如何利用Excel提升企业管理效率

1、如何利用 Excel 提升企业管理效率很多人把 Excel 高效办公认为是技巧和快捷键大集合。诚然，掌握几个快捷键和技巧是非常有用的，但是， 对 Excel 没有一个真正的认识，没有一个良好的基础，没 有基本的实用技能，其结果就是不断在加班加点 “高效 ” 的处理重复事情！我不禁想问：我们的青春去哪儿了？时 间去哪儿了？那么， Excel 高效办公究竟是什么呢？第一，科学规范的基础表格，是 Excel 高效办公的 基础。我们不能随心所欲的设计表格，不能按自己的习惯 输入数据。基础表格的设计，要结合实际工作，从管理的 角度来设计。把复杂问题简单化，而不是把简单问题复杂 化，是设计基础表格的重要原

2、则。很多人喜欢设计大而全 的表格，喜欢按照领导的意图设计表格，这些都是不可取 的！大而全的表格是把简单问题复杂化的典型代表；按照 领导的意图设计表格则是没搞清楚领导要的究竟是什么。第二，扎实地掌握最基本的 Excel 实用技能。这些 实用技能不仅仅是快捷键和小窍门，而是一些 Excel 精细 化数据管理和量化分析的实用技能，包括：逻辑思维能力（对数据的理解和思考）分类汇总能力（数据归纳计算分析）数据查找引用能力数据归集和链接）数据多维分析能力数据透视表）分析结果呈现能力基本分析图表）与管理软件高效整合应用能力（自动化分析模版）作为 Excel 使用者，这些技能的系统学习和熟练 使用是多么的重要

3、！第三，站在企业管理和决策的高度来管理和分析 数据。企业不缺数据，缺的是对数据真伪的甄别，缺的是 对数据信息的挖掘，缺的是对企业经营偏差的分析和跟踪， 缺的是发现问题、分析问题、解决问题的人才！强大的 Excel 被当成了高级计算器，被当成了千篇一律、日复一 日的重复劳动工具，难道不是一种悲哀？！有感于最近几次上课，看到了大量的逻辑混乱表 格；看到了一些学生参加了几次 Excel 庸师的培训导致的 误入歧途，学习了一堆用不上的计算机知识，白白浪费了 时间和金钱；看到了部分企业领导对 Excel 的错误理解， 认为就是计算机操作，不需要进行学习；看到了某些企业 领导舍得花 3000 元吃一顿饭，

4、却舍不得花 2000 元让员工 参加培训来提高数据管理和分析能力，提高企业管理水平； 也看到了每日加班加点挣扎在枯燥繁琐的工作下，青丝中 已经出现的隐隐白发！设计标 准化 规范化的 Excel 基础表格，是高效数据 分析的第一步，因 为数据分析的源 头就是基 础表格数据。设计 基础表格的 总体原则是： 结构的科学性 数据的易 读 性 汇总 的便宜性 分析的灵活性 外观的美观性学习 Excel 的第一步：设计科学规范的 Excel 基础表结构的科学性，就是要按照工作的性质，管理的内 容，数据的种 类，分 别设计 基础管理表格，分 别保存不同 数据。基 础表格要越 简单 越好，那些把所有数据都装在

5、一 个工作表中的做法是 绝对 不可取的。比如，要做入 库出库 管理，你会如何 设计这样 的基 础表格呢？要用几个表格来 反映入 库出库数据？每个表格要怎么保存数据？数据的易 读性包含两个方面：利用函数 读 数（取数） 方便，叫函数 读数；眼睛 查 看数据容易，叫人工 读数。一 个杂 而乱的表格，是很 难实现这 两种高效 读数的。数据易 读性差的主要原因有：表格 结构设计 不合理；数据保存不 合理；残缺不全的表格数据 结构。汇总 的便宜性是指不 论多大的数量， 汇总要简单 方 便容易。你可以 问自己：我 设计的工作表内据 汇总 方便 吗？ 大量表格数据之 间的汇总 方便吗？如果不方便，或者做起

6、来非常吃力， Excel 很好用的工具也用不上，那唯一的原 因就是基 础表格设计有问题，不要 发牢骚说 Excel 太难了， 总是学不会，尤其是函数太 难掌握了！分析的灵活性，是指不 论 做何种分析，要 讲究数据 分析的灵活多 变。因 为我们对数据进行分析的目的，是要 针对企业的数据 进行深度挖掘，从不同方面找 问题、找原 因、找对策，这就要求基 础数据必须能够精准反映企 业的 管理流程，制作的分析 报 告也必 须 具有灵活性，能 够 在几 分钟内通过转换 分析角度而得到另外一份分析 报告。外观的美观性。不 论是基础表还是报告，都尽量要 求把表格 进行美化。基 础表的美化以容易管理数据 标准，

7、 而报告的美化以分析 结果清楚为标准。特 别强调的是，不 论是基 础表还是报告，很多人喜 欢把数据区域加上 边框， 并保持工作表默 认的网格 线。其 实，我 们可以取消网格 线， 而把数据区域 设置为非常 简练的线条表格，并把 单元格字 体、颜色、边框等进行合理的 设置。关于如何 设计科学规范的基 础表，基本思路是什么， 要熟 练使用那些 Excel 工具，之后的 连载 我再详细介 绍 。 。作者简介】韩小良，国内著名资深实战型 Excel 培训讲师和应用解决 方案专家。 Excel 应用方面的著作第一人，出版了近 40 部关于 Excel 企业管理应用方面的实用书籍。从事 Excel 研究及应用多年， 对Excel及VBA在企业管理中的应用有着较深的研究和独特的认 识，对Excel及VBA在企业管理中的高级应用培训有着丰富的实 战经验，已经为数千家大中型企业进行了 Excel 培训和