质量异议，30天内向法律事务部、理货部、相关经营部答复处理结果。3、直发销售过程中的异议处理：采购业务部收到用户的书面质量异议后，收集相关资料，书面向供货方提出质量异议。采购业务部会同用户、供货方有关人员赴现场察看，协商解决。电话中能够解决的，可以电话协商解决。三方协商一致后签订处置协议书。协议规定供货方向用户赔货的，由供货方向用户发货。协议规定钢厂赔款的，由钢厂向北京公司出具结算单（入款证明），采购业务部收到结算单（入款证明）填写业务用款申请单经主管领导批准后连同结算单（入款证明）交财务部向用户办理付款或转账

21、。协议规定需要我公司先行垫付赔款的，由采购业务部请示主管副总经理批准后办理退款手续。代理销售业务根据代理销售业务协议，向特定的客户销售特定的商品的业务为代理销售业务。代理销售业务分三种类型：向需方指定的非我公司渠道的供应商采购；向供货方指定的客户销售；为客户从我公司渠道的供应商采购指定的商品。代理销售业务货物的监管由理货部负责。如收货仓库是客户指定的，货物的监管必须由与我公司签订保管协议的保管方负责。1、根据代理业务管理办法拟定代理销售合同报法律事务部审核。2、按照法律事务部批准的合同内容与客户签订代理销售合同，代理销售合同应锁定销售价格或代理收益，到货后的提货时间，代理销售合同签订执行合同管

22、理办法。3、按合同约定收取保证金。4、代理销售合同经财务部确认收款后，报法律事务部一份。5、销售业务部将代理销售合同录入计算机系统。6、根据代理销售合同与供货方签订采购合同，合同的签订执行合同管理办法。7、根据签订的采购合同向供货方付款。付款执行商品采购用款管理办法。8、业务员在得到供货方的发货信息后，通知收货仓库准备收货。9、 商品入库后，销售业务部按合同约定通知客户交款提货。10、 代理销售业务入库后的销售执行普通销售流程。11、 如被代理方无现金，欲通过固定资产等实物质押提货。质押物需易变现、且其价值大于等于所提货物的1.5倍。并报主管副总经理批准。12、 商品降价，按购销合同约定的降价

23、百分比及补充保证金时间追加保证金。客户逾期没有追加保证金的，应马上书面向主管副总经理报告。理货管理理货管理由理货部负责。理货部与保管方签订代保管协议，代保管协议由相关经营部审核，法律事务部批准。一、入库点收1、理货员接到进料通知后要在一个工作日内通知代保管方，商品到达卸车后，数量、外观质量由代保管方管库员负责验收。通知代保管方后注意了解进料情况，5个工作日还未到货的，通知采购业务部。2、理货员接到到货通知后，填写物资点收单（收、发、存明细表）一式两份交代保管方管库员。物资点收单（收、发、存明细表）应收数量按发票数量填写，没有收到发票的按采购业务部预报通知数量填写。3、理货人员应根据进料通知，协

24、助代保管方管库人员检查商品外观质量，核对件数、数量。由代保管方管库员填写物资点收单（收、发、存明细表）的实收数量并签字盖章，到达货物要在两个工作日验收完毕；物资点收单（收、发、存明细表）一式两份，一份代保管方自存，一份交理货人员留存。4、理货员收到代保管方管库员填写实收数量的物资（商品）点收单（入库单）后，按实收数量上机打印物资点收单一式三份，交财务部、经营部各一份、自留一份。5、代保管方使用自己的入库通知单通知商品入库的，理货人员收到入库通知后填写物资点收单一式三份，应收数量按采购业务部预报数量填写，实收数量按入库通知单填写，物资点收单交财务部、经营部各一份、自留一份。6、物资点收单备注栏中

25、应填写车号、质量证明书编号、货位号。7、商品到达货位后，理货员应在钢材上粘贴北京公司标签。（1）H型钢、板材在最上层单件（层）端头明显位置，每件（层）货物不少于一张。（2）卷板每件都要粘贴。（3）其它钢材比照进行。二、发货1、理货员收到提货单后一律按下限发货。2、理货员审核提货单。（1）先款后货的，确认财务部盖章。（2）先发料后收款的，理货员进入计算机合同查询系统确认合同。提货单理货联加盖财务章后才能加盖业务章。节假日发料理货员在现场的，发料不能盖财务章时，确认业务人员签字。金额在5万元（含）以下的，由业务人员签字。金额在5-10万元（含）的，需要经营部负责人的同意发货短信指令及业务员签字。金

26、额在10万元以上及其它情况的，根据公司主管副总经理批示办理。符合上述条件之一的（指或财务章、或签字、或合同备案、或领导批示），方可加盖业务章办理发料。节假日发料理货员不在现场的，发料后的第一个工作日审核业务员交来的提货单并补办相关手续。3、先款后货客户不能取得提货单的，确认提货单财务部盖章、经业务员签字的盖有付款人印章的委托提货证明及提货人姓名、身份证号码、车牌号码。（1）理货员填写提货单并传真给发料仓库。传真后，与接受人电话核对传真内容。（2）仓库凭传真提货单核对提货人姓名、身份证号码、车牌号码，核对无误后发料。（3）使用传真向仓库下达发料指令的，收货人和仓库发料人员在传真上签字盖章。（4）发料仓库在3个工作日内凭传真提货单到经营部理货员处换取提货单。（5）理货员根据传真提货单填写发料单实发数量，打印发料单、质量证明书交财务部。（6）财务部办理转账。4、理货员引领客户提货或安排（传真）仓库发货，将提货单交代保管方仓库发货人员。5、代保管方仓库发货，开出门证交客户。6、代保管方仓库发货人员在提货单上填写实发数量，并签字盖章。7、代保管方仓库自留一份提货单其余返回给理货员。8、理货员根据提货单填写实发数量，打印发料单、质量证明书。9、发料单交财务部，质量证明书交客户。10、财务部开具发票，相关单据交客户。11、财务部核算发料后将发料单返回理货员、业务员各一份。三、运费管理运杂费