民族地区高校档案管理工作存在的问题与建议

1、民族地区高校档案管理工作存在的问题与建议 【摘要】在市场 经济 体制日趋完善的今天,高校档案管理必须 现代 化。通 过对民族地区高校进行实地调查,文章阐述了档案管理工作中存在的一些 问题 。【关键词】民族地区;高校;档案管理随着 中国 高等 教育 的迅速 发展 ,学生人数激增,并且由于 网络 技术的 普及,以及学生毕业后的弹性就业等一系列问题,这对高校档案管理工作 提出了更高的要求,对工作人员来说,也是一种新的挑战。高校领导应该 高度重视,努力提高档案管理的水平,更好地发挥档案信息服务的功能, 不断开创档案管理工作新局面,以适应 社会 主义现代化建设的需要。 一、民族地区高校档案管理工作存在的

2、问题(一从业人员素质低目前 ,民族地区高校档案管理的工作人员普遍素质不高,大多数以前 都不是学档案管理的, 没有高学历, 对自身工作的认识也不够, 有 “ 做一天 和尚撞一天钟 ” 的思想, 缺乏 学习 本职工作的积极性, 创新更无从谈起。 有 的工作人员就是高校为了吸引或留住人才而解决的教授、博士的配偶和子 弟, 有的甚至是校外聘用的临时工, 专业人才相当匮乏, 同外界交流也少, 没有见识,档案管理还是过去计划经济体制下的工作的延续,相对比较呆 板,没有活力,领导也不是很重视,导致高校档案管理工作停滞不前,阻 碍了高校档案事业的发展。 1(二基础设施有等完善,管理混乱由于高校工作人员对档案管

3、理认识不同,看法片面,在实际管理工作中往往被冷谈或忽视。开展工作的经费就是那一点死工资,调动不了一线 工作人员的积极性。档案部门的领导在高校权力也不大,申请一个最新档 案管理的软件或组织工作人员外出学习的报告递交上去往往是高层领导 一托再托,一年半载没有回音,久而久之,档案管理工作地变成了没有行 政能力的行政办公室。没有配套的设备,电脑不是现代化的电脑,更有甚 者,有的电脑是别的院系用过了的旧电脑,经过设备科维修了的。档案工 作平常也不是很紧张,忙的时候工作人员深夜都加班加点,导致档案管理 工作漏洞百出,经不起社会的检验。好的工作人员把这个岗位作为一个跳 板,有比这好的工作就跳槽了或直接考研深

4、造去了,使得一些档案管理的 经验和技术白白流失。总之,民族地区高校档案工作技术和设备的落后, 又缺乏外在压力和内在的推力,档案管理处于乏力状态。 2(三档案材料收集欠全面,诚信度不高目前民族地区的高校档案无非是学生档案,科研档案等,而这些档案 主要是各院系上报而来,经过的环节多,流程杂,难免失真,而档案管理 工作人员也不可能去跟踪调查,因此大多数档案材料的 内容 都是按照当事 人的意志而收集, “ 报喜不报忧 ” ,有个别污点也能轻松抹去,供用人单位 参考 的价值不大,导致了当今用人单位只看能力,不看档案的现象,既使 档案拿来了用人单位也只是走马观花随使翻阅一遍,走走过场而已;毕业 生自己弃档

5、的也比比皆是,有的甚至毕业几年了,档案还未提走,这给工 作人员保存档案带来了一定的压力。 3(四缺乏档案保护意识,没有真正发挥档案管理的作用档案保护是一项非常细致的工作,要定期检查,随时反省,防患于未然,要深深地知道自己的一个疏忽将会给社会带来的危害及其无法换回的 损失。而目前高校档案管理工作人员的工作比较被动,没有按规章制度办 事,缺乏档案保护意识。也就是你自己不来理顺,我不会太多管理,也没 有一个明确的档案管理责任人,出问题了相互推托,界限不清。对于档案 的质量、数量,工作人员感到一片茫然。 4由于档案管理现代化,档案管 理多采用光盘, 磁盘等现代化手段, 而这些材料对紫外线、 阳光都很敏

6、感, 应定期复制,延长 电子 文件的寿命,而真正做到这些实质性的工作的比较 少。高校档案管理应真正为教学、科研及社会服务,在实际中笔者发现档 案真正发挥的作用并不大。二、搞好民族地区高校档案管理工作的对象(一提高工作人员素质,加强档案队伍建设对高校现有的档案管理工作人员,应定期培训,不断学习,加大对 计 算 机方面的知识培训力度,同时不可忽视思想 政治 方面的教育,提高综合 素质,了解档案专业的最新发展动态等。今后对新进来的人员应严格考核 制度,不是学本专业的坚决不予录用,把住人才进口关。校领导应高度重 视,不要象以前那样把档案室归属于某个部门的附属机构,应直接在校领 导的领导之下开展工作。对

7、所有工作人员应实行一年一考核,对于不合格 者下岗或待岗,引入竞争机制,打破原有的干与不干一个样,干多干少一 个样的局面。档案工作是一项长期实践经验的积累的过程,因此,对于优 秀的员工或受岗敬业的员工,应大力表彰,并适当给予精神奖劢和物质奖 劢,稳定档案工作队伍。二完善档案管理工作制度,实行管理的规范化高校档案管理工作人员及其领导应经常 学习 中华人民共和国档案 法 ,用国家 法律 法规规范自己的行为,约束自己的一举一动,并规定每 周工作例会后集体学习一次档案法 ,杜绝请假。针对高校档案来源的 渠道多的特点,工作人员应及时调查理顺,各院系要划分明确的责任人, 档案每到一个地方都要求经手人签字划押

8、,严防作弊,保证档案的真实可 靠性。高校内部应制定一些制度措施,如高校档案管理工作制度 、 保 管制度 、 移交制度 、 工作人员职责等,用法律和制度规范每个人的 工作,实行规范化的管理,确保档案管理工作开展有序。 5(三加强档案部门的基础设施建设近几年,民族地区高校受到党中央、国务院的高度重视,对民族地区 的 教育 投入的经费比重很大,校领导应借此时机,不断提高档案馆的硬件 建设,改善库房保管条件,增添 现代 化的 计算 机设备,保障档案馆的资金 投入,把档案馆的建设提高到一个新的水平,这必将使高校的档案事业再 上一个新的台阶。 6(四档案管理、专业技术人才应与时俱进在当今市场 经济 条件下

9、,大学生就业呈多元化、弹性化态势, 社会 上 的各行各业都在走向正轨和完善,迫使高校档案管理应适应 时代发展 的需 要,建立符合当今时代特色的档案信息服务新体系,其目的是充分利用档 案资料为高校的管理、教学、科研而服务,同时也为社会上的各个用人单 位提供一个真实的依据。对于档案管理工作人员来说,要作到这些,没有 良好的道德素质和一定的计算机功底是不能胜任此工作的。这就要求工作 人员很轻松的掌握档案材料的收集、分类、编排、归档、保护等多个环节的操作流程,同时又要不断学习新的专业知识和 理论 ,补充新的管理思想 和 方法 ,还要学习现代计算机知识,掌握办公自动化、 网络 化、计算机病 毒防范等高 科技 技术,提高工作效率和服务水平。根据当今时代的特点, 用户的需求要求方便快捷等特征,档案部门应充分利用现代化的网络技术 及数据库和多媒体等手段,能为用户提供最好、最快、最优质、最满意的 服务。高校也要根据自身改革的需要和社会各个阶层的需要,档案管理工 作人员应把那些分散的或零星的信息尽可能最大限度的予以整合,把它变 成系统的、集中的、处于动态的档案信息,并拓宽信息交流渠道,扩大信 息的交流量,更好地为学校科研服务,为社会经济建设服务。 7三、结语档案资料是社会交流的重要渠道,在这瞬息万变的信息时代,没有先 进的管理技术和 科学 的管理方法是行不通的。民族地区高校要