《印章管理规范》

1、印章管理规范一、目的实行授权签发管理；规范会签人、签发人、签署人范围；严格用印审 批程序；强化印章管理人员岗位责任。二、适用范围适用于公司职能总部、地区管理总部、营业部、服务部、分公司、其 它分支机构，不适用于控股子公司、全资子公司。三、行政强制执行本规范对公司职能总部、地区管理总部、营业部、服务部、分公司、 其它分支机构第一负责人、印章管理人员及其他相关人员具有强制执行之 硬约束，并由上述人员承担管理责任。四、印章管理规范目录（一）印章管理规范内容要则（二）印章管理范围规范（三）用印有效性规范（四）用印程序规范（五）会签、签发、签署权限规范（六）用印主报部门规范（七）用印审批表管理规范（八）

2、印章管理人管理规范（九）违规责任、处罚规定与免责（十）其它事项（一） 印章管理规范内容要则印章管理规范包括：1、 印章管理规定中关于印章的刻制审批；印章的样式、规格、材质；印章的名称和印文；印章的使用规则；印章的保管及印章的停用与销毁等；2、本印章管理规范。（二）印章管理范围规范下列印章均受到本规范的约束：1、公司行政公章、公司合同公章、总裁室公章、委员会公章、法人代表印鉴、总裁印鉴；2、公司党委系列、工会系列印章；3、职能总部、地区管理总部、营业部行政公章及业务专用章（包括但不限于：银证通业务专用章、发行专用章、股民开户专用章等）；4、分公司、其它分支机构行政公章、业务专用章；5、公司、分公

3、司、其它分支机构财务专用章；6、经合法程序刻制的各类管理印章（如骑缝章等）（三）用印有效性规范1、公司行政公章对内部、外部一切行政事务、合同协议全面有效；公司合同公章对合同协议有效；公司总裁室公章、委员会公章对公司内部决议有效，对公司外部事务、合同协议无效；2、职能总部、地区管理总部行政公章对行政事务有效,对合同协议、承诺函、担保函、授权委托书等法律文书无效;3、营业部、分公司、其它分支机构行政公章对行政事务有效，对合同协议、承诺函、担保函、授权委托书等法律文书无效（得到内部工作授权书的除外）；4、公司、分公司、其它分支机构各类财务专用章对财务事务有效，对合同协议、承诺函、担保函、授权委托书等

4、法律文书无效；5、公司、分公司、其它分支机构各种业务专用章对该业务事项涉及的工作流程有效，对合同协议、承诺函、担保函、授权委托书等法律文书无效；6、公司、分公司、其它分支机构各种管理用章（如骑缝章等）对内部管理有效；7、公司党委印章对党务工作有效；8、公司工会公章对工会工作有效。（四）用印程序规范按两种情形进行：第一种情形不要求法律事务中心会审；第二种情形要求法律事务中心 会审。第一种情形：行政事务用印程序（除第二种情形之外的全部情形）填写用印审批表，附文本原件申请部门第一负责人签字申请部门/人办理提交主报部门提交抄报部门会签（若存在抄报部门）主报部门对未得到授权之事项提交主管领导会签部门/人

5、办理（注：只需单一部门审定的，会签部门可略）申请部门第一负责人签字，提出具体同意理由申请部门/人办理主报部门第一负责人签发意见办公室审核程序办公室第一负责人签字印章管理责任人用印，记录用印情况办公室存档原件（包括外部用印流程尚未完成的原件）办公室/职能部门印章管理人员办理办公室印章管理责任人填写印章使用周报表定期上报办公室印章管理责任人落实外部用印流程全部完成后的原件办公室再次存档完整原件（指外部用印流程已完成、或不能继续完成、或中途停止操作的原件）第二种情形：合同协议；文件（授权委托书、承诺函、担保函、上市 推荐书、对外重要首发报表、对外重要工作事项报告等）合同协议填写用印审批表 /文件填写

6、发文审批表项目责任人签字提交主报部门提交抄报部门会签（若存在抄报部门） 同时提交法律事务中心出具法律意见书返回申报部门，按法律意见书修正，校对人再次校对（申报部门 如对法律事务中心审查后的法律文件重新作出原则性或其他重大修改， 应重新履行上述法律审查程序）法律事务中心在用印审批表/或发文审批表上签名主报部门第一负责人签字，提出具体同意理由签发人签字，提交办公室办公室审核用印程序对非常项用印提出补签意见办公室第一负责人签字印章管理责任人用印，记录用印情况办公室存档原件（包括外部用印流程尚未完成的原件）办公室印章管理责任人填写印章使用周报表（含上述文件用印）定期上报办公室印章管理责任人落实外部用印

7、流程全部完成后的原件办公室再次存档完整原件（指外部用印流程已完成、或不能继续完成、或中途停止操作的原件）会签部门/人办理办公室人员办理（五）会签、签发、签署权限规范统一采取法定代表人书面授权形式（见附件一）。1、行政事务的会签、签发规范：（1）属各单位权限范围内的一般行政事务用印，一般工作往来用印, 不涉及到与外界发生合作约定的，不与外界签订合同协议的，不对外作出 任何承诺或担保的，由相关部门共同会签，中管该项工作的第一负责人签 发，印章管理人员用印(2)各单位第一负责人具体指：总裁、职能总部主管副总裁、总稽核、 副主席、总监其中一人(主管该线的一人)，地区管理总部第一负责人，营 业部第一负责

8、人，分公司及其它分支机构第一负责人。在职能总部有一个 总监以上领导分管同一项工作时，以最高负责人签字为签发依据。(3)主管职能总部的对口副总裁、总稽核、副主席、总监其中一人可 以将行政性事物的常项工作书面授权给职能总部第一负责人，由其按管理 权限签发。2、合同协议；文件(授权委托书、承诺函、担保函、上市推荐书、对 外重要首发报表、对外重要工作事项报告)的会签、签发、签署规范：(1)会签一签发一签署：会签：由各单位相关部门共同会签，重点提交法律事务中心会签；签发：董事长是签发人；总裁、副总裁、副主席、总监、分公司第一负责人凭直接上司出具的内部工作授权书签发;职能总部、营业部第一负 责人凭得到授权

9、的直接上司出具的内部工作授权书签发。签署：总裁、副总裁、副主席、总监、分公司第一负责人凭逐级内部 工作授权书签署合同协议;职能总部、营业部第一负责人凭得到授权的直 接上司出具的内部工作授权书签署合同协议。服务部不得以自身名义签署业务合同协议，也不刻制行政公章(2)合同协议甲乙双方签署人规定:若合作对方为大型集团企业(注册资本 10亿元以上)和董事长认定的 重要客户，在其法定代表人先行签名的情况下,我公司使用对等身份的法 定代表人签名，印章管理人员用印；在我方先行签名的情况下，原则上由得到授权的签署人签署，印章管 理人员用印。若合同协议对方为非大型集团企业，或合作方使用授权人签名方式， 我公司由

10、得到授权的签署人签署，印章管理人员用印。法定代表人可视情况出具红头文件的授权委托书给合作方，确认 签署人身份，但仅限于业务合同协议，一定要求法定代表人确认的文件。上述文书签发、签署最终执行责任统一落实到各单位(职能总部、地 区管理总部、营业部、分公司、筹备组)第一负责人，不准将授权再次转 移给项目经理、部门员工。3、其它用印的会签、签发、签署规范：(1)外发红头文件(含授权委托书、承诺函、担保函等红头 文件)，直接填写发文审批表，办公室用印。(2)项目立项，在正确填写了项目立项审批表后，按项目立项的 程序会签、签发，签发后的项目立项审批表，不能直接用印，但是该项目立项的依据。若需用印，必须填写

11、用印审批表，按用印程序会签、签 发。（六）用印主报部门规范1、主报部门的分类依据不同时期的不同组织结构及相应部门职能而定。原则是：谁主管该工作，谁成为主报部门（注：不一定是签发人）。2、主报部门的职责是：会同相关部门共同会签用印审批表 /发文 审批表，按用印规则确认签发人，并给申请单位确切回复。3、目前，公司各职能部门的职能分工见附件四，以后随人事文件的调 整而调整。地区管理总部、营业部、分公司的内部行政印章使用，同样要求制定 规范的会签与签发程序。（七）用印审批表管理规范1、启用一式三联，联号管理的用印审批表 （见附件二）。2、用印审批表使用原则（1）该用印审批表适合于公司印章、职能总部印章

12、、地区管理总 部印章、营业部印章、分公司印章、其它分支机构印章的管理及党委工会 印章的管理，不适合发文审批用印的管理及财务用印的管理。（2）在主合同协议已签订的情况下，任何跨时段的分协议、补充协议 用印必须填写用印审批表。(3)每份不同文书的用印，必须单独填写用印审批表，保证文件检索的便利。(4)用印审批表的会签与签发统一采用实签方式。在外地出差人员 的会签与签发可先采用电话记录方式，回属地后补签，不接受传真件签字。3、用印审批表制作、保管规则(1)用印审批表由公司办公室设计、生产、发放和管理。各单位 印章管理人员限量领取，使用完毕后交回存根簿(第一联：存根联)，经核查无漏页、无号码缺损页后再

13、行领取空白表。(2)用印审批表(第二联：用印联)保存在印章管理责任人本人。 随时备查。(3)被盖章原件必须与用印审批表(第三联：存档联)、授权委 托书一并装订保存。公司印章的使用，一律将存档联保存在公司办公室； 各级单位自用本单位印章，一律将存档联保存在当地办公室；职能总部自 用本单位印章，一律将存档联保存在职能总部印章管理人处。(4)被填写错误的用印审批表，必须一式三联同时交回办公室(使 用完后整册交回)。(5)装订后的用印审批表及其附件保存时间三年，重大合同协议、重要报告永久保存。（八）印章管理人管理规范1、任职资格（ 1） 印章管理人必须是本公司正式员工；不得使用临时工、试用员工、实习生

14、；在确认该员工管理印章前，必须报人力资源总部、公司办公室留名备案；（ 2）印章管理人与本单位第一负责人为非直系亲属；（ 3）印章管理人不得是本单位第一负责人本人；（ 4）印章管理人应接受相应的岗位培训并取得合格成绩；（ 5）出现用印失误的印章管理人员，由公司办公室提出，人力资源总部审定，及时调离本岗位。（ 、印章使用周报表（ 1） 除法定节假日外，每周五下午5:00 前如实填写印章使用周报表（见附件三），报公司办公室。（ 2）印章管理人应主要报备本人管理的行政印章情况；（ 3）各级各类财务印章的使用情况由财务总部规定报备原则。（ 4）党委印章、工会印章的使用情况由党委、工会规定报备原则。3、盖

15、章前重点检查的事项：（ 1）务必做到合同协议的用印每次会签、签发领导不少于3 人，且符合程序规范。(2)严格审核用印审批表中应由申请部门填写的每一个栏目,不 能出现不填栏目或空白栏目；对选择性栏目，以 V ”表示“是"，以"X 表示“否”。(3)对“电话同意”的意见，必须认真记录不同会签人、签发人的“电 话内容”并签名。任何合同协议、授权委托书、承诺函、担保函的电话用 印，不得在审批表上出现唯一经办人的全程操办记录和唯一签名(除法定 代表人)，同时必须符合三人会签原则。(九)违规责任、处罚规定与免责公司以上述规定为管理标准，约束各单位第一负责人、印章管理人的 用印过程。对故

16、意违背该规定，被迫违背该规定又不及时报告，放松用印 工作责任心，知情不报、漏报、错报、谎报印章使用周报表，擅自对外 使用印章的各单位第一负责人、印章管理人、授权签发人：1、发现违反本规定的责任人，将给予公司通报批评；2、对多次违规盖章者，撤销本岗位职务同时罚款 2000元；3、对知情不报、错报、漏报的印章管理人予以开除；4、对不负责任、程序不合格便签发用印的有关负责人及加盖公章的印 章管理人，追究行政责任；对造成公司经济损失或重大侵害的，追究法律 责任。有关免责条款将另行规定。（十）其它事项1、本公司控股公司（含筹）、子公司（含筹）参照本规范和印章管理规定制定印章管理办法，报备公司办公室。2、

17、本规范从颁布之日起实施，以前有关规定凡与本规范有冲突的，以本规范为准。3、本规范解释权在公司办公室。附件一：内部工作授权（印刷厂统一生产）附件二：用印审批表（印刷厂统一生产）附件三：印章使用周报表附件四：职能部门分工表（即主报部门表）湘财证券有限责任公司二。一年十二月十二日主题词：印章管理规范主送：董事长分送：总裁、副总裁、总稽核、委员会主席、委员会副主席、总监以上人员发：职能总部，地区管理总部，营业部，服务部，分公司，本公司控股公司，子公司 第一负责人、印章管理责任人湘财证券有限责任公司办公室2001年12月12日印发打字：汪永兰校对：陈爱国存档1份共印1份附件一:内部工作授权公司办公室/:

18、因工作需要，现对如下事项授权：被授权人姓名：被授权人职务：授权事项：授权有效期限：年一月一日至 年一月一日请凭此授权书办理用印审批手续。授权人签名：授权签出时间：一年一月一日附件二:湘财证券有限责任公司Xiangcai Securities Co., Ltd.NO:（此处联号）档案保管类别：第号文书全称核心内容主报部门/人抄报部门/人申报部门申才艮时间200 年 月 日 时 分标的 额万元资金进出 进资金口 出资金总份 数共份（套），_张（含存档一套）。经 办人用印类型公司行政章法人代表印鉴公司合同章公司委员会印章口总裁室印章口总裁印鉴公司骑缝章口口用印申请1、我作为申请人/最终校对人对本文书

19、用印承担如下责任：文本格式符合规范，文字标点准确无误。2、若本次用印为合同或协议用印，我作为本部门第一负责人/本项目被授权人，对该项目的可行性负责，做到标的基本合理，并尽全力控制项目风险。我仔细阅知且完全理解法律事务中心出具的法律意见，并已据之修正。3、若合同、协议文本由于外部用印流程尚未完成、或不能继续完成、或中途停止操作，一定尽早将完整原件交办公室。申请人签字：被授权人/申请部门第一负责人签字：终校人终校后签字：1、申请部门第一负责人简述理由：2、抄报部门第一负责人意见：3、抄报部门第一负责人意见：4、抄报部门（法律事务中心）第一负责人意见：5、主报部门第一负责人意见：6、董事长签发/被授

20、权人签发：办公室审核程序程序合格程序基本合格程序不合格日常用印合 同用印口授权书用印办公室签字：用印人记录处已按要求用印，并保留原件 /复印件一套。已按要求用印，原件不完整，申请责任人承诺后补。用印人签字：申请人签字：档案员原件归档记录口原件已于200年月日从处交回。档案员签字：附件三:印章使用周报表（供印章管理责任人填写）填报单位全称：填报时间：年 月 日用印管理报告书公司办公室：现将本人本周管理印章的用印情况以印章使用周报表形式提交。我郑重承诺：对本周发生的用印承管理责任，我认真审核了合同协议的签名、日期，无漏填、留白现象，并保留了所有用印文件的原件（含用印审批表、被用印文书的原件）。若我

21、少报、漏报、错报、谎报，我将接受行政处罚，承担由此可能产生的法律后果。印章管理员签名：印章全称：时间： 年 月 日序号发生用印日期（年 月 日）用印事由涉及主要内容申请人姓名经办人姓名签发人姓名用印人姓名注： 该表由掌握印章的管理人员填写（职能总部、地区管理总部、营业部、分公司分别填报），本周无用印的部门必须签字“本周无用印”，将此表传回公司办公室 各级行政印章的使用情况，均需每周定期在星期五下午5:00 前以书面签字、传真形式报送公司办公室。 本表一式二份，办公室、印章管理责任人各持一份。附件四：职能部门职能分工（随人事的调整而调整）：1、 CI 策划中心：各种性质的对外新闻发布（含平面、电

22、视、网络等传播媒体） 、对外广告宣传（含各种户外广告的选点、设计方案、广告合同协议） ； 被邀请参加各种年鉴、期刊宣传的审批；公司大型活动的策划、立项、预算、实施等；办公营业场所CI 形象的规划、设计；公司及分支机构CI礼品的策划、设计、 生产与管理；立正报、 学习报、 曼陀铃的策划、设计、生产与管理；部门生产内部期刊、生产各种印刷品的审批与管理。2、办公室：公司红头文件、红头函件、合同协议签发用印的程序终审与服务；使用公司行政印章、合同章、法人印鉴、总裁印鉴的程序终审与服务；经营事故、业务事故的主报；公司及部门加入各种性质的理事会、协会等社会团体组织的审批；分支机构及部门20， 000 元以

23、上会议计划、庆典活动及开业费用预算会签；重大公益活动的费用主报；职能总部报刊书籍订阅组织工作；公司名义团购资料立项审核及报销主报；因公出境或因私出境的审批；护照签证的新办、续办审批；外事费用的预算、报销审批；上海地区团队访问接待筹划与协调；公司办公用品、工作服的管理与服务；各分支机构、各类子公司制作行政印章、合同印章、法人印鉴的审批。3、行政总部：固定资产购置的价格审核、维修、出售、报废审批；设备的安装施工审批；物业协调申请；CI 物品、礼品、办公用品、工作服的价格审核、领用服务与物流管理；户外广告、营业场所的装修施工方案审批；户外广告费用的会签；电话电视系统、长途功能开通、室内广播系统、远程

24、会议系统的审批、服务与管理；安全事故的主报；用车审批；用餐安排；住宿安排；非CI 用品采购审批。4、人力资源总部：增加本单位人员编制审批；增加本单位人员工资总额审批；公司员工跨部门调动审批；员工休假审批；员工结婚、离婚审批；员工户口迁移审批；员工独生子女证申请；员工任职资格、年检审批；员工社会保险索赔申请；员工购房收入证明审批；晋升三级以上司员的建议书；员工从业资格管理。5、财务总部：所有开支（内外计划）的审批；固定资产购置（含电脑关键性软件和设备如服务器、所有网络设备、UPS 及相关电源设备、网络有盘无盘工作站）审批；资金融通（含资金拆借、股票质押、资产抵押贷款等）审批；对外担保审批；各种税费事项；财务综合计划与计划指标调整（含计划外资产购置）审批；财务人员调配、考核、任免；银行帐户开设、资金申请与划拨、清算；新业务的财务监控与会计核算；对外报送的财务报表与统计报表审核。6、稽核总部：重大经营事故、业务事故的抄报；业务活动监控报告；对违规人员的处理报告；各种规章制度的检查、处理建议报告。7、 法律事务中心：各种涉讼、仲裁案件的申报；各种法律纠纷的申报；各种协议或合同签署前的法律审定、标准业务合同文本的法律审定；对外聘请律师及法律宣传资料印制、其他各种外部法律资料购买的集中管理。8、