企业合同管理中存在的法律问题及防范

1、企业合同管理中存在的法律问题及防范王会 浙江求直律师事务所市场经济是法治经济、 契约经济, 合同是市场经济的产物, 是商品交换的法律表现形式。 作为市场经济主体之一的企业,更离不开合同,企业管理主要是围绕产、供、销三个环节, 而这三个环节都是由合同来连接的,所以说,企业的运营过程实际上就是合同的履行过程, 对内主要表现为合作、合伙合同、投资合同或劳动合同;对外是买卖、承揽、租赁等类型合 同。 合同作为企业从事经济活动、 取得经济效益的桥梁和纽带, 同时也是产生法律风险的根 源。 加强合同管理, 可以减少企业经营过程中的法律风险, 更好地促进企业健康发展。 因此, 合同管理是企业的生产力, 是企

2、业不可或缺的平台, 合同管理的好坏与否直接关系到企业的 生存与发展, 企业必须十分重视合同及合同管理, 尤其是现在正处于经济危机之时, 我们更 应该避免法律上的风险。 为此, 本文依据 合同法 以及围绕企业合同管理实践中暴露出来 的常见问题进行分析, 并提出对策, 目的是有针对性地加强企业的合同管理, 维护企业的合 法权益。一、企业合同管理中存在的主要问题(一合同签订阶段常见的问题一是不签书面合同现象突出。 盲目轻信 “ 口头承诺 ” 的协议, 一旦一方失信, 便纠缠不清, 引发合同纠纷。 有的企业仅凭对方的电报、电话、 发货通知单就进行交易, 给合同履行带来 隐患,致使当事人事后需要花费更多

3、的精力来弥补和处理这些当初为图省事而留下的隐患。 虽然现行合同法对签订书面合同没有强制要求, 但作为一份证明当事人当初合意主张的重要 证据, 有这样一份含义明确的合同证据肯定比没有要好。 所以, 企业必须通过书面合同的形 式来确定双方的权利义务关系,以减少风险的发生。二是合同主体不当。 合同的主体合格, 是合同得以有效成立的前提条件之一。 而合格主 体的首要条件, 应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的当事人。 企业要防止两种 合同主体不当的倾向:一是当事人错位, 即虽然具有民事权利能力和民事行为能力, 但不是 合同当事人;二是虽然是合同当事人,但不具有这两种能力。 实践中, 部分企业存

4、在对合同 主体审核欠缺的问题, 由于和法人的职能部门以及分公司等非独立法人签订合同, 并且没有 明确的授权委托书的情况下,将造成对方在合同无履行必要或者纠纷发生后主张合同无效。 三是合同文字不严谨, 容易发生歧义和误解, 导致合同难以履行或引起争议。 依法订立 的有效合同,应当体现双方的真实意思,而真实意思的体现必须要靠明晰的合同文字。 四是合同内容存在重大遗漏, 特别是违约责任规定不清晰。 绝大多数企业存在对违约责 任条款约定缺失或者无意义的问题。 在合同审查中普遍存在违约责任条款泛泛, 往往只约定 “违约方应当依法承担违约责任” 等诸如此类的不规范的法律用语。 这样一旦发生违约, 在 合同

5、中没有写明如何处理违约的条款,就无法追究违约责任,将会导致企业合法权益受损。 详尽、 具体的违约责任条款能够帮助企业把对方将来从事机会主义行为的可能性降到最低程 度, 并且根据对方当事人的交易信誉以及对合同未来履行结果的预测, 设计对自己有利同时 又为对方所接受的 “ 双赢 ” 合同。五是违反法律法规强制性规定签订无效合同。根据合同法的规定,违反法律、行政 法规的强制性规定签订的合同属于无效合同, 而无效合同是不受法律保护的。 例如, 企业之 间签订借贷合同或联营合同时设立的保底条款、 担保合同中以政府机关作为保证人等, 这些 条款依法无效,也因此无法受到法律保护。六是境外合同文本的疑问。 在

6、一些外贸企业中, 经常会出现使用境外合同文本。 由于国 情不同、 语言文字不同, 加上翻译问题, 这些合同文本存在不少疑问。 对这些疑问不能回避, 必须在合同上加以澄清, 弄清其含义,或堵塞其漏洞,以免造成损失。 并且要注意境外合同 文本中的法律适用问题,要明确选择适用哪一国家的法律。(二 合同履约阶段常见的问题一是应当变更合同的没有书面变更或没有及时书面变更。 合同变更包括合同内容变更和 合同主体变更两种情形。 合同变更的目的是通过对原合同的修改, 保障合同更好地履行和一 定目的的实现, 合同变更也在一定程度上相当于重新签订了合同。 因此。 为了更好的维护企 业合法权益,其关键在于合同变更必

7、须及时采取书面形式。二是应当发出的书函 (会议纪要等 没有发。 在合同履约过程中, 及时发出必要的书函 是企业合同动态管理的需要, 本身也是履约的一种手段, 也是企业自我保护的重要方式之一。 但实践中这一点却往往被忽视, 结果企业只能遭受损失。 一般情况下, 合同文本应把双方有 关合同内容的洽商、变更等书面协议或文件视为合同的组成部分,企业必须给予足够重视。 三是诉讼时效内不及时行使诉讼权利。 在被拖欠合同款项的情况下, 有些企业的欠款由 于各种原因没有及时诉诸法律, 但当企业决定起诉时却发现已超过了两年诉讼时效。 超过诉 讼时效等于权利人放弃了胜诉权。四是应当行使的权利没有行使。 我国合同法

8、赋予了合同当事人抗辩权, 但实践中为数不 少的企业却不会行使这项应当行使的权利。 例如, 在一些合同中, 一些义务的履行是有时间 先后的,在应当先履行的义务没有履行时,后履行的当事人可以拒绝履行自己义务。五是证据资料的法律效力未能得到足够重视。 并不是所有的书面材料都具有证据法律效 力。有效的证据材料,应当是原件,且与事实有关的有盖章或签名的内容明确的书面材料。 (三合同监管,即审查、监督和控制过程中常见的问题一是合同管理人员专业水平不高, 法律意识不强。 有的企业的合同管理人员队伍建立时 间比较短, 工作经验不成熟; 有的企业合同管理人员所学专业是理工类, 没有法律专业的学 习经历,他们对企

9、业的生产经营比较了解,但是法律专业水平却不高、 法律意识不强; 一些 合同管理人员甚至把合同管理工作简单等同于一般的档案管理工作,不重视合同条款审查, 更谈不上资信调查、 合同谈判、 组织论证等管理内容。甚至一些企业仍然认为人情关系、市 场优势等因素才是企业发展的关键, 签合同只不过是走形式, 审查条款、 分析论证都成了多 余的事。二是合同管理思想落后。一些企业高级管理人员或者认识不到合同管理的重要性,或 者对合同管理的全过程性、动态性和系统性认识不够,导致其在实际管理当中走弯路。 三是企业规章制度不完善,合同签订权限不明。有的企业只是原则规定了各类合同如 何签订,对合同管理等方面的规定却很少

10、,可操作性不强。例如, 一些集团企业的基层单位 都有自己的合同专用章, 签合同就是基层单位自己说了算, 上级公司也很少对下级公司签订 的合同进行审批。四是合同管理制度执行不力,监督力度弱,考核不严格。虽然有的企业制订了较为完备 的合同管理规章制度,但却无法做到制度的严格落实。二、加强企业合同管理中存在的问题的防范工作根据多年来我国企业的合同管理实践, 针对上述企业合同管理中存在的主要问题, 应做 好如下几项工作:(一要建立健全规章制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化,首先要从完善制 度入手, 制定切实可行的合同管理制度, 使管理工作有章可循。 合同管理制度的主要内容应 包括:合同的归口管理

11、,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案,法人授权 委托办法, 合同示范文本管理, 合同专用章管理, 合同履行与纠纷处理,合同定期统计与考 核检查,合同管理人员培训,合同管理奖惩与挂钩考核等。(二加强合同管理人员的培训教育,提高合同管理人员素质。合同管理人员的业务素 质的高低, 直接影响着合同管理的质量。 通过学习培训, 使合同管理人员掌握合同法律知识 和签约技巧,可从下述方面着手:一是选好人员。企业领导可依照合同管理人员应具有的素质条件,选择本企业优秀人 才担任合同管理人员, 也可以通过公开考评和竞争招聘方式选拔人员。 在选拔过程中坚持优 胜劣汰的原则,把优秀人才放在这个岗位上。二

12、是组织好在职学习培训。可根据企业与市场的实际,组织合同管理人员在职学习, 使其在岗位成才。企业也可以组织律师给合同管理人员进行法律知识和签约技巧的培训。 三是建立岗位责任制。对合同管理人员必须实行岗位责任制,明确其责、权、利,建 立竞争机制,对有贡献的合同管理人员给予奖励。坚持持证上岗和年检考核制度。(三 加强合同全过程管理。 合同管理的全过程大体可分为四个阶段, 即合同签订准备 阶段的管理、 合同签订阶段的管理、 合同履行阶段的管理和合同履行后的管理。 这四个阶段 既相对独立存在,又有各自不同的内容和特点,同时,各个阶段之间又有着密切的联系,不 可分割,共同构成一个完整的管理过程。一是合同签

13、订准备阶段的管理。做好签约准备阶段的管理工作是签订好合同的前提和 基础 , 应采取谨慎、 严肃、 认真的态度, 做好签约前的一系列准备工作 , 确保合同的顺利签订, 达到预期的目的。合同签约前的管理,包括以下内容:(1市场调查,这是合同签约准备阶段的必经步骤。调查的内容主要是了解本企业产 品的社会需求情况, 同行业生产、销售同类产品的情况, 消费者的意见和要求等。 对所调查 情况都应建立档案,作为签订合同时的参考资料。(2市场预测,在市场调查的基础上,分析、掌握一个时期市场需求发展的趋势,从 而建立起自身的经济信息体系, 运用科学的预测理论和方法, 对市场供求变化情况进行分析 研究, 取得正确

14、的预测结果,为作出订立合同的决策,提供比较符合实际的经济信息, 确保 签约的可靠性。(3科学决策。在市场调查和市场预测之后,应进行科学决策 , 即对拟订立合同进行 策划和选择,包括决定生产什么产品、产品的数量、何时投产,与何人订立何种合同,多少 数量、质量、价款或酬金,何时履行,怎样履行等。二是合同签订阶段的管理。从合同签订前的准备阶段到合同签订阶段,这就意味着合 同的签订已进入实质阶段。合同一经依法成立,就具有法律效力, 当事人必须严格履行。为 了使合同从订立时起就具有合法性、 真实性和可行性, 避免和减少履行过程中的纠纷和不利 因素的出现,必须做好合同签订阶段的工作。(1资信调查。资信调查

15、包括对签约对方主体资格、信用和履约能力的调查,这是企业 合同订立管理阶段的一项重要内容。 选择好的合同对象, 有履约能力并且讲信用, 就能达到 签订合同的预期目的。反之,对签约对方当事人的资格、 资信情况不明而草率签约,所签订 的合同往往不是上当受骗,就是发生合同纠纷,给企业造成经济上的损失。(2协商谈判。组织协商谈判,这是签订合同的重要阶段,是双方当事人围绕合同内容 进行要约和承诺的过程,要认真做好谈判的组织准备工作。(3草签合同。在双方当事人协商一致的基础上,按照法律规定和双方约定,拟定书面 合同文书。拟定合同文书要做到:文字工整通顺,语言表述准确,责任明确清楚,避免出现 歧义和误解。合同

16、文书拟定以后,还应该进行必要的审查把关,看是否与本企业的财产、生 产能力相适应, 是否具有可行性和科学性。如经审查,认为切实可行, 最后双方签字并加盖 合同专用章,合同成立并生效。三是合同履行阶段的管理。 (1建立合同台帐,落实合同任务。建立合同台帐,就是建 立帐册, 对本企业所签订的全部合同分类登记, 及时记载合同订立和履行情况, 以便随时掌 握和了解合同履行中出现的问题, 并进行信息反馈。 合同台帐可根据实际需要来设置, 有的 可设综合台帐,有的可设分类台帐。落实合同任务就是按合同签订的内容,制定企业设计、生产计划,将任务下达到职能科室和车间,落实原、辅材料的采购、供应,调整生产工艺流 程

17、,组织技术攻关,实施人员调配和筹集资金等各项任务,保证合同按期履行。(2监督检查, 保证合同实现。 监督检查合同执行情况, 是合同履行管理中的重要环节。 企业领导、 合同管理部门和合同管理人员, 应经常深入企业各部门, 各分支机构及生产经营 的各关键环节检查合同的履行情况。 发现问题及时解决, 解决不了的及时报告总经理, 总经 理要当机立断,调动各方面力量来保证合同的履行。(3按约定交接货物。货物的交接,就是支付和接收合同的标的物。供方应按合同规定 的期限、地点、 方式准时向需方交付货物,不得随意延期,也不能违反合同中约定的其他规 定。如果我们是需方在接收货物时,必须对产品的名称、品种、规格、

18、数量和质量进行认真 验收, 凭封印交接的货物, 应首先检查封印是否完整无损, 并在规定的期限内提出书面异议, 不得拖延。 我们如果需要改变交货地点或接货人, 必须在合同规定的交货期限以前及早通知 供方,否则,出现问题由需方负责。(4审理结算。结算是合同履行中的重要一环,也是最后阶段。结算完毕,合同即履行 完毕, 双方的权利义务终结。 公司财务部门一定要做好结算阶段的合同管理工作, 及时收回 货款, 必要时要求营销部门积极配合, 只有收回全部货款, 使合同的履行过程才能圆满结束。 四是合同履行后的管理(1加强企业合同管理档案。合同档案管理是企业档案管理的 一部分, 同时又是企业合同管理工作的一部

19、分, 有的企业将合同档案交由企业经办合同的业 务人员管理档案, 笔者认为这种做法欠妥, 首先是业务人员本身事务繁杂, 对于档案管理工 作要求的严谨细致等可能无法兼具; 其次是按照内部控制中的牵制原则, 由业务经办者负责 其经办合同的档案管理并不能有效的控制漏洞。因此笔者建议合同档案应由公司设专人管 理,或由合同章管理人员监管, 并建立起严格的审核、登记制度和相应的管理制度,凡是经 公司加盖了合同专用章的合同或其他文书都必须在公司有备案资料或登记, 并且合同管理人 员要及时搜集合同履行过程的所有资料,在合同履行完毕后归档存卷。(2及时处理违约纠纷。在合同履行完毕后,合同管理人员要及时审查合同履行

20、过 程中, 企业是否存在合同未全面履行或监控不当的情况发生, 要及时做到有备无患。 合同一 旦发生违约情形,企业要区别情况, 及时采用协商,仲裁或诉讼等方式,积极维护企业的合 法权益,减少企业的经济损失。三、签订合同时应注意的问题我们充分认识到合同管理中经常存在的问题以及针对这些问题如何全面加强企业合同 管理, 维护企业的合法权益。 但企业合同管理人员在具体签订合同的时候还应当注意以下问 题:一是要注意合同名称与合同内容是否一致。有些企业使用合同统一文本,这本是好事, 但由于对合同性质了解不细,出现张冠李戴的事情,为合同后面的履行增添了不少麻烦。 二是要注意列明商品的单价。 有些企业在购销合同

21、中, 标的是多类商品, 但却只在合同 中明确各类商品的总价款,无法确定具体每种商品的单价,一旦合同部分履行后发生争议, 就难以确定尚未履行的部分商品的价款。三是要注意明确合同中违约金和赔偿金计算方法。 合同法规定, 当事人可以约定一 方违约时应当根据违约情况向对方支付一定数额的违约金, 也可以约定因违约产生的损失赔 偿额的计算方法。 约定的违约金低于造成的损失的, 当事人可以请求人民法院或者仲裁机构 予以增加; 约定的违约金过分高于造成的损失的, 当事人可以请求人民法院或者仲裁机构予 以适当减少。四是要注意明确管辖法院。 在合同中明确管辖法院, 可以避免在诉讼管辖问题上耗费时 间和精力。 在签

22、订合同时,双方一般比较友好,比较容易达成一致意见,如果事先确定了管 辖法院,就不必在以后为争管辖法院而斗的你死我活了。五是要注意用词严谨。 不要在合同中使用模棱两可的词句或多义词, 避免用词不严谨造 成的麻烦。六是要注意签约对象的主体资格。当前, 经营单位的性质、种类比较复杂,有必要考虑 交易对方的主体资格、 履行合同能力、 信用情况等。 主体资格方面应当查看一下对方的营业 执照和企业参加年检的证明资料。七是要注意合同权利义务必须对等。 合同法明确规定当事人应当遵循公平原则确定各方 的权利义务,一方享受权利,必须承担义务,权利义务的对等性是公平原则的重要内容。 八是要注意定金与订金的区别。 定金是债的一种担保方式, 合同法规定当事人可以依照 中华人民共和国担保法约定一方向对方给付定金作为债权的担保。债务人履行债务后, 定金应当抵作价款或者收回。 给付定金的一方不履行约定的债务的, 无权要求返还定金; 收 受定金的一方不履行约定的债务的, 应当双倍返还定金。 可见定金具有惩罚性, 在合同法上 称为定金罚则。 在实践中不少人将定金写成了订金, 而订金在法律上被认定为预付款, 不具 有担保功能。九是要注意项目分包合同的特殊要求。 公司承揽的有些项目是从其