第一章办公自动化基础

1、第一章办公自动化概述考核要求:(一办公自动化的概念1.识记:办公自动化的意义2.领会:(1办公自动化的要点;(2办公自动化的主要环节(二办公自动化的关键技术1.识记:(1语音处理(2图形与图像处理(3决策支持技术2.领会:(1数据处理(2文字处理(3网络通信技术(三办公自动化系统1.识记:(1办公自动化系统的组成(2办公自动化系统的开发2.领会:(1办公自动化系统的模式所占比重:本章占试卷的分数约为5分题型为:选择题、填空题、名词解释第一节办公自动化概述一、办公自动化(OA的定义:(一季斯曼定义将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而且结构又不明

2、确的那些业务上的一项综合技术。办公活动内容:书面、口头信息生成与处理;书面、口头信息传递与管理;办公时间的安排;办公资源的运用。(二我国专家的定义利用先进的科学技术,不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中,并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。目的是尽可能充分地利用信息资源,提高生产率、工作效率和质量,辅助决策,求取更好的经济效果,以达到既定目标。办公自动化是以行为科学为主导,以系统工程学为理论基础,综合应用计算机技术和通信技术来完成各项办公事务。以计算机等现代办公设备取代传统的手工办公用具,以现代化的办公系统代替传统的手工办工系统。二、办公自动化发展概况

3、(一国外办公自动化发展情况1.美国:1975年前基本通信设备和办公用单机设备1975-1982新型办公设备,个人计算机进入办公室1983年后应用局域网络技术和远程通讯网络技术,系统综合设备采用2.日本:初期1979-1982,引进、开发、使用办公用的单机设备发展期1983-1984办公机电化改进期1985-1987多功能综合机,各种作业过程自动化成熟期1988年后办公系统集成化(二我国办公自动化的发展情况1.我国办公自动化的发展六五:启蒙与准备时期;七五:开创与初见成效时期;八五、九五:发展并走向成熟时期(从一九五三年第一个五年计划开始,已经编制了十个“五年计划。2.加速我国办公自动化发展的对

4、策适应政治体制改革形势,实现办公机构、办公制度的科学化适应办公自动化的需要,努力提高办公人员的素质广泛开展技术研究,加速办公自动化技术的推广应用三、办公自动化的主要环节办公自动化系统应包括四个基本环节:信息采集、信息加工、信息传输和信息保存。其核心任务是向办公人员提供所需的信息。四、办公自动化的意义1.办公自动化是现代化管理和建立运转协调、灵活高效的政府行政管理体系所必须的2.办公自动化对我国的经济发展,提高管理和决策水平,促进社会进步和“四化”建设都将起到重要作用3.提高办公效率和科学决策水平4.办公自动化可以显著提高管理水平,提高劳动生产率。第二节办公自动化的关键技术计算机技术和通信技术是

5、办公自动化的两大技术支柱,大约包括如下六个方面:一、数据处理数据:计算机加工处理的对象,能够输入计算机并且被计算机进行加工处理的信息。数据处理:利用计算机对数据进行收集、存储、加工、传播等一系列活动的总和,其特点是数据量大,数据结构复杂,时间性强,从运算上看,没有太复杂的数据计算,只涉及一般的算术运算和逻辑运算。二、文字处理文字处理:文稿编辑和文件管理等现代化的手段,包括起草文件、文字编辑、表格编辑等工作。三、语音处理语音处理就是用计算机对语音信息进行处理的技术,包括语音的输入、识别、合成和存储。四、图形与图像处理图形与图像处理就是使用计算机对图形与图像进行处理的技术。包括图形与图像数字化、增

6、强与复原,图像数字编码,图像分割和图像识别等。五、网络通信技术办公自动化离不开通信技术。六、决策支持技术决策支持技术-决策者利用决策支持软件进行大量数据的收集和分析处理,寻求解决问题的方法和模型,从而作出正确的决策。第三节办公自动化系统办公业务活动概括为:存储、交换、加工信息和基于信息的科学决策。一、办公自动化系统的模式办公自动化系统一般有三类模式:1.事务型办公自动化系统事务型的办公系统有单机或多机组成,负责文字处理、表格编制、文档管理、行文管理等办公的一般事务工作,属于办公自动化建设的初级阶段。2.管理型办公自动化系统管理型办公自动化系统有各种较完善的信息数据库,由具有通信功能的多机网络组

7、成,能对大量的各类信息进行综合管理,使数据信息、设备资源共享,使办公效率得到很大的提高。这类办公自动化系统属于建设的中级阶段。3.辅助决策型办公自动化系统辅助决策型办公自动化系统具有方案比较和辅助决策功能,利用预先设计的决策模型辅助人们作出判断和决策。属于高级阶段。二、办公自动化系统的组成办公自动化系统的构成应包括三个部分:设备,软件和办公人员。1、识记:(1办公自动化系统的组成:办公自动化设备、办公自动化软件、掌握现代办公技术的办公人员办公自动化设备:主计算机;各种输入设备、各种输出设备、工作站、通信设备、各种办公设备办公自动化软件:办公自动化系统软件、办公室应用软件(通用、专用(2办公自动

8、化系统的开发-一个具体的办公自动化系统从无到有的过程软件生存期:软件产品从形成概念开始,经过开发、使用和不断增补修订,直到最后被淘汰的整个过程OA系统生存周期:系统分析、系统设计、系统实施、系统运行维护系统分析-建立一个明确、具体而又可行的系统目标。具体步骤:调查研究-任务需求调查、办公环境调查-资料阅读、问卷普查、个别访问、实地观察可行性分析-经济可行性、技术可行性、社会可行性用户需求分析-对系统的功能、性能及运行环境限制等方面提出要求系统总体规划-办公现状分析、系统目标、阶段任务、设备选择、投资分配、管理机构、人员设置、技术培训、实施条件、实施步骤等形成系统分析说明书-系统需求说明、系统目

9、标、系统逻辑模型和软件实施总体方案等总体规划系统设计阶段的工作分为:总体设计、详细设计总体设计:确定系统如何完成预定的任务。主要包括:总体结构设计(最重要及确定系统的硬件选配、软件选配、代码设计、界面设计结构化设计方法:将整个系统按照不同的功能和层次划分为一个个功能简单明确且相对独立的部分(模块,每个模块实现系统的一项具体功能,自顶向下,逐步细化。工具:系统层次图、细化的IPO图、模块结构图模块结构图:描述软件层次特性的工具,描述某个模块负责管理控制哪些模块以及上下级模块或同级模块之间的数据传递关系。成分:模块(方框-模块名、调用(从调用模块指用被调用模块箭头、数据流向详细设计:程序、过程的具

10、体算法设计-辅助设计工作:流程图。-对具体任务进行算法设计和其他辅助内容的设计,包括系统输入输出设计、数据库设计、代码设计、程序设计语言的选择流程图:采用文字和各种表达式来描述解决问题的具体步骤,每一步或几个步骤都由代表不同含义的框格括起来,并用箭头指示其执行顺序。系统实施:设备购置、软件实现(编程、测试、人员配置和培训、数据的准备。编程:使用预先选定的计算机语言去描述已经完成的程序流程图,把用文字表达的解决问题的步骤转换为计算机能够接受并执行的指令形式。测试:发现软件的错误并对其进行修改和纠正-模块测试、联合测试、系统测试模块调试:由程序员在模块程序编写中对程序的正确性进行测试,编码阶段联合

11、调试:将一组关联度大的程序进行共同测试-主要内容:对接口的调试系统调试-将系统放在系统的应用环境中进行测试-正确性、可靠性、适应性-第三方组织测试小组测试数据-常规数据、边界数据、错误数据系统运行维护-用户教育、系统评价、软件维护系统维护目的-硬件维护、软件维护(改正性维护、适应性维护、扩展性维护、数据维护2、领会:(1办公自动化系统的模式-事务型、管理型、辅助决策型事务型办公自动化系统由单机或多机组成,负责文字处理、表格编制、文档管理、行文管理等办公一般事务管理型有各种较完善的信息数据库,由具有通信功能的多机网络组成,能对大量各类信息进行综合管理,使数据信息、设备资源共享,使办公效率得到很大提高辅助决策型具