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文档简介

1、管理规范示范文本 | Excellent Model Text 资料编码：CYKJ-FW-602编号：_管理处业主档案管理程序审核：_时间：_单位：_管理处业主档案管理程序用户指南：该管理规范资料适用于管理中，为使规则公开化，让所有人保持集体的协调，维护集体的利益，从而充分发挥团体的力量，实现管理有法可依，内部运行有规则保障。可通过修改使用，也可以直接沿用本模板进行快速编辑。管理处业主档案管理程序一目的规范客户档案的管理工作。二适用范围适用于管理处业主档案的动态管理。三职责1物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。2行政接待人员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。四程序要点1业主档案

2、内容。1）经业主签署的业主公约。2）经业主签署后的消防安全责任书。3）业主家庭情况登记表。4）钥匙领用登记表。5）业主证领用登记表。6）业主入住验房表。7）装修申请审批表、签署后的装修施工承诺表、装修安全责任书、相关图纸及装修施工队资料。8）违章处理通知单及处理结果资料。9）业主的有关证件复印件。10）业主产权确认登记（产权证书）。11）其他应保存的资料。2档案盒（夹）的制作。1）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。2）在档案标贴纸上的打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：×××-×.×-S.W-业主

3、档案：表示物业管理公司××管理处物业部管理的业主档案。3）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。3业主档案袋的制作。1）准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。2）将写有"栋号、楼层号、房号"的标贴纸贴在档案袋封面上。4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。6按档案盒（夹）内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。7业主档案的跟踪。1）当发

4、生下列情况变化时，行政接待人员应将变化情况记录在业主档案中：a）通讯电话联络方式发生变化时；b）业主发生更替时。2）业主档案跟踪管理，由行政接待人员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，行政接待人员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。3）对产权发生变更的业主，管理处应及时为新业主建立"业主档案"，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。8业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处经理批准，经物业部档案行政接待人员办理登记手续后方可查阅。9业主档案应永久保存。10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。11本规程执行情况作业物业部档案行政接待人员绩效考评的依据之一。12档案收集齐全完整，组卷合

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