公司文件资料归档管理制度

1、公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规公司的文件资料管理，完善公司文件资料的归档， 实现公司全方位规化管理的需要，特制定本制度。一、文件、资料的来源和围文件、资料的来源有两种：接收和发放。1、承受到文件时填写?文件接收登记表?和?文件移交登记表?。2、发放的文件填写?文件发放登记表?和?文件移交登记表?。文件、资料的来源围分为：公司部文件、总公司文件和外来文件。二、公司文件、资料归档的围和归档分类本公司文件、资料应归档分类和归档围如下：1、行政类：本公司对和对外已行文的规章制度、 规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。2、经营业务类：公司规划、年度方案

2、、经营情况、委托书、协议书、合同、工程方案等。3、人事类:劳动人事档案、劳开工资档案等。4、政府类：政府下发至公司的各类文件5、财务类：各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案,统计资料 等。6、音像类：公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。三、公司文件、资料归档的编制与编号公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合：统一归类、清晰 明了、轻重有别、“一案一号、便利查阅和保管的原那么。遇有一 案归入多类者应先确定其主要类别进展编号。1、本公司所有应归档的文件、资料，一律为文件的来源、文件的围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。女口：公司办公室的编号首为FNB总公司

3、财务部发来的文件编号为 SZC燃气协会 人事部发来文件为SWR2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进展分类 ，代码为：1行政类；2经营业务类；3人事关类；4政府类；5财务类；6音像类。3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后，以年月日加十位 进展归编。4、公司文件、资料的归档，应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受度。分为“一般级“重要级“级。以“A代表一般级，“ B代表重要级，“ C'代表级。“ A一般级文档包 含：公开发布的公司经营开展大纲、经营战略和经营方针、各类通 知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B重要级文档包含：公司重要会议纪

4、要、重要经营工程与决策、经营合 同、公司经营情况、重要工程资料、工程合同协议等 ，人事档案薪资 性档案、劳动合同，技术资料,财务资料等。“C'级文档：控的公司 经营开展大纲、经营战略和经营规划、经营工程与决策、战略性的合 作协议与其合同等。5、综上公司文件、资料归档的编制与编号为：文件的来源、文件的围 和部门头一个字的汉语拼音首字母大写 +类别+发布年月日+归档序号 +受密级。例如：将总公司办公室公开发布的通知归档为 2021年5月3日第一 份档案，其编号为：JZB(A)。四、档案的保管、调阅与归还1、巳归档的公司文件、资料，由办公室统一编号后形成?文件档案?,并根据文档的重要性和相关

5、性交相应部门的专管员保管。2、巳归档的公司文件、资料，由专管员负责填写?文档管理登记表?,并按指定专柜分类进展存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防 虫蛀、防丧失。3、公司档案必须依照职务级别进展调阅。调阅时须填写?文档调阅 申请表?。一般级公司文档，须填写?文档调阅申请表?方可调阅。重要级以上文档，须经主管领导批准前方可调阅。级公司文档,须经公司经理批准前方可调阅。4、公司文件、资料档案跨公司调阅，须经公司经理批准前方可调阅， 并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。5、档案归还时间为?文档调阅申请表?上填写的时间，归还时必须 填写?文档归还登记表?。五、归档保存期限1、永久保存：本公司章程、公

6、司各类证照、各级批文、印鉴、规章 制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度方案、年度 经营总结、技术资料、长期工程合同、年度财务会计报表、年度统计 报表。劳动人事档案与资料、其它核定须永久保存的文档。2、五年保存：根据需要须保存的文档。财务审计档案，会计档案， 统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的工程方案、其它经 核定须三年保存的文档。4、一年保存：部门工作方案与其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。六、档案的销毁1、原那么上，应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进展清 理并销毁。2、待销毁的文档由专管员填报?文档销毁申请表?，并经相应批准人 批准后,方可进展销毁。重要级以上文档，须部门主管批准前方可销。 级公司文档，须经公司经理批准前方可销毁。3、销毁文档须由两人以上共同完成，并填写?文档销毁登记表?。七、附表的管理本制度暂定8个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理每个 附表，便于填写和查阅。附表的编号为：启用时的年月日+十位。八、其它本制度未提与部份或不够完善的条款