公文写作交流材料(0907)

1、12主要内容主要内容一、公文定义、文种及分类一、公文定义、文种及分类二、公文格式二、公文格式关键要素简介关键要素简介三、公文行文规则三、公文行文规则四、公文写作基本要求四、公文写作基本要求五、常用公文写法五、常用公文写法六、规章制度写法六、规章制度写法七、公文标题及其常见问题七、公文标题及其常见问题八、公文常用易错字词辨析八、公文常用易错字词辨析九、公文写作中的数字用法九、公文写作中的数字用法十、其他应注意的事项十、其他应注意的事项3什么是公文什么是公文n是公司在经营管理中形成的具有法定效力和是公司在经营管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书规范体式的文书n法定效力法定效力n规范体式（写法、

2、格式）规范体式（写法、格式）n是公司开展经营管理活动的重要工具是公司开展经营管理活动的重要工具n对外，在一定意义上代表公司形象对外，在一定意义上代表公司形象n对内，代表总公司权威和水平对内，代表总公司权威和水平4根据国家行政机关公文处理办法（国发200023号），国家行政机关公文种类有1313种：公文种类（文种）公文种类（文种）1命令（令）2决定3公告4通告5通知6通报7议案8报告9请示10批复11意见12函13会议纪要5（一）命令（令）：适用于依照有关法律公（一）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及

3、人员政措施；嘉奖有关单位及人员6（二）决定：适用于对重要事项或重大行动（二）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项撤销下级机关不适当的决定事项7（三）公告：适用于向国内外宣布重要事项（三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项或者法定事项8（四）通告：适用于公布各有关方面应当遵（四）通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项守或者周知的事项9（五）通知：适用于批转下级机关的公文，（五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达转发上级机关和不相隶属机关的公文

4、，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员执行的事项，任免人员10（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况传达重要精神或者情况11（七）议案：适用于各级人民政府按照法律（七）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项务委员会提请审议事项12（八）报告：适用于向上级机关汇报工作，（八）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问反映情况，答复上级机关的询问13（九）请示：适用于向上

5、级机关请求指示、（九）请示：适用于向上级机关请求指示、批准批准14（十）批复：适用于答复下级机关请示事项（十）批复：适用于答复下级机关请示事项15（十一）意见：适用于对重要问题提出见解（十一）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法和处理办法16（十二）函：适用于不相隶属机关之间相互（十二）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复请求批准和答复审批事项审批事项17（十三）会议纪要：适用于记载、传达会议（十三）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项情况和议定事项18公司常用的公司常用的7种文种种文种1命令（令）2决定3公告4通告5通知6

6、通报7议案8报告9请示10批复11意见12函13会议纪要7个带下划线的文种，公司最常用19决定、公告、议案，公司也可以用，但较少决定、公告、议案，公司也可以用，但较少20公文的其他分类公文的其他分类n上行文（请示、报告）n下行文（命令、决定、通知、通报、批复、意见）n平行文（函、通报）n单独发文n联合发文联合发文n特急公文n紧急公文n常规公文常规公文n绝密公文n秘密公文n机密公文n普通公文21主要内容主要内容一、公文定义、文种及分类一、公文定义、文种及分类二、公文格式二、公文格式关键要素简介关键要素简介三、公文行文规则三、公文行文规则四、公文写作基本要求四、公文写作基本要求五、常用公文写法五、

7、常用公文写法六、规章制度写法六、规章制度写法七、公文标题及其常见问题七、公文标题及其常见问题八、公文常用易错字词辨析八、公文常用易错字词辨析九、公文写作中的数字用法九、公文写作中的数字用法十、其他应注意的事项十、其他应注意的事项22公文格式示例（非完整的）公文格式示例（非完整的）23n由发文机关代字、年份和序号组成，如 “平保发20091号”n年份应标全称，且后面不加“年”字，如“平保发2009年1号”、“平保发091号”都不对n“平保发20091号”，“2009”的括号不能为圆括号（ ）、直角括号 、大括号 ，必须为六角括号 n六角括号 的打法：在在“智能ABC输入法” 下，用鼠标右键点击左

8、边图标的键盘，选中标点符号，即可找到；或者在微软拼音输入法下，也可点击其图标上的键盘查找n序号不编虚位（即1不编为001或01），不加“第”字，如“平保发200901号”、“平保发2009第1号” 都不对发文字号发文字号24n公文的主要受理单位，即需要按照公文内容答复事项、办理工作的单位n其名称应使用全称或规范化简称、统称n标题下空一行，顶格写主送单位主送单位25公文拟稿纸上公文拟稿纸上“主送主送”填公文的主送单位，填公文的主送单位，签报上主送领导填审批签报的领导姓名签报上主送领导填审批签报的领导姓名26n公文如有附件，应当注明附件顺序和名称n在正文下一行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名

9、称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.”）n附件名称后不加标点符号公文附件公文附件不能写成：不能写成： 附件附件1 1： 附件附件2 2：划红线的字其实可以不要划红线的字其实可以不要27n公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注n如：请示、报告、函等外发公文中的联系人姓名和电话n附注标识在成文时间下一行，居左空2号字加圆括号公文附注公文附注28主要内容主要内容一、公文定义、文种及分类一、公文定义、文种及分类二、公文格式二、公文格式关键要素简介关键要素简介三、公文行文规则三、公文行文规则四、公文写作基本要求四、公文写作基本要求五、常用公文写法五、常用公文写法六、规章制度写法六、

10、规章制度写法七、公文标题及其常见问题七、公文标题及其常见问题八、公文常用易错字词辨析八、公文常用易错字词辨析九、公文写作中的数字用法九、公文写作中的数字用法十、其他应注意的事项十、其他应注意的事项29公文行文规则（公文行文规则（1/7）n应当确有必要，注重效用n能当面协商、电话联系解决的问题，不要行文n行文关系根据隶属关系和职权范围确定n原则上逐级行文，一般不得越级请示和报告n总公司公文只发到二级机构，不发三四级机构n三、四级机构一般不得直接向总公司行文n分公司向总公司行文，必须以单位名义n不得直接向总公司部门行文（即主送单位不能为总公司部门，要写总公司）n二级机构的部门不得向总公司行文30n

11、一般的临时性、阶段性工作的通知n前期已布置工作的督促、催办、催收通知n对已发制度、规定的局部解释性、说明性通知n对已发制度、规定的执行再次强调的通知n就专项工作对个别部门、个别机构的告知n其他重要程度不高无需以红头文件传达的工作通知 n各部门可就本部门职权范围内的工作向相关部门或机构发送工作通知书n领导不以个人名义下发工作通知书，相关工作需以工作通知书布置的，可以相关部门名义下发，并标领导为签发人n公司各委员会可向相关部门或机构下发工作通知书公文行文规则（公文行文规则（2/7）n公司公文一律以公司名义行文n公司各部门没有发文权n公司各部门不得向二级机构行文，只能就相关工作向二级机构对口部门发工

12、作通知书31公文行文规则（公文行文规则（3/7）工作通知书格式正式公文不是正式公文32n向下级单位或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级单位n产险总公司重要行文，可视需要抄送上级（如保监会或集团公司）n“请示”应当一文一事n一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式n“报告”不得夹带请示事项公文行文规则（公文行文规则（4/7）n除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“报告”33n受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。如：保险公司向外管局请示外汇保险方面的文件，必要时应抄送保监会n上级机关向受双重领导的下级机关行文，

13、必要时应当抄送其另一上级机关。如外管局下发外汇保险方面的文件给保险公司，必要时应当抄送保监会公文行文规则（公文行文规则（5/7）n发文单位必须为同级单位，并应明确主办单位n主办单位排在上面，且只需标注主办单位文号n同一地区产、寿险分公司联合向当地保监局行文n分公司、支公司不得联合向保监局行文（不同级）。34公文行文规则（公文行文规则（6/7）35公文行文规则（公文行文规则（7/7）36主要内容主要内容一、公文定义、文种及分类一、公文定义、文种及分类二、公文格式二、公文格式关键要素简介关键要素简介三、公文行文规则三、公文行文规则四、公文写作基本要求四、公文写作基本要求五、常用公文写法五、常用公文

14、写法六、规章制度写法六、规章制度写法七、公文标题及其常见问题七、公文标题及其常见问题八、公文常用易错字词辨析八、公文常用易错字词辨析九、公文写作中的数字用法九、公文写作中的数字用法十、其他应注意的事项十、其他应注意的事项37 （一）公文必有主旨，即用意和目的，是全文的“统帅”：1、决定发文的对象； 2、决定材料取舍及详略； 3、决定结构的划分与顺序；4、决定文种、标题的拟写。 （二）主旨应具备三个条件： 1、正确：符合法律法规及领导意图，准确反映客观实际； 2、 集中：只能有一个，篇幅再长，也只能一文一旨； 3、 鲜明：主旨要直陈文中，显露于外，一目了然。 （三）突出主旨的总体要求是： “标题

15、显旨，开宗明义，篇末点题，片言居要，一气贯通”。公文主旨要突出，并根据主旨选用正确文种公文主旨要突出，并根据主旨选用正确文种38（一）公文写作应简明精炼，篇幅不宜过长，杜绝空话、套话（二）公文写作要惜字如金，三句话能交待清楚的就不用五句，要尽可能地将可有可无的字、词、句、段去掉，最好能达到“篇无累句，句无累字”的境界（三）有些公文正文经过精炼后篇幅还是很长，可以将正文中的某些专题或具体细节部分抽出来单独作为附件。如请示文件，可将请示事项的可行性报告作为附件，正文就不写可行性、必要性的内容了（四）说理时，要开门见山，观点鲜明，一目了然，忌拐弯抹角确保情况确实，观点明确，直述不曲，篇幅确保情况确实

16、，观点明确，直述不曲，篇幅力求简短（力求简短（1/2）39确保情况确实，观点明确，直述不曲，篇幅确保情况确实，观点明确，直述不曲，篇幅力求简短（力求简短（2/2）40n结构布局有头有尾，首尾对应，通篇一体n公文的部分与部分之间，片断与片断之间，前言与后语之间，都要紧密连接，相互呼应注意谋篇布局，合理安排公文结构，做到结注意谋篇布局，合理安排公文结构，做到结构严谨，条理清楚构严谨，条理清楚n层次和段落安排，长短要适当搭配，安排合理n公文错落有致，舒缓自如，给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感41n层次是指公文各层意思的次序，标志着公文内容展开的步骤和次序，有时一篇文章的主旨往往要分几层意思才能表达清楚

17、；段落是行文时自然形成的基本单位（自然段），它服从于层次的安排，是层次的具体表现形式 n一般来讲，层次大于段落，即几个段落表达一个层次，但也有时段落的划分恰好与层次一致，二者相等n层次安排要注意突出主旨，顺序合理，避免交叉，体例匀称n段落划分要注意内容的单一性和完整性，并保持匀称合理安排公文的段落和层次合理安排公文的段落和层次42n照应就是公文内容的前后要有关照和呼应n常用方法有三种：首尾照应，前后照应，题文照应合理安排公文的照应和过渡合理安排公文的照应和过渡n过渡就是上下文之间的衔接和转换，承上启下n过渡词（于是、因此、总之、由此可见、综上所述）n过渡句（用在开头段落末尾，如“现将具体情况报

18、告如下”）n过渡段（将过渡句提出来单设一个自然段，一般用在较长的公文中表示内容的明显转换）43n开头方法很多：引叙式、目的式、概述式、说明式n开头要起笔立意，开门见山，直扣主旨，领起全文n开头要简短凝练，文字少而内容集中公文写作要开好头、结好尾公文写作要开好头、结好尾n方式：总结式、强调式、要求式、呼应式、号召式n要写得实在，不着空文，干净利落，不拖泥带水44n庄重：用语端庄稳重，格调郑重严肃。n准确：真实确切，褒贬得当，语意明确，符合实际。n朴实：平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。n精炼：简明扼要，精当不繁，当详则详，当略则略。n严谨：文句严谨，细致周密，分寸得当，忌含混歧义。 n规范

19、：合乎语法、逻辑原则，合乎公务活动规范性要求，不用口语、方言、土俗俚语及生造语词等。 把握公文语言特点，做到表述准确，字词规范45n用语态度要鲜明，多用带指令性语气的词汇，以体现原则性、规定性和严肃性n如必须、务必、严禁、不准、不得、一律、一定、切勿、不可等注意公文语气，使语气与文种和谐统一注意公文语气，使语气与文种和谐统一n多用汇报、请示的语气，以体现对上级尊重n常用恳请、敬请、拟请、建议等n不能有不尊重上级、不懂深浅的语气，更不能有强迫、命令上级做出某种决策、批复的语句n多用平等协商的语气，以体现友好、礼让和谦虚态度n常用的词汇是贵、承蒙、为荷、为感、特请、盼予等46 第一层“一、”，后面

20、要加顿号； 第二层“（一）”，后面不加顿号或圆点； 第三层“1”，后面是圆点“”，不加或加顿号，都不对； 第四层“（1）”，后面不加顿号或圆点； 第五层“”，后面不加圆点或顿号； 第六层、第七六层可以分别用“A”、“a”。 公文中结构层次序数的第一层次标题后面不加标点符号，第二、三、四个层次的标题均须加标点符号。注意公文的层次序数注意公文的层次序数47n文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称n使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名n正确使用标点符号公文写作的其他要求公文写作的其他要求48主要内容主要内容一、公文定义、文种及分类一、公文定义、文种及分类二、公

21、文格式二、公文格式关键要素简介关键要素简介三、公文行文规则三、公文行文规则四、公文写作基本要求四、公文写作基本要求五、常用公文写法五、常用公文写法六、规章制度写法六、规章制度写法七、公文标题及其常见问题七、公文标题及其常见问题八、公文常用易错字词辨析八、公文常用易错字词辨析九、公文写作中的数字用法九、公文写作中的数字用法十、其他应注意的事项十、其他应注意的事项49常用公文写法常用公文写法（一）请示的写法（一）请示的写法（二）报告的写法（二）报告的写法（三）批复的写法（三）批复的写法（四）通知的写法（四）通知的写法（五）函的写法（五）函的写法（六）会议纪要的写法（六）会议纪要的写法50n请示是下

22、级机关向上级领导机关提出请求，并要求回复的一种上行公文请示的写法（请示的写法（1/7）n请求指示：请示单位对有关政策的理解和执行有不够明确、把握不准或存在着不同理解之处，需要上级机关给予指示（如诉讼案件处理方案）n请求批准：请示单位对本单位人事安排、机构设置等事项向上级机关请求批准/核准n请求解决问题：请示单位因工作中遇到无力解决的困难，要求上级机关提供具体帮助n请求批转：请示单位将请示的事项报请上级机关批转执行（如某省保监局报省政府要求批转加快该省保险市场发展意见的请示）51n关于+事由+的请示n可视情况加为“紧急请示”n请示理由是开头部分，常是导语式的n要扼要讲明请示的背景和根据，及概括地

23、写出请示事项n复杂的一般写成一段话，简单的就一句话n请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语n过渡语的基本格式是“现将有关情况（汇报并）请示如下”，随后点上冒号或句号。但有些极短小的请示无需写过渡语请示的写法（请示的写法（2/7）52 n是请示的中心部分，要具体、条理清楚、说服力强n包括提出请示事项、阐述说明道理或事实两项内容n提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使上级单位充分了解情况并作出批准n有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级审批的请示，请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释详细理由n是请示的结尾部分，语气要谦恭n一般用“妥否，

24、请批示”、“以上当否，请批示”、“以上请示，请予审批”、“特此请示”（中间的逗号不能用问号，后面可不加标点符号）请示的写法（请示的写法（3/7）53n一事一请示，请示事项必须明确、具体、可行n一般只写一个主送单位，不要多头请示n一般不得越级请示n不要把请示写成报告或请示报告n除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导个人请示的写法（请示的写法（4/7）54请示的写法（请示的写法（5/7）55 不能写成不能写成“经研究决定，聘任经研究决定，聘任”此事公司决定不了，要报批此事公司决定不了，要报批不能写成：不能写成： 附件附件1 1： 附件附件2 2：附件名称后不要加标点符号附件名称后不要加标点符号

25、“妥否妥否”后面不能改用后面不能改用“？”“请批示请批示”后不加标点符号后不加标点符号请示的写法（请示的写法（6/7）56请示的写法（请示的写法（7/7）57n是行文单位向上级机关汇报、反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，以取得上级对工作的指导和支持的一种陈述性的上行公文报告的写法（报告的写法（1/7）n工作报告：下级单位向上级单位报告工作情况，如年度工作报告、某项活动开展情况的报告n情况报告：用来反映工作中遇到的问题、特殊事件、灾害性事故等情况，以便上级机关及时掌握，如重大赔案的报告、重大人员伤亡的报告n建议报告：下级机关就工作中的重大问题和事项，专门向上级机关提出建议n答复报告：

26、针对上级机关的询问而汇报有关情况，如保监会交办的投诉件调查处理情况报告58常用公文写法常用公文写法（一）请示的写法（一）请示的写法（二）报告的写法（二）报告的写法（三）批复的写法（三）批复的写法（四）通知的写法（四）通知的写法（五）函的写法（五）函的写法（六）会议纪要的写法（六）会议纪要的写法59报告的写法（报告的写法（2/7）n写明报告的缘由、目的、意义或根据，一般用“现将有关事项报告如下：”引出下面的主体内容n关于+事由+的报告n可视情况加为“紧急报告” n一般用“特此报告” 结束（后面可不加标点符号）n陈述、说明报告事项60n对上级机关的要求不同：虽同属上行文，但请示要批复，报告可不答复

27、n行文时间不同：请示在事前，报告在事前、事中或事后都可以n文种性质不同：一为请求性，一为陈述性n结束语用法不同报告的写法（报告的写法（3/7）615报告的范例1报告的写法（报告的写法（4/7）62报告的写法（报告的写法（5/7）63报告的写法（报告的写法（6/7）64报告的写法（报告的写法（7/7）65常用公文写法常用公文写法（一）请示的写法（一）请示的写法（二）报告的写法（二）报告的写法（三）批复的写法（三）批复的写法（四）通知的写法（四）通知的写法（五）函的写法（五）函的写法（六）会议纪要的写法（六）会议纪要的写法66n是上级机关答复下级机关请示事项时，作出具体明确的答复或指示，使其在执行

28、政策和处理公务时有所依据或及时得到帮助的下行公文n请示在先，批复在后。没有请示，就没有批复批复的写法（批复的写法（1/5）n写明来文标题、发文字号，用以说明批复的根据n一般为：“你公司XXX（文号）收悉。经研究，现批复如下：”（批复内容要分条的情况下） n一般用“此复”、“特此批复” 结束（后面可不加标点符号）n针对请示的内容，给予明确的答复或具体的指示n根据需要，提出希望和要求67引用文件时应在标题后用括号标注文号（估计分公司没有报正式文件），用签报替代了；“收悉”不要写成“已收悉”。批复的写法（批复的写法（2/5）68用“同意”表明态度该段为提出希望和要求；“总公司”不宜写成“产险”或“总

29、部”。批复的写法（批复的写法（3/5）69批复的写法（批复的写法（4/5）70批复的写法（批复的写法（5/5）71常用公文写法常用公文写法（一）请示的写法（一）请示的写法（二）报告的写法（二）报告的写法（三）批复的写法（三）批复的写法（四）通知的写法（四）通知的写法（五）函的写法（五）函的写法（六）会议纪要的写法（六）会议纪要的写法72n行文机关用来批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位阅知或执行的事项，以及用来任免人员职务的一种晓谕性文书。多为下行文通知的写法（通知的写法（1/7）n批转性通知：上级机关将下级机关来文批转给更大范围的下级单位贯

30、彻执行。与前面的请求批转的请示相对应n转发性通知：将外来的、与本单位有关的公文转发给下级机关n发布性通知：发布规章制度，要求执行单位贯彻落实n指示性通知：上级对下级布置任务、指示或安排工作n知照性通知：向有关单位告知某事、交代有关事项n事项性通知：安排一般性事项，传达信息、交流情况n任免通知n会议通知73通知的写法（通知的写法（2/7）n写明通知的缘由或根据，一般用“现就有关事项通知如下：”引出下面的主体n关于+事由+的通知n可视情况加为“紧急通知”、“预备通知”、“补充通知” n一般用“特此通知” 结束（后面可不加标点符号）n有的也可不写“特此通知”n写明通知事项74通知的写法（通知的写法（

31、3/7）发布性通知75通知的写法（通知的写法（4/7）指示性通知76通知的写法（通知的写法（5/7）知照性通知77通知的写法（通知的写法（6/7）会议通知78通知的写法（通知的写法（7/7）任免通知79常用公文写法常用公文写法（一）请示的写法（一）请示的写法（二）报告的写法（二）报告的写法（三）批复的写法（三）批复的写法（四）通知的写法（四）通知的写法（五）函的写法（五）函的写法（六）会议纪要的写法（六）会议纪要的写法80n函是机关、单位之间处理公务、商洽工作、询问答复问题、催办有关事宜、请求批准、答复问题时使用的一种平行公文。 函的写法（函的写法（1/7）n请求批准函：向业务主管部门请求批准

32、n商谈性函：机关之间联系和商洽工作n询问性函：向对方询问有关问题n告知性函：将某事宜和情况告知有关部门n答复性函：答复对方来函询问问题n前4种是主动发出的函，属去函；最后一种是被动答复的函，属复函81n关于+事由+的函n关于+事由+的复函n主要说明发函的缘由（目的、根据、原因等）n去函：写明缘由后，一般用“现将有关问题说明（或”函告“）如下：”等过渡语转入下文n复函：缘由部分一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代答复的根据，用“现函复如下：”等过渡语转入下文函的写法（函的写法（2/7）82n这是函的核心内容部分，主要说明致函事项n要一函一事，直陈其事，用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题

33、、意见叙写清楚n如果属于复函，应注意答复事项的针对性和明确性n结尾处用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见。如“以上事项，恳请予以协调安排为盼”n通常根据函询、函告、函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等n有时也可不写结语函的写法（函的写法（3/7）83函的写法（函的写法（4/7）84函的写法（函的写法（5/7）85函的写法（函的写法（6/7）86函的写法（函的写法（7/7）87常用公文写法常用公文写法（一）请示的写法（一）请示的写法（二）报告的写法（二）报告的写法（三）批复的写法（三）批复

34、的写法（四）通知的写法（四）通知的写法（五）函的写法（五）函的写法（六）会议纪要的写法（六）会议纪要的写法88n是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件n适用于记载和传达会议情况和议定事项，具有情况通报、执行依据等作用会议纪要的写法（会议纪要的写法（1/9）n纪实性：必须是会议情况、基本精神和议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要n概括性：必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论n条理性：要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之结构清晰、条理清楚89会议纪要的写法（会议纪要

35、的写法（2/9）n会议名称+纪要n关于的会议纪要n有的也可以没有标题90n一般分为两个部分n开头第一部分：一般写明会议概况，包括会议时间、组织者、主持人、主要出席人员、主要议题以及对会议的总体评价等；一般在段末用“现将会议主要内容纪要如下：” 或者“现纪要如下：”或“形成如下决议：”等，引出第二部分n第二部分：是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等n根据会议性质、规模、议题等不同，会议纪要大致有集中概述法、分项叙述法、发言提要法三种写法会议纪要的写法（会议纪要的写法（3/9）91n将会议基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括措施、办法和要求等），

36、用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明n多用于小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，写的篇幅相对短小n将会议主要内容分成几个大的问题，然后分项来写n内容相对全面，问题说得较细，常包括对目的、意义、现状的分析，及目标、任务、政策措施的阐述n多用于大中型会议或议题较多的会议n将会上有代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或内容，分别阐明n能如实反映与会人员意见。某些根据上级布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可用此写法会议纪要的写法（会议纪要的写法（4/9）92n要仔细研析会议记录，认真归纳会议决议，全面吃透会议精神，领会好精神实质，把握会议基调n“纪

37、其主要”即可，内容详略得当，删繁就简，切忌写成“记录”n多用第三人称，如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议决定” 、“会议要求”、“会议责成”n切忌对语言不加整理，说什么记什么。对于不宜公开或有不好影响的观点言辞可以删除不记；对于言辞激烈的观点可用较温和的词句替代表达；对于难以量化或精确表述的事项、意见，要善于运用模糊语言，如 “近期完成”、“尽快完成”、“有关人员”、“有关部门”n不需加“特此纪要”之类的“结语”n与其他文种不同，会议纪要最后不需落款（日期），不需盖章会议纪要的写法（会议纪要的写法（5/9）93n会议纪要是正式的公文文种n会议记录只是会议情况记录，是原始材料，不

38、是公文 n会议纪要有选择性、提要性，不一定要包容所有内容n会议记录无选择性、提要性，会议情况要一一记录n会议记录是随着会议的进行过程同步产生的n会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成n会议纪要具有传达告知功能，是工作执行的依据，需传达或传阅n会议记录只作会议原始资料存档，一般不公开，无需传达或传阅会议纪要与会议记录的区别会议纪要的写法（会议纪要的写法（6/9）94会议纪要的写法（会议纪要的写法（7/9）95会议纪要的写法（会议纪要的写法（8/9）96会议纪要的写法（会议纪要的写法（9/9）97主要内容主要内容一、公文定义、文种及分类一、公文定义、文种及分类二、

39、公文格式二、公文格式关键要素简介关键要素简介三、公文行文规则三、公文行文规则四、公文写作基本要求四、公文写作基本要求五、常用公文写法五、常用公文写法六、规章制度写法六、规章制度写法七、公文标题及其常见问题七、公文标题及其常见问题八、公文常用易错字词辨析八、公文常用易错字词辨析九、公文写作中的数字用法九、公文写作中的数字用法十、其他应注意的事项十、其他应注意的事项98n适用范围+基本事项+种类，如二级机构培训考核管理办法n基本事项+种类，如安全保卫管理制度n名称不变但需定期修订的，可在原标题后括号标注“版”，如“2009版”，2009后不加“年”字n安全保卫管理制度（2009版），“（2009版

40、）”不能放在书名号外面规章制度标题的写法规章制度标题的写法99n分为总则、分则、附则n适用于内容复杂的规章制度，分为多章，章下分条（也有不写第几条，直接用一、二、三序数的）n总则写制定目的、依据、意义、适用范围、相关定义等，一般为第一章n分则列出具体的方法、步骤、措施、要求等，可分若干章n附则写特殊规定、解释权归属、抵触处理和生效时间等，一般为最后一章n适用于较简单的规章制度，不分章，只分条n将全部内容，包括开头部分的根据、目的、意义，主体部分的种种规定，结尾部分的执行要求等，逐条表达n先写一段引言，主要用来阐述制定制度的根据、目的、意义、适用范围等，然后将有关规定一一分条列出，最后再写一段结

41、语，强调执行中的注意事项。规章制度正文的三种写法规章制度正文的三种写法100分章分条法规章制度正文写法示例（规章制度正文写法示例（1/4）101分章分条法规章制度正文写法示例（规章制度正文写法示例（2/4）102通篇分条法规章制度正文写法示例（规章制度正文写法示例（3/4）103引言分条法规章制度正文写法示例（规章制度正文写法示例（4/4）104应是：关于下发考核管理办法的通知规章制度本身不是文种，必须用令、公告、规章制度本身不是文种，必须用令、公告、通知等文种颁布或下发，公司均用通知下发通知等文种颁布或下发，公司均用通知下发105n首次下发通知，一般是：为了目的，根据规定， 制定了制度。现予

42、下发，请认真组织学习，并严格遵照执行。n修订版下发通知，一般是：为了目的，根据规定，对原制度进行了修订，制定了制度（2009版）。现予下发，请认真组织学习，并严格遵照执行。n“为了目的，根据规定，”，尽可能与规章制度的第一条的相关内容保持一致，甚至可以照抄n“ 制定了”，其中的 “ ”应该是“（总）公司”，后面不能加某部门（如不能为“总公司财务部”），不能写成“特制定”n下发规章制度的通知，无需在正文后将规章制度标注为附件n下发通知里不要重复写规章制度已作出规定的内容，如执行日期、归谁解释等规章制度下发通知的写法规章制度下发通知的写法106去掉“年”字，统一为“2006版”公司发文，不要加拟文

43、部门2005，文号标注错误去掉“以” ，“现予下发”规范不必再标注附件了规章制度下发通知示例（规章制度下发通知示例（1/3）107连下发都没说规章制度下发通知示例（规章制度下发通知示例（2/3）108规章制度下发通知示例（规章制度下发通知示例（3/3）109规章制度第一条最后一句话写法：规章制度第一条最后一句话写法：“制定本制定本规定（制度、办法）规定（制度、办法）”就可以了，不要加就可以了，不要加“特特”字，不要写具体规章制度名称字，不要写具体规章制度名称110规章制度条目编写要一贯到底，不要每章都规章制度条目编写要一贯到底，不要每章都从第一条编起，或者最后不编条目了从第一条编起，或者最后不

44、编条目了111规章制度每条都为一自然段，前空规章制度每条都为一自然段，前空2字，条目字，条目与内容间空与内容间空1字，回行顶格；结尾都要用句号，字，回行顶格；结尾都要用句号，不要用分号或其他标点不要用分号或其他标点112同一规章制度里，不要一会儿是同一规章制度里，不要一会儿是“本办法本办法”，一会儿又是一会儿又是“本管理办法本管理办法”、“本规定本规定”、“本制度本制度”等，要前后统一等，要前后统一113规章制度最后解释权、抵触处理、执行日期规章制度最后解释权、抵触处理、执行日期均要单独成条，且按顺序写，执行日期永远均要单独成条，且按顺序写，执行日期永远放最后一条（视需要可加放最后一条（视需要

45、可加“原原办法同时办法同时废止废止”）。不要将抵触处理或解释权放在最）。不要将抵触处理或解释权放在最后后114抵触处理条，不能写成：本制度与公司以前抵触处理条，不能写成：本制度与公司以前规定相抵触（冲突）的，以本制度为准。要规定相抵触（冲突）的，以本制度为准。要反过来写反过来写规范的写法规范的写法115规章制度条目下层次序号用规章制度条目下层次序号用“（一）（一）”，不，不用用“一、一、”或或“1 ”116主要内容主要内容一、公文定义、文种及分类一、公文定义、文种及分类二、公文格式二、公文格式关键要素简介关键要素简介三、公文行文规则三、公文行文规则四、公文写作基本要求四、公文写作基本要求五、常

46、用公文写法五、常用公文写法六、规章制度写法六、规章制度写法七、公文标题及其常见问题七、公文标题及其常见问题八、公文常用易错字词辨析八、公文常用易错字词辨析九、公文写作中的数字用法九、公文写作中的数字用法十、其他应注意的事项十、其他应注意的事项117公文标题应当准确简要地概括公文的主要内公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类容并标明公文种类n一般由介词“关于”、公文主题和文种三部分组成n要准确简要地概括公文的主要内容n要准确标明公文文种n除法规规章名称加书名号外，一般不加标点符号n如字多需分行，应词意完整，排列对称，间距恰当118公文标题常见问题（公文标题常见问题（1/9）n除一

47、些特定公文（ “令”、“公告”、“通告” ）外，一般情况下不得省略事由n如市人民政府通知，省略事由就不对n该用“请示”的用“报告”，或相反，或夹在一起用n该用“函”的用“通知”或“请示”n 如关于请求核准XX 的报告、关于XX的申请报告、关于申请XX的报告、关于XX的请示报告n有的虽然知道是请示，但又写成关于申请XX的请示 119公文标题常见问题（公文标题常见问题（2/9）n关于召开金融工作会议的有关事宜n关于调整工资的补充说明n关于机构改革中有关问题的解释n关于调整年度计划的申请n以上都是生造的文种n将 “规定”、“办法” 等作为文种使用n这些都不是文种，不可直接行文，需用令、公告、通知颁布

48、或下发120公文标题常见问题（公文标题常见问题（3/9）n如关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知n可改为关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知n如：明明是要广告经费的请示，却写成关于户外广告的请示，应改写为关于解决户外广告经费的请示n又如：某关于丰富员工业余文体生活的通知，其实只涉及组织篮球比赛，帽子大，内容小，宜改成关于组织开展员工篮球比赛的通知；有的文件帽子小，内容多，也不合适。121公文标题常见问题（公文标题常见问题（4/9）n多出现在转发公文方面。如“县人民政府关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于加快保险业发展的通知的通知的通知”n“关于”、“转发

49、”、“通知”反复出现，造成标题冗长。可改为“转发省人民政府关于加快保险业发展的通知” n如“关于印发同志在会议上讲话的通知” ，其中的“”符号不应该使用122公文标题常见问题（公文标题常见问题（5/9）n标题长需要回行时，词意不完整n回行后摆列不规范，各行长度差距太大，不美观n关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的意见n关于认真做好表彰2005年度优秀教师和教育工作者的通知123关于网上销售等新渠道业务界定问题的复函 公文标题常见问题（公文标题常见问题（6/9）124公文标题常见问题（公文标题常见问题（7/9）125公文标题常见问题（公文标题常见问题（8/9）126公文标题常见问题（公文

50、标题常见问题（9/9）127主要内容主要内容一、公文定义、文种及分类一、公文定义、文种及分类二、公文格式二、公文格式关键要素简介关键要素简介三、公文行文规则三、公文行文规则四、公文写作基本要求四、公文写作基本要求五、常用公文写法五、常用公文写法六、规章制度写法六、规章制度写法七、公文标题及其常见问题七、公文标题及其常见问题八、公文常用易错字词辨析八、公文常用易错字词辨析九、公文写作中的数字用法九、公文写作中的数字用法十、其他应注意的事项十、其他应注意的事项128公文常用易错字词辨析（公文常用易错字词辨析（1/51/5）（一）截止与截至 “截止”-到一定期限为止或停止。“截至”-截止到某个时刻。

51、“ 截止” 与“ 截至”不能混用。“截止”与“截至”的主要区别在于，前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事物状态。129（二）制订与制定“制订”-创制拟定。“ 制定”-定出。“ 制订”与“制定”的主要区别在于，前者强调法规、规章制度、方案、计划等的形成过程，而后者则强调法规、规章制度、方案、计划等的定型和拍板定案。公文常用易错字词辨析（公文常用易错字词辨析（2/52/5）130公文常用易错字词辨析（公文常用易错字词辨析（3/53/5）（三）原人事行政部副总经理与人事行政部原副总经理原人事行政部副总经理：表示人事行政部已更名或分撤； 人

52、事行政部原副总经理：表示人事行政部还在，只是提到的人目前已不在人事行政部副总经理任上。 （四）权利与权力“权利”-依法行使的权力和享受的利益。“权力”-政治上的强制力量或职责范围内的支配力量。“权利”和“权力”的主要区别在于，前者强调应享受的利益，后者则单指政治强制力和支配力，不一定包括利益。131（五）以至与以致“以至”-事物扩展、延伸或事物发展到一定程度产生的效果。“以致”-事态发展所形成的结果（多指不好的或说话人不希望的） 。“以至”与“以致”的主要区别在于，“以至”用于事物程度的升级，而后者用于原因导致的后果。公文常用易错字词辨析（公文常用易错字词辨析（4/54/5）132（六）急待与

53、亟待“急待”-紧急待办。“亟待”-极须，急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义的重要性。另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。（七）决不与绝不“决不”-决心不。“绝不”-绝对不。“决不”与“绝不”的主要区别在于，前者是就本身而言，强调的是意志上的控制，多用于表决心或表示心愿；而后者是没有任何条件限制的，不管人的主观意志如何，虽然也适用于自身，但多适用于对普通对象作出限制规定。如“地球绝不会停止转动。”公文常用易错字词辨析（公文常用易错字词辨析（5/55/5）133主要内容主要内容一、公文定义、文种及分类一、公文定义、文种及分类

54、二、公文格式二、公文格式关键要素简介关键要素简介三、公文行文规则三、公文行文规则四、公文写作基本要求四、公文写作基本要求五、常用公文写法五、常用公文写法六、规章制度写法六、规章制度写法七、公文标题及其常见问题七、公文标题及其常见问题八、公文常用易错字词辨析八、公文常用易错字词辨析九、公文写作中的数字用法九、公文写作中的数字用法十、其他应注意的事项十、其他应注意的事项134公文写作中的数字用法（公文写作中的数字用法（1/7）（一）公文统计表中的数值，必须使用阿拉伯数字。（二）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。 135（三）公文中的时间（公历世

55、纪、年代、年、月、日） ，除成文日期外，一律使用阿拉伯数字。日期应当写具体的年、月、日，不能写“去年”、“上月”、“昨天”，或不写年只写月、日。年份一般不用简写，如：2006年不应简作“六年”或“06年。公文写作中的数字用法（公文写作中的数字用法（2/7）136 （四）公文的成文日期要标注完整，必须使用汉字。 1不能只写年、月或月、日； 2 不能写成“二零零六年六月十三日”，必须是“二六年六月十三日” 。 3“二六年”的打法是在“智能ABC输入法”下， 连续输入“i2006n”键即可。公文写作中的数字用法（公文写作中的数字用法（3/7）137 （五）阿拉伯数字书写的数值在表示数值的范围时，使用浪纹式连接号