01文件、记录和资料控制程序

1、中铁二十五局集团公司文件、记录和资料控制程序文件、记录和资料控制程序1、目的为了对质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件、记录和资料 进行控制，使所有场所都能及时得到有效版本，防止使用作废文件，确保 提供符合规定要求和管理体系有效运行的客观证据，特制定本程序。2、适用范围本程序适用于集团公司（直属机构）、分公司质量/环境/职业健康安 全管理体系运行有关的文件、记录和资料的控制。3、职责3.1 公司办公室是本程序的主管部门，负责对质量/环境/职业健康 安全管理体系运行中的有关文件、记录和资料进行编号、登记、标识、发 放、回收、归档管理，并对本程序的实施、主管部门负责记录的进行监督 和指导检查

2、。集团公司各职能部门（直属机构）、分公司/指挥（项目经理） 部设专（兼）职文件管理人员，负责文件的收发、登记、标识、传递、回收、 档案管理，保证所有场所使用有效文件。同时，负责本单位（部门）日常 活动记录的填写、收集、整理和保管。负责对科技项目竣工文件、记录和 资料整理的指导及验收工作。3.2 集团公司企划部负责组织质量/环境/职业健康安全管理手册 和质量/环境/职业健康安全管理程序文件的编写、登记、发放，负 责修改和换版工作。负责核查企业执行国家、行业及地方有关质量/环境 /职业健康安全管理方面的法律、法规标准、规范，并确定其文件的有效 性。负责本部门记录的填写、收集、整理和保管。3.3 集

3、团公司施工管理部负责施工技术/环境保护文件、记录和资料 的管理和控制，并对下属单位的施工技术/环境保护文件、记录和资料的 使用管理情况实施监督和指导。3.4 集团公司施工管理部负责职业健康安全文件、记录和资料的管理， 并对下属单位使用的职业健康安全文件实施监督和指导。3.5 公司各有关部门（中心）负责本部门（中心）管辖范围内的质量 /环境/职业健康安全管理体系运行文件、记录和资料管理。3.6 各分公司/项目（指挥）部执行集团公司质量/环境/职业健康安 全管理体系文件规定，负责对本单位、本项目文件、记录和资料的管理， 并对管辖单位进行监督和指导。3.7 办公室和施工管理部每年在内部审核过程中对公

4、司各单位文件资 料管理情况进行检查指导，发现未按质量/环境/职业健康安全管理体系运 行要求记录或未按规定要求编制竣工文件资料的单位、部门及时给予纠正4、工作程序4.1 文件资料分类本程序所控制的文件和资料是指与质量 /环境/职业健康安全管理体系 的建立和实施有关的文件资料。一般分为以下四种：a、公司质量/环境/职业健康安全管理手册、程序文件，以及审 核文件。b、公司内部文件和资料：包括企业管理文件和技术文件。质量/环 境/职业健康安全管理、技术管理办法、安全质量环境规划、施工组织设 计/施工工艺/工法、工程项目质量计划、技术交底资料、竣工资料、作 业指导书，质量/环境/职业健康安全管理记录、汇

5、总登记的质量/环境 /职业健康安全记录。c、外来文件和资料：国家、行业发布的与产品质量/环境/职业健康 安全管理有关的各种法律、法规、规章、规程、规定、办法，质量检测标 准，技术标准、规范、标准图、通用图，施工图、施工组织设计文件及变 更设计文件。d、与质量/环境/职业健康安全管理体系运行有关的记录文件。4.2 文件检索a、文件检索采用分类和编号。b、文件需要复制时按照4.7条款规定执行。4.3 记录填写要求4.3.1 记录形式可采用文件、表格、录象、报告、电子媒体、磁带、磁 盘、胶片、照片、会议记录、协议等。（电子记录只针对形成书面的记录或 软盘）4.3.2 记录应按规定的内容和表式填写，当

6、需要对规定内容及表式进行 调整时，应得到主管部门的认可。4.3.3 所有记录应当及时、真实、完整地填写，字迹清晰，文字简洁明 了，签字盖章齐备，日期准确，内容符合实际。4.3.4 记录一般用碳素笔或钢笔填写，除有特殊规定外，记录不得使用 铅笔填写，记录不得涂改，有误需要涂改时要有执行者的签字盖章。4.3.5 竣工文件、记录和资料的收集、整理与竣工文件编制、文件形成 积累、竣工验收与竣工文件交接同步，整理的份数按施工合同或顾客及相 关方要求确定。4.4 文件拟制及审核4.4.1 拟制质量/环境/职业健康安全管理体系有关的管理性文件按 中铁二十五局集团有限公司公文处理实施办法规定执行，由主管职能

7、部门起草，相关部门会签，公司办公室核稿。4.4.2 质量/环境/职业健康安全管理手册和程序文件，由企划部负责组织有关部门起草、修改，总工程师组织会审。4.4.3 施工管理部负责施工技术、环境管理文件的编写，由总工程师审 核。4.4.4 工程项目质量/环境/职业健康安全管理计划作业指导书由各职能部门、指挥（项目经理）部组织起草制定，由同级总工程师审核， 并组织实施。4.5 文件评审和批准发布4.5.1 质量/环境/职业健康安全管理手册程序文件在发布前由企划部组织与体系有关的部门进行评审，分别由公司总经理和管理者代 表批准发布实施。4.5.2 其他的质量/环境/职业健康安全管理文件在发布实施前，由

8、 各拟制部门进行评审，由总经理批准或分管领导批准发布。4.5.3 文件和资料经评审批准发布后，在实施过程中，由各职能部门、 单位确认其适用性，必要时可予以修订（按4.10条款执行）4.5.4 技术文件评审：技术文件包括施工组织设计、技术方案、措施、工艺、工法、新 技术、新材料、新工艺、新方法、新设备、在实施前进行评审，由技术部 门主持，总工程师批准。4.5.5 外来文件的评审：所有与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的外来文件，由 各级办公室负责签收、登记，并根据文件的类别、性质等转发给有关部门、 单位执行，由主管部门进行识别和评审其适用性。由总公司管代或总工批 准其分发范围，列成外来文件清

9、单，由相关部门根据。4.6 文件的编号、登记、标识、发放、回收、处理4.6.1 文件编号：编号方法由公司办公室统一编号。4.6.2 文件登记：各部门、各单位按收/发文件登记簿的内容逐项 登记，并建立本部门、本单位的有效文件清单。4.6.3 文件标识：文件经公司领导批准后，由文件拟制部门填写有效 文件清单并编制发放号，按文件编号和发放号组成唯一性标识。4.6.4 文件发放：质量/环境/职业健康安全管理手册、程序文件 和管理体系文件由公司企划部负责发放。施工技术、环境保护、职业健康 安全管理体系文件发放由施工管理部负责。 文件发放要严格履行签字手续。 并严格按批准的文件发放范围进行编号发放，确定保

10、证各种场所都能得到 文件的有效版本。4.6.5 文件回收：需要收回的文件，由发文单位根据发放清单自下而 上逐级回收，并留下回收记录。4.6.6 文件处理：所有被替代或作废的受控文件由各级文件管理员按 文件收/发文登记薄的记载收回并记录。作废文 件单独存放。由文件 管理人员填写文件销毁清单由单位领导批准后统一销毁。需作保留的 作废文件，由留用部门负责填写文件留用申请单，经单位领导批准后， 由管理人员加盖“保留资料”和“作废留用”印章后方可留用。4.6.7 新增机构领取质量/环境/职业健康安全管理手册、程序文 件时，应办理文件领用申请单，经管理者代表批准后，由文件管理部 门发给。4.6.8 质量/

11、环境/职业健康安全管理手册、程序文件因丢失、 破损影响使用时，按4.7.7执行。4.7 文件的复制与管理4.7.1 质量/环境/职业健康安全管理手册、程序文件严禁复制。 因工作需要复制文件时，应征得原拟制发文单位同意后方可复制，文件资 料管理人员进行核实并编号，加盖复制有效章，登记发放，本 的有复制 议价朱得作为有效文件处理。标准图纸、技术文件资料，质量/环境/职 业健康安全管理记录的复制，由本级总工程师批准后，复制并相同的登记 手续。4.7.2 持有受控文件者因工作岗位变动时，按如下方式管理：a、在公司内部调动，其性质相同的岗位，保留原使用文件；资料员 做好转移记录；b、调出本公司或与质量/

12、环境/职业健康安全管理无关的岗位，文 件资料员负责收回。并上交公司原发放部门。4.7.3 文件资料管理人员因工作调动，应办理文件交接手续，各单位负 责人应监督此项工作的实施。4.8 文件和资料的更改4.8.1 文件修改的条件a、文件在运作过程和内审、外审中发现有不适宜之处，可操作性不 适应时。b、质量/环境/职业健康安全管理体系标准、国家及地方政府和行 业法律、法规发生变化时。c、公司组织机构发生重大变更时。4.8.2 文件修改要求a、必须满足 GB/T19001 2000 标准、GB/T24001 1996 标准 GB/T28001 2001 标准要求。b、修改后的文件应与公司其他现行文件不

13、发生矛盾。4.8.3 文件和资料需要更改时，更改部门提出文件更改申请单。说明更改原因和理由，并得到批准人的批准后方可更改。4.8.4 质量/环境/职业健康安全管理手册的修改，由公司企划部 负责，经总经理审批。4.8.5 质量/环境/职业健康安全管理程序文件的更改，由执行部门提出更改建议，征得编写部门同意，由管理者代表批准。由企划部向文件持有单位和个人发出文件更改通知单，文件持有者应及时实施更改。 施工组织设计或施工技术方案、 措施由施工管理部审批。工程项目质量/ 环境/职业健康安全管理计划、作业指导书，由指挥（项目经理）部的执 行部门提出修改建议，经本级总工程师批准后实施。4.8.6 技术文件

14、和资料及与质量/环境/职业健康安全管理密切有关 的管理性文件只需换发新文件，不作更改；同时原作废文件在相关部门的 接到新文件后要各自加盖作废印章或销毁，并保存销毁记录。分管领导签 发。技术文件需局部更改，直接在原文件上更改，并将更改内容及时传递 相关单位。4.8.7 国家、地方政府和行业发布的法律法规、规范、标准、办法，按 原主管部门发布的通知，由各部门确认后形成外来文件清单下发各部门以 清单作为受控依据，由原转发部门发出更改通知。4.8.8 在原文件作局部文字或数据修改时，应将被修改文字或数据划 去，并在适当位置标明修改内容，修改人及时间，不允许用修改液对正式 文件进行修改。4.9 文件换版

15、与作废4.9.1 质量/环境/职业健康安全管理体系文件的修改，应对文件的适宜性进行评审，经评审确需更改时，应经总经理批准。4.9.2 文件修改后的审批及发放管理，按本程序 4.5和4.6条款办理。 当采用换版方式时，应在发放新版的同时，收回旧版文件。4.9.3 公司各场所要防止过期作废文件的非预期使用。4.10 文件、记录和资料的保管4.10.1 各单位的文件、记录和资料应指派专人负责保管，并分项目、分 类别收集在文件夹（盒）中，放入文件柜妥善保存，以防文件、记录和资料收 集不齐全或损坏丢失。文件、记录和资料管理人员在离开工作岗位时，应办 理文件、记录和资料移交手续，以保持文件的清晰。4.10

16、.2 与工程产品质量有关的工程竣工文件的编制，组卷由承建单位 负责编制管理，并负责向各级档案部门归档移交。一般性记录由各单位按 质量/环境/职业健康安全管理体系运行活动中按发生、发展的时间顺序 分类整理归档，自行保管。记录的保存期一般存三年，工程记录按有关规定执行，具体记录保存期在记录清单中予以规定。各部门应有记录控制清 单，办公室保存总公司的有记录清单及表格式样。4.10.3 各单位在本年内形成的文件、记录和资料在保管中要注意环境 对文件、记录和资料的损坏问题，所以要采取防火、防盗、防光、防有害 气体、防潮、防高温、防尘、防虫措施。4.11 文件、记录资料管理及归档4.11.1 需要归档的文

17、件，由办公室按档案管理规定和中铁二十五局 集团有限公司档案管理工作实施细则进行分类、编目、归档。4.11.2 竣工文件管理，采取“一个项目立一档”的管理方式，在工程项 目竣工交付后，由承建单位负责将该工程竣工资料一份移交公司办公室归 档保存。4.11.3 质量/环境/职业健康安全管理体系运行活动的文件和资料， 按中铁二十五局集团有限公司档案管理工作实施细则的要求进行归档 保存。4.11.4 因工作需要临时借阅归档文件时，借阅人员应填写档案借阅 登记表，经部门负责人批准后，方可借阅。档案管理人员应在档案借阅 登记表上作好记录。4.11.5 文件管理部门每年按有效文件清单汇总一次，向有关场所 进行

18、公布，对文件使用情况进行检查，并做好记录。4.12 文件和资料的借阅集团机关内部人员借阅文件资料时，必须经部门负责人审批，外单位 人员借阅档案时必须经主管领导审批。借阅人员要爱护文件资料，不得随 意涂改、作标记和损坏丢失。4.13 文件资料销毁4.13.1 一般文件资料的销毁，经各部门文件资料保管员鉴定并列出清 单报部门负责人审核确认后进行销毁。4.13.2 对应销毁的档案，编造清册，提出销毁报告，经公司档案主管 领导批准，并报上级部门备案后由鉴定组人员及有关指定的监销人员共同 销毁，并在销毁清册上签字。4.13.3 对销毁报告和销毁清册按规定归档立卷。5、相关/支持性文件5.1 中铁二十五局

19、集团有限公司公文处理实施办法局办200438号5.2 中铁二十五局集团有限公司文件档案管理工作实施细则局办2004号6、记录下列文件执行 GB/T19001 2000、GB/T24001 1996、GB/T28001 -2001标准要求所产生的“记录'；以提供符合要求和质量/环境/ 职业健康安全管理体系有效运行的证据。6.1 中铁二十五局集团有限公司发文呈批笺SCA01-01SCA01-02SCA01-03SCA01-04SCA01-05SCA01-06SCA01-07SCA01-08SCA01-096.2 收文登记簿6.3 发文登记簿6.4 有效文件清单6.5 文件领用申请单6.6

20、文件更改申请单6.7 文件更改通知单6.8 文件销毁申请单6.9 文件销毁清单6.10 档案借阅登记表SCA01-106.11 文件和资料复制审批表SCA01-116.12 文件留用申请单SCA01-126.13 收文处理笺SCA01-136.14 质量记录清单SCA01-149中铁二十五局集团公司文件、记录和资料控制程序发文呈批笺SCA01-01文件名称中铁二十五局集团有限公司标题主题词文号局号秘密等级打印份数领导批示主送单位抄送单位会签部门签名承办部门拟稿人电话负责人校对人办公室审稿人打字员发文程序：拟稿人一部室负责人核稿一会签一办公室审核一领导签发一办公室编号一打印ii中铁二十五局集团公司文件、记录和资料控制程序有效文件清单单位：SCA01-04序号文件名称文件编号发义范围备注编制人：编制日期： 年 月 日文件领用申请单文件名称文件编号领用单位:编号:SCA01-05原因与理由:申请部门领导签字：年 月日主管领导或质量检查部门意见:签字：年 月日文件管理部门意见:签字：年 月日领取人签字：年 月日备注 1、 遗失、破损文件的分