企业工作规范2

1、第五章 5 档案工作组织：明确了企业档案管理网络构成，企业、文件形成部门、档案部门应承担的责任，及档案人员素质要求。一是建立企业档案工作组织体系。二是明确档案工作职责。5.1 组织系统建设 组织系统建设包括四个方面： 领导、机构、人员、工作网络 档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的副主任，确定档案部门的负责人。 体现“领导作用原则”。 应在三个层次确定档案工作负责人：企业分管领导； 各职能或承办部门、项目工作部门负责人；档案部门的负责人。 档案机构设置 企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。企业

2、档案机构具有指导各部门文件归档，并监督指导本企业所属机构档案工作的职责，因此，企业不能将档案机构设在不具有企业内部监督管理职能的服务性机构内。企业应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心。规模较小的企业或有些专业需要的企业，可指定相应机构承担档案管理的职能；有条件的特大型企业集团应建立企业档案馆。 档案人员配备企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。企业应配备专职档案人员；企业各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员；企业应保持档案人员相对稳定。 档案工作体系（网络）企业应建立以档案部门为核心

3、，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。5.2 企业管理职责五个方面：为档案工作持续发展提供保障；将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行考核；采取必要的措施确保档案的完整、准确、系统和安全；在产权发生变动时做好档案的处置；对档案管理奖成绩、惩损失。 核心是：条件保障 企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员的岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。体现“全员参与原则

4、”。 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发19986号文件的要求进行，其他企业可参照。 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。.3企业部门职责四个方面：部门或项目负责人的责任；文件形成者的责任；专兼职档案员的责任；职能或承办部门的责任。 核心是：落实责任 企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。 企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。 专兼职档案人员应负责收集、

5、整理应归档文件，对归档文件的整理质量负责。 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO15489.1第七章、ISO15489.2和档发20025号文件要求。5.4 档案部门职责 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。体现“与供方的互利关系原则”。 监督、指导、检查企业所属单位（包括排除机构和投资的全宗、控股企业）的档案工作。 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。5.5 档案人员要求 档案人员应遵纪

6、守法、忠于职守、具有专业知识。 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。 档案人员应定期接收档案业务培训。 第六章 6 档案工作制度：明确企业档案工作制度体系。制度制定程序以及应对制定的工作规章、管理制度和业务规范。三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制度体系。 制定企业档案工作的制度体系要覆盖要齐、职责要明确、要求要具体，控制和考核指标要有力度（行政、经济手段），档案部门要有权重。6.1 工作规章包括四个方面：明确文件形成、归档责任；制定企业档案工作规定；建立责任追究制度；制定档案管理应急预案。 明确企业文件

7、形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。 首先提出建立文件与档案管理岗位责任制和文件形成归档责任。建立岗位责任制的目的是加强文件形成、管理、归档、保管、利用全过程的管理。 制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。企业档案工作规定，是企业根据国家档案局法律法规，结合企业管理模式和企业实际，制定的档案工作管理方面的纲领性的制度，也是诸项制度中最重要的制度。企业档案

8、工作规定应对本企业档案工作的基本原则、档案管理体制和档案工作人员职责、档案管理各项业务等内容作出的规定。可以设总则、档案管理体制与人员配备、企业文件材料形成积累与归档要求、档案整理、档案保管保密、档案鉴定与销毁、档案统计、档案信息开发利用、档案现代化管理、资产与产权变动的档案处置、奖励与处分、附则等章节。 建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。建立档案工作责任追究制度。责任追究的范围、责任追究的对象、责任追究的内容、责任追究的方式和处理办法、追究程序、责任追究的处理

9、期限。 制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织机构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。 企业应先制定应急管理办法，再做应急预案，预案要涉及到人、部门、联系方式以及上报备案等。6.2 管理制度包括一下八个方面制度：文件归档制度；档案保管制度；档案鉴定销毁制度；档案统计制度；档案利用制度；档案保密制度；电子档案管理制度；档案管理系统操作制度。这是最基本的八个制度。 文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求及归档控制措施。 档案保管

10、制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。 档案保管应按照国家及档案行业标准要求执行。档案库房建设要纳入企业建设、维护计划，要具有“八防”功能和监控、报警措施，确保档案的完整、安全。库房温湿度等。 档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。成立鉴定销毁工作组织人员：企业领导、有关职能部门负责人及业务人员，档案人员。明确鉴定工作职责：根据企业归档范围和保管期限表，确定鉴定的原则和方法，定期对到期档案进行鉴定，形成鉴定销毁档案目录以及鉴定销毁报告等。鉴定销毁程序：

11、经审核批准，组织监督销毁，销毁目录归档。 档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。统计工作内容：档案数量统计，包括档案收进、移出、销毁、实存数量情况；档案工作质量统计，包括档案归档、完整、准确等情况；档案开发利用统计，包括借阅借出人次、数量、查全查准率、利用率、准确率等情况。 档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。企业档案的信息资源和实体的开发利用，必须严格执行保密制度，在遵守保密制度的情况下，积极提供和开发档案信息，为企业各项工作服务。 档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保

12、密责任。企业档案保密制度，应确保档案实体和信息的安全提出具体要求。档案人员应必须严格遵守保密守则，离职后不得泄露。涉密档案加强保密措施，严格履行手续和控制知悉人员。 电子档案管理制度。应对企业信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。电子文件的归档应遵守两个原则：一是电子文件的归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档；二是同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作。 档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。6.3 业务规范包括以下几个方面：文件、档案整理规范；档案分类方案；文件归档范围和保管期限表；

13、特殊载体档案管理规范等。 文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和归档装具要求等。（同7.3.1）对企业文件、档案整理提出的要求。文件、档案整理原则是遵循文件、档案形成规律，保持文件、档案的有机联系，便于保管利用。 档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。电力企业严格执行企业档案分类表。火电、水电企业按照企业档案分类表（6-9大类）；电力企业按照文书档案0-5大类；会计档案分类按照文书档案43会计账务类目；煤矿档案分类按照原煤炭部煤办1994110号文（这里包括文书、科技以及其他载体档案，今年集团公司将制定印发煤矿建设分类表）；风电企业档案分类表6-

14、9大类；新能源项目的分类表集团公司有的开始调研，由集团公司统一印发，不允许各自为政现象。 文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限表。 “文件归档范围和保管期限表”是企业档案工作重要的基础业务工作。 特殊载体档案表管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。收集范围应以企业文件归档范围和保管期限表为主，参考载体形式。在管理上一般不单独设置类目，可根据内容同纸质载体档案对应分类编号。载体形式和保管要求不同，建议分库保存。特殊载体存在形式有：照片、缩微胶片、录音磁带、录像带、磁盘、光盘、实物等，实物包括奖杯、奖状、锦旗、印章等。第七章 7 档案业务工作：

15、明确了文件材料形成积累、归档、收集、整理责任与方法和档案保管、鉴定、统计、利用等工作的具体要求。 企业档案工作与业务活动档案是各项业务文件处理完毕后的转化。文件在最初的形成阶段虽然处在动态变化的过程，但是否具有档案保存价值的内在属性已经确定。档案能否完整、准确、系统是取决于业务活动的文件管理状态。需要在业务活动中对文件进行“档案化”管理。“文件向档案的转化”和“档案与活动的信息交换”两方面的客观存在，都说明企业档案工作与企业的所有业务活动都有着不可分割的内在联系。 在企业档案管理中需要明确的概念：1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分。 2）做好文件形成及其管理是企

16、业各岗位人员的职责。 3）检查、指导文件的管理是档案部门义不容辞的责任。企业档案在不同时段的管理职责分工：1) 文件形成部门要按照档案管理的要求承担文件形成阶段的管理；2)档案人员主要承担档案室或档案馆保存阶段的管理；3）信息技术人员承担电子环境中档案的技术维护。 企业各级对档案工作的责任：企业的领导层：将档案工作纳入企业领导的议事日程，做出整体规划，并采取措施确保档案管理制度在企业各层级、各环节、各岗位得以贯彻落实。 企业管理的中层：要将档案管理的具体要求纳入落实到所负责工作的流程和考核中，督促员工做好文件管理工作。 企业的基层：要纳入有关人员岗位责任制，做好文件管理的具体工作。“三纳入”：

17、纳入日程、纳入流程、纳入责任制“四参加”：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定和基本建设项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。“四同时”：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时作好项目文件归档交接。 文件的形成、积累从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出“档案化”的管理要求。两方面的要求：文件形成时记录载体和记录方式的要求；文件形成后及时移交保管的要求。文件整理与归档：四个方面的要求： 文件的整理、文件的归档范围、文件的归档时间、文

18、件的归档要求。7.3 文件整理与归档 文件整理文书档案整理按照归档文件整理规则DA/T22的要求；科技档案的整理按照科技档案案卷构成一般要求GB/T11822的要求；基本建设项目文件的整理应该符合或参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28的要求； 会计档案的整理应该符合会计档案管理办法财会199832号文件的要求；会计档案案卷格式(DA/T 39-2008) 2008年9月1日实施；照片档案的整理应该符合照片档案管理规范GB/T11821的要求； 录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合磁性载体档案管理与保护规范DA/T15的要求；电子文件的整理应该符合电子文件归档与管

19、理规范GB/T18894和公务电子邮件归档与管理规则DA/T32的要求；计算机辅助设计文件的整理应该符合CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T17678.1的要求。 文件归档范围归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权发生变动、直至注销，各个阶段的文件都应在档案中有所记录和保存，要能够真实记录和准确反映企业的发展历程。归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。归档范围和保管期限表既可以成为单独的档案业务文件，也可与归档制度合并为一个文件。制订归档范围的基本方法：掌握依据，调查研究 ；拟定初稿；广泛征求意见；各立档部门负责人审核；修改完善后报批；主管部门审批，发布执行；纳入相关制度。制

20、订归档范围需要注意的问题：1.在确定归档范围时，对容易忽视或不易收全的文件材料应予以特别注意。 2.企业应根据新变化的需求对文件材料归档的范围进行调整和完善。一是归档文件的内容更加广泛和准确。二是归档材料的载体形式更加多样。三是归档材料的价值鉴定更加复杂。3.在确定档案的归档范围时，也应注意体现“以人为本”的原则。 文件归档时间文件材料的归档时间主要有两种：定期归档、随时归档 随时归档的文件： 1资产与产权相关文件是需要严加控制的核心文件； 2机密性强的、特殊的科技文件； 3产权变动及人员变动应清退的文件； 4非纸质载体文件； 5外来文件。电算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别于传统的纸

21、质会计核算材料，主要体现在：1“双轨制”要求。2特别要求。 电算化会计档案在进行接收鉴定时，主要做好以下工作：1） 检查电算化会计文件在形成阶段进行准确性的鉴定和监管时，录入员、稽核人员和会计主管人员的签章手续是否完备；2）会计电算化系统开发和使用的命令文档资料及软件程序备份是否按规定同时归档；3）采用单一的磁盘或光盘存储会计数据，应征得财政主管部门同意，并要定期复制、检查和监控。 文件归档要求 七个方面的要求：第一、 应实行部门立卷；第二、归档文件的质量； 第三、归档原件；第四、非纸质文件和外文材料；第五、归档文件的份数；第六、合作项目文件；第七、填写档案交接登记表。7.4 档案收集工作两个

22、要求：认真做好文件归档的交接工作；企业应该接收档案与收集资料的范围。 收集工作有两种形式：一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。7.5 档案整理工作档案部门应区分全宗（立档单位）进行档案的分类、排列和编目。全宗：全宗是一个独立的企业或人物在各项活动中形成的档案有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。也可通俗理解为一个立档单位的全部档案。立档单位即形成档案全宗的单位，又称“全宗构成者”。对于企业来说，构成全宗（立档单位）的条件有两点：具有企业法人资格；属于独

23、立经营的经营核算实体。一个立档单位可能只有一个全宗档案，也可能会形成多个全宗档案。一般情况下，一个企业的全部档案就是一个全宗，但当企业的生产关系或基本职能发生了根本变化，比如企业相互之间进行重组、企业改制等重大变化时，则应另立全宗，同时将变化前各自的企业档案全宗保持不变，这是就会形成多个全宗。以下有几种情况：（1）一个企业分成两个或两个以上企业的情况（一分为二）；（2）两个或两个以上的企业合并为一个企业的情况（合二为一）；（3）由企业内部的一个组织机构改变成为一个独立企业的情况（由内向外）；（4）由一个独立的企业改变为某一个企业内部的组织机构的情况（由外变内）；（5）由于某种特殊原因，中断了一

24、段时间的工作，以后又恢复了正常的活动情况（中断）；（6）仅仅是企业职能扩大或缩小、企业名称发生改变、企业隶属关系发生改变的等情况（更名）。单位如有多个全宗档案的企业，应区分全宗进行分类、排列与编目等档案管理工作。7.6 档案保管工作档案保管工作三个方面的要求：档案、底图、磁性载体文件的存放和备份要求；档案入库前的修护要求；库房管理要求。 磁性载体文件的保管：防磁;磁带要平放;定期检查；长期不用的磁带要防止相邻磁带互相磁化；要及时对磁性载体文件进行转换。7.7 档案鉴定工作档案鉴定工作按鉴定时段包括：归档鉴定 到期鉴定鉴定内容包括： 价值鉴定 质量鉴定 利用范围鉴定 企业档案部门对于归档鉴定要做

25、的基本工作：区分档案与非档案。区分“永久”与“非永久”。区分重要档案和一般档案。区分要控制使用的和可以公开使用的文件与档案。区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归档后较为稳定的档案。区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份纸质档案。鉴定工作提出六条要求：企业应成立鉴定组织；根据文件内容价值确定企业档案的保管期限；对企业档案保管期限的划分；对永久档案的界定；对定期档案的界定；对到期档案的鉴定。企业编制档案保管期限表应注意以下几点： 1. 编制企业档案保管期限表要以国家和上级已颁发的有关档案保管期限规定为依据，结合企业的职能特性和专业特点，将其细化为本企业的规章制度。2. 国有企业档案保管期限表

26、应当经过批准，报有关 部门备案。3.档案保管期限表应当由企业正式行文公布或通过 其他形式发布周知。4.档案保管期限表应该及时进行修订。 企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。 1定性分析的方法。 需要注意的问题：1）科技档案的价值鉴定以“套”为基础。2）直接审阅科技档案的内容是直接鉴定法的关键。3）科技档案保管期限的确定以“案卷”为单位。2定性与定量分析相结合的方法。对到期科技档案进行鉴定时，需要注意掌握好以下几个方面的情况：1关于文书档案的鉴定2关于科研档案的鉴定 3关于基建档案的鉴定 4关于设备档案的鉴定 5关于会计档案的鉴定 7.8 档案统计工作三个要求：及时、准确地填报本企业档案工作

27、年报及有关统计报表；建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案部门室藏档案情况，年度出入库情况，档案利用情况，档案专兼职人员情况，档案设施、设备情况，档案销毁情况等；档案工作应保持连续性。档案统计工作的要求：确保准确性。保持连续性。保证及时性。加强分析研究。7.9 档案利用工作共款要求：加强检索系统的建设；要设定利用者权限；要进行利用登记；应采取多种方式；编制各种实用汇编；编写初加工的专题材料；编写深加工的研究材料；可举办档案展览。检索系统建设应符合以下要求：检索信息要覆盖全部库藏。 检索功能要匹配合理。检索功能要适合库藏特点和特定的利用需要。 要保持基本检索工具的稳定。 企业档案资源开发编研中

28、，注意两个方面的问题：档案资源的开发编研工作属于档案公布的范畴，开发编研时要注意档案公布的法律规定。可以注意针对知识产权的时空特点，对不同时空范围实施不同的开发利用策略。第八章 8 档案信息化建设：明确了档案信息化的目标和原则，对电子文件归档、传统载体档案的数字化、网络服务与业务系统以及电子档案的安全与保存提出要求。8.1 档案信息化目标与原则2006年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的2006-2020年国家信息化发展战略指出，“信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会变革的重要力量。大力推进信息化，是覆盖我国现代化建设全局的战略举措，是贯彻落实科学发展观、全面建设小康社会、构建社

29、会主义和谐社会和建设创新型国家的迫切需要和必然选择。”企业档案信息化是在国民经济和社会信息化大环境下提出的，是企业档案工作适应企业信息化发展需要的必然要求。在全国档案工作“十一五”规划中，档案信息化建设已放到突出位置，企业是我国经济建设的主体，其档案管理信息化工作既是企业信息化的必然要求，也是全国档案信息化建设的重要组成部分。企业信息化建设的基本要求：1档案信息化的目标与原则；2电子文件归档要求；3档案数字化要求；4电子档案的保管；5档案信息网络化服务；6档案管理软件要求 企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。这一条明确了企业档案信息建设的“总目标”：促进、完

30、善企业信息化；提升档案管理现代化水平。应当明确，没有档案的信息化，企业信息化是有缺陷的；企业档案信息化是对企业信息化的促进和完善。这既是企业档案信息化建设的意义所在，也是企业档案信息化的总体目标之一。同时，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为目标。 企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。 这一条确立了企业档案信息化应坚持的原则：技术与管理并重；与企业信息化协调同步。企业档案信息化建设必须坚持技术与管理并重。信息化不仅是技术问题，更是一个管理问题，只有通过不断的管理提升和流程再造，才能实现与信息化的良性互动。因

31、此，企业档案信息化建设应以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用，信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。国家档案局关于加强企业档案信息化建设的意见 （2005年5月8日）一、充分认识企业档案信息化建设的作用二、明确企业档案信息化建设的目标与原则 坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则 坚持技术与管理并重的原则三、建立健全企业档案信息化建设规章制度四、建立适应企业信息化要求的档案管理系统五、完善电子文件归档与档案信息数据库的管理六、加强对企业档案信息化建设的规划和指导 企业各信息

32、系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。这一条主要是要求企业在开发和实施各种信息系统时，要充分考虑档案管理的要求。企业档案管理系统应与企业有关管理系统（如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等）相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计，应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。8.2、电子文件的归档要求 电子文件归档是档案信息化资源建设的重要内容，而资源建设又是档案信息化建设的基础和核心。因此，在档案信息化建设中，必须将电子文件的归档作为重要内容，列入建设规划。 电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图

33、形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。这一条主要是对电子文件的生成和归档范围提出原则要求。关于电子文件的归档范围，本规范提出两条原则性要求：一是文本、图形、图像、数据等类型电子文件的归档范围，应参照纸质文件归档范围确定；二是音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围，应根据相关规定和需要确定。8.3 传统载体档案数字化8.4 电子档案的保管关于电子档案的保管（）通常脱机保管的载体是用光盘。DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和应用规范规定了归档光盘使用和管理的技术要求。主要内容有：

34、电子文件归档所用CD-R/DVD±R光盘的主要技术指标 归档光盘的标签 光盘数据刻录 归档光盘的备份 归档前检测 归档光盘的保存、使用和维护 归档光盘保存、工作和检测的环境条件 归档光盘的三级预警和性能监测 归档光盘的数据迁移策略 8.5 档案网络化服务 企业应建立馆（室）藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。建立档案馆（室）藏档案目录数据库并逐步实现档案的全文检索，是做好档案网络化服务的重要手段之一。首先是档案馆（室）藏档案目录数据库的建立，这既是档案部门和档案人员开展档案利用工作的必要基础，也是企业领导和各部门人员了解馆（室）藏情况的重要渠道。档案目录数据分案卷级和文件级两

35、个层次，对不同门类的档案，它们各自的作用和功能是不一样的。对文书（管理）类档案而言，应着重建立文件级目录数据库，而对产品、基建、科研、设备类档案而言，有时案卷级目录可能更便于利用。所以，两个层次的目录建立应该并重。要实现档案的全文检索，建立全文数据库是必要的条件。为此有条件的企业可根据实际，逐步建立归档电子文件数据库、CAD文件数据库、数字化档案数据库、照片档案数据库、多媒体照片档案数据库等档案全文数据库，还可根据需要建立本企业的发明、专利档案数据库，本企业的资产、资质证照数据库等专题档案数据库。 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。由

36、于企业人员的身份不同，对档案利用的范围和权限也有区别。因此，对不同人员设定不同利用权限，并按照不同人员的利用权限提供相应档案信息服务，是网络环境下做好档案提供利用的重要措施。要做到这一点，必须具备几个条件：一是要建立档案分级管理和利用的制度，做到有章可循；二是档案管理系统具有对不同利用者的权限管理功能；三是档案部门已对档案目录数据库和全文数据库的数据进行分级（划控管理）。 涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网络逻辑隔离。这是确保档案管理系统安全的措施之一，也是国家保密局有关文件的明确要求。2000年1月国家保密局发布的计算机信息系统国际联网保密管理规定第六条规定：“

37、涉及国家秘密的计算机信息系统，不得直接或间接地与国际互联网或其它公共信息网络相联接，必须实行物理隔离。” 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。这是确保档案管理系统安全的又一措施，主要是通过身份认证、权限控制、加装防火墙等相关技术来实现。 档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。俗话说，天有不测风云。档案管理服务器的安全也是如此，没有百分之百安全的网络服务器。针对这一情况，必须采取可靠的数据备份与数据恢复措施。良好的数据备份与恢复方案应该做到：一是数据异地备份。档案管理服务器的数据备份不仅要在服务器本身的硬盘上进行，同时还要在服务器以外的其他硬盘载体上进行异地备份。当档案管理服务器的硬盘发生损坏时，才能够及时利用其他硬盘上的备份镜象进行还原，把损失降到最低。二是数据备份间隔时间不能太长，至少应该一天备份一次。当然，出于硬盘空