行政人员时间管理

1、行政人员时间管理欢迎来到行政人员学堂欢迎来到行政人员学堂q听完这三个小时的培训，你就能知道什么是时间管理知道时间管理都能帮自己什么忙知道从哪些地方入手管理时间 “逝者如斯夫，不舍昼夜。逝者如斯夫，不舍昼夜。” “时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情 要处理而稍停片刻。要处理而稍停片刻。” 什么是时间管理什么是时间管理你的时间是这样的吗？你的时间是这样的吗？q 7:00-7:30起床刷牙洗脸化妆换衣服拿上包包锁门上班q7:30-8:20坐车上班ingq8:30-9:30看Email、看新闻、回Email顺便吃早饭q9:30-10:30市场部门会议，

2、装专心一小时q 10:30-11:00部门会议记录稿，后悔刚才没仔细听q11:00-12:00处理部门事务，中间被要求帮忙的张三李四王二打断5次q 12:00-12:30午饭q 12:30-13:30午休时间把 挂起来zzzZZZq 13:30-14:30还在半梦半醒，只好处理Email，没有Email也自己创造几封出来，实在不行上MSNq 14:30-15:30销售部门会议，跟市场部的会议一样无聊q15:30-16:00部门会议记录稿，他们说的自己不记我又不懂，干嘛要我写q16:00-16:30准备下午茶，当然还有吃q16:30-17:30处理部门事务，中间被 骚扰5次，打 骚扰别人5次q

3、17:30-18:00以10%的效率工作q18:00-19:00终于下班了，被人群簇拥着一小时回家q19:00-20:30做饭，吃饭准备看电视q20:30老板打 问明天的材料准备得怎么样了，一语惊醒梦中人q 20:45-23:00赶材料，中间骂老板10次，赌咒发誓下回一定上班的时候记得写讨论讨论q 想一想，究竟自己来学习时间管理的原动力是什么？q 自己希望能够实现怎样的时间管理？写下来！q 在最期望实现的三条结果下划线对自己时间管理的期望示例：1.能按时完成老板交给的所有工作2.每天晚上都有时间看电视3.每个星期都有起码一个下午的时间去健身4.每天都有2个小时时间学习新的知识那我们就需要那我们

4、就需要时间管理时间管理q 时间管理就是自我管理时间管理就是自我管理q 时间管理就是一种能让自己从时间的迷茫中挣脱出来，甚至时间管理就是一种能让自己从时间的迷茫中挣脱出来，甚至反过来驾驭时间的方法反过来驾驭时间的方法q 自我管理即是改变习惯自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效以令自己更富绩效, 更富效能更富效能q 时间管理是管理可管理的时间时间管理是管理可管理的时间时间管理的典范时间管理的典范时间管理真的能帮助我们吗？时间管理真的能帮助我们吗？能！时间管理能帮助我们做什么？时间管理能帮助我们做什么？q 突然发现世界其实还是很美好的q 突然发现生活其实是很快乐的q 突然发现自己在过去的一周里做

5、了好几件惊天地泣鬼神的大事，非常有满足感，并对即将到来的一周充满期待q 突然发现自己总是能跟上节奏，不再会因为担心老板的批评而惴惴不安了q 突然发现自己有的是时间去逛街、健身、看电影q 突然发现周围的人对你好感倍增q 不过又突然发现事情还是做不完的从哪里入手让自己成为时间管理精英？从哪里入手让自己成为时间管理精英？q 分析q 找到突破口q 抓住重点q 从强迫到自然q 使用工具分析之一：如果时间就是生命，以下因素就是正在谋分析之一：如果时间就是生命，以下因素就是正在谋杀我的杀我的q干扰干扰q事情很多，东一下西一下做起来很辛苦事情很多，东一下西一下做起来很辛苦q等待等待q来者不拒来者不拒q沟通不良

6、沟通不良q授权不足授权不足q组织制度的障碍组织制度的障碍q满桌的文件满桌的文件q反正时间还早反正时间还早q工作情绪与情境工作情绪与情境q完美主义完美主义q煲粥煲粥q对方计划的变更对方计划的变更分析之二：哪些因素是可控的分析之二：哪些因素是可控的q 干扰干扰q 事情很多，东一下西一下做起来很辛苦事情很多，东一下西一下做起来很辛苦q 等待等待q 来者不拒来者不拒q 沟通不良沟通不良q 满桌的文件满桌的文件q 反正时间还早反正时间还早q 工作情绪与情境工作情绪与情境q 完美主义完美主义q 煲粥煲粥请指出这些因素中，哪些是我们曾经意识到但没有去解决的问题？请指出这些因素中，哪些是我们曾经意识到但没有能

7、力解决的问题？分析之三：我们应该先解决有能力解决只是没有解决分析之三：我们应该先解决有能力解决只是没有解决的问题还是先解决没有能力解决的问题？的问题还是先解决没有能力解决的问题？q 等待等待q 来者不拒来者不拒q 满桌的文件满桌的文件q 反正时间还早反正时间还早q 完美主义完美主义q 煲粥煲粥但是对于但是对于“事情很多，东一下西一下做起来很辛苦事情很多，东一下西一下做起来很辛苦”这一条我这一条我们却不得不面对们却不得不面对这就是你的突破口！这就是你的突破口！分析之四：如果我们一天有分析之四：如果我们一天有10件事要办，那么大概的件事要办，那么大概的分布情况是怎样的？分布情况是怎样的？重要不重要

8、紧急不紧急3322IIIIIIIV抓住重点之零：计划抓住重点之零：计划3？3？2？2？重要不重要紧急不紧急IIIIIIIV抓住重点之零：计划抓住重点之零：计划2215重要不重要紧急不紧急IIIIIIIV抓住重点之一：等待抓住重点之一：等待q 现在是10点45分，11点有个会议，这十五分钟我做点什么？q 上班坐公车需要1个小时，这一个小时我除了提高警惕防小偷和揩油的外能做点什么吗？q 去银行办事，叫号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着那个该死的号码牌外还能做点什么吗？抓住重点之二：来者不拒抓住重点之二：来者不拒q 有拒绝的理由，不必每次都要有理由。q 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。q 害怕冒犯某

9、人想好借口，当然越实话越好抓住重点之三：满桌的文件抓住重点之三：满桌的文件q 归类，以自己熟悉的方式归类q 定位，以自己熟悉的方式定位q 配件放在一个盒子里面，在家里也一样q 无意义的文件看一遍都嫌多，既然已经看了，扔了吧q 定期淘汰抓住重点四：反正时间还早抓住重点四：反正时间还早q 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它.q 养成速战速决的习惯q 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务q 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般抓住重点五：完美主义抓住重点五：完美主义q Windows操作系统耗时五年，花费数十亿美元，占领PC90

10、%以上的份额，但几乎每月都在发布补丁q 独立宣言也有错别字q 从完成度99%提高到99.9%需要花费十倍的精力q 这就是为什么古人用“百尺竿头更进一步”来形容取得成就的不容易抓住重点六：抓住重点六： 粥粥q 如果是为了娱乐和消遣，那就煲吧q 如果是为了联络感情，那继续q 如果是为了讨论晚上吃什么在哪里吃哪个小摊上的烤肉便宜一毛钱说到自己都想不出说什么了还恋恋不舍的话，请面壁去吧使用工具之一：熟练使用工具之一：熟练q 请注意以下数字：当你能把运用Excel、Word、PowerPoint和Outlook这些常用的办公软件的熟练程度提高10%，你每天为自己挣得的时间大概是0.5小时，一个月就挣了1

11、5个小时，一年挣180个小时，用这些时间你可以看120场电影，可以看240集电视剧，可以去丽江古城泡7天，如果折合成工作时间的话是22.5天，恭喜你，年底双薪到手了！使用工具之二：辅助使用工具之二：辅助q 闹钟q Outlookq 手机q 白纸从强迫到自然一：我知道没有计划不好，但是从强迫到自然一：我知道没有计划不好，但是q 没时间做计划q 工作差不多都是那一摊了，计划有什么用？q 好吧，就算我做了计划，计划也常常被打断q 计划限制了我的自由q 所以，还是到时候再说吧从强迫到自然二：计划只做重要的和见缝插针的从强迫到自然二：计划只做重要的和见缝插针的q 重要的或者跟别人协作的事情是一定得做的，

12、所以尽可能早地记在Outlook里what？没有时间限制？那就给自己设一个q 当别人预约时开始习惯说：您稍等一下，我查一下我的日历q 不重要的单独放在一块，等待、空闲的时候当课外读物IIIIIIIV从强迫到自然三：尽量不迟到从强迫到自然三：尽量不迟到q 其实迟到说穿了就是反正还有时间q 比较简单一点的是对于重要的事情克服惰性面试（提前十五分钟）与其他同事的会议约会上课从强迫到自然四：检查表从强迫到自然四：检查表q 检查表有理化的工作和任务，节省时间。比如经常组织会议或者培训，则把必须做的工作列表，存档，以后可以对照。从强迫到自然五：左右互博从强迫到自然五：左右互博q 同时做两件事情刷牙、洗脸、洗澡/听收音机坐车听演讲或者有声音的录音带q 同时做三件事情走路健身、听mp3学英语、上班。q 实际上，人脑一次能处理7件事情q 不过，不推荐一边写文稿一边看小说最后我们来一个高难度的：干扰排除最后我们来一个高难度的：干扰排除78910111213141516171819干扰频率干扰频率时间时间次次干扰源在哪儿干扰源在