浅析中小型企业开展会计电算化应注意的问题

1、浅析中小型企业开展会计电算化应注意的问题        【摘 要】中小企业如果完全模仿大企业的思路和方法实行电算比，往往会出现很多的问题，比如电算化人员的素质、内部控制的风险、手工会计向会计电算化的转化工作等，所以在实行电算化时也应有自己特殊的考虑。 【关键词】中小企业 会计电算化 内部控制 一、会计电算化工作中存在的主要问题 （一）购买符合自身规模和经营特点的财务软件 大型财务软件一般都针对大型企业的需要来设计，中小企业配置大型财务软件，就好像“小脚穿大鞋”。 1.成本过高 大型软件本身的价格往往是小型软件的几倍

2、甚至几十倍，大型软件要求的硬件配置也比小型软件高，这就导致了很高的购买成本，更重要的是，大型软件投入使用后，维护成本和更新成本也比小软件高得多。 2.操作复杂，难以发挥实际功效 大软件不仅带来了安装调试上不必要的冗长和复杂，更带来了日常操作中一些不必要的工作繁琐和延误。另一方面，由于中小企业人力资源的相对不足，也无法顺利使用大软件提供的一些复杂功能，这些都影响了大软件应有功能的有效发挥。 3.缺少灵活性 中小企业赖以与大企业竞争的重要优势之一就是其经营的灵活性。由于大型财务软件设计上的标准化和模块化，难以真正符合中小企业的灵活而有特色的经营需要。而设计大型财务软件的大型软件制造商由于把大企业作

3、为既定的服务目标，往往不会专门为中小企业修改和重编软件。 （二）对会计电算化认识还不到位 一些中小企业的各级领导对实施会计电算化的重要意义缺乏足够的认识。没有认识到开展会计电算化是时代发展的必然，是管理现代化的需要。会计电算化是会计进入信息化的基础，是今后企业决策的重要依据，是会计体制改革的突破口。传统的手工记账方式长期被人们所接受，加上目前各项管理都是建立在手工记账的基础之上，要改变人们长期形成的习惯方式，对中小企业来说有较大难度。 （三）会计电算化基础管理滞后 企业开展会计电算化工作，传统的会计分工模式将被打破，会计人员的工作职责操作规程也将发生很大变化，同时，由于资料的处理方式、记录方式

4、以及存储介质的变化，势必会带动企业内部控制的组织形式及内控制度的变化。一些中小企业在电算化系统试运行阶段，没能适时调整岗位分工，虽然为通过甩账审批,也参照其他公司所使用的制度文本制订了本单位的内部控制制度,但这些制度本没有针对本单位实际工作要求进行设计,且系统在运行过程中也没有严格执行,内部管理仍是采取模仿手工的管理办法,没有实现重整,岗位分工混乱,许可权设置缺乏牵制,电脑系统的安全性和保密性及会计档案保管、资料备份等都存在安全隐患。 （四）搞好手工会计向会计电算化的转换工作 我们需要强调两方面：一是改进相关会计制度。从手工会计转向电算化时，一般应当对原有企业的财会制度进行修改或者重新制订。由

5、于中小企业人力资源的局限，实行电算化后，从事电算化的人员常常身兼数职。因此，重新考虑设计内部控制制度非常重要。为此，中小企业应当适当地向软件商和相关的咨询机构进行咨询，改进和完善企业的会计制度。二是作好数据的转换工作。无论从存储安全性、取用快捷性上还是从进行相关分析报告的需要上考虑，将历史数据输入新的电算化的会计系统都是十分必要的。 二、会计电算化工作中存在问题的解决对策 （一）提高对会计电算化的认识 需让领导认识到以计算机替代人工记账不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序也扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，会计电算化决不仅仅是核算工

6、具和核算方法的改进，而且必然会引起会计工作组织和人员分工的改变，促进会计人员素质和知识结构，会计工作效率和质量的全面提高，因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展与完善，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。                （二）加强会计电算化管理制度 要建立健全一整套电算化模式下的规章制度，形成良好地内控环境，做到不兼容权限必须分离原则、相互制约原则、安全、保密原则、内部防范的原则，内

7、容主要包括：人员管理制度；操作管理制度；数据管理制度；系统维护制度；岗位责任制度；定期杀毒制度；电子档案的管理等。 （三）制定管理信息系统规划与进程 会计电算化是单位管理信息系统的一个重要组成部分,所以应首先结合单位的实际情况和需要,制定管理信息系统的总体规划和发展进程,在此基础上制定出会计电算化发展规划,确定在某些业务范围及一定阶段内实现会计电算化,逐步积累经验,培养骨干人员然后再逐渐扩大范围,全面实现电算化。 （四）加强会计电算化的内部审计 内部审计包括以下几个方面：（1）对会计资料定期进行审计，电算化会计账务处理是否正确，是否遵照会计法及有关财经法规的规定。（2）审查机内数据与书面资料的

8、一致性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时调整。（3）监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象。（4）对系统运行各环节进行审查，防止电算化实施过程存在的漏洞。 取得技术支持也是中小企业应进行的重要工作。中小企业一般不具有内部的技术支持部门和充足的技术支持人员，因此，寻求外部支持，建立稳固的外部支持联系是很重要的。常用的方式是在购买软件时就与软件商约定建立密切的合作关系。不但在安装调试过程中要有技术人员在场，在软件运行几个星期后，还要请技术人员来进行检测。 参考文献： 1张健.会计电算化在中小企业的应用J.中国农业会计, 2005, (12). 2王春萍.试论中小企业开展会计