中国国际航空股份有限公司IE报销管理规定

1、附件：中国国际航空股份有限公司员工自助报销系统使用管理规定（暂行）第一章 总 则第一条字为确保员工自助报销系统安全、规范、高效运行，依据中国国际航空股份有限公司日常费用报销管理规定（国航股份发200564号）及员工报销系统使用要求，制定本规定。第二条字本规定所称员工自助报销系统，是公司财务信息管理系统的一个子系统，实现员工费用报销自动化功能。第三条字本规定所称系统管理员，是指由各级财务部门指定的，承担管理、维护所在区域员工自助报销系统的人员。第四条字本规定所称区域，是为方便员工自助报销系统的使用、维护而划分的范围。公司暂定分8个区域，即：北京、西南、浙江、重庆、内蒙古、天津、上海、华南。北京区

2、域包括北京地区各管理支持部门、事业部、分公司。第二章 管理单位及职责门职责 第五条 员工自助报销系统日常运转和维护由公司财务部、信息管理部、各单位人事行政部门、各区域财务部门共同完成。第六条 公司财务部负责制定和下发员工自助报销系统使用的相关制度和规定。公司财务部系统管理员负责网上报销系统的日常维护、新进员工账户建立、员工信息变更、权限分配等维护工作。第七条字信息管理部负责员工自助报销系统的安全运行，处理因需求变更发生的程序变更。第八条 各单位人事行政部门负责统计、上报本单位（部门）员工自助报销系统使用人员信息。第九条字各区域财务部门员工自助报销系统的管理职责。（一）办理各区域员工报

3、销用信用卡的申请；（二）办理各区域所属单位名称、使用人员系统账号、使用权限的注册、变更和注销等审批手续；（三）办理各区域员工自助报销系统财务审核手续；（四）处理员工报销款网上支付工作；（五）协调、解决本单位员工自助报销系统中出现的技术问题；（六）开展员工自助报销系统使用培训工作。第三章字员工自助报销系统使用管理第十条字用户名和密码由本人保管，不得泄露给其他人。使用人员取得用户名和初始密码后应立即修改密码。第十一条 填报人应按照中国国际航空股份有限公司日常费用报销管理规定（国航股份发200564号）及员工自助报销系统操作手册填报相应内容。填报人应对报销事项的真实性、合理性、及时性负责，对报销单据

4、的真实性、合法性负责。第十二条 填报的具体要求（一）系统设置了差旅费报销模板和费用报销模板。员工出差、外出开会、外出培训、探亲疗养期间发生的费用应使用差旅费报销模板；员工发生购买办公用品、报刊资料，垫付业务招待费、会议费、临时出国费用时应使用费用报销模板;（二）填写具体费用时要求内容详实、用语规范、语义明确;（三）系统中的“日期”为费用发生的日期，差旅费报销的日期指出差或疗养探亲的出发日期，以发票时间为准;第十三条 员工自助报销系统有关发票要求和附件要求按国航股份发200564号文件第六章第十八条、第十九条规定执行。第十四条 审批人对本部门内所发生经济业务的真实性、合法性、合理性、及时性负责，

5、保证严格执行年度财务预算。当审批人因故较长时期不能履行审批职责时,可通过系统临时授权1名本部门其他领导代为执行审批职责。第十五条 新进员工在办理入职手续时，应同时办理与员工报销相关的手续，建立报销账户后方可进行报销。（一）在公司内网下载信用卡申请表和员工工作证明表，填写完毕后交所属出纳部门；（二）收到信用卡及密码后，及时开通信用卡；（三）在公司内网下载国航员工网上自助报销系统新增用户申请表（见附件一），填写完毕并由本单位人事部门（或行政部门）盖章后，交所属区域出纳部门；（四）系统管理员在账户建立完毕后以邮件或电话的形式告知申请人。第十六条 员工在出现部门调动、银行卡信息变更、报销等级变更时应及

6、时办理变更手续。（一）在公司内网下载国航员工自助报销系统用户变更申请表，填写完毕并由本单位人事部门（或行政部门）盖章后，交所属区域出纳部门；（二）系统管理员变更处理完毕后以邮件或电话的形式告知申请人。第十七条字新办卡、补办卡、销卡程序（一）员工在使用报销系统前需要办理一张报销用信用卡，员工应自行填写信用卡申请表，附带身份证复印件一同交给所属出纳部门办理信用卡;（二）员工因调动原因发生工作关系变动时，如在国航所属单位范围内，不需要注销卡片；如在国航及所属企业以外的，需要注销卡片，相关手续由员工自行办理；如果本人坚持继续持有使用的，可由财务部门通知银行转为普通卡片，不再享受国航员工卡享有的优惠条件

7、.第四章字员工自助报销系统业务管理  第十八条字处理业务范畴划分员工自助报销系统仅用于处理与员工个人相关的现金报销业务，包括差旅费、业务招待费、办公费、市内交通费、临时出国等现金报销业务，不涉及工资及福利发放的现金业务。三万元以上的现金报销业务，支票、电汇和外汇申领业务依然按照原有的报销程序办理。第十九条字报销标准和制度管理员工自助网上报销业务按照中国国际航空股份有限公司日常费用报销管理规定（国航股份发200564号）规定的报销制度和报销标准执行。第二十条字业务处理流程管理员工自助报销系统业务处理流程分为业务审核、财务审核、资金支付三个主要环节。（一）根据管理需要，业务审核由区域财务

8、部门根据情况，规定审核级次，并且最终审核人必须为所在部门的财务业务审批领导;（二）财务审核由各区域财务部门进行，北京区域财务审核按以下情况进行：设置财务机构的各管理支持部门、事业部、分公司自助报销业务的财务审核由财务部北京出纳中心进行；不设置财务机构的管理支持部门、事业部、分公司自助报销业务的财务审核由本单位财务部门进行。资金支付由北京出纳中心负责;（三）员工自助报销系统通过银企互联接口网上银行完成资金支付。按区域划分预设北京、西南、浙江、重庆、内蒙、天津、上海、华南八个资金支付接口。第二十一条字业务处理时限管理各单位经办人员发生报销业务后，应在费用发生一至二周内进入系统处理报销业务的填写。各

9、单位具有审批权限的人员应在一周内完成费用报销的审批工作。审批人如离岗一周以上不能按时处理审批业务时，应及时授权其他审批人代为处理。财务部门在收到员工的费用报销原始发票后，无特殊原因应在当天或次日完成财务审核及网银支付工作。第二十二条字财务部门原则上不再向已开通员工自助报销系统的单位（部门）办理备用金借款业务。第五章字安全保障第二十三条字员工自助报销系统采取用身份验证、权限控制、动态备份等措施，确保系统安全。第二十四条 无论是因公消费或个人消费,员工本人应对信用卡还款情况负责。 第六章 罚 则第二十五条 本规定执行过程中，严禁任何虚报冒领等违法违纪行为。一经发现，将追究有关人员责任；构成犯罪的，

10、移交司法部门处理。第七章字附字则第二十六条字公司各区域出纳中心可据此制定本区域员工自助报销系统使用管理规定细则。第二十七条字本规定自下发之日起生效，未尽事宜由公司财务部负责解释。附件一国航员工网上自助报销系统新增用户申请单申请人填写姓名性别所在部门名称（请详细填写）<例：中国国际航空股份有限公司信息管理部应用开发中心>报销等级普通职员 高级经理 总经理 公司领导银行卡卡号联系电话Email申请人所在单位人事（或行政）部门盖章报销系统管理员填写是否全部办理完毕 是 否请填写为员工所分配的审批组及用户名审批组： 用户名： 经办人签字 年 月 日注：除签字盖章，表格内容根据需要填写并打印。事项处理完毕后系统管理员会与您联系。附件二国航员工网上自助报销系统用户变更申请单申请人填写姓名性别所在部门<请详细填写现所在部门名称>联系电话变更类型原信息变更后信息部门调动<请详细填写调动前部门名称><请详细填写调动后部门名称>银行卡卡号变更报销等级变更普通职员 高级经理总经理 公司领导 普通职员 高级经理总经理 公司领导申请