《高效会议管理技巧》培训

1、高效曾11管理技巧内容摘要第一II富今曾I1面面觐第二I1效率不高的原因及解决方案第三K曾前的津倩工作第四II成功曾it的五槿策略第五it中的潢通典反技巧第六II主持人的曹I!管理技巧第七II如何封待曾I1中的意外情况第八主持人典II曾者的守期典责任第九H言已第十II曾彳麦跟迤【内容摘要】第一今曾hi面面觐【本tt重黑占】曾si的意羲曾1#的目的曾si的槿曾SI的频率曾SI成本的言十算合温磅至管理吗？的，营理运帮要曼卜世界土某部程度上讹一 1时酎梵处充游会诂的世界口 哀温的正面作用金：解法司里.鼠百传身画是学京难题, ii比，鱼 洲既由耳it理*又不武髓少佚巧f曾t1的主要目的就是解决fW题，

2、但由於K曾技巧不佳或谩於频繁，不但瓢益於解决fW题，反而使冏题愈用隹。频繁的曾H舆主管唇的随意决策，常常是H工的萝魔；H工花太多在瓢效率的曾H上，不彳堇浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在曾I!中高效率且有效果地解决fW题，是“高效曾I!管理技巧”的中心11题。11rli的意羲1 .曾I1是一彳固集思廉益的渠道集思廉益圃H 1-1如上H1-1,曾I1是一彳固集合的载ft。通谩曾t1使不同的人、不同的想法麋聚一堂，相互碰撞，徙而彦生“金黠子”。言午多高水型的创意就是K曾期不同觐念相互碰撞的姓物。2 .曾till示一偃或一彳固部咒的存在曾IB恩是在大於一人的情况下彝生的，即使是只有雨彳固人的

3、曾H,道丽偃I人也是一槿小型it没有不K曾的或部一偃或部咒不召K曾H,它的存在值就曾受到K疑。因此，曾I1能别充分!示一偃或部咒的存在值。互为前提H1-2区且微或部力典曾it3 .曾t1是一槿群醴港通的方式K曾很少是一封一的潢通，余色大多数情况下都是一槿群ft潢通。随著科技的迅猛樊展，人凭的潢通方式越来越多，现在人俯可以通谩E-mail、多媒ft等槿槿形式迤行潢通，但是,群醴港通，即曾tmi槿方式，是任何其他港通方式都瓢法替代的。因篇造槿方式最直接、最直觐，道槿方式最符合人原本的潢通1T供。生沟加匕的外星，1就则由证户出餐温上百用H.小调干比次成他也有第度PI鬼涉的居早 fl5创患展有效的潢通

4、曾t1是一槿多项交流，可以集思廉益，10有效潢通是曾I1的一彳固主要目的。傅逵瓷tFK通谩曾t1可以向H工通幸艮一些决定及新决策，也就是向H工傅逵来自上级或其他部咒的相言心 整:督H工、矛盾多公司或部力的常规1rti其主要目的是篇了整:督、检查H工封工作任IO勺轨行情况，瞭解H工的工作迤度；同畴，借助曾IB1槿“集合”的、“面封面”的形式，来有效上下级以及H工之的矛盾。 逵成愤定舆解决冏题逵成愤定舆解决冏题一般要幺冠屣以下6彳固步骤，通谩道6彳固步骤，最余冬JT现琳定的姓生和fW题的解决。发现间、衡量闰、 点明困 题井寻 题用轻群所汴找解法办法重涝急 /退出新 点子评议新臣子陶定 劭粉被圃1-

5、3逵成愤定舆解泱题的6偃I步骤 资源分享利用K曾麋集资源，以期相互tt助，共同迤步。11彝急意Uli创意的1rti目的突出反映在廉告公司、媒醴公司中。通谩聚行1rti,形成新的情思,且f镰t新情思，使其具有可行性。激腐力士氧年初或年底的1rti通常具有道一目的性。道槿曾I!是篇了使公司上下H结一心，朝著一彳固方向共同努力。聋固主管地位理或主管篇了ft现自身的存在值，更篇了聋固自己的地位，常曾召K一些上下愤以此来弓金化自己的地位。曾S!的槿I曾I1可以按照人数、K曾方式和K曾目的迤行分m每一槿分都徙一偃I方面反映了曾I1的作用，每一槿分都典人凭的JT除需要、社曾的不断樊展密切相信机表1-1曾it

6、的槿按人数分按H曾方式分按H曾目的分一茎寸一1H莪面封面曾tn宣伟人事安排、itW政策的曾it常聚表揭或批押别人的曾it 陶日寺虞理突彝事件的曾it 固定的困陵曾t! 集思廉益的曾it曾I!的率每槿1rti都有其合理的亵生频率，只有掌握了合理的1rti彝生频率，才能更高效地利用各槿I1解决冏题、逵到目的。建议颈里：至少总月收注意亭嗅:不能步于萼周一次，喇去用祁凰推替的不Mffi：将会记酎闻闻亲在笺记本上，.忒昉闾一时酷恕建就工作上械部.建议断率，多少州西一次注宜事项，割用今件大空通板我策一国不Kr手”堂弟公司老成沉至负护.3 .虞理突彝事件的1rti建设频率：随时注宣事顼,切忌大频繁，否则会使

7、员工感觉日日高危机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地.4 .一封一Hr建我相率；帙需更注意争项E可以按需要天无发it，但是最好不要建过1小时.曾S1成本的言十算曾I1成本分焉畴W成本、直接曾I1成本和效率损失成本3槿。曾I1成本是非常可觐的肇数目，它信M系到一家公司的得失成败，因此离离不可等之。1.曾I1的成本时间成本=参加会议的人数X（与会者的准备时间+有会者的旅行时间+会识科书工作叶间+会识服分人员工传时间）2.直接的曹I1成本如果时间成本不太直观，蝮嬷成金钱成本.全辕成本=开会的时间成本乂背含人贵平均每小时的薪水3槿情况:亘接忖嚎馁成本二会议设施租用喜会议场地赛旅疆畲宿者文件准备曹3.效

8、率损失成本K曾映，主管人11必自己的工作岗位，造有可能造成公司整ft管理效率的下降。由於管理效率下降而造成的揖失，就是效率揖失成本。效率揖失成本包括以下效率挹关的3中情况：因不直酎掩听量雪寥占岗吗许而找关一人笃立意不能及配处理客户的投诉而得罪一批客户不能及的第决言己管嘱蒐围内的突发事件而停工停产【自囱下列相用横速接起来O至少每雨月一次随畤 按需要 至少每月一次A、固定的部咒曹tib、一茎寸一HiBC、虑理突彝事件的曹HD、全ft曾SIH参考答案1-1【本101结】优某槿角度而言，世界是一偃I畤畤虑虑充满曾SI的世界。高效的曾SI能K助我仲号迅速解决中遇到的冏题，然而低效率的曾H郤往往估摞上凰，

9、造成畤成本、直接成本及效率成本的损失。因此，每偃I人鹰优基够做起，深刻理解曾SI的意羲、目的、分I、合理的彝生频率以及如何言十算曾tn的成本，只有先掌握了适些基够知言哉，才可能使每一次曾SI都“行之有效”。【心得ft曾】第二1!效率不高的原因及解决方案【本II重黑占】曹I1效率不高的原因及51防性管理高效曾SI的八大特徵曾S1效率不高的原因及58防性管理1.曾t1的通病效率不高小王是一家公司的101,他封公司曾it有自己的一些想法，他的想法反映了言午多公司曾I1的某些犬，值得我凭思考。一/我敢说:大多欺的公司决议都是|Q)/再间膜的，甚至是得遗物！，包打、一具根本廨因在于大多致公司的、J打m二

10、二很多公司往往由於以下原因，K曾效率低下： 公司的主管都不知道何畴是K曾的最好畴檄。言午多重要的曾都安排在周五下午或非要安排在事矜繁忙的周一n。 言午多主管封於何畤n曾黑乎都不徵前n工的意兄。道使得n工疲於奔命，甚至得延彳奏或放nil加其他曾n。 有些“必须到曹”的H工，因焉已幺冠典重要客户或政府官11有余勺在先，根本不能出席，道使得曾H言寸很行。而到埸的人往往非典11题信飙系最密切的人，所以津借不充分或者根本来不及津借。 下有一句很流行的言舌一一“最近比IMT,封太多像小王一棣的殿埸人士来道句言舌可以改篇曾比IMT。K曾之所以短，用小王的言舌来就是“曾I1常在毫瓢章法的状况下迤行，甚至毫瓢意

11、羲地延即使有决H,K量也很低”，曾而言之，曾I1效率不高。因此，I1找致使1rti效率不高的原因就I得格外重要。2.曾I1效率不高的原因曾I1效率不高通常由以下7槿原因造成。在道7槿原因中，有3槿原因是曾I1的“致命彳寡，需要格外警惕。道3槿原因是：主持人的技能、曾I1的地黠以及曾I1的津倩工作。会设的三种致命1於主持人的搂能会议的地点金谖的港蓄工作m次原因具醴表现(1)中曾it安排在即符午餐的畤每偃1人都瓢心曾。(2)地黑占曾it地黑占在理辨公室，致使曾it被频繁打断，瓢法正常迤行。(3)H曾物件的逗撵必须出席曾it的人未到，通知来的是一些可有可瓢的参加者。(4)主持人的技能曾it主持人缺乏

12、影警力、服力，被参曾者奉著鼻子跑，瓢法逵到曾it意圃。(5)参曾者的技能参曾者彝言混盾L,既不知如何表意，又不知如何引退，致使曾it失败。(6)曾it的举借工作H曾前没有通知典曾者相事宜，致使曾it拖送而瓢成效。H曾的原因、目的和结果H曾的原因、目的和结果在曾行中忽然樊现皆不明碓，致使曾it毫瓢意羲、宣告失氏曾it效率不高的原因及具表现表2-1高效的八大特徵典低效率曾I1相封的就是高效曾H,高效曾I!充分克服了致使曾I1效率不高的槿槿不利因素。高效曾I1具有8大特徵。/i我会议的八大特征:只在必要时才召集好好暮划过掠订和分岗了议程表遵守时间-切按嘟就赃请了里有经验府和有才能的人出席A发选了评论

13、和旧纳讹录所有决定1建议和负责人建ti在正式召111rti之前，符高效1rti的8大特徵一一列出，充分做好51防性管理，使即符召II的曾I!能别成篇真正意羲上的高效曾n。曾H烧靶包含3彳固部分：曾H畤安排的烧靶、固定的曾I1流程烧靶以及曾H烧靶本身。会谀时间妾如的埋更，ANAEL9AM发言的欲望没被唉醒，不宜让身会者对提议有大茶簸或期J*寿分析3AM-10AM还方I对1妻谈，也是驰杼业分衾洪的展健时机.1CAM12AKI或IFM3FM,遇畲集思广苗.非M-5PM盘杆不安排建议“上午8-9黑占之W,正是H工优家到公司，津借K始一天工作的畴候。造彳固畴候的H工，心绪尚且混黄L逮需一段才能迤入工作状

14、熊。因此，在道一段聚行曹H、工回鹰曾I1提I1或迤行H矜分析，优人的生理和心理角度来看，是不iOT的。上午9-10黑占之fW,H工已始迤入工作状熊。在道偃IBffW段最逾合迤行一封一的同棣也是迤行H的最佳畴檄。上午10-12黑占或下午1-3黑占之fW,最逾合DliOt工集思廉益。大家利用0副虱暴,不断想出新黑占子、新方法。下午3-5黑占之fW,最好不要安排曾H。道彳固畴段的H工K始迤入一天富中的倦怠期,人人希望H上回家，在道彳固畤段聚行曹I1往往曾事倍功半。曾H烷靶是指大家逵成共言战的曾I!守郎。曾H烧靶主要包括以下修款： 所有奥曾者符每周工作安排畤表交给1rti安排人，以找出最遹宜所有II曾

15、人的II曾曲W。 超谩1小畴的曾tBS有耆面通知、I!程表及相资料。 所有舆曾者都要津倩在曹上樊言。 津畴K始，津畴结束。 各H矜罩位人封决I1能否逵成负直接责任。 所有典曾者鹰知道雉!别人的尊殿，不在曹中羞辱别人，道僚烷即最重要，需特别注音息。 意J1不同是好事，俞才能面面俱到，甚至有人扮“黑月量。 曾H结束2-3天彳奏，所有舆曾者鹰拿到曾H言己金融 所有典曾者鹰承搪起封曾UK量迤行反fflt的殿责。 必要畤言青第三方整:控，以保量。3.固定的曾I1流程烧靶H2-1固定的曾it烧靶流程固定的流程短靶主要包括一偃I中心、丽彳固基本黠。(1) 一彳固中心一彳固中心是指整彳固曾t1的t!程。一彳固中心包括: 曾I1的K始，具ft包括：致歉迎言司；阐明曾I1目的；交流曾Hi!程；介貂畤W安排、相规章制度；指定曾H言己金亲人。 迤行曾11言寸1缸可以分篇不同的I1程，比如I!程一、I!程二、I!程三等。具ft包括:分享音舌题和目檄；交流资言孔；彦生主意、做决定、碓言忍行勤；结。 结束曾H,具ft包括：结；安排下次曾H。(2)雨彳固基本黑占雨彳固基本黠是指曾I1的一一尾，即曾始前的津倩和曹H结束彳麦的跟造雨彳固基本黑占是最容易被忽视的。但是，它俯郤是保I