文件控制培训ppt课件

1、Keep Customer Max Takings.1文件控制内容培训文件控制内容培训培训主导部门:体系课培训员:培训时间:2015年12月培训地点:会议室Keep Customer Max Takings.2文件是一个具有符号的一组相关联元素的有文件是一个具有符号的一组相关联元素的有序序列。文件可以包含范围非常广泛的内容。系序序列。文件可以包含范围非常广泛的内容。系统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或一组文字命名为一个文件。、一组数据或一组文字命名为一个文件。 Keep Customer Max Takings.3 Keep Cus

2、tomer Max Takings.4 Keep Customer Max Takings.5 Keep Customer Max Takings.6 Keep Customer Max Takings.7程序程序(二级文件二级文件): 规定各职能单位为实施质量规定各职能单位为实施质量/环环境管理体系要素需采取的活动的文件境管理体系要素需采取的活动的文件 Keep Customer Max Takings.8图纸、工作文件（三级文件）：程序文件支图纸、工作文件（三级文件）：程序文件支持性文件，详细描述用于指导作业的要求及步骤持性文件，详细描述用于指导作业的要求及步骤的文件的文件 Keep Cu

3、stomer Max Takings.9表单表单(四级文件四级文件): 表格和记录表格和记录 Keep Customer Max Takings.10受控文件：受控文件：盖有红色盖有红色“受控受控”章或要求编号的质量章或要求编号的质量/环境体系环境体系相关文件以及直接使用于生产、检查相关区域的相关文件以及直接使用于生产、检查相关区域的指导性文件，检测、生产设备使用的软件等，受指导性文件，检测、生产设备使用的软件等，受控文件必须经过审批并发行，一般都有红色控文件必须经过审批并发行，一般都有红色“受控受控”印章标识，此类文件必需作发放回收记录印章标识，此类文件必需作发放回收记录Keep Custo

4、mer Max Takings.11非受控文件：非受控文件：只用于参考，限于只用于参考，限于参考使用参考使用。不能直接用于生。不能直接用于生产的质量产的质量/环境体系相关文件将其他作业指导环境体系相关文件将其他作业指导文件，文件，也就是也就是只限于部门内部方便使用的文件，只限于部门内部方便使用的文件，如部门内部的员工考核制度等。此类文件无任如部门内部的员工考核制度等。此类文件无任何受控标识，此类文件不必做发放回收记录何受控标识，此类文件不必做发放回收记录 Keep Customer Max Takings.12外来文件外来文件: 包括标准文件、法律法规、客户文件、客包括标准文件、法律法规、客户

5、文件、客户图纸，以户图纸，以“外来受控文件外来受控文件”章标识章标识 Keep Customer Max Takings.13文件的分类文件的分类 管理体系文件共分为管理体系文件共分为9类。它包括以下内容：类。它包括以下内容： 管理手册、程序文件、工作规范、管理记管理手册、程序文件、工作规范、管理记录、质量计划、作业指导书、外来文件、设计录、质量计划、作业指导书、外来文件、设计文件、企业标准文件、企业标准 Keep Customer Max Takings.14文件的编写文件的编写Keep Customer Max Takings.15 公司的质量环境管理者代表：张振文公司的质量环境管理者代表

6、：张振文Keep Customer Max Takings.16程序文件、工作规范、质量计划、作业程序文件、工作规范、质量计划、作业指导书及相对应的管理记录表单由承担相应指导书及相对应的管理记录表单由承担相应管理职能的各單位负责编写管理职能的各單位负责编写 Keep Customer Max Takings.17 Keep Customer Max Takings.18 。Keep Customer Max Takings.19文件的审核和批准文件的审核和批准 Keep Customer Max Takings.20 。Keep Customer Max Takings.21Keep Cust

7、omer Max Takings.22文件的发放文件的发放 发放文件加盖红色发放文件加盖红色“受控受控”、填写文件发放、填写文件发放编号、分发日期后发放，原件存放于公共盘编号、分发日期后发放，原件存放于公共盘中中Keep Customer Max Takings.23文件的发放文件的发放范围范围管理手册、程序文件的发放范围为各单管理手册、程序文件的发放范围为各单位主管；位主管；其它文件由发放部门根据需要确定发放其它文件由发放部门根据需要确定发放范围范围Keep Customer Max Takings.24文件的归档及销毁文件的归档及销毁 经批准后的文件正本一律交发放部门保存归档；经批准后的文

8、件正本一律交发放部门保存归档；当更改文件再重新发放时，应按原发放范围收回原文当更改文件再重新发放时，应按原发放范围收回原文件，并在每页上加盖件，并在每页上加盖“作废作废”章，收回的作废文章，收回的作废文件除发放部门留存一份原件作为备查外，其余统件除发放部门留存一份原件作为备查外，其余统一进行销毁一进行销毁Keep Customer Max Takings.25文件的更改文件的更改1、填写、填写文件更改申请单文件更改申请单，经原审核人、批准人审，经原审核人、批准人审核批准后交文控予以实施核批准后交文控予以实施 ；2、修改版本，改版后版本号应改写，如原、修改版本，改版后版本号应改写，如原A，改版后

9、，改版后应改为应改为B，修改状态同时全为，修改状态同时全为0。记录表格更改只作。记录表格更改只作版本号更改，无修订状态要求（我们公司不存在修版本号更改，无修订状态要求（我们公司不存在修改状态，即不改版本号的情况）。改状态，即不改版本号的情况）。Keep Customer Max Takings.26文件的评审文件的评审评审以后不需更改的文件可继续使用，需要评审以后不需更改的文件可继续使用，需要更改的文件应按文件更改的要求实施更改，更改的文件应按文件更改的要求实施更改，并再次得到批准、发放，有关评审的过程并再次得到批准、发放，有关评审的过程应作好相应的记录，以备查考应作好相应的记录，以备查考 。

10、Keep Customer Max Takings.27外来文件的控制外来文件的控制收到外来文件（体系和技术类）时应登记、编号、收到外来文件（体系和技术类）时应登记、编号、存档及发放于相关单位。体系人员人员也应经常存档及发放于相关单位。体系人员人员也应经常查询有关最新的标准、法律法规，以便及时得到查询有关最新的标准、法律法规，以便及时得到更新更新Keep Customer Max Takings.28 电子文档的管理电子文档的管理 所有受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部所有受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部长审核后交总经办长审核后交总经办/技术部门保存；技术部门保存；顾客提供的电子

11、文档，由接收部门审核后输出一份顾客提供的电子文档，由接收部门审核后输出一份打印件，交总经办打印件，交总经办/技术部门存档供复印分发用。技术部门存档供复印分发用。电子文档也同时交相应部门保存电子文档也同时交相应部门保存 Keep Customer Max Takings.29 电子文档的管理电子文档的管理电子文档文件名由电子文档文件名由“文件名称文件名称+文件编号文件编号+版次版次”组成。组成。如有一个文件：编号如有一个文件：编号“文件与记录控制程序文件与记录控制程序_G-PH-A01(L)”，名称名称“文件控制程序文件控制程序”。Keep Customer Max Takings.30 电子文档的管理电子文档的管理 电子文档文件也应要做到及时更新！电子文档文件也应要做到及时更新！ Keep Customer Max Takings.31文件破损文件破损/丢失处理丢失处理 当有文件破损当有文件破损/丢失时，须及时通知发放部门，同时填写丢失时，须及时通知发放部门，同时填写文件补发申请单文件补发申请单向发放部门申请补发，经发放单位经向发放部门申请补发，经发放单位经理同意后补发理同意后补发.文件是公司的机密文件是公司的机密,丢失文件属重等级严重问丢失文件属重等级严重问题，丢失文件的部门部长和文控