OA系统使用管理制度汇编

1、OA系统使用管理制度第一章总则第一条 为了提高工作效率，保障信息传递畅通，根据 公司实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司 0A系统的管理。0A系统 管理网络系统是管理信息传递的有效平台，它集合了各方面 信息，是公司实施高效管理的重要工具。第三条为了保证通过OA进行发起和传递的各类电子 文件能够及时得到处理，原则上各环节处理时间不得超过三 个小时。第二章管理职责第四条 原则上各子公司有行政部门的，行政部门负责 人将作为各子公司 OA管理员（二级管理员），没有行政部门 的，可指定专人作为管理员。各管理员要承担起所属公司 OA子系统的管理工作，按照要求，在系统内进行分层级， 分区域的全面管理

2、工作，开展诸如电子档案管理、通知通告 下发、重要文件资上传共享（分权限）、系统深化开发应用等工作。行政部将对上述管理员进行专门培训。第五条 在系统运行初期 OA系统管理员（包括二级管 理员）须对系统平台进行实时监控，确保系统运行稳定。第六条 各系统管理员（包括二级管理员）及系统使用人要及时收集、归纳和反馈 OA平台运行过程中的各类问题（包括表单设计、流程设置、功能模块、操作使用等方面问 题），逐级上报解决存在的问题。第七条 OA系统管理员需根据不同工作、不同岗位、 不同团队的性质，确定各子公司、部门的机构和权限设置， 凡需变更权限或部门设置时，变更部门需向行政部提出申 请，由行政部统筹考虑后决

3、定是否同意变更，因员工调动、 离职等原因造成岗位变动时，变动部门应及时将变动情况函 告OA系统管理员，系统管理员须在收到函告后的 24小时内 完成相关账号、权限、归属等的调整工作。第八条 相关文件、资料（包括传审、传阅、公告、新闻等等）由发起人负责对发起内容进行管理。第九条 为了确保OA平台的正常和高效运行，各系统 使用人均有合理使用系统、进行系统维护、提出意见建议等 的权利和义务。第三章日常使用第十条在OA系统上线运行之初，原则上所有传审、传阅、签批、通知、公告、新闻及资料传递均需通过OA系统进行，但考虑到当前运行的实际，除部分文件外的传递可 沿用现有纸介质传递流程之外， 其他传递均需通过

4、OA系统。 行政部将严格按照规定履行纸质文件审核上报关，凡能通过 OA系统上报的纸质文件，一律退回发起人用 OA系统上报。第十一条 0A系统文件审批环节的效率及时间限制（一）凡上报审批的文件，在每个环节停留时间原则上不得超过3小时，凡超出规定时限，又无正当理由的，每次 处罚相关责任人200元，以下情况除外：1晚上九点至次日上午八点；2流程节点审批人因生病、出差、学习、开会及其他重 要工作开展需要延长审批时间的；3流程节点审批人在审核中因传审事项不清、数据及资 料不全而要求发起人给予解释或补充的。（二）凡上报审批的文件，因不达标被退回时，退回人 应注明退回原因、修改要求、需要达到的标准以及重新上

5、报 的时间，并及时电话或当面告知发起人，坚决杜绝无原由、 无标准的退单现象发生。第十二条由于OA系统流程属刚性流程，存在一经发起便无法修改发起内容的问题，因此，要求各发起人在发起 前仔细审核文件内容，确定文件数据资料齐全后方可上传。 审核及审批环节中各节点责任人均应严格把控审核、审批 关，否则将进行如下处罚：（一）日常上报审批的文件（资料），部门必须认真把关，如拿不准时须及时征求相关领导意见，帮助子公司完善 文件（资料）；如不认真修改，被总经理退回时，处罚责任 经理200元；被董事长退回时，处罚责任经理300元。（二）各部门上报审批的文件（资料） ，因不达标被总 经理退回时，处罚责任人 200

6、元；被董事长退回时，处罚责 任人300元。第十三条传审类文件经过审批返还给发起人之后，发 起人要及时将事务办理结果反馈填写入“办理结果回复” 经所在部门主管审核通过后，该审批流程方认定为最终办理 完结。第十四条发起人在发起流程时，需准确把握文件性质 及重要程度，除个别突发类或领导临时安排工作事项外，原 则上任何文件均需提前足够多的时间上报，以备审核过程中 的修改等影响工作开展，常规性审批因发起人未预留充足审 批时间而造成的任何后果均由发起人及其所在子公司、所在 部门全额承担，审核及审批环节责任人不承担责任（无故拖 延除外）。第十五条 各审核、审批人在审批文件前，应酌情处理 标识为紧急或特急的文

7、件（待办文件名称前缀红色感叹号， 无叹号表示一般，一个叹号表示紧急，两个叹号表示特急） 系统运行之初，建议发起人及各节点审批人在处理完成后向 下一节点承办人给予提示，保证文件及时得到处理。第十六条原则上各类文件在发起时，发起人需承担归 档职责，除对通过 OA传递的表单进行归档外，传审时的源 文件同样应妥善保存，以备以后查询或使用第十七条严禁任何人通过OA系统发布和传递含有非 法、不健康和带有病毒的文件、图片、应用程序等内容，一 经发现，除立即停止责任账号外，还将根据公司相关规章制 度给予相应处罚，直到开除处理。第十八条 为方便文件的传递和查阅，任何发起人在发 起流程之前，均应检查文件格式，文件

8、一律采用OFFICE2003、OFFICE2007及 WPS （不建议采用该格式） 格 式；图片在发起前，需检查图片的大小（不能过大，否则移 动端将无法阅临览）、质量及格式（以 JPG、JPEG格式为最 佳）。流程发起前，相关附件名称应修改为与发起事由一致， 并注明各附件的功能作用。第四章 日常操作注意事项第十九条发起人在发起流程时，需根据传递类型选择表单模版（上报审批类选择相关传审单，传阅类选择传阅单、人力资源类选择相对应表单），并根据表单各要素进行填写 及完善并上传相应附件后点击发送，流程即告建立。发起人 为部门主管及以上管理人员的，因流程发起时默认的身份均 为部门员工，而其身份权限包含部

9、门员工与部门主管两个层 次，因此，流程提交后会再次回到部门主管处，要求部门主 管用主管身份进行审核并提交后，流程方才进入下一节点（即一提交一审核）；子公司总经理级别发起流程时，因其 身份权限包含部门员工、部门主管、子公司总经理三个层次， 因此，需要额外的两次审核后，方才进入下一节点（即一提 交两审核）。为了避免在此环节出现不必要的延误，请各主 管以上人员在发起并提交流程后多回看几次是否有待办文 件存在或通过查看表单流程以确定当前处于哪一节点。第二十条对于超出系统现有模版的相关传递，可采用 自由协同的方式予以发起，方便之处在于发起不受条件限 制，并且在发起时复选修改正文选项后，各节点审批人均可

10、对正文内容进行修改（附件不可修改），无需退回发起人修改后上报，并且全流程各节点由发起人制定，可指定任何人 审阅，有很强的随意性。不足之处在于，由于流程随意性很 强加之正文内容可修改，因此流程的客观性大大降低，且各 节点审批意见无法写入固定表单，后期使用存在不便。适合 发起需他人修改完善和传阅的相关内容。第二十一条 受各模版权限设置原因，各节点审批人如 在审核提交后出现流程节点选择提示时，请根据所审核文档 性质自行判断文件去向（去向包括权限内审批、 权限外上报、 下一节点审批人等），如判断不清的可与文件发起人或相关 部门取得联系，以确保传递流程准确高效。第二十二条各管理员在管理所属公司子系统时，

11、需严 格按照权限开展文件资料的增、删、查、改等工作，并在日 常工作中注意随时将所经手文件资料进行归档，以便于日后 查询使用。第二十三条 因OA系统预览格式与所上传文档格式存 在区别，上传文档中的细节可能会在系统预览中无限放大， 因此，请各使用人在上传文档前对源文档进行仔细检查核 对，确保文档格式正确、编排合规，且事由描述清晰、理由 阐述准确、附件要素齐全，尽可能减少因退单而造成的损失。第二十四条 OA系统是工作效率的倍增器，其包含的 各种刚性流程及严格的时间限制将从根本上约束和限制各 使用人的工作习惯，在使用之初，肯定会与现有工作流程和 习惯有一定区别，请尽快适应，并坚持使用，确保OA系统真正

12、达到提升工作效率，优化工作流程，完善公司管理体系 的目的。第五章安全要求第二十五条各使用人首次登陆时须将初始密码修改为个人密码并妥善保管，不得随意将密码外泄给他人使用。第二十六条 任何使用人（尤其管理人员）均不得将个 人账户交由他人操作和管理，特殊情况下，系统管理员有权 调用各使用人的账号与密码，但使用前需明确告知账号所有 人，并不得对该账号开展除系统必要项目外的其他操作（即 不得对具体工作事项进行任何操作）。第二十七条所有使用人只可在权限范围内进行相关操作，特殊情况下如需提高权限，请与各系统管理员联系， 经审核确实需要提高权限的，可由管理员给予调整。第二十八条任何人不得随意让公司无关人员或外部人员查看系统内容，更不允许下载相关内容，尤其是涉密内 容。多人共用一台电脑时，如暂停OA办公并离开电脑，请及时注销或退出 OA系统，以免他人误操作。第二十九条 凡涉密内容需要在系统内发布的，发布人 须严格设定查看