采购管理控制程序1

1、编制部门采购部编制日期文件发放明细正本：文管中心副本：总经理室 管理者代表 技术部 生产计划部 品质部 行政部 市场部 财务部采购部 文件授权会签会签部门签 名日 期编制技术部市场部生产计划部采购部财务部文管中心品质部行政部管理者代表 （审核）总 经 理 （批准）文件目录项 目 页 次 版本/版次1 会签记录 1/12 A/002 文件目录 2/12 A/003 文件履历表 3/12 A/004 目的 4/12 A/005 适用范围 4/12 A/006 定义 4/12 A/007 权责 4/12 A/008 作业程序 4/12 A/009 相关文件 10/12 A/00 10.附件(记录表单

2、) 10/12 A/00 11.流程图 12/12 A/00文件履历表版本版次修改日期修改页码修改内容修改理由修改人审核批准A/00全部全部 体系整改武大毛陈明超武晨阳1.目地：为了保证公司采购作业有序可循，采购流程严谨高效，能够提供适质、适价、适量、适时且符合公司标准与要求之物料及服务，并合理有效管理供应商，特制定本程序。2.适用范围：本公司原物料、零组件、生产辅料、仪器设备、办公劳保用品等有形物之采购及承运，委外加工等采购行为。3.定义：3.1 原物料：铝材、铜材、不锈钢等五金、塑胶材料及其衍生物料。3.2 零组件：电子类、标准件、五金加工类半成品。 3.3 辅料：机修零件、工装治具、办公

3、文具、劳保用品等非直接用于产品上之物料。3.4 委外加工：电镀、阳极、电泳、烤漆、丝印等表面处理。3.5 HSF产品物料：应客户要求符合欧盟ROHS或中国ROHS要求之物料。六种有害物质：铅（Pb）、汞（Hg）、镉（Cd）、六价铬（Cr，VI）、多溴联笨（PBB）、多溴联苯醚（PBDE）。3.5 特殊物料：因产品性能需求由技术部门或客户指定之物料，市场供应稀缺或者垄断性经营之物料。4.权责：4.1 采购：负责供应商开发、单价议定、采购单下达、交期跟进、异常反馈、资料建档、货款核对； 生产计划组：生产计划、物料需求计划拟定及物料进度的控制；仓库物料收发，盘点的安排及跟进，：来料检验、品质统计、异

4、常分析、改善对策、辅导稽核； 技术部：协助供应商开发、评定、辅导、稽核、样品检定、技术支持；4.5 其他部门：内部请购需求提出及跟进，当有异常时须填写物料延期表跟催采购及时回复交期。5.作业流程(说明)：供应商开发及评审：供应商开发：依照供应商开发申请表从各途经寻找适合本公司价格要求、交期要求、质量要求的新供应商，且尽量选择近距离的供应商。开发价格时须使用询价单或供应商的报价单，经上级主管批示生效.供应商评审由采购部主导，采购部及技术部/品质部共同参与，具体依据供应商评审管理规范执行。购需求输出：5.2.1生产性物料：由生产计划组编制物料需求计划，经上级主管核准后分发至采购。若有客供品或ROH

5、S物料时，物控需在物料需求计划上清楚注明。5.2.2非生产性物料（如机修零件、工装治具、办公文具、劳保用品）：由需求部门提出内部请购单，经需求部门审核，上级主管核准后分发至采购。5.2.3采购收到请购部门单据时，需逐一确认：料号、规格、品名、数量及需求日期等。5.3 新物料采购程序5.3.1采购收到报价后与供应商议价、定价，经上级主管审核，财务复核，副总或以上领导核准，核准之询（报）价单回传供应商，采购内部保存1份。5样品合格、单价评审核准通过的供应商，进入ERP系统进销存-请购批次采购模块，打印采购订单，经部门主管审核，部门经理核准后 / /邮件至供应商。同时将最新有效版本的图纸 至供应商。

6、5.3.3如有需要，向供应商提供相关的零配件以方便供应商制程和出货检验。5.4 旧物料采购程序：收到生产计划组之物料需求计划之物料时，从合格供应商名录中选取供应商，依据市场价格异动进行议价、定价.单价核准后进入ERP系统进销存-请购批次采购模块，打印采购订单，经部门主管审核，部门核准后 / /邮件至供应商。 5.5 需托外加工时，进入ERP系统进销存-请购批次采购模块，打印委外加工单，经部门主管审核，部门经理核准后 / /邮件至供应商，同时转红联至仓库安排发料。5.6 HSF产品物料采购程序: 5.6.1新旧物料采购流程分别依据5.3及5.4执行，同时要求供应商以物料类别提供有效的ROHS检测

7、报告。“RoHS”标签 （无法在材料本体上标识的，可在外包装上标识），仓管员核对每个外包装上是否有“RoHS”标签，否则拒收或退货。5.6.3若需开发新的ROHS供应商，依据5.1执行。5.6.4 ROHS物料采购单上不得有非ROHS物料项目，同时采购单上必须加盖“ROHS-1”印章。采购协议签订：供应商，就采购交期达成问题及时与其签订品质协议书。5.7.2 ROHS物料签订环保协议书等相关协议。5.8 采购进度跟进:5.8.1采购员需与供应商确认已接获采购订单，且能满足采购订单所列要求。5.采购员将当日采购订单汇总为采购物料进度表，及时跟进物料进度，确保准时交货. 来料检验与异常处理：部IQ

8、C对供应商来料按照检验控制程序进行检验，如来料经检不合格，IQC填写进料检验报告交技术/生产计划/品管填写处理意见，由副总确认最终裁决处理意见。采购按进料检验报告最终处理意见执行：A整批退货：通知供应商将整批物料退回，并要求在限定时间内重新交货；B不良品退货：通知供应商将不良品退回，并要求在限定时间内补回良品数；C. 挑选或返修：通知供应商派人到厂挑选或返修，若属我司安排挑选或返修，由担当部门填写处罚通知单，将由于返工，返修，挑选所花费的人力，工具，浪费的工时等，转交采购 至供应商，回签后交财务在当月货款中扣除；5.9.3采购要求将我司的送货要求以及物料标识周知供应商，仓库在收货时，供应商需要

9、交给仓库送货单，如果是远途的供应商，仓库在接到物流物料时周知采购助理及时处理，采购助理提供送货单，仓库不办理没有送货单的物料进入仓库。5.9.4仓库管理员按照送货单清点物料名称，规格，数量（件数）是否按照物料需求表和送货单）完全一致，方可按照送货单收货，然后进行报检。5.10 订单变更:5.10.1因单价变更，在ERP系统单价变更后，重新列印或手工修正采购订单并标注变更项目， 至供应商，代替原采购订单。5.10.2因数量变更，采购员与供应商协商同意，经PMC确认可以变更后，在系统原采购订单上变更数量，重新列印或手工修正采购订单并标注变更项目， 至供应商，代替原采购订单。5.10.3因订单单项或

10、全单取消，经生产计划组确认变更后， 至供应商，并将内容注记于原采购订单上。帐务处理：5.11.1 每日将仓库上交之供应商送货单、来料入库单及采购订单逐项核对，汇总于供应商应付货款明细表，月底或下月初与供应商对账明细核对。月底根据供应商应付货款明细表拟定供应商应付货款计划，经部门主管审核，财务复核，总监级以上核准后执行。5.11.3依据核准之供应商应付货款计划，通知供应商在预定时间开具发票收取货款。 5.12.1所有记录必须保持清晰明确，原件上不得随意涂改，按质量记录控制程序执行。 5.需求提出当有新料件需求提出，且在现有合格供应商名册中的供应商无法满足需求时。5.2.1.2因为成本下降而必须开

11、发新供应商时。、品质/HSF一年中连续5次评为D级供应商时。5.2.1.4因供应商资金问题而有倒闭之风险时。5.2.当产能扩充现有供应商供货能力不足，采购开发后备供应商时。5.2.2申请部门：技术部、品质部、采购等部门可根据实际情况提出开发申请。5.2.3申请流程：由提出部门填写供应商开发申请表，经采购查验现有合格供应商名册中的供应商无法满足需求时，经副总批准后实施。供应商的开发按要求提供二家或二家以上的供应商（若因开发困难等特殊原因可只提供一家或二家供应商），并将该厂商相关资料汇总给副总.经副总确认后.采购根据相关资料要求厂商提供样品和初步报价，报价须经副总确认方可生效。填写样品承认单随样品

12、送品管、技术进行确认,同时应附上该产品的供方测试报告,如果是ROHS物料,则同时附上该物料的第三方检测机构的有害物质测试数据报告.如SGS、ITS等有公信力的机构提供的测试数据,以及物料的材质证明,有条件的供应商可提供材质成份表(MSDS)等。品经确认合格后，由采购对供应商的基本情况进行调查、分析；样品经确认不合格则由采购联络供应商，要求重新打样或更换供应商. 依据供应商调查表确认评鉴方式：5.免评鉴：客户指定或非省内的供应商；5. 现场实地评鉴：由采购单位负责召集，以采购、工程及品保所组的评估小组至供应商处，依供应商调查表及供应商评审报告对其进行评鉴。5.资料评鉴：主要针对辅料、配料及耗材等

13、供应商，由采购人员发出“供应商调查表”及供应商评审报告，要求其对所发表格之各项进行填写，并将其附件一起在规定日期回传。对评审合格的供应商，采购按采购管理控制程序实施小批量采购，质量管理部按检验控制程序进行检验、试验；临时供应商来不及送样确认但又必须向其采购的供应商品经总监或副总批准可先使用。供应商可列入合格供应商名册，由采购报总监或副总批准。若是提供ROHS产品厂商,则列入HSF合格供应商名册。由采购报副总批准。5.2.4.5对评审或小批量试用不合格的则待其改善后重审或重新送样。5.2.6 环保供应商的评估RoHS产品供应商的选择和评估, 除按质量管理系统文件要求进行控制外，还必须按以下要求开

14、展RoHS评估工作:5.2.6.1 对供应商为世界500强,或是代理公司可免予RoHS评估,但必须提供环保协议书.加盖公司工章并由法定代表人签字方能生效.5.2.6.2对供应商进行系统评估前,由采购 将供应商调查表相关内容传至对方,要求对方做自我评鉴,并将自我评鉴报告回传.5.2.6.3采购组织技术，品质部，生产计划等部门相关人员组成 “RoHS系统评估小组”，按供应商调查表、供应商评审报告中的内容对供应商进行评估，作出供应商评估报告，判定供应商是否达到我司RoHS评估要求，并对供应商风险进行确定。5.2.6.4当供应商未达到RoHS评估要求时，一般对其供货资格不予考虑，重新寻找新的供应商；如

15、因其它供应商开发困难，仍需其整改达到要求的,则要副总批准可先使用.5.2.6.5当供应商评估合格时，即需与供应商签订质量保证协议和环保协议书。5. 评鉴结果确认5.评鉴小组将供应商调查表及供应商评审报告汇总整理，将得分填写在供应商评审报告之该处， 采购部需对供应商评审报告中之不符合项，开立相应供应商稽核不符合项通知单,要求供应商改善，其稽核得分标准如下5.1 60分，不合格5. 6070分，暂时承认5. 70100分，合格5.若为对供应商之评鉴为现场评鉴时，其总得分在70分或以上时，承认其合格；若为资料评鉴时，可由供应商自填评鉴资料，经采购,技术部及品质部确认合格后，才能承认其为合格供应商。5

16、.评鉴结果归档合格供应商名册.5.登录合格供应商名册5.针对评鉴被承认合格供应商，采购人员依最终评鉴结果，对合格厂商需签订品质协议书或环保协议书，然后将被评鉴合格之供应商登录到合格供应商名册。5.5.2将更新的表单作修改，再将“合格供应商名册”依“文件管制程序”,通过文件变更流程完成后，递交品质部文件中心，由文件中心受控发行。合格供应商的评定：5.3.1评定频率：参照供应商评审管理规范执行。5.3.2评定实施：参照供应商评审管理规范执行。5.3.3评定结果分为A、B、C、D四个等级。暂停采购/外发加工6个月内评定为2次D级的供应商，采购组织相关部门进行现场监察，对不符合项须要求其限期整改，采购

17、须及时跟进整改进度和效果。确认整改有效者，方可继续实施采购或外发加工；对整改无效者，报副总批准后，暂停其合格供应商资格。合格供应商资格取消1年内连续4次评定为D级或被暂停供货的供应商在半年内仍无改善或其他特殊原因，采购填写取消供应商通知书经副总批准后，取消其合格供应商资格。对被取消合格供应商资格的厂商，若需重新交易则须按新供应商评审流程执行。根据新供应商提供的价格,采购进行成本分析，财务部复审，总经理批准。根据市场上同类产品的价格变化,采购进行成本分析，分析结果经财务部审核总经理批准，由采购联络供应商作相应调整。 根据公司指定需调整的产品，采购按要求对其进行成本分析，经财务部审核总经理批准，由

18、采购联络供应商作相应调整。记录保存按记录控制程序规定执行。6.相关文件：供应商管理控制程序供应商评审管理规范6.3 检验控制程序6.4记录控制程序 采购订单内部请购单7.3样品试用申请单7.4询（报）价单7.5委外加工单7.6环保协议书7.7处罚通知单7.8品质协议书7.9月结对账单7.10取消供应商通知书附件一 ：采购管理流程图 管理流程图 物料需求计划要求供应商报价送样 OK样品及单价确认认 NG下生产采购订单跟进供应商交货进度确认退货签收物料并报检 OK品质检验 NG 确认特采 OK入库 对账付款 权责部门生产计划组/采购部生产计划组/采购部品质部/技术部/财务部生产计划组/采购部生产计划组/采购部 生产组/仓库品质部/IQC生产组/仓库组生产计划组/采购部支持表单物料需求计划表内部请购单询