与工作组有效地协作

1、与工作组有效地协作作为项目经理，您依赖于工作组来帮助创建各种重要的项目文档。工作组制订项目计划、风险管理计划、演示文稿、报表和许多其他文档。您需要将此类材料提供给客户。需要将其发送给上级主管部门进行审批。通常，您将其作为有价值的项目数据来维护。无论您打算如何处理文档，您都希望确保它使用工作组提供的所有事实和专业知识。Office 2003 中的协作和审阅工具成功的团队合作意味着每名成员都有机会并可以利用工具向工作组文档中添加自己的观点和想法。使用 Microsoft Office Professional Edition 2003 中的审阅工具，这部分工作会变得更加简单。您可以轻松地将您的工作

2、发送给审阅者、跟踪文档进度并将批注合并到一个附加文档中。准备文档 利用现有资源例如，您可能在管理一个五人工作组，它们正在开发一种新产品。工作组已在会上制订了总体项目计划，包括设计要求、关键风险和主要里程碑。您想使用目前收集到的所有数据，整理出项目计划的草稿。之前您制订过类似的项目计划，因此您打开了其中的一个计划以将其用作新计划的基础。从审阅以前的项目计划开始，并决定要删除或更新哪些部分及保留哪些部分。然后，合并来自其他文件和来源的附加项目信息。添加来自 Excel 或 PowerPoint 的信息工作组一直将成本估计数据保存在 Microsoft Office Excel 工作表中，

3、因此您想将此信息包括在项目计划中。您还在一位工作组成员使用 Microsoft Office PowerPoint® 整理的初步演示文稿中发现了对项目领域的较好描述，您也想使用此信息。您可以轻松地将信息从 Excel 或 PowerPoint 复制并粘贴到 Word 中。将信息从 Excel 或 PowerPoint 复制到 Word 中1. 在 Excel 或 PowerPoint 中，选择要复制的信息。 注释  当复制的 PowerPoint 文本跨多张幻灯片时，请从左侧窗格的“大纲”选项卡中选择文本。2. 单击“复制” 。 3. 切换到 Microsoft

4、Word。 4. 在文档中单击要放置信息的位置。 5. 单击“格式” 工具栏 （工具栏：工具栏中包含可执行命令的按钮和选项。若要显示工具栏，请单击“工具”菜单中的 “自定义”，然后单击 “工具栏”选项卡。）上的“粘贴” 。 6. 单击数据旁边的“粘贴选项” 。然后执行下列操作之一。 为此.请单击此选项.将 Excel 数据作为 Word 表格粘贴“匹配目标区域表格样式”或 “保留源格式”粘贴指向 Excel 数据的链接，以便每次更改原始 Excel 工作簿中的数据时，Word 文档中的数据都会更新“匹配目标区域表格样式并链接到 Excel”或 “保留源格式并链接到 Excel”将 E

5、xcel 数据作为文本粘贴，其中每行位于单独段落中，并由制表符 分隔单元格值“仅保留文本”粘贴 PowerPoint 信息并保留原始格式“保留源格式”粘贴 PowerPoint 信息并匹配 Word 文档中的格式“匹配目标格式”将 PowerPoint 信息作为文本粘贴，其中每行位于单独的段落中“仅保留文本”粘贴 PowerPoint 信息并应用新样式“应用样式或格式”处理来自电子邮件的信息您已通过电子邮件了解了工作组在项目计划各个方面的研究和输入情况。一位工作组成员整理了一份包含所有可识别风险的列表，您将他的邮件保留在电子邮件存档中。您几乎可以一字不差地使用此邮件，只需稍做编辑即可。由于您使

6、用 Word 作为 Microsoft Outlook® 的电子邮件编辑器，因此可以在文档之间进行复制和粘贴。使用 Word 中的“选择性粘贴”功能，可以很容易保留项目计划的独特格式和样式。使用“选择性粘贴”功能进行复制和粘贴1. 在 Outlook 中，选择要复制的信息。 2. 单击“复制” 。 3. 切换到 Microsoft Word。 4. 在文档中将要放置信息的位置。 5. 单击“格式”工具栏 （工具栏：工具栏中包含可执行命令的按钮和选项。若要显示工具栏，请单击“工具”菜单中的 “自定义”，然后单击 “工具栏”选项卡。）上的“粘贴” 。 6. 单击数据旁边的“粘贴

7、选项” ，然后执行下列操作之一。 目的.请单击该选项.粘贴 Outlook 信息并保留原始格式“保留源格式”粘贴 Outlook 信息并匹配 Word 文档中的格式“匹配目标格式”将 Outlook 信息作为文本粘贴，每行在独立段落中“仅保留文本”粘贴 Outlook 信息并应用新样式“应用样式或格式”插入问题和批注在工作过程中，对于审阅的信息您可能有些问题。例如，您想确认是否已确定没有其他风险，或者是否商定其他关键的里程碑。为了引起工作组成员对这些问题的注意，您决定以批注的方式插入这些问题。向文档添加批注1. 在 Word 中打开文档。 2. 选择要添加批注的文本或项目。3. 在“审阅”工具

8、栏上，单击“插入批注” 。（要看到“审阅”工具栏，请指向“视图”菜单上的“工具栏”，然后单击“审阅”。） 4. 在批注区域键入您的批注。 发送文档以供审阅您已经进行了初步更改并已将草稿保存在自己的计算机中。下一步是为工作组成员准备电子邮件，请他们审阅项目计划。无需离开项目计划文档，使用“发送”命令便可在 Outlook 中生成电子邮件，而且您的文档将自动为协作做好准备。分发文档以供审阅1. 在“文件”菜单上，指向“发送”，然后单击“邮件收件人(审阅)”。 Outlook 随即打开一封新邮件，其中“主题”行中显示“请审阅 文档名”。电子邮件的正文自动显示为“请审阅附加文档。”您可以发送默认的邮件

9、，也可以对其进行编辑以包含更具体的说明。2. 在“收件人”行中输入工作组成员的电子邮件地址并单击“发送”。 传送文档使用“发送”命令的“传送”功能可以选择您希望工作组成员审阅文档的顺序。您可以创建一个传送名单，其中列出工作组成员接收文档的顺序。收到文档的成员建议更改、回答问题或进行修订，然后将文档发送给传送名单中的下一个人。创建审阅传送1. 打开要传送的文档。 2. 在“文件”菜单上，指向“发送”，然后单击“传送收件人”。 3. 单击“地址”以选择收件人。 4. 在“键入名称或从列表中选择”框中，输入名称，然后单击“收件人”。对添加的每个收件人重复此步骤，然后单击“确定”。 5. 选择需要的传送选项。 6. 要传送文档，请单击“传送”。 将文档发送至下一位审阅者1. 在打开的文档中进行修改并提出建议，然后保存文档。 2. 在“文件”菜单上，指向“发送”，单击“下一传