Excel 2003 电子表格软件

1、Excel知识点整合1、工作薄和工作表在Excel中创建的文件叫做工作薄，是保存表格内容的文件，其后缀名为xls。在工作薄文件中可以包含一个或多个工作表，最初建立时最多可包含255个工作表。在默认情况下，启动Excel后系统会自动创建一个名为Book1的工作薄，其中包含名称分别问Sheet1、Sheet2、Sheet3的三个工作表。可以同时打开多个工作薄，每个工作薄对应一个窗口。工作表由一些横向和纵向的网格组成，横向的称为行，纵向的称为列。一个工作表最多有65536行、256列。每个工作表有一个名字，体现在工作表标签上，只有一个工作表是当前工作表。2、单元格。每个工作表由独立的单元格组成，单元

2、格是输入数据、处理数据及显示数据的基本单位。每个单元格可以包含数值、公式或文本，最多可包含32000个字符。3、一个单元格可以保存三种类型的数据：数值、文本和公式。4、数值和文本。数值代表一些数据类型的数量，数值也可以是日期或时间。文本包括字母AZ，中文文字或其他没有数值意义的字符，有时还包括数字。以数字开头的文本仍会被看作是文本。5、除了数据，工作表还能够存储图表、自选图形、图片和其他的对象。这些对象并不包含在单元格中，而是驻留在工作表的绘图层（它是一个位于每个工作表上面的不可见的图层）中。6、Excel把日期和时间当做特殊的数值。Excel为日期和时间规定了严格的输入格式，Excel会自动

3、辨认输入的数据是否是日期和时间。若没有辨认出来，Excel就会将其当做文本格式处理。7、编辑单元格内容有三种方法：l 双击单元格，可直接对单元格内容进行编辑。l 激活需要编辑的单元格，然后按F2键。l 激活需要编辑的单元格，然后单击“编辑栏”内部，可在“编辑栏”中对单元格内容进行编辑。8、要想删除单元格中的内容，先单击该单元格，然后按Delete键或Backspace键即可删除其中的数值、文本或公式，但不会删除应用于单元格的格式。若想删除格式，选择“编辑”“清除”命令。9、Excel使用自动填充手柄来实现自动填充功能，填充手柄是被激活单元格右下角的小方块。10、如果在按下鼠标右键时拖动自动填充

4、手柄，Excel将显示带有额外填充选项的快捷菜单。11、改变按Enter键后移动方向：“工具”“选项”。12、有分数的数字的输入：l 输入一又五分之一，键入“1空格1/5”，然后按Enter。当用户选择这个单元格时，在编辑栏中显示的是1.2，在单元格中显示的是分数。l 输入二分之一，键入“0空格1/2”，否则Excel会认为用户输入的是一个日期。当单击这个单元格时，在编辑栏中可以看到数值0.5，在单元格中显示的则是1/2。13、输入当前日期和时间：l 输入当前日期：Ctrl+；l 输入当前时间：Ctrl+Shift+；14、Ctrl+1快捷键：打开“单元格格式”对话框。对数字数据可以应用格式，

5、使数据便于理解和分析。15、关于单元格格式中的“数字”：l 显示负数有四种：负号、红色、括号、红色和括号；l 货币格式每三位用逗号隔开；l 会计专用与货币格式的主要区别在于货币符号一般垂直排列；l 科学计数用指数符号“E”。2.22E+05=200000。l 特殊包括三种附加的数字格式：邮政编码、中文小写数字和中文大写数字。16、Ctrl + N快捷键：新建一个空白工作薄。Ctrl + 0快捷键：打开存在的工作薄。Ctrl + S 快捷键或者 Shift + F12快捷键：保存工作薄。Shift + F11快捷键：插入工作表。（插入的新工作表会成为当前工作表）F5键：“定位”命令（编辑定位）

6、17、新建工作薄时，还可以使用模板。模板有几个来源：Microsoft 的Web 站点、用户的计算机或是用户自己的Web 站点。Excel包括的模板列在“电子方案表格”。18、在任何时候，当前工作薄只有一个。在当前工作薄中，当前工作表也只有一个。19、单击工作表标签，按住Ctrl 键，把它拖放到所需的位置，以复制表格。20、工作薄至少要有一个可见的工作表，也就是不能隐藏工作薄中的所有工作表。21、放大及缩小的范围为10%400%。22、插入新的行（列）后，其他的行（列）将下（右）移，以腾出一个新行（列）。若最后一行（列）为空，将被删除；若不为空，将出现一提示框，此时应按照提示内容正确使用命令。

7、23、插入单元格时，若选中了多个单元格，Excel 将插入与所选单元格数目相等的行数或列数。24、一组单元格叫做区域。用设定区域中左上角单元格地址和右下角单元格地址来指定区域，中间用冒号隔开，如C6 : F12表示的是一个区域。25、粘贴信息时，Excel将覆盖目标单元格的内容且不发出警告信息。26、粘贴链接：如果用户认为要复制到的数据将被更改，此时应该粘贴一个链接。如果选择“选择性粘贴”对话框中的“粘贴链接”单选按钮，就可以在改变源文档的时候，目标文档也自动改变。27、“选择性粘贴”对话框中的“转置”选项，可以改变复制区域的方向。使得行变成列，列变成行。复制区域里的所有公式会被调整，以便转置

8、后能够正常运行。28、包含批注的单元格，会在单元格的右上角显示一个红色的小三角。如果需要显示所有的单元格批注，选择“视图”“批注”命令，再次选择它将隐藏所有的单元格批注。29、Excel 的默认状态下，数字向列的右边对齐，文本向列的左边对齐。30、自动换行及缩小字体填充在单元格格式的“对齐”标签中。31、为工作表加背景，选择“格式”“工作表”“背景”命令。该背景只在编辑工作表时显示，不能打印输出。32、打印工作表时，Excel 只打印激活区域。换句话说，它不会打印所有的单元格，而是只打印那些有数据的单元格。如果工作表含有图表或图片，也将被打印。33、在一个工作薄中，只允许有一个自定义页眉和一个

9、自定义页脚。所以，当编辑一个自定义页眉或页脚时，它将替代下拉框底部已有的自定义页眉或页脚。34、打印区域、打印标题、打印顺序等均在“文件”“页面设置”“工作表”中进行设置。在“打印区域”框中可以定义打印区域。如果用户选择了一个区域的单元格，而且在“打印内容”对话框中设定了打印区域，选择框中将列出选择的区域地址。Excel会把这个打印区域命名为PrintArea。如果“打印区域”框为空，Excel将打印整个工作表。可以设定在每一打印页的顶部重复特殊的行，或者在每一打印页的左边重复特定的列，来解决没有标题的页中数据的意义比较难理解的问题。35、插入分页符时，若插入水平分页符，将指针放在第一列上；若

10、插入垂直分页符，将指针放放在第一行上。否则，将同时插入垂直分页符和水平分页符。36、把单元格指针移到分页符下的第一行（或者右边的第一列）上，然后选择“插入”“删除分页符”命令即可取消添加的分页符。37、按住Shift 键，单击常用工具栏中的“打印”按钮可以查看打印预览，页面设置中同样可以查看打印预览。38、进入分页预览模式以后，Excel将：改变缩放系数，以便看到更多的工作表内容。在页面上覆盖显示页码。用白色背景显示当前打印区域，不打印的数据用灰色背景显示。显示所有分页符。在使用分页预览模式时，用户可以拖放边界以改变打印区域或者分页符，改变了分页符，Excel会自动调整缩放比例，根据用户的设置

11、，以使信息能够容纳在所有页中。39、在单元格中输入公式后，公式就被存放在了单元格中，而单元格中显示的是公式的计算的结果，公式本身显示在“编辑栏”中。40、公式由两个元素组成：操作数和数学运算符。41、要引用一个不同工作薄中的单元格，可以使用下面的格式：=工作薄名称工作表名称！单元格地址42、Excel显示一个以#号开头的数值时，就表示公式返回的是一个错误的数值。43、公式中可能出现的错误类型：l #DIV/0 ：公式尝试被0除，当公式尝试被空单元格除时，也会出现这一错误。l #NAME? ：公式引用了一个Excel无法识别的名称。当删除一个公式正在使用的名称或者在使用文本时有不相称的引用，也会

12、返回这种错误。l #N/A ：公式（直接或间接地）引用NA函数声明数据为不可用的单元格。一些函数（如VELOOKUP）也返回 #N/A。l #NUM ：一个值存在的问题。例如，在一个本应该出现正数的地方设置了一个负数。l #REF! ：公式引用了一个无效的单元格。如果单元格从工作表中被删除就会出现这一错误。l #VALUE! ：公式中包含了一个错误类型的参数或操作数。操作数是公式中用来计算结果的数值或单元格。44、根据函数的性质，一个函数可以使用如下参数：无参数、一个参数、固定参数量的参数、不确定数量的参数、可选择参数。45、如果一个函数使用了多于一个的参数，用户必须用逗号把它们隔开。一个参数

13、可以由一个单元格引用、纯数值、纯文本字符串或由表达式组成甚至是其他函数。46、使用函数MAX（MIN），若参数中不包含数字，MAX(MIN)将返回0.47、几种函数：INT :向下取整函数；ABS:绝对值函数； COUNTIF函数：条件计数函数；SUMIF函数：条件求和函数；AVERAGE函数：求平均值函数；COUNT函数：基本计数函数（只有数字类型的数据（数字、日期或以文本代表的数字）才能被计算）；IF函数：条件函数（此函数会测试条件式的结果，若为TRUE则返回第二个参数的值，假如为FALSE就返回第三个参数的值；函数IF可以嵌套7层）；RANK 函数：返回排位函数。l RANK（numbe

14、r , ref , order）。RANK 函数的功能是返回一个数字在一列数字中的排位。参数number为需要找到排位的数字，参数ref为一个数值数组或数值引用地址，参数order为一数字，指明排位的方式。l 若order 为0或者被省略，则Excel把ref 当成由大到小（降序）排序来评定number的排位；若order不是0，则Excel把ref当成由小到大（升序）排序来评定number 的排位。l 函数RANK对重复数的排位相同。48、一个图表可以使用存储在许多工作表中的数据，也可以使用在不同工作薄中的工作表中的数据。49、图表是动态的，也就是说，图表系列被链接到工作表中的数据。如果工作

15、表中的数据发生改变，图表会自动更新以反映那些变化。50、创建的图表有两种方式：嵌入式图表和图标工作表。l 嵌入式图表：将图表直接插入到数据所在的工作表中。使用嵌入式图表可以在它使用的数据旁边打印它。当一个图表被激活时，Excel的菜单也改变了，“图表”菜单替换了“数据菜单”。l 图表工作表：当在图表工作表中创建一个图表时，占据了整个工作表。l 嵌入式图表和图表工作表的转换：选择“图表”“位置”命令。51、最普通、最灵活的创建图表的方式是使用图表向导。分为四个步骤。52、复制一个图表：要原样复制一个嵌入的图表，按住Ctrl 键，单击图表，然后用鼠标将图表拖动到一个新位置。要复制一个图表工作表，使

16、用相同的过程，拖动图表工作表的标签即可。53、移动图表元素，只要单击并选中此元素，然后把它拖动到图表中想要的位置。54、当选择了一个图表元素时，可以进入该元素的格式对话框来对元素进行格式修改或设置选项。每个图表元素都有自己的格式对话框。可以通过以下方式进入此对话框：选择“格式”“所选元素”命令。双击图表元素；选择图表元素并Ctrl + 1 快捷键。右键单击图表元素并从快捷菜单中选择“所选元素格式”。55、修改图表区时，属性选项卡只对嵌入的图表有效。56、要为图表添加标题，在“图表区”右键单击鼠标，从出现的快捷菜单中选择“图表选项”“标题”选项卡。57、对图表中的数据系列进行的操作（）：l 选中

17、数据系列之前需先激活图表。所选的数据系列中每个元素都有一个小方块，另外，所选系列使用的单元格将被彩色框标识出来。l 删除数据系列：选择数据系列并按Delete键（Backspace不可以）。工作表中的数据会完整无缺地保存下来。l 添加数据系列：激活图表，选择“图表”“源数据”“系列” 选择要添加的区域并拖到图表内。当释放鼠标键时，Excel将就拖入的数据对图表进行更新。这种方法只对嵌入在工作表中的图表有效。58、常用的图表类型有：柱形图（适用于离散的项目，Excel提供7种柱形图子类型）、折线图（描绘连续的数据，Excel支持7种折线图子类型）、饼图（显示部分占总体的份额，只能使用一个数据系列

18、）。59、数据列表。是由一行标题（描述性文字）组成的有组织的信息集合。它还拥有可以是数值或文字的附加数据行。用户可以认为它是能够精确存储数据的数据库表格。通常把数据列表中的列成为字段，同时把数据列表中的行称为记录。用户在Excel中创建的数据列表的大小受到单个工作表大小的限制。换句话说，数据列表的字段个数不能超过256，所能记载的记录不能超过65535（每一行含有字段的名称）。60、自动筛选功能在下拉表中所列出的独特项目的数量上限为1000，如果用户数据列表超出此上限，那么可使用高级筛选。61、使用自动筛选时，Excel通过给列中的下拉箭头赋予不同颜色的方法说明已经应用了筛选的列。62、自定义

19、自动筛选中近似匹配，可以使用*和？通配符进行多种方式的筛选。63、在使用高级筛选功能前，需要建立一个条件区域，一个在工作表中遵守特定要求的指定区域。必须遵守：至少两行组成，在第一行中必须包含有数据列表中的一些或全部字段名称；条件区域的另一行必须又筛选条件构成。64、如果在条件区域中使用了不止一行的数据，那么在不同行中的条件之间相当于“或”的关系，同一行上的条件相当于“与”的关系。65、各类数据的排序方法：l 逻辑值：False排在True之前l 错误值：所有错误值的优先级相同。l 空格：始终排在最后。l 汉字：可按汉语拼音，也可按笔画顺序。66、在“次关键字”部分指定的列只用来排列那些按“主要

20、关键字”排序后具有相同排序目标的记录，而不是用来控制整个数据清单的排序。67、正常情况下，排序不区分大小写，但用户可自己进行设定。68、创建分类汇总时要先进性排序。69、在Excel中最高级的数据分析功能是透视表。数据透视表本质上是从数据库中产生的一个动态汇总报告。数据库可以在一个工作薄中，也可是一个外部的数据文件。数据透视表可以把无穷多的行列数据转换成数据有意义的表述。70、当拖动一个字段按钮到“数据”区域时，如果该字段包含数字值，数据透视表和数据透视图向导执行求和功能；如果该字段包含非数字值，则会执行技术功能。71、设置条件格式时，一次最多可设置3个。72、将一个Excel区域嵌入到Word文档中。复制要粘贴的区域后激活Word文档选择“编辑”“选择性粘贴”命令，并选择“Microsoft Excel工作表对象格式。粘贴过来的对象不是一个标准的Word表格。要在Word中编辑这个嵌入的表格，双击这个对象，Word的菜单栏和工具栏改变为Exce