办公自动化和知识管理

1、办公自动化和知识管理办公自动化和知识管理l第一代：以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。l时间：从20世纪80年代中期起步l第二代：以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。l时间：从20世纪90年代中期开始l从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。l公文流转第二代：实现了收发文和档案管理一体化的自动处理。第三代：在此基础上，为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识。l第一类对应 第一代办

2、公自动化简单的Office + 简单的网络功能售价：几千元l第二类对应 第二代办公自动化WorkFlow售价：几万到十几万元l第三类对应 第三代办公自动化KM（Knowledge Management），包含知识库售价：一百万元以上lOffice Automation（办公自动化）lOffice Information System（办公信息系统）lKnowledge Management（知识管理）l其他一些名字Electronic Management Platform（EMP，电子管理平台）Electronic Office Platform（EOP，电子办公平台）Internet In

3、teraction Information Management（IIIM，Internet交互信息管理）l应用电子信息技术，提供先进的办公信息处理手段，最大限度地提高办公效率和办公质量，改善办公环境和条件，提高办公管理和决策自动化和科学化水平。信息化流程化无纸化l加快公文信息传输，提高工作效率。l实现信息共享和信息的快速检索，提高办事效率和决策效率。l成为事物处理的工具，省却大量繁杂的劳动。l实现公务处理流程化、信息化，使其规范化、准确化、无纸化，提高办公质量。l加强安全保密工作。l节约费用。l提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工

4、作可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量缺点：传统数据类型（结构化信息）只能进行表示和存储，不能进行进一步的处理l处理大量的复合文档型的数据信息办公自动化所处理信息的载体：文件、报表、信函、传真等非结构化数据、复合文档数据、对象数据引入“文档数据库”或“对象存储”的概念以文档数据库为核心，结合关系数据库l包含大量的工作流应用工作流：一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。例子：公文审批、申请、每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。工作流程可以是互

5、相连接、交叉或循环进行的工作流自动化的三种实现模式：l基于邮件l基于共享数据库l基于邮件和共享数据库结合模式（群件模式）l支持协同办公和移动办公协同办公：在群体中互相沟通、合作的工作方式l异步协作方式：电子邮件、网络论坛、l同步协作方式：网络实时会议、移动办公：提供办公人员在办公室以外的办公手段l通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统l应有完整的安全性安全性控制功能是办公自动化系统得以投入使用的先决条件。安全性控制要求：l防止非法用户侵入l权限控制l存储和传输加密l电子签名l能集成其他业务应用系统和Internet办公自动化系统作为Intranet的重要应用，必须能够与Intern

6、et相连接l电子邮件lWeb发布办公自动化系统应该成为“数据存访中心”l第三代办公自动化系统以知识管理为核心l知识管理是一种系统，是帮助企业发现知道什么、如何定位拥有专门知识的人、如何传递这些知识及如何有效利用知识的系统，它意味着能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助他们采取正确的行动，避免重复错误和重复工作，帮助企业提供整体业务水平的提高。l把知识管理融入BPR（业务流程重组）知识管理只有与业务流程紧密相连，才能获得成功。将知识创造与发布同企业的业务流程相结合，不仅可以节省大量开支，更重要的是能够产生巨大的价值，通过知识管理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理，实现知识共享和再利用，从而提高业务水平和效率。l改造企业文化知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。改造传统的企业文化、建立有利于知识共享的新型企业文化，是企业能够在知识经济时代不断发展的关键因素。l通过知识管理提高企业的核心能力建立学习型企业所谓学习型企业，是指通过不断的学习来改企业自身、提高企业竞争力的企业，善于不断地学习是它的本质特征。这里所说的学习并不仅仅是单纯的看书、办学习班，而是包括了企业在系统研究项目和产品开发、营销、技术支持过程中学习，它强调全员学习、全程学习和团队学习。全员学习：从决