完善票据营业部内控制度建设之我见

1、    完善票据营业部内控制度建设之我见         来源：岁月联盟    作者：卢杰平    时间：2010-06-29                    随着票据业务的蓬勃，票据已成为商业

2、银行推进服务、减轻负担、优化资产结构的重要业务之一。与此同时，票据诈骗犯罪呈现出日趋增长的趋势，使得票据业务所蕴涵的风险日趋显现。目前，各商业银行票据营业部虽然也建立了一套较为全面、系统的票据业务内部控制体系，为票据业务的正常开展和安全运行起到了一定的保驾护航作用，但随着票据业务的进一步发展，其内部控制制度建设中逐渐暴露出一些问题亟待完善。    一、票据营业部内控体系存在的问题    （一）现有内部控制制度有待落实    目前票据营业部虽然也制定了大量的、系统的内部控制制度

3、，但这些制度的实际落实情况却不容乐观，执行效果不尽人意。如对票面的审查只是机械地套用票面“审查标准”，而没有将不同承兑行对票据法和支付结算办法的不同理解考虑进去，直接导致票据逾期现象的发生；对票据跟单资料的审查和客户身份的验证，也只是按照相应的“审查标准”去执行，在一定程度上欠缺对“标准”的可操作性及合理性分析，对操作者来说重要的是收集齐“标准”所要求的资料，而无力或不去对资料的合理或真伪作出准确的判断，一旦出现问题将直接造成资金损失风险或风险。又如票据营业部的内部审计工作，不仅审计的频度不够，而且更是重形式、轻实质，对被审计部门的工作只是注重检查其留有的工作记录是否齐全，而不管其工作记录的合

4、理性或真伪，也不对其记录背后的实质业务操作及其个性问题进行分析，更无力对其真正的内控执行情况及潜在的风险或机会作出正确的判断等。    （二）内部控制制度的制定落后于业务的发展    “制度先行于业务、程序先行于操作”是企业真正落实内部控制的管理理念，但在实际执行中这一理念却没有得到彻底的贯彻落实，内部控制制度的制定落后于业务的发展。岗位牵制与岗位责任不匹配的现象仍然存在，使得有职无责的人员因不需对业务操作后果进行负责而放松履职的审慎性，有责无职的人员则无力对业务操作后果进行负责，最终造成无人负责的混乱局面，严重影

5、响业务的发展。如在票据的托收问题上，票据的买入与票据的到期托收往往是由不同岗位的人员来担任的，而对票据逾期率的考核结果则由票据买入人员独立承担，其结果就使得托收人员因无责可以不必对托收的结果格外重视，随之就会出现托收发错地址、托收逾期无人及时催收或催收力度不够的现象不断发生，而票据买入人员虽然要对托收结果负责，但却无法及时掌握托收状况，其最终结果则是托收逾期率得不到最有效的控制。这种程序落后于操作的现象直接造成了内部控制上的漏洞，给票据业务的健康发展埋下了隐患。    （三）内部控制体系的技术含量过低，信息沟通的渠道不畅   

6、; 随着机技术的不断完善和发展，计算机日益作为业务处理的手段而被广泛应用。然而商业银行票据营业部的一些内部控制环节采用的还是人脑控制，而不是电脑控制。如我们日常发布的“公示信息”，就是操作人员按照“公示信息”的内容从上百张、上千张甚至上万张的票据当中查找出所要禁止买入或要特别关注的票据。如果“公示信息”的内容很少，只要操作员有足够的责任心，虽然工作效率较低，还是可以完成预期目标的。然而当“公示信息”的内容较多且公示期限各不相同时，问题就会出现了，即使责任心再强的操作员也可能会因为业务繁忙或所需记忆的东西太多而在执行中出现纰漏，这样就必然导致内控失效、风险发生。  

7、  日常各项内部控制政策都是自上而下发布的，而这些控制政策是通过操作员的具体操作执行的。票据营业部急需通过一个畅通的渠道与政策制定部门进行信息交流。如在票据托收过程中，我们通过对逾期票据的催收发现个别承兑行存在着恶意逃避承兑责任的现象。为避免造成新的潜在损失，我们应该适时控制或限制对该行所承兑票据的买入，而这些情况也许政策制定部门并不了解，操作员又无权自行控制或限制买入该行票据，其结果就使本应该控制住的风险得不到控制，直接加大了票据营业部经营的潜在损失。    （四）部分领域还存在内部控制盲点   

8、60;根据内控制度的设计原理，企业的内部控制应该涵盖企业经营的各个方面，不能存在任何盲点，但目前票据营业部的内控制度覆盖面还不大，部分领域还存在盲点。如对商业秘密的保密方面，我们知道商业秘密大多是企业的核心技术或信息，是其占据市场有利地位的制胜武器，一旦泄密将会给企业带来巨大的损失甚至是毁灭性的打击。对票据营业部来说，拟执行的票据交易利率、已掌握的票据承兑行信息、交易客户的有关资料、拟进行的票据交易行为、内控技术与手段等都是商业秘密，都应该得到严格的保密。但目前票据营业部尚无商业秘密保护方面的具体控制措施及失密后的补救措施并对有关人员的奖惩制度；另外票据营业部目前的内部审计与内控评价也仅限于合

9、规性审计，风险性审计尚未纳入其中；对利率风险的控制制度和评价标准等也是一片空白。    （五）内部控制的前瞻性研究不足    目前票据营业部的内部控制与评价体系多是沿用金融系统全行性的内部控制与评价体系，部分控制政策或制度及其评价标准并不完全适合于票据营业部，一些具有票据专营机构特点的控制政策、制度、程序及评价标准并没有融入到票据营业部的内控体系之中，且票据营业部在内部控制的前瞻性研究方面投入略显不足，完全适合票据专营机构的内控体系尚未形成。    二、加强和完善票据营业部内

10、控体系建设的几点建议    鉴于上述问题的存在，加强内部控制研究、完善内部控制体系已迫在眉睫。笔者认为，应从如下方面入手，以建立适合票据专营机构的、更为完善的内部控制体系。    （一）建立有效的、切实可行的内部控制评价和考核机制，使各项内控制度真正落到实处    在各种政策、制度、办法等的制定过程中，应将办理票据业务所处的外部环境、管理层所预期的管理目标、经营层所面临的经营压力、操作层所能够达到的可操作程度等综合地加以研究、分析，使制定出的内部控制方法切实可行、内部控制评价

11、标准客观、公正。体现在票据营业部就是要对现有的票据业务管理制度、办法、措施、程序等进行认真研究、归纳和梳理，对现有制度进行重新整合，在加强调查研究的基础上建立分类、内容全面的内控制度体系，制定出适合票据业务健康发展的操作程序，从技术上量化风险，从制度上控制风险，激发起员工的内控意识，提高其执行制度的自觉性，从根本上化解管理层与经营层及操作层的矛盾，真正形成从管理中出效益、以管理促经营的良好局面。    （二）完善票据营业部的业务流程    我们应对现有的业务岗位进行认真的分析、研究，合理划分岗位职责，使每一个岗位的

12、职与责做到合理匹配。只有这样才能充分调动各岗位的工作责任心，使其真正做到尽职尽责。如在票据的托收问题上我们应该尽快制定出一个办法以合理划分票据买入人员与票据托收人员对票据逾期的责任，即票据买入人员应对票据所蕴涵的潜在信用风险负全部责任，票据托收人员应对所托收票据的管理负全部责任，确保票据准确、及时地送达承兑人处，对于到期日款项没有划回的票据要及时进行催收，对于超过正常解付期而仍未能收回票款的票据，票据托收人员应在正常解付期末营业终了后及时将未能解付票据的情况通知相应的票据买入人员，由票据买入人员承担催收责任，同时票据托收人员还应将上述票据的回收情况及时通知票据买入人员。这样就可以避免职、责不匹

13、配或相应管理办法欠缺所造成的相互推诿和工作效率低下的问题。    另外，笔者认为，我们现有的一些操作方式应该有所改善，不管是业务处理流程还是账务处理手续，都要尽量简化客户的处理手续，除非不得已，不要因票据营业部内部的业务改革或流程变更而增加客户的手续；与此同时我们还要注意票据营业部内部的任何业务处理流程或手续都不应该与其上一级规章、制度、法规、等相抵触等。我们只有将这些细节问题处理妥当，才能做到既严密了内部控制，又不因我们内部管理问题而给客户带来不必要的麻烦，这样一来既赢得了客户，也有利于票据营业部声誉的提高。   

14、0;（三）畅通信息交流渠道，进一步提高内控手段的技术含量    一方面，要对现有的信息交流及反馈的渠道进行彻底的疏通并进一步完善，建立起逐级报告、紧急情况越级报告、平级信息交流与友情提示的信息交流与沟通，搭建起一个良好的信息平台。如票据营业部一线员工在与客户交往的过程中或在向承兑人催收票款的过程中，若发现某承兑人或客户有恶意、欺诈行为或信誉拙劣者，就应该及时将有关情况逐级上报并向平级操作人员发出提示信息，同时还可以向风险管理部门或其他有权部门直接提请“公示控制”，风险管理部门或其他有权部门应及时核查有关情况并迅速制定相应对策禁止、限制买入其票据或加强对其

15、的催收力度、改变对其的催收策略等，使票据营业部的风险水平降至最低。另一方面，要不断改革和完善内部控制的技术和手段，将机技术广泛运用于内部控制的各个方面，充分发挥电脑控制的准确性和快速性，摒弃人脑控制容易产生遗漏的缺陷，同时还要充分运用人脑的灵活性及面对复杂问题的判断和处理能力，弥补电脑所固有的机械性，使人脑控制与电脑控制做到完美结合，从而避免票据市场过度竞争所造成的经营行为扭曲及过分追求眼前考核利益而放松对经营风险控制的行为，将票据营业部的各项内部控制制度真正落到实处。    （四）加大内部控制的覆盖面，真正做到全方位控制  

16、0; 对票据营业部来说，要做到全方位控制，就要针对我们已有的内部控制政策、制度和方法等，找到内部控制中的漏洞或盲点并尽快加于弥补。如对商业秘密的管理办法、对员工操作风险和职业道德风险的管理办法、对利率风险的控制办法、对内部稽核的管理办法等，其中商业秘密、员工操作风险和职业道德风险等都是与人有关的，而人又是最为灵活、最难于控制的因素，因此在加强对员工的职业道德和操作水平培训的同时，不妨引入保险机制，用保险来弥补因员工操作失误和道德偏差控制不足而给票据营业部带来的损失；利率风险则是与市场风险、国家政策风险、流动性风险等密切相关的，这就要求我们准确把握宏观政策、货币市场信息及银行经营政策目

17、标，灵活运用适当的定价政策，细分目标市场，建立反应快速、灵活多变的价格操作体系，不断优化票据资产存量结构，实现期限、利率、票面金额的合理搭配；同时还要加强内部审计的实质性检查力度和水平，在合规性审计的基础上引入风险性审计，不断优化审计方法、完善审计手段，做到现场审计与非现场审计、事后审计与事中、事前审计的紧密配合，切实发挥内部审计在内部控制中的核心作用。只有这样才能建立起票据营业部严密的内部控制网络，确保票据营业部各项业务的健康。    （五）加强内部控制的前瞻性研究    内部控制是贯穿于整个发展历程的课题，它随着企业的不断发展而不断地改进与完善。因此要用发展的眼光来看待风险与内控的问题，既要不断经验，又要加强其前瞻性研究。目前我国票据业务还处于起步阶段，各项宏观配套法规、办法还不健全，票据专营机构的经营模式也是刚具雏形，其内部控制经验还略显不足，我们还急需寻找适合于票