冶金工业信息标准研究院

1、冶金工业信息标准研究院科学技术研究档案管理实施细则第一条 根据本院科研课题管理办法和档案管理办法，特制定本实施细则。第二条 科学技术研究档案（以下简称科研档案）是指本院从事科研管理以及在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据及声像等各种不同载体的文件材料。第三条 科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家和我院的宝贵财富，必须实行统一组、分级管理，确保完整、准确、系统、安全、共享和开发利用。第四条 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，是搞好科研工作的重要基础工作之一。科研档案工作要纳入科研计划管理、

2、过程管理和成果管理的全过程。各部门负责人、课题负责人为本部门、本课题科研档案工作责任人，并确定专人负责本部门、本课题科研档案的收集、整理和立卷工作。第五条 实行科研工作和科研档案工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员考核提职与院主管科研管理人员出具科研课题归档情况的证明材料同步。第六条 科技文件材料的形成、积累、整理、立卷归档等项目工作纳入科研人员的职责范围，凡归档不完整齐全、不系统等，院科研管理部门不予出具归档证明以及受理鉴定、成果登

3、记、申报奖励及申报新的课题，并作为对有关人员考核、评审、奖励的依据之一。第七条 归档范围（一）立题阶段的归档材料：调研报告、考察报告、查新报告、文献资料、文献综述、开题报告、论证报告等；相关的电话记录、传真稿、电子邮件稿、函件、文件、会议纪要、会议记录等；项目申报书、项目预算书、项目可行性研究报告、项目任务书、技术合同书、协议书、委托书等。（二）研究阶段的归档材料：研究计划、技术方案或路线等及相关原始材料；数据整理和分析材料、工作日记、查阅的技术资料、技术信函等； 汇报材料、阶段小结、课题（内容、人员）变更调整的文件材料以及课题阶段评估相关材料；项目开展过程中进行的国内外调研计划及情况总结、考

4、察计划及考察报告等；参加各种学术交流活动与课题有关的技术资料、会议纪要、会议记录等。（三）结题鉴定阶段归档材料：项目总结、研究报告、调研报告、鉴定材料、学术论文、技术标准、操作规程、经济效益计算认定书或证明、用户意见、经费使用及结算材料、设备购置清单以及其它课题终结评估相关材料；专家评审意见、鉴定会议记录、技术鉴定证书及相关申报材料等。（四）成果申报阶段归档材料：院优秀成果奖、行业及省部级科学技术奖申报材料、各类获奖证书、奖状等。（五）成果推广应用阶段归档材料：成果推广应用、产业化、技术转让等协议书、合同书以及相关原始材料。（六）院或部门安排参加的各类学术会议或业务培训获得的会议文集（录）、会

5、议资料等有保存价值的技术材料。第八条 归档要求（一）所有鉴定、结题、暂停、取消等课题的技术材料均应归档。（二）实行由科研课题(项目)组长或负责人主持立卷归档的责任制。科研人员应在每项科研项目(包括中断或取得负结果的项目)完成或某部分结束后，负责科研文件材料的形成、积累、整理、立卷，经审查验收后归档，并纳入部门及个人年度考核。（三）科研文件材料应在科研项目完成后及时归档。研究周期长的项目，可分阶段归档。（四）课题归档材料应按照立题、研究、结题鉴定、成果申报、成果推广应用等五个阶段的自然形成规律整理好，保持材料之间的有机联系，并由交付人填写科研档案简介和卷内科技文件材料备考表。（五）归档原始材料的

6、手写稿应是原件，一律用蓝、黑色墨水书写，不得有铅笔、圆珠笔、红墨水等痕迹，字迹要工整；打印稿应是定稿，要求字迹图表清晰；根据需要可复制若干份，复制件应纸质优良整洁；传真件必须复印后归档。所有书面材料必须完整无缺。（六）外文材料若有汉译文应一并归档；无汉译文的，应译出标题后归档。（七）与课题有关的照片应分类整理并加以注释说明，随课题材料一并归档。（八）电子文档应与纸质文档同步归档，其内容、顺序要一一对应。用文字处理技术形成的电子文档，其文件存储格式要求为.TXT或.DOC，用扫描等设备获得的图像电子文件，其文件存储格式要求为.TIF，彩色图像文件非压缩格式为.JPEG或.BMP。电子文档应刻录在

7、只读光盘、一次写光盘等耐久性载体上，禁用软磁盘等不利于长期保存的载体刻录归档电子文档。电子文档的归档载体应无病毒，无划痕，完整，有效。具有永久、长期保存价值的电子文档应归档一式两份，一份长期保存，一份提供利用。（九）立题阶段和结题鉴定阶段的归档材料要求一式两套。（十）科研项目技术材料全部归档后，经科研管理人员验收合格，认可签字、方可参加院优秀成果奖的评选。（十一）有外单位协作的科研项目的归档按合同或协议条款立卷归档。确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益，应在合同书、协议书或委托书中明确科研文件材料归档和归属，协作单位应将承担项目的档案目录提供我院备案。第九条 归档时间（一）科研材料应在科

8、研项目结题鉴定后三个月内归档。（二）科研成果材料每年三月底前将上一年获奖的有关材料按归档范围及要求整理归档并向院档案管理部门办理移交。第十条 归档程序（一）科研档案材料的归档程序交付人填写科研档案简介和卷内科技文件材料备考表，并整理好实物档案。本部门负责人审核，并在卷内科技文件材料备考表上签字。科研管理部门管理人员按照归档范围和归档要求审核签字。交付人将科研档案和所填表格一并移交科研管理部门，双方清点、核对，并履行签字手续。（二）成果奖励的归档程序成果管理部门填写归档材料移交名细清单，整理好实物，编写说明。成果管理部门负责人审核签字。交付人将成果相关资料及证书等移交档案管理部门，双方清点、核对

9、、签字后，清册各留一份。第十一条 档案保管（一）保管期限分为永久（50年以上）、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。凡界于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。（二）密级档案应单独保管，资料与档案应分开保管。（三）已归档的档案材料不得更改。若确系档案材料有误，应由档案移交部门填写文件更改单，并将其附在原件（原页）之后。（四）电子档案应与纸质档案分开保管，除应具备纸质档案保管的一般要求外，还应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层，直立存放，做到防磁、防尘、防变形。（五）为方便产业部门查阅及利用，产业部门科研项目完成后的一年项目的档案材料可暂由部门归档管理，也可归到院管理部门存档，产

10、业部门科研项目完成后超过一年的项目档案材料一律交院管理部门存档。院考核小组在每年综合目标考核时进行检查。第十二条 查（借）阅与利用（一）借阅期限：一个月。（二）本院在岗职工或在聘人员根据工作需要，可以直接查阅或借阅非涉密科研档案。其它人员查阅档案必须填写档案查（借）阅审批表，说明查阅用途，经管理部门负责人或院领导审核签字后，方可查阅。（三）外单位人员持单位介绍信可查阅非涉密科技档案。因特殊需要院外人员借阅我院科研档案时，需经院级领导和科研管理部门领导批准。（四）任何人查阅涉密科研档案，必须填写档案查（借）阅审批表，经院保密办负责人审核签字后，方可查阅。（五）涉密科研档案、重要孤本科研档案一律不

11、借出。确因工作需要借出的，应报院保密办并主管院领导审批。借出的涉密档案限期二天内归还，借出期间不得擅自复印留存。（六）查（借）阅人需要复制非涉密档案时，必须向档案管理人员说明用途，由档案管理人员负责复制，并将复制份数填写在科研档案查（借）阅登记表上。（七）涉密档案一律不复制。确因工作需要复制的，按院保密规定办理。（八）查（借）阅人不得对档案有圈改、污损、剪裁、拆散、更换、私自摘抄和复制等行为。（九）借阅档案到期后，应及时归还，需要继续使用时，应办理续借手续。职工调离、退休时，必须将借阅的档案归还，经档案管理部门签字认可后，人事主管部门方可办理调动、退休等手续。（十）有条件的情况下应加强科研档案

12、的信息加工工作。编制必要的检索工具，编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等。在院管理网页上适时发布相关信息，提供科研档案信息交流，搞好资源的共享服务。第十三条 鉴定销毁（一）超过保管期限的科研档案应及时组织鉴定销毁，其工作程序如下：由档案管理人员清理到期档案和失效档案，编制档案鉴定销毁清单，报综合管理部领导初审。由院学术委员会对到期、失效档案进行鉴定，并提出鉴定意见。院学术委员会鉴定销毁意见（附“档案鉴定销毁清册”）报院长批准后，管理部门备案。在销毁人（由院指派）、监销人（由档案相关部门或院指派）同时到场的情况下销毁档案。档案销毁后，销毁人、监销人应分别在档案鉴定销毁清单上签字。（二）档案鉴定销毁

13、时，应销完毁尽，不得遗漏。（三）档案鉴定销毁清单和审批手续应永久保存。第十四条 检查与奖惩（一）管理部门对科研档案工作进行定期的检查，主要包括：责任部门分管领导、人员等条件落实情况；科研档案建档与科技管理工作四同步的情况；完成的科研项目科研文件材料归档情况；档案管理措施建立、落实情况；档案管理和保管情况；科研档案开发利用情况。（二）对科研档案工作搞得好的部门，结合部门年度目标责任制给予表彰或奖励；凡因档案管理混乱而影响科研进程和造成严重损失的部门，要追究有关领导和直接责任人员的责任，结合部门年度目标责任制考核给予经济处罚，必要的给予行政处分。对科研档案质量未达到要求的，限期改进；超过期限仍未改

14、进的，将不准报成果和不发成果奖等，促其尽快改进。（三）对责任心强，有创新精神，在工作中取得显著成绩的专职或兼职科研档案人员，应按照国家及院有关规定给予表彰和奖励。对工作失职，违反规定，泄露机密，造成工作损失者，应视其情节轻重，给予处罚。（四）直接经济处罚（1）各类档案必须按时归档，无正当理由未按时归档的，扣减责任部门负责人和直接责任人全年岗绩工资的1%5%。（2）私自留存核心技术材料，或不遵守保密制度，擅自替他人借阅涉密档案，造成失、泄密事故和知识产权流失的，扣减责任部门负责人和直接责任人全年岗绩工资的5%50%，情节严重者，还将追究行政及法律责任。（3）因工作失误，将已形成的、应该归档的原始材料丢失，造成归档材料不完整，降低了档案材料查考价值的，扣减责任部门负责人和直接责任人全年岗绩工资的5%10%。（4