档案管理好帮手ver9使用说明书

1、海博软件 档案管理好帮手档案管理好帮手（标准化的档案管理软件）使 用 手 册 大 全广州海博软件有限公司TEL:13728026795FAX:-mail:oceansurfing档案博客：档案论坛：网址：海博软件版权所有2012年09月10日档案管理好帮手使用说明书目 录一、概述4二、安装与启动41.硬件环境要求42.操作系统与环境43.安装及安装序列号44.启动运行程序7三、各模块使用说明151.口令管理模块152.数据维护模块163.类别管理模块174.9.0前的版本应对文书长期短期修改为定期（30年10年）的方法205.统计报表模块

2、206.档案录入管理模块21四、档案录入常见步骤291.操作功能332.搜索与查询功能383.全文检索404.高级查询415.排序功能：426.相关打印与报表功能427.声像类录入的一些特殊说明428.分类浏览48五、综合查询系统48六、如何录制旧制文书目录档案49七、菜单式显示风格说明53八、帮助56九、技巧说明561、如何获得同一类型内的任意一段件号的档案562、在安装档案好帮手的时候遇到这个问题怎么办573、跨年度档案的录入574、报表折（换）行技巧575、档案能否混录及技巧586、打印机及纸张设置587、如何打印出红表头598、如何修改、删除、移动、插入件号609.原件或扫描件的管理与

3、查阅6310.如何打印盒、脊及相关内容6411.如何登记、统计档案利用情况64十、补丁程序的获得、安装及其它651、补丁获取652、补丁安装653、光盘程序与新补丁在系统重装后的处理步骤664、丢了旧光盘后获得新光盘时的安装方法66十一、社区档案好帮手数据交换接口69十二、如何注册与联系69一、 概述“档案管理好帮手”采用流行的编程语言编写而成，功能强大、操作简单、稳定可靠，是档案管理的首选软件，适合于企事业、政府单位以及社区、村委的档案工作管理。光盘内含如下内容：好帮手使用说明电子文档、好帮手安装程序。在安装前，请仔细阅读电子文档说明书。二、 安装与启动1. 硬件环境要求计算机配置PIII

4、CPU 800MHZ、256M内存 、10G硬盘以上。当然，配置越高越好。建议配置标准：P4 3.0 /RAM 512M /HD 80G。选择打印机时，请选择带分段折行打印功能的打印机。最好不要选择HP 3系列型号的，目前它不能自动折行打印。当档案总件数超过6万份时，内存容量最好达到1G以上。2. 操作系统与环境Windows 2000/xp/2003。该版本为单机版（档案管理的网络版使用方法参见我公司的其它相关说明书）。屏幕分辨率设置：1024*768（建议）。本程序可以自动适应屏幕分辨率。安装前的特别说明：如果计算机中有关于sybase的相关程序已经启动，必须先退出这些应用程序；如果退出s

5、ybase应用程序后不能确保环境是否符合要求，请重新安装上述要求的操作系统，然后再安装好帮手软件。安装前，确保系统没有感染病毒；如果有防火墙严重干扰了好帮手的安装运行，请先关闭防火墙。特别注意：不同或相同版本（如单机版2.0,6.8,8.0以及网络版）、不同应用范围（如应用于街道、社区、村委、纪委、医院、企业、学校等）的“海博档案好帮手”系列程序为同一产品，如果所确定要安装它的机器上已经装有同类软件，系统将覆盖原来的数据以及程序资料。3. 安装及安装序列号 光盘内含“档案好帮手安装”目录及“disk1”子目录，该目录包含有安装文件setup.exe。该文件带有“应用程序”类型说明。见下图。图

6、1 寻找光盘中的安装文件setup.exe运行setup.exe文件，按提示一步一步点击next/yes按钮即可完成安装任务。安装过程中，如果计算机配置比较低，可能需要等待一会，请耐心安装等待。建议使用系统默认的安装目录C:sqda进行安装。当然也可以选择其它目录安装，但需要提醒的是，当您今后获得补丁安装程序时，补丁程序安装的目录也必须选择该目录。程序的安装序列号为haojiandan2005（说明书中的图片及例子以广州市、云浮市等相关的基层使用单位为例，为保密起见，档案例子中的档案内容是虚拟的）。以下为安装时的部分界面。图 2 安装时的系列图片4. 启动运行程序如果本程序是网络版本，先构建电

7、子文件在服务器上的存放位置，并在dangan.ini中配置与ftp有关的相关参数：ftphb_ip='35'/服务器的IP地址ftphb_servername='35'/服务器名称或IP地址ftphb_loginname='administrator'/服务器用户登陆名称ftphb_password=''/服务器用户登陆密码如果是单机版，无需配置上述参数。1）界面简介安装成功后，重新启动计算机，双击桌面上 “HB档案管理好帮手”的程序图标，可进入“好帮手管理系统”界面(见图3到图4)。注

8、意登陆界面在第一次登陆后与以后再登陆时的区别。当第一次登陆时需要输入全宗号，而输入以后，就不需要再输全宗号了，此时对应位置为浅灰色。图 3 程序登陆界面初始密码为2002，如果没有获得全宗代号，全宗号可输入任意一个数字。密码必须正确才能进入系统。图 4 好帮手主界面登陆时，必须进行密码验证。登陆程序的初始密码为2002，当超过3次密码检验不正确时，程序自动退出。密码可以在口令管理模块中修改。如果是首次使用该软件，或安装了最新补丁(V6.8以后的) ，也需要输入单位全宗号（与全宗名直接一一对应），此时全宗号输入框是可输入状态。全宗号需要从上级部门获得，以便档案信息的统一管理。当然，也可以任意输入

9、一个非0号进行本单位的档案管理。全宗号可以在类别字典中修改，但必须谨慎。程序中具有以最新全宗号来更新旧全宗号的功能，因此，即使全宗号错或全宗号暂时没有进行统一分配，该软件完全可以正常工作。当第一次登陆时输入了全宗号后，全宗号输入框就变成了不可输入状态，以后修改必须在类别字典中修改、保存，一旦保存，所有档案将置换成新的全宗号。图 5 主界面工作区介绍工具条与菜单栏内容的关系：菜单栏中的功能包含了工具条中的功能。工具条是把菜单中常用的功能挑选出来后的一组按钮组合。左树窗口与菜单栏的关系：左树窗口包括了菜单栏中的所有功能，只不过是左树窗口中的功能是扩展开来的，直观些。如果不需要左树窗口显示，可以选择

10、相应功能关闭掉。如果要通过左树进入档案管理界面，则要双击左树中的相应栏目。通过拖动窗口划分条，可以动态调整左右窗口的大小。图 6 窗口滑动条（对比图5左窗大小）2）主要操作步骤图形化说明A、 选择操作界面并输入口令密码，进入主界面B、 档案录入管理，选择档案管理类型C、 档案参数预录D、 添加并录入新内容E、 保存并认证F、 定义报表范围（需要时）G、 打印报表（需要时）H、 如果有原文或原文的扫描文件需要入库，请规划好您的存放目录，以便录入路径及文件名。8.01版以后的程序，加入了自动查找原文、存放与规划原文的功能。图形说明如下（以下是关闭了左树窗口的界面）：图 7 档案录入的主要图形步骤（

11、含下面各图）上图从菜单中选择文书种类。图 8 著录的参数选择进入后的界面情况(上图为最新的文书功能按钮布局)。如果需要著录，按添加，会按上图的参数产生新的档案序号。保存后的认证情况“已审核”，如果需要修改，则要输入密码。图 9 进入打印预览前必须先搜索本程序在打印时，可以实现红标题头、套打和黑色题头三种格式的选择打印。直接分别按三次“变色”，可以依次出现转换后的结果。下面三张是选择的效果。特别注意：套打功能是没有了题头的内容，各单位可以根据这个格式，到印刷厂印刷档案纸张（印刷的题头字体可能会更加美化些，同时也是为了节约打印时的油墨成本）后，再根据这个标准格式进行套打。图 10 图形化（图6至本

12、图）的主要录单步骤及说明三、 各模块使用说明该软件分档案录入管理、类别字典管理、按序浏览案卷、系统维护、统计报表、口令与权限管理、综合查询等主要的七大模块。1. 口令管理模块先输入旧密码，然后在“新密码”和“验证新密码”栏中输入两次完全相同的新密码（密码可由字母或数字任意组合，长度不超过8位）。注意输入的密码对大小写、空格键等敏感，同时确保要记住新更改的密码。按“修改密码”确认修改。图3-2 密码管理2. 数据维护模块A、备份：录入数据以后，为了防止数据意外丢失，请及时做好数据备份工作。备份前请退出好帮手程序。备份方法有2种：（1） 点击“数据备份”，系统会自动备份整个数据库，并将备份文件存放

13、于目录c：dangbf目录下。用户可以将该目录中的文件再备份到其它的介质上,如U盘，或光盘刻录。C:sqdaDb目录下可能包含了数字/数码文件，请一并拷贝备份。图表 11 数据备份与恢复（2） 在程序退出的情况下，用户可通过更加安全的手工备份方法直接将c：sqdadb的目录备份到其它介质上(建议),如U盘，或光盘刻录。C:sqdaDb目录下可能包含了数字/数码文件，请一并拷贝备份。图 12 安全的手工备份方法B、恢复(对照备份的方法) ，恢复前请退出好帮手程序：(1) 确保c：dangbf目录为最新备份数据，使用程序中的“数据拷贝恢复”、”dbf数据恢复”功能都可以恢复数据，两者功能一样；但后

14、者“dbf数据恢复”慎用(低版本有此功能)。(2) 在程序退出的情况下，也可将备份文件对应拷贝到c：sqdadb子目录下即可。注意，必须完全覆盖。程序记录了自带备份与恢复的操作日志。3. 类别管理模块在档案录入前请先完善此模块的设置工作。特别是新年度时，如果“年度字典”中没有对应年度，则无法完成档案录入。此时，需要在年度字典中加入年度号。各字典的信息加入请对照各字典的上下案例。本软件能管理的字典信息见下图。图 13 类别字典主图该模块主要预置常用的信息，一方面建立起一个档案管理的框架，一方面便于以后录入档案目录时减少录入的工作量,用代码或采用下拉菜单的方式即可录入该常用信息。在类别字典中，“声

15、像混合字典”中的“G简写”项，只要求填写Gx.x.x的子项内容，不能删除G1 照片等基本参数。如需要增加“英雄人物”，如下操作：添加电脑编号G简写可录入：G1.2.7，含义可录入：英雄人物声像GX录入：G1。类似的信息将在对应的档案类型管理中自动被引用，因此，要确保这些信息的正确性。下图为声像混合字典管理界面。图 14 声像混合字典在该模块中，软件已经按档案管理标准预设了一些信息与记录条目。用户可以参照已存在的信息修改、添加、删除，如增加新年度号等。新增加的记录，每个字段信息都要参照例子录入，不要漏录字段信息。字典中的字段多位信息，需用英文标点做隔离标示，如G1.2.1，B1.1等。再如，实物

16、的代号本程序初始设置为E，但不同的单位可能表现方法不一样，如有的可能要求是用H表示，则可以通过实物类别字典将E修改成H。此次安装以后再录入的实物档案，均会用H表示。其它类型的档案类别表示方法的修改与此相同。特别注意：各字典中不要有重复信息，如，年度字典中不能有多行相同的年度。类别字典是建档、录档的依据，小类别必须在这里事先建设好。一旦建立了类别字典，对应的档案录入后，就不能再修改或删除这个类别了。“含义” 的长度不要超过5个汉字。如，声像的“单位领导”字典，在声像的案卷或卷内中假如录入了“单位领导”的照片，则就不能删除、修改字典中的“单位领导”的代码、含义了。如果出现了新的类型的档案，可以任意

17、时候增加，然后录入对应的档案。声像建档的特别说明：2012年始，可以按年度建立卷内字典。此时，声像混合字典中，需要定义年度类别，如建立2011年的档案，在混合字典中新加行：G1.2.2011,含义：G2011照片。以后，就可以建立2011的照片了，避免了年度内的繁多的分类。4. 9.0前的版本应对文书长期短期修改为定期（30年10年）的方法2006年9月，国家档案局对期限管理做出了调整，长期短期修改为定期（30年，10年）。9.0以前的老程序都可以适应这种期限的变化，并且不影响以前录入的任何数据。9.0前的版本经适当修改，有2种方法都可以期限变化方案：一是期限中直接将长期改为30年，短期改为1

18、0年的类别就可以了。如：2  30年  02  A23  10年 03 A3此时程序中会有提示,忽略后保存就可以了第二是保留长期短期，添加2种新期限。如：6  30年  06  A67 10年 07 A7其它档案类型仍然有长期，短期的，则在期限字典中添加“长期，短期”就可以了。5. 统计报表模块含台帐报表和档案利用报表。台账报表主要用来按年度统计档案类型（主要是文书、资料、实物、声像等）数量。一种是固定表格格式，它按制式的档案管理台账表格设计，因页面宽度有限，只能打印出有限的栏目数；一种是自由格式统计报表，该报表可以统计出任

19、意多新增类型的档案数量。在统计前，可以根据年度号进行搜索，确定要统计的档案信息范围。图 15 台帐统计界面在打印报表之前，必须进行“搜索统计”（方法见“搜索与查询功能”介绍）。若未输入年度号而直接进行“搜索统计”，系统将统计出已录入的所有年份的档案数量。特别注意，所统计的档案为已审核的档案，对未审核的档案系统不予统计。档案利用报表统计年度各月的档案利用数量。6. 档案录入管理模块图 16 档案类型选择录入主界面该模块管理9大部分的档案信息。见上图所示。每种档案，进入录入界面前，要根据选项预设置参数，以便确定是“继承录入”还是“修改与浏览”。“继承录入”选中时为序列号等递增继承录入方式，此时要录

20、入预置参数；“继承录入”未选中时为修改与浏览方式，此时不需要录入预置参数，录入界面不能添加记录；“继承录入”包含了“修改与浏览”的权限功能。需要录单时，按档案清分结果选择预录参数，以“继承录入”方式进入界面。更换其它类型的档案录入时，需重新预录参数并再以“继承录入”进入界面；其它情况下按浏览方式（不选中“继承录入”框）进入界面。特别注意：参数选择界面选择好参数后，并不是说进入程序后只能看见本参数所表示的档案内容，而是仍然检索出所有该大类的档案内容。该参数只是对完成录入中的添加、修改、插件等任务起作用。 因此，如果进入程序的目的是为了查阅或打印等，则任意选择一个参数进去就行了，但如果是要录入新资

21、料，则必须正确选择进入的参数。如假设要录入2007年的永久档案，则必须在文书参数界面选择好2007和永久，目录号（为数字。说明一盒放不下时，便于分盒存放）这3个参数。进去后程序会定位在该小类档案的第一件上，然后直接点添加就可以按册生成文书档案了（当然，在退出文书之前任何时候都可以点添加功能）。此时，并不是说只有2007永久的档案显示出来，而是全部显示，刚才的参数只起一个标签的作用，说明200701类型的档案在文书档案的什么位置而已。如果只需要200701文书显示，则需要进入页面后搜索就可以了。档案录入管理模块是本系统中最重要的部份。含文书录入(文件级与目录案卷级新旧2种管理方式)、资料汇编录入

22、、实物类录入、声像类录入、基建、设备、会计、合同、土地类部分。每一部分的功能基本一致。文书录入、资料汇编录入、实物、合同类操作方法基本一致，而声像类录入、会计、基建及设备类更接近。录入界面分四个区域，左上部分为信息显示窗口（含页面、栏目两种显示方式），右上部分为操作功能区域，左下部分为搜索与查询区域，右下角为打印、报表区域。下面先以文书档案为例，给出如下图所示的录入界面。其它录入界面与此类似。为了提高重复（或大部分重复）记录的录入速度，程序中加入了“复制添加”开关，当打勾时，在下次“添加”时，表示即将新添加的信息，将自带本类型档案的上一条信息的大部分内容。图 17 复制添加开关，自动复制上条信

23、息内容如果后续记录重复信息不多，则将勾取消就可以了。图 18 参数预录图 19 选择预录参数的年份图 20 选择预录参数的期限图 21 文书录入页面主界面（默认）图 22 按“保存”后的认证审核界面图 23 文书栏目显示界面图 24 目录首页预览与打印界面图 25 归档文件预览与打印界面图 26 文书脊标签图 27 文书盒标签其中，首页、脊标签、盒标签需要单独输入年度或期限后打印，与搜索无关。脊标签全宗号可以通过开关设置是否屏蔽。将文件dangan .ini文件的段qzm中的visible1=0表示不显示全宗名。当脊标签的字符长度大于一定数量时，将用省略后续的名称。 图 28 打印封面与文书标

24、签时的参数本录单界面有两种显示方式，页面显示和栏目显示。页面显示（默认）主要用于录入、修改数据，与首页、上页、下页、尾页配合使用。页面中分红色字段表示由程序自动生成的项目。栏目显示便于浏览更多的记录。点击无线按钮进行显示方式的切换。栏目显示中不能使用功能区的功能，如不能录单等。每录一张页面，信息必须录入完全并认证，否则不能进行其它工作，如不能添加、换页、退出等。尾部带红星号*的表示为必录项目。对于需要按卷录入的档案（如文书旧制管理办法、设备、基建档案等），除声像外，均需要先录入案卷，再录入卷内（案卷号必须已经录入及认证了的档案）内容。需要录入卷内资料时，预选参数界面中需要录入已经录入的某类案卷

25、的卷号。在选择输入案卷类型后，用户可以在“请输入卷号”框中下拉选择卷号（程序将肯定已经录入了的自动罗列出来），也可以自己输入已经存在了的卷号。如果卷号不存在，必须预先回到案卷中的管理界面中录入。图 29 案卷类案卷档案管理界面连号处理：当前页面的档号，如果有断号情况，则会使号连续。如，假设文书的当前类别号是2011011，共有1，3，4，5，7号件，显示中间断号2（可能是删除了）和6号，此时，又没有其他件号可以补充使之连号，则此时使用该按钮，可以使2011011的件号连续成：1，2，3，4，5，其中，3以后的件号会依次前移一个号码，7前移成6。请谨慎使用该功能。图 30 案卷类卷内档案参数预录

26、界面声像是在录入声像卷内资料的第一张资料且需要保存时录入其对应的案卷资料的。声像档案中，某类档案的案卷号不管是否存在，先在卷内参数预录界面中录入卷号（见上图，卷号框是不能下拉的），在保存时（一般是该类案卷的第一张卷类资料）自动跳到该案卷录入界面，进行案卷录入（见下图，声像案卷自动跳出的录入界面）。如果某类声像的案卷被删除，则在编辑对应的卷内时，程序也会跳入对应的案卷录入界面。这是声像档案在案卷录入时与其它案卷类档案管理的主要区别。声像可以插入通栏或大标题，将一个卷内的照片，再进行按组说明。其中的组就是通栏或大标题。图 31 声像卷内档案参数预录界面图 32 声像案卷自动跳出的录入界面声像可以按

27、年度建档。此时，每年需要在“声像混合字典”中添加当年的声像管理类别，如，2012年的照片管理，需要添加“G1.2.2011 2011照片”的类别，其他年份，依次类推。标题的长度不要超过70个汉字。四、 档案录入常见步骤a、 完善类型信息 录单前，修改、完善类别信息。一般情况下，除“年度”每年要新增一次、常见信息需要经常添加修改外，其它地方均按档案标准定义，很少有需要修改的地方。b、 清分、添加 录单前，按类型清分档案原件。然后，通过“添加”，可按预录参数类型自动获取件号/卷号，并自动填写公用信息，提高工作效率。在录入页面，按从上到下、从左到右的顺序输入。回车后，程序自动按序跳入下一个输入框。需

28、要换卷（类型号）录入时，需返回参数预录界面。注：第一次录单时进入的界面中间为空白，需要按添加按钮进行数据录入。每次录入一条数据均需要按添加按钮。如果需要录入原文或扫描的原文、图片等，则应规划好录入的路径。该程序将这些文件按路径的形式存放。8.01版后自动搜索和规划原文目录。图 33 原件或扫描件搜索图 34 搜索原件图 35 程序对原件规划后的存放位置注：如果有需要将原件内容入库的，请及时与我公司联系。一般这些文件存放在您认为可以方便拷贝的路径，建议存放在c:sqdadb下面，这样，备份时，只要备份db目录就可以了。特别注意，路径及文件名的长度不要超过26个字符，因此，在规划文件名时，要简洁，

29、同时千万不要有重复的文件名拷贝到相同的目录中，否则会覆盖原来的文件。建议文件名按序列号等既与档案本身有联系，又表示唯一的名字来命名。也可以每一种档案建一子目录存放文件。文件类型可以任意，如word的doc,powerpoint的ppt,excel的xls，文本文件txt,wps文件（此时，计算机上需要安装wps处理软件才能显示）以及图片文件bmp,jpg,gif等等。有些不是常见的扩展名，如autocad的建筑类dwg文件，也可以入库。在需要浏览时，只要系统中安装了autocad，也可以点击“查看文件”直接浏览。当一篇档案有多份文件或图片时，建议合并成一份文件或图片。如多份word文件，可以合

30、并成一份word文件，多份图片可以用photo等工具处理成一张图片。本程序最大优点之一是，各卷内容可以交叉录入，程序能够自动成册成卷。如，按序录入文书档案的第一卷时，中途可以穿插按序录入文书档案的第二卷的内容或其他类型的档案，两卷互不干扰，程序能自动识别并按各自的卷管理档案。图 36 首次进入时的界面c、 审查、修改 一份档案录入完毕后，仔细检查是否有错，进行必要的修改，确保无误后保存审核。在审核之后，按“修改”解除审核后可修改信息。一般为录入一张，保存审核一张。如果要修改“件号/卷号”，需在预录界面设置修改开关。d、 查询 通过高级搜索、条件搜索、全文检索查询所需信息。按序列刷新解除搜索的信

31、息范围。e、 浏览及打印 根据需要，打印各种报表。其中声像的案卷和卷内报表包含套打和自由格式纸张打，后者要求用彩色打印机打印。常见的打印功能按钮： 图 37 常见的预览、打印按钮特别注意：“自定”一般指在空白的A4纸张上自动画表格线，且按A4格式显示档案内容以便打印。而“套打”则是在画好表格线的页面上打印档案资料，纸张一般是档案馆下发的红色格式线的套纸。自定按钮或预览中，通过按变色按钮也可以在“变红”、“套打”、“变黑”之间切换时，使用套打功能。1. 操作功能添加、删除、保存、修改：常用的功能按钮，增减数据信息用。添加新页面时，每类均有必录项目，它们分别是：文书期限、年度号、件号、发文单位、标

32、题、页数、文件类型、日期。资料文件类型、件号、来文单位、文件字号、标题、年度号、主题词、文件日期。实物文件类型、卷号、年度号、卷宗标题、期限、颁发单位。声像目录号、卷号、照片号、标题、年度号、期限。基建目录号、卷号、标题、年度号、期限，起始终止编制日期。设备同基建。土地同文书操作方法。其中有红色*号的表示没有录入的话，程序不让保存或新进一页，以免档案的要素不齐，造成档案资料的不完整。保存：检查必录项目是否录入，并保存录入信息，通过检查时窗口右上角将显示“已审核”，审核后的信息不能再随便修改。审核时，如果发现有重复单据（由手工修改或录入“件号”引起的故障），程序会及时报警，并拒绝审核，直至排除错

33、误。如果有重复的标题内容，保存时会及时提示。修改：“已审核”后的信息需要修改时，点击“修改”，按提示输入密码，成功后即可修改。修改完毕请及时保存、审核信息。该验证密码需要输入登陆密码。特别注意：要求录入数字的地方不能录成字符型，如下图，页码处假如应该是数字“20”，就不能输入成“20页”，其中带“页”字就表示不是数字类型了。图 38 数字类型错录时的报错图 39 信息需要修改时的密码验证界面查阅计数器：点击此键时，弹出利用登记界面，登记查阅人、查阅人单位、查阅日期以及查阅的具体档案序列号/照片号等信息；同时，程序自动计数，标明该类档案在“计算机标准日期”下，有一人次的查阅量累加。档案利用情况登

34、记，每次进入登记界面后，只能点击一次添加按钮，表示该档案有一人次查阅浏览登记。如果需要登记多人次，则多次点击进入登记界面进行添加就可以了。图 40 档案利用情况登记全年的统计数量可在“统计报表”的查阅频率中获取报表。也可以查阅利用情况登记一览表。其中档案利用报表可以在一年中按月、按类型统计利用的次数。在“年度号”中输入要查阅的年份，如2007，然后按“搜索统计”，则可以统计出某年的档案利用次数。档案利用登记一览表记录了对每一份档案的利用信息登记，包括查阅人等。可以通过搜索查阅到所需要的登记信息。图41 档案利用情况图42 登记一览表查看文件：当某档案的原文或扫描文件的路径存入库后，按查看文件按

35、钮，可以浏览或修改原文。如果不需要修改，请将文件的属性设置成只读。浏览时，程序另外开一窗口，调出以该档案存入的文件名为基础的文件内容。件号/卷号/照片号也可以手工修改或录入。打印： 进入预览窗口，并按显示窗口格式打印出符合条件的所有卡片记录。纸张大小可以自由选择，默认为A4。通过使用变色按钮，可以在不需要套打时打印出红色表头的档案。进入打印页面前，必须先搜索出档案资料的范围。图 43 资料搜索后的打印预览窗口图 44 按打印后的打印设置界面图 45 打印纸张选择(默认为A4)其中，顶/边距：在输入框中输入页面顶/边部的空白距离，按顶/边距，程序自动按要求调整页面头/左部打印距离。默认为页面（如

36、A4）的标准头/左部距离。此功能便于用户在不同的打印机下连续调整页面顶/左部起始位置。当实际纸张的左边页边太宽时，纸张可以以打印机的右边边沿为基准放纸。对于科技档案的软封面（宽27cm*高29.8米的格式），需要具有A3打印宽度的打印机打印，且将边距设置成1400后，通过“边距”按钮设置成所需要的格式后打印。图 46 27*29.8cm纸张的科技档案软封面边距打印设置软封面如果不需要打印全宗名，请在运行目录下的dangan.ini中进行如下设置：ruanfm/软封面全宗名开关,ruan=1=打印全宗名，ruan=0不打印全宗名ruan=1将ruan=1设置成ruan=0就可以了。切记，dang

37、an.ini要谨慎设置，一般不需要任意修改。本程序可以打印档案盒的盒标签和脊标签。通过搜索可以只打印出一个盒子的标签，一般是按类别号搜索就可以了。原始：在放大、缩小、调整顶距后，将页面恢复成标准显示方式。“自，至”页面打印选择：当档案资料挑选出来后，如果只打印其中的某一页或连续的几页，则该功能可以实现上述要求。如果只打某页，在“自”中的输入框中输入页号，按打印，则只打印该页；如果要打印连续的页号，则“自”中输入起始页号，“至”中输入终止页号，再按打印，就可以打印该范围内的页面。终止页号或打印的页号不能超过本次预览的总页号。其实，该方法的变通使用是：确定搜索范围，搜索后也可以准确打印出所需要的页

38、面。特别注意，“自至”的页面范围选择只是一个辅助功能，具体的档案资料范围必须通过搜索完成，不可以直接按预览后再通过“自至”的页面范围选择打印所需要的档案。删除：清除认为是错误或不需要的记录。如果添加后，一份档案没有输入完整的档案元素，则在保存时，程序不允许保存。如下图。图 47 信息元素不完整时的提示出现此现象时，要么将这份档案录入完整后保存认证，要么删除该空号。退出：在页面显示条件下才能退出。注意：日期型数据格式为诸如“2002-01-01”或“2002.01.01”的形式，年月日之间分隔符为“-”或英文句号“.”；需录入数字的字段不能录入字符。2. 搜索与查询功能主要有条件搜索、全文检索。

39、还有高级搜索，它的功能和条件搜索基本一样，只不过它的可搜项目更多，而不只是两个本系统可任意选择一个或两个字段条件进行查询。要求两个条件同时满足时，点击连接号“且”（默认），如搜索2002年的“永久”文书，需同时满足“2002”和“永久”两个条件，用“且”；只要满足两个条件中的任一个，点击“或”，如搜2004年或期限为长期的文书，则点连接号“或”，搜索后，将找到2004年所有的档案和每年所有的长期档案。单字段搜索时，连接号“且”、“或”无效。“条件搜索”，寻找到符合条件的所有记录。“按序列刷新”清除条件搜索定义的数据范围。操作符号说明：（a）“=”等于号，“>=”大于等于号，“<=”

40、小于等于号，“>”大于号，“<”小于号，“<>”不等于号。适用于数字或字符。图 48 两条件同时满足的情况（b） “匹配”适用于字符模糊查询。输入框中，在要查询的字符两侧各加入“%”。如要查询“发文单位”里有“卫生”字样的文件，按下拉菜单找到“发文单位” “匹配”“%卫生%”，点击“条件搜索”即可。图 49 匹配like搜索图 50 条件搜索时的字段下拉选择（c）“在之间”适用于数字查询，格式：在之间 数字1 and数字2。可查询出条件介于两个数字之间的所有记录。如“年度号”“ 在之间”“2001 and 2004”，则可查询出年度依次为2001，2002，2003，2

41、004年的所有记录。And两边需要有空格。图 51 between（在之间）搜索图 52 between与like两条件同时满足的情况（d）不在之间“notbetween”与在之间“between”相反，查询出非此范围内的所有记录。（e）挑选“in”适用于数字，格式：挑选（数字.）。可挑选所指定的数字范围内的记录。如“件号”“ 挑选”（1，3，5，8），则查询出件号为1，3，5，8的记录。数字间用英文逗号与括号。图 53 挑选in搜索3. 全文检索在任一汉字输入框中输入要检索的字符（每次仅在一个框中输入），按“全文检索”即可全文检索到相关记录。图 54 全文检索4. 高级查询高级查询可以实现任

42、意组合的条件编排与查询。要完全掌握其精髓，用户需要了解SQL知识，当然，如果只是使用简单条件查询，高级查询功能更能应付自如。高级综合查询窗口中，在“条件编辑”窗口中编辑条件时，不要回车，所有条件都用一行表示。当条件大于一行时，程序会自动换行。图 55 高级搜索一般情况下，先在“条件录入”选择要查询的字段，并给其赋值。如果有多个要查询的条件，可以用连接符and，or连接各条件。该系统中，可以连接的条件数量不受限制。对于以上输入的条件，可以按SQL语法在“条件编辑”窗口中按条件编辑按钮后进行编辑，以完成复杂的、合乎自己要求的查询条件，如，添加括号“(”或“)”等。举例：在条件录入窗口选择了如下条件

43、：第一行：电脑编号 > 1 and第二行：电脑编号 < 100 or 第三行：建档日期 = 2006-02-01在点了条件编辑按钮后，“条件编辑”窗口显示如下：Where ( hbzf_gk.hb_bh > 1 and hbzf_gk.hb_bh < 100 or hbzf_gk.hb_jiandangrq= 2006-02-01 )此时，通过编辑可以组合多种条件：Where ( hbzf_gk.hb_bh > 1 and hbzf_gk.hb_bh < 100) or hbzf_gk.hb_jiandangrq= 2006-02-01 )或者：Where

44、( hbzf_gk.hb_bh > 1 and (hbzf_gk.hb_bh < 100 or hbzf_gk.hb_jiandangrq= 2006-02-01 )或者：Where (hbzf_gk.hb_bh < 100 and (hbzf_gk.hb_bh > 1 or hbzf_gk.hb_jiandangrq= 2006-02-01 )等等。当然，可以添加字段和其它判断条件等，只要符合SQL标准，且字段名称存在就行。该编辑框的很多功能与写字板一致，如鼠标、复制、粘贴及键盘方向键操作等。5. 排序功能：按下拉菜单选择的字段升序或降序排列。系统默认为按序列号升序排

45、列。6. 相关打印与报表功能先根据要求查询出所要打印的范围，点击相关打印，进入预览界面，用户根据情况选择是否打印，如果“打印”，系统自动印出规范的目录表及类似表单，如首页打印、归档目录打印等。7. 声像类录入的一些特殊说明声像类管理有一些特殊的地方，如，它需要按卷号、张号（或照片号）来成册排序，在一组照片开始的地方需要插入通栏标题并显示通栏标题，每一卷还要可录入案卷目录。该模块可打印案卷目录，卷内目录及图片标签。声像预录界面中，卷号/照片号的开关与其它档案不同，默认值为允许修改。现对此做出一些特殊说明：卷目录在输入每卷第一张且按“保存”时自动进入案卷内容的录入。返回后，需要对卷内内容再“保存”

46、一次，完成每卷首张信息的认证。图 56 声像录入界面卷号：由预录界面定义，添加后自动继承产生，照片号自动增1。插/删通栏：页面显示中，在需要插入通栏的地方，点击“插/删通栏”按钮，程序会自动在该页的前面加入一通栏页，并显示“通栏”字样，在“标题”位置输入通栏标题。若想删除此通栏，在该页面处按“插/删通栏”按钮即可。录入完毕后需要审核。图 57 通栏界面插入卷目录：一个案卷只有一条案卷目录，其目录信息可以在该卷的第一张照片号输入页面保存时插入。此处的录入界面为栏目显示方式，与其它录入界面有区别。如果需要修改卷目录信息，也是通过“修改卷目录”进入修改/浏览界面，此时，程序会提示卷目录已存在，但仍可

47、浏览或修改。按“保存/退出”并返回“页面显示”界面。案卷的日期范围的格式为，年月-年月，举例为：0201-0402，中间必须要有短横线，且年月均为2位数。用户可以删除卷目录。删除后，需要重新录入，否则，将缺省该卷目录内容。打印区有2个自定打印，说明不需要标准格式的案卷和卷内纸张，直接用A4即可打印所需格式。此方式需要彩色打印机。其它的浏览打印需要套打，如卷内根据15、18行纸张选择打印。案卷也可选择连续和单案卷打印。图 58 声像卷目录自动跳出的录入界面技术档案中的基建设备管理与声像档案管理基本一致，但细节上有些区别。在录入技术档案前，必须先在类别信息字典中完善近期要用到的基建和设备档案信息；

48、再录案卷目录；最后录卷内目录。它和声像在这个操作顺序上略有不同，在录卷内内容时，声像自动判断卷内编号是否对应了案卷，如没有，在保存时自动进入案卷录入；而技术卷管理要求必须事先录好案卷内容。目录号字符必须大写。卷号为数字类型。录入同一卷内的档案时，其顺序号由程序自动增加，不需要手工录入。换卷录入或换类型录入时，必须退出卷内录入，重新选择预录入参数后再进入卷内录单。档序号组成：目录号-卷号-序号或档号-序号；档号组成：目录号-卷号。依以上公式，再利用灵活的查询功能，可以方便地归类（或分段归类）所有类型档案。图 59 基建类档案管理界面图 60 基建类案卷管理界面图 61 基建类案卷打印界面图 62

49、 基建类卷内预录入界面图 63 基建类卷内管理界面会计档案说明会计类登陆：进入参数预设界面以后，界面如下图所示。图 64 会计登陆界面此时要求录入类型和卷号。类型：为D字类型，可由会计字典添加、修改完善。卷号：同一类型的档案到达一定数量或标准时，另起一卷进行管理。为数字卷号，要求输入数字。会计的期限字典增加了“25年”和“15年”两项，因此，在期限字典中需要添加这2个字典项目。会计档案打印时有套打和按A4纸打印2种格式。套打指在绘有表格线（档案局提供的标准打印纸）的纸张上打印；A4纸打印在空白的A4纸上自动画线并打印相应内容。每页12行。纸张装机和其它档案打印一样竖放，打印出来后为横向效果。四

50、、合同档案可以完全参照文书档案录入、打印。8. 分类浏览每一类档案均开发了一套按类/序/档/卷浏览的模块，安排在“录入”模块的右侧。这些资料根据序列号、档号等自动排序，用户可以进行分册查阅。用鼠标点击“目录浏览”的左部分类型显示窗某一栏（一般为成册的类型），则右部分显示窗中会自动显示该类所有的内容，并按序列进行扩展、排列，此功能方便用户直观浏览目录资料。分册查阅便于用户对自己的档案结构一目了然，方便快速浏览。图 65 分类浏览窗口五、 综合查询系统在信息输入框中输入想要找的任何字符信息，然后按'综合搜索'，系统在各类档案中自动寻找符合条件的相关记录。如，输入“区”后搜索，则有“

51、区”的记录都会显示出来。此处为模糊查询及结果显示，其它具体操作还需要到各自的页面显示界面完成。图 66 综合查询序列号为红色的记录，表示已经制作、挂接过电子文件。用“查阅电子文件”按钮可以调阅电子文件内容。“打印”：将搜索出来的信息，按A4格式打印出来。六、 如何录制旧制文书目录档案旧制文书目录档案按案卷和卷内管理。为了兼容2001、2002年以前的文书档案管理方法，“好帮手”新增了旧制文书管理功能。其用法与基建、设备基本一样。首先要建立旧制文书类的类别字典，如永久第一目录夹A1.1、第二目录夹A1.2，以及长期第一目录夹A2.1、第二目录夹A2.2等等。见下图。图 67 旧制文书的类型字典管

52、理其次需要建立案卷信息。如果没有建立案卷信息，则不能完成对应的卷内资料录入。如果在案卷中录制某类目录号已存在的卷号时，则程序提示卷号已存在，此时您需要按序录入新的、电脑中还未建立的卷号。图 68 旧制文书案卷管理图 69 旧制文书案卷预览与打印图 70 旧制文书案卷封面预览与打印当案卷资料登记后，即可以进入对应卷内信息的录制了。卷内件数不受限制。图 71 旧制文书卷内参数预录图 72 旧制文书卷内录入图 73 旧制文书卷内预览与打印可以一个案卷一个案卷地分别打印。在您掌握了搜索功能以后，可以打印任意范围内的档案信息。七、 菜单式显示风格说明菜单式显示风格由菜单项和工具条、左树窗口以及工作窗组成

53、。工具条是菜单项中最主要、最常用的功能的一个小集合，所有在工具条中的功能都可以在菜单栏中找到。工具条中的图标均代表一个功能，如图标表示文书录入等，当不知道图标代表什么功能时，可以将鼠标停留在上面一会，程序会自动提示是什么功能。见下图。图 74 工具条自动提示功能为了进入某功能，如文书录入，即可以点击工具相应图标，也可以下拉菜单选择。如果想从左树窗口进入，则必须双击左树中对应的栏目。当需要退出系统界面时，请确保已经退出了档案录入页面。当然最好将工作窗口中的所有页面退出后再退出系统界面。图 75 下拉菜单选择下图是进入文书录入后的界面。图 76 菜单式风格下的功能界面图 77 菜单格式的文书录入界

54、面在菜单式风格下，可以设置程序的风格并保存设置，以便下次按保存的风格运行程序。一般情况下，需要选择“显示工具条”。图 78 显示风格设置界面其中， “全宗名高度”表示菜单式界面中全宗名的显示位置，可以为负值；“工具条设置”，主要是是否在菜单式主界面中显示工具条。所有的设置可以保存，并当在程序下次启动后才能有效。也可以直接退出不进行保存。所有的结果将在下次登陆时在登陆界面显示，此时，用户可以按自己的喜好再次选择界面风格。工具栏图标说明如下：文书类档案录入。按文书档案管理的新方法管理档案。建议采用该方式按卷录入文书类档案。按文书档案管理的旧方法管理档案70资料类档案录入实物类档案录入声像类档案录入

55、基建类档案录入设备类档案录入会计类档案录入合同类档案录入土地类档案录入全文检索档案信息数据备份与恢复帮助退出好帮手系统八、 帮助系统提供了帮助文档，随时按F1或点击界面“帮助”，可进入帮助文件获取所需信息。详细使用信息参阅光盘的使用文档，即本文件。九、 技巧说明1、 如何获得同一类型内的任意一段件号的档案为了查阅或打印某一范围内的档案，必须知道怎么搜索这段档案内容。好帮手可以实现任意范围内的信息的检索、打印。A、 文书（见下图）：在查询框第一栏用“类别号”、“=”、目的框中输入要找的类别如“200501”；第二栏输入“件号”、“between（在之间）”、“3 and 7”(数字与字母之间有一空格)，中间用“且”（默认），则表示查找2005年永久类的第3份到第7份的档案材料。打印时也将打印搜索到的范围。如果要取消该范围，则点击“按序列刷新”按钮。图 79 文书档案类别与件号的搭配搜索B、实物、资料、土地的查询方法基本一样，用各自的类型值、件/卷号代替例子中的“类别号”“件号”即可。C、声像：用“档号”、“照片号”可以完成某类型某卷内的照片档案的搜索。方法如上。D、设备、基建用“档序号”、“顺序号”可以完成某类型某卷内的设备、基建档案的搜索。方法如上。E、合同：用“目录号”、“件号”完成上述搜索。F、