罗盘酒店管理系统专题――散客操作

1、HIMS 云计算系统操作手册系列IPMS 酒店管理系统专题散客操作版本审阅修订时间系统版本文档版本撰写审批更新内容V0.1 杨富云Create V1.0杨富云Finish序：散客预订接待是酒店经营中的最为基础的操作内容，这里主要将散客预订和接待中所涉及到的知识点做一个归纳，按照以下内容进行讲解： 一、 散客预订散客预订通常在预订的房间数量不多时，可以直接通过散客预订界面进行快速预订；如果散客预订的房间数量较多，且对预订日期没有严格要求，可以参照“房类预测表”为预订客人提供酒店的动态预订信息。1、 点击菜单“房态房类预测表”，为预订客人查询预订时间段内是否有满足的客人要求的房间。 系统提供了三种

2、不同样式的房类预测表，从不同角度直观反映从查询日期起至未来一个月时间范围内客房的销售状态，客人指定的订房时间段内是否有足够的房型可以预订，当客人（尤其是预订客房数较多或者是团队预订的情况）预订房间数较多时，可先通过房类预测表进行查询。此外，房类预测表也适合酒店预订人员在预定前（非预订时）提前了解酒店客房出租与空余情况。2、 点击菜单“散客散客客房预订”进入散客客房预订界面。 【入住日期】：用鼠标左键单击入住日期右侧日历表，在弹出的日历中选择；可以通过键盘上下箭头键修改日期【离店日期】：用鼠标左键单击入住日期右侧日历表，在弹出的日历中选择；可以通过键盘上下箭头键修改日期【价格类别】：点击选择此团

3、队使用的价格类型 【协议单位】：只有协议单位客人住店时才需要选择协议单位，系统提供了模糊搜索功能，只需键入协议单位名称中各汉字拼音的首字母即可检索出符合条件的协议单位，然后进行选择即可。（如果客户与前台均忘记了系统设定了哪些协议单位，可到菜单“客户酒店协议客户”进行快速查询）【内部编号】：预订人或者酒店统一规定的登记单查询编号 【卡类型】：输入会员卡类型 【卡号】：输入会员卡号 【需返佣至】：选择协议单位后，协议单位如果设置了返佣规则，会自动填充需要返佣的协议单位【佣金类别】：选择协议单位后，协议单位如果设置了返佣规则，会自动填充佣金类别。 【促销套餐】：酒店使用的促销类套餐 【最晚保留】：此

4、订单为客人保留的最晚时间 【保留担保积分】：会员担保预订中的担保积分 【客源类别】：选择客户来源类型 【订单来源】：选择客户业务来源 【预订人】：订单预订人的姓名 【手机号码】：预订人的手机号码 【传真】：预订人的传真号码 【座机】：预订人的固话座机【电子邮件】：预订人的电子邮件 【中介订单号】：可录入中介单位订单号 【预付方式】：客人预计使用的付款方式 【成人】：可记录预计到店的成人数 【小孩】：可记录预计到店的小孩书 【到达方式】：客人到店的方式（打车、接送等） 【最早、最晚抵达时刻】客人预计到店时间范围 【酒店销售】：针对客人的酒店销售人员 【预订备注】：用于详细说明客人的情况或需求的补

5、充说明。 【成功后自动打印押金单】：如果勾选，并有预付款产生，提交登记单自动打印押金单 【预付金额】：如果团队有提前支付预定金，在这里手工录入 【单据号】：付款的单据号 【付款方式】：选择付款方式 【信用卡】：录入信用卡号，如果是信用卡付款的话 【备注】：可录入针对此预定的备注信息 【预订房型及房价】：显示酒店所有房型价格及可售房数量，预订时在此输入预订的房间数。特殊预订可在此进行自定义房费规则。（设定了自定义房费规则后，团队入住时房间内的价格就会是这个录入自定义价格，不设置则按系统设定价格） 【客房入住人信息】：可提前录入住客人信息，如果是酒店常客或者会员，可以通过“录入常客”快速选择住客人

6、。3、 如下图完成了一个最今本的预订信息登记：预订人张三预定了2009-12-06至2009-12-08期间的两个标准间，房价为280元/天。（房间预订数量可在这里设置，也可完成预订后再进行预留房的设置） 4、 核实录入的信息后点击“确定提交”按钮，会自动弹出预订详情界面，表示预订已经生效。 5、 在订单详情界面可查询本次预订相关信息。 二、 散客预订修改散客预订的修改可能涉及到预订时间、房间类型、房间数量等多项内容，所有关于散客预订的修改都可以在散客预订单详情中完成。1、 点击菜单“散客待入住散客订单”可查看到当前所有待入住的散客订单。 2、 选择需要修改的散客预订单，点击“详情”按钮进入散

7、客订单详情的页面。 【拷贝预订】可已拷贝此预订，通过复制的方式快速进行其它订单的预订。【订单修改】：对散客订单详情进行修改【打印订单】：打印此散客预订信息【附件管理】：可进行上传附件等工作【订单取消】：取消预定。（取消的预订如需恢复需要到菜单“散客查询全部散客订单”中找到该订单，然后进行恢复）【订单恢复】：对于取消的订单点击可恢复【操作痕迹】：进入订单操作痕迹查询界面【重新同步】：重新同步，网络不通畅时可能需要手工同步 三、 散客预订取消当预订的散客爽约，酒店需要取消预订时，可按以下步骤完成此操作1、 点击菜单“散客待入住散客订单”可查看到当前所有待入住的散客订单。 2、 选择需要修改的散客预

8、订单，点击“详情”按钮进入散客订单详情的页面。 四、 散客预订恢复当散客预订信息信息被误操作，或者因为实际原因预订计划取消后又需要重新预订的情况，为节省基础信息录入的时间，可以选择对预订单进行恢复，然后再进行编辑处理。1、 点击菜单“散客查询全部散客订单”，输入所要查询的部分订单信息（如预订人、订单号、创建时间、订单状态等）进行预订单查询。 2、 选择需要回复的散客预订单，点击“详情”按钮进入被取消的散客订单详情的页面，然后点击“恢复订单”及可将被取消的订单进行恢复。 3、 确定恢复后再次通过菜单“散客待入住散客订单查询”即可查询到此订单了。 4、 点击“详情”按钮可看到此时订单的状态已经恢复

9、为“入住前”了。 5、 如果我们留意一下“操作痕迹”会看到以上所有对此订单所做的操作。 五、 散客预订排房散客排房通常是需要在散客预订完成后，在散客入住前提前完成的，散客排房可以在散客预订单中完成。1、 点击菜单“散客待入住散客订单”可查看到当前所有待入住的散客订单。 2、 选择需要修改的散客预订单，点击“详情”按钮进入散客订单详情的页面。 3、 这里我们点击“分配房间”进行预留房分配。 4、 其它房间的分配类似。此外，为了快速排房（尤其是在住客房间数较多的情况下）系统还提供了“智能分配房号“和批量分配房号”功能。 5、 如下图已经完成了所有房间的分配。当分配的房间不合适时，还可以通过点击“改

10、房号”来重新分配其它房间。或者有其它预订需要占用已分配的房间时可以暂时“放弃房号”等待后续继续分配。 6、 如图，当房间分配完成后，系统房态图表会显示一个红色的小旗子（表示该房间今天将有预订客人入住）； （8302房间在有今日入住的预订） 也可能会显示如图所示的一个小红旗图示（表示未来此房间会有预订客人入住）。 （8416房间在未来有预订） 六、 预订散客入住1、 点击菜单“散客待入住散客订单”可查看到当前所有待入住的散客预订单。 2、 点击需要处理的订单的“详情”按钮进入订单详情操作界面。 3、 点击“预留房”页面，选择一个需要进行预订转入住登记的房间，然后点击“入住”按钮。 4、 点击“确

11、定”后弹出“预订客人抵达”的操作界面。可在此提前录入住客信息（也可通过“读取公安接口”或者“录入常客”快速录入住客信息，或者暂时补录，待登记完成后进行补录）。 5、 录入住客信息，填写押金等信息后点击“确定提交”按钮，自动弹出已经登记的客房信息。 6、 返回预订单，我们通过“录入常客”的方式将另一个房间进行住客登记。如图所示： 7、 完成预订转入住登记后，房态图显示房间已登记。（图示8302房间在登记时未录入押金，因此房间处于即将欠费状态） 七、 散客直接步入散客直接步入是酒店前台接待工作中操作最频繁的工作之一。这里我们单独进行说明。 1、 在房态图界面右击需要进行登记的房间，选择“散客步入”

12、菜单项，进入散客步入界面。 【添加同住联房】：添加另一个房间与此房间进行“联房” 【入住日期】：今日实际日期（今日入住不可修改） 【离店日期】：用鼠标左键单击入住日期右侧日历表，在弹出的日历中选择；可以通过键盘上下箭头键修改日期；也可直接点选或录入需要入住几天【入住房间】：已经选择的房间 【协议单位】：只有协议单位客人住店时才需要选择协议单位，系统提供了模糊搜索功能，只需键入协议单位名称中各汉字拼音的首字母即可检索出符合条件的协议单位，然后进行选择即可。（如果客户与前台均忘记了系统设定了哪些协议单位，可到菜单“客户酒店协议客户”进行快速查询）【价格类别】：点击选择此团队使用的价格类型 【登记类

13、型】：点击选择客房登记类型 【会员卡类】：选择会员卡类型 【卡号】：输入或从读卡器读取会员卡号 【需返佣至】：选择协议单位后，协议单位如果设置了返佣规则，会自动填充需要返佣的协议单位【佣金类别】：选择协议单位后，协议单位如果设置了返佣规则，会自动填充佣金类别。 【内部编号】：预订人或者酒店统一规定的登记单查询编号 【酒店销售】：针对客人的酒店销售人员 【业务来源】：选择客户业务来源 【客源类别】：选择客户来源类型 【促销套餐】：酒店使用的促销类套餐 【电话等级】：通过接口修改客房电话拨打等级 【基金税费】：基金税费设置 【住客分付房费】：是否选择住客分付房费【VIP 】：是否是VIP 客人 【

14、客人保密】：是否为客人保密信息 【有物品寄存】：是否有物品寄存 【公安接口】：通过公安接口读取住客信息 【查会员卡】：查询录入的客人是否持有会员卡 【选择常客】：通过常客搜索快速录入客人资料 【自动打印押金单】：是否自动打印押金单 【确定提交】：确定完成提交信息 【取消返回】： 【房价】：系统设定的当前房型及住客类型默认的房间价格 【自定义房价】：重新自定义的房。 【押金金额】：录入押金金额 【押金单据号】：收取押金的单据号 【押金备注】：可录入备注信息 【付款方式】：选择付款方式 【信用卡类型】：录入信用卡类型，如果是信用卡付款的话 【信用卡卡号】：录入信用卡号，如果是信用卡付款的话 【预授

15、权金额】：录入押金金额 【信用卡类型】：选择信用卡类型，如果是信用卡付款的话 【有效天数】：信用卡预授权有效天数 【预授权单据号】：预授权单据号 【信用卡卡号】：录入信用卡号，如果是信用卡付款的话 【卡过期时间】：信用卡有效使用日期 【收款金额】：录入押金金额 【收款单据号】：收取押金的单据号 【收款备注】：可录入备注信息 【付款方式】：选择付款方式 【信用卡类型】：录入信用卡类型，如果是信用卡付款的话【信用卡卡号】：录入信用卡号，如果是信用卡付款的话2、 如图，已经完成了住客“杨先生”的入住登记，录入了500元作为房费押金。 3、 点击确定提交会直接进入房间详情界面。 【添加自动附加费用规则

16、】：可设置自动增加的费用 额度 费内部成本拆分规则 【新增预授权】：新增预授权【添加自动转账规则】：自动转账规则设置 【租借物品列表】：物品租借列表及添加租借物品 【POS 点挂账额度设置】：允许POS 点往前台挂账的【房费内部成本设置】：设置房 此外，如果酒店配置了相应的门锁接口模块，我们还可以通过登记单界面上的“制作门卡”按钮直接在IPMS 前台客户端为客人发行门卡。 4、 登记完成后，房态图上面显示的房间图标已经变更为在住状态了。 （8308为刚才登记八、 散客登记单修改房间图标（或者右键点击房间选择“查看房间登记详情”）双击8308房间进入客房登记单。的房间）1、 双击需要修改登记单信

17、息的将进入房间登记详情界面。如图， 【修改】：对此登记单进行修改 发门卡功能 【打印登记】：打印客房登记单 【作废登记】附【退房】：对散客做结账退房操作 【制作门卡】：在IPMS 客户端执行：作废此登记单 件】：可进行上传文档附件等工作 【发票】：房间开发票 【重新同步】：重新同步，网络不通畅时可能需要手工同步 修改完成后点击“确定修改”即完成了登记单信息修改。九、 作废散客登记单某些特殊情况下（如客人不满意客房环境或者有急事需要离开等）客人刚住店可能就要马上离店，这是需要将已经登记入住的登记单进行作废操作。、 双击需要修改登记单信息的房间图标（或者右键点击房间选择“查看房间登记详情”）1将进

18、入房间登记详情界面。在登记单界面点击“作废登记”按钮即可进行登记单的作废操作。 注意：对于登记单登记时间超过了酒店规定的作废登记单时间限制的情况，登记单是不允许作废的，这种情况必须做张处理。是否允许作废登记单取决于在酒店全局设置中关于登记单作废规则的设置，如下图所示。 十、 散客账务处理散客账务处理的全部攻击基本上都可以在散客登记单中进行。1、 双击需要修改登记单信息的房间图标（或者右键点击房间选择“查看房间登记详情”）将进入房间登记详情界面。 2、 点击“房间账务详情”页面即可进入账务处理的界面，在账务处理的界面通过右键可进行全部账务处理的功能。 全部账务处理相关右键菜单展示： 具体账务处理

19、操作介绍参见账务处理相关专题。、 散客结账退房散客结账退房的操作也是在散客登记单详情界面进行的。1、 双击需要修改登记单信息的房间图标（或者右键点击房间选择“查看房间登记详情”）将进入房间登记详情界面。十一 2、 对于今日入住且今日离店的客户，系统会提示是否加收房费，服务员应按照实际客人入房费，或者选择不加收房费。 住时间酌情选择加收全天房费、加收半天3、 例如客人实际入住了2小时，这里我们选择加收半天房费，系统进入结账账务详情界面。 4、 点击“现在结账”按钮进行结账。 5、 此房间入住时预交了500元押金，当前征收半天房费后需要退客人360元，完成退款操作后点击“确定结账退房”按钮。 十二、 散客登记单重入散客登记单重入是一种结账退房后需要取消或者是由于操作员操作失误需要将原来登记单找回的一种补救方式。1、 点击系统菜单“散客查询全部散客登记单（简单）”（或者点击菜单“散客查询全部散客登记单（复杂）”）可通过房间号，住客姓名、入住时间等检索到需要进行重入操作的登记单