文员的要求与基础工作培训ppt课件

1、.231角色认知角色认知职业道德职业道德基础工作基础工作目录目录4能力要求能力要求.角色认知角色认知 文员是部门负责人的参谋和助手是协助文员是部门负责人的参谋和助手是协助部门负责人综合情况调查研究处理文书档部门负责人综合情况调查研究处理文书档案办理上司交办的各种事务的文职工作人员。案办理上司交办的各种事务的文职工作人员。 文员具有熟练的办公室工作能力不需要文员具有熟练的办公室工作能力不需要上级敦促即能主动负责积极进取能在授权上级敦促即能主动负责积极进取能在授权范围内作出正确决定。范围内作出正确决定。.职业道德职业道德 忠于职守忠于职守 ： 爱岗；忠诚；爱岗；忠诚； 吃苦耐劳吃苦耐劳 ：辛苦的工

2、作需苦干、：辛苦的工作需苦干、 实干的精神实干的精神 ； 实事求是实事求是 ：从实际情况出发：从实际情况出发, ,不夸大不夸大, ,不缩小不缩小, ,正确地对待和处理问题；正确地对待和处理问题； 严守机密严守机密 ： 文员必须有极强的保密观念和保密习惯。文员必须有极强的保密观念和保密习惯。.职业道德职业道德 善于合作善于合作 ：文员是上情下达、：文员是上情下达、 下情上报、下情上报、 沟通左右、沟通左右、 联系内外的咽喉，联系内外的咽喉， 领导布置的领导布置的工作，工作， 很多情况必须有同事们的支持配合，很多情况必须有同事们的支持配合， 否则，可能就会举步维艰、否则，可能就会举步维艰、 寸步难

3、行；现寸步难行；现代社会人际交往越来越频繁，我们每一个现代社会人际交往越来越频繁，我们每一个现代人都必须具备这一素质。代人都必须具备这一素质。 . 能力能力能力要求能力要求.231会议的组织会议的组织电话的拔打与接听电话的拔打与接听文件的管理要求文件的管理要求基础基础工作工作4邮件的管理要求邮件的管理要求.会议会议组织组织 会议通知按形式分，有口头通知和书面通知。按通知的行为方式分，会议通知按形式分，有口头通知和书面通知。按通知的行为方式分，有当面通知、电话通知、通知、墙报通知、广播通知、等。会议邀请有当面通知、电话通知、通知、墙报通知、广播通知、等。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。函

4、、请柬也是会议通知的书面形式。.会议会议组织组织 会议文件的准备是会议召开前准备工作的一项重要内容，需要认真、仔细、周会议文件的准备是会议召开前准备工作的一项重要内容，需要认真、仔细、周到地加以安排。会议文件的准备一般包括以下几方面内容：到地加以安排。会议文件的准备一般包括以下几方面内容： 1 1）做好文件的印制或复制工作。）做好文件的印制或复制工作。 如会议的中心文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。如会议的中心文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。 指导性文件。如有关的法律、法规、政策等文件。参考性文件。统计报表、指导性文件。如有关的法律、法规、政策等文件。参考

5、性文件。统计报表、技术资料。技术资料。.会议会议组织组织2 2）认真校对会议文件。）认真校对会议文件。 要求杜绝差错，切实保证文件正文文字准确。要求杜绝差错，切实保证文件正文文字准确。 校对时还应同时检查文件结构的各个组成部分、各种标记及文件的格式。校对时还应同时检查文件结构的各个组成部分、各种标记及文件的格式。 在校对文件时要严肃认真、耐心细致，一丝不苟。惟有如此，才能把住会议在校对文件时要严肃认真、耐心细致，一丝不苟。惟有如此，才能把住会议文件的文字关，确保文件的质量。做好会议文件的分发工作。文件的文字关，确保文件的质量。做好会议文件的分发工作。 有些会议文件需要在会议召开之前发给与会者，

6、有些则在会议召开时分发。有些会议文件需要在会议召开之前发给与会者，有些则在会议召开时分发。但无论何时分发，都应尽量提前做好文件分发的准备工作。但无论何时分发，都应尽量提前做好文件分发的准备工作。.会议会议组织组织3 3）准备工作的内容与要求）准备工作的内容与要求 按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明注明“会议文件会议文件”等字样。等字样。 分发重要文件一般要编号、登记。文件编号通常印在文件首页的右上角处。字体分发重要文件一般要编号、登记。文件编号通常印在文件首页的右上角处。字体字号应有别

7、于文件正文。字号应有别于文件正文。 具有保密内容的文件，还要注明密明。具有保密内容的文件，还要注明密明。.会议会议组织组织 会议用品包括除会议文件以外所有会议所需的物品与设备。会议用品包括除会议文件以外所有会议所需的物品与设备。1 1）会议的必备用品）会议的必备用品 一般情况下；各种类型会议都需要准备以下种类的物品：一般情况下；各种类型会议都需要准备以下种类的物品： 文具用品。如纸、笔、本册等。文具用品。如纸、笔、本册等。 桌椅、台布。桌椅、台布。 茶具。如暖水瓶、保温桶、水杯、茶、饮料等。茶具。如暖水瓶、保温桶、水杯、茶、饮料等。 扩音设备、照明设备、通风及空调设备等扩音设备、照明设备、通风

8、及空调设备等.会议会议组织组织2 2）会议的特殊用品）会议的特殊用品 不同类型的会议，由于内容要求不同，对用品的要求和使用也不尽相同。不同类型的会议，由于内容要求不同，对用品的要求和使用也不尽相同。 选举性会议需要准备好投票箱、选票等物品；选举性会议需要准备好投票箱、选票等物品； 表彰会需要准备好奖品及颁奖时的音乐；表彰会需要准备好奖品及颁奖时的音乐； 接待性会议要准备好迎送客人的交通工具接待性会议要准备好迎送客人的交通工具 专业性会议或咨询会议应准备好幻灯机、投影仪、录音录像机等设备。专业性会议或咨询会议应准备好幻灯机、投影仪、录音录像机等设备。 根据会议的要求准备好会议的横幅、宣传标语、花

9、卉等物品。根据会议的要求准备好会议的横幅、宣传标语、花卉等物品。 如：会议的中心文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。如：会议的中心文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。 指导性文件。如有关的法律法规、标准、政策等文件。指导性文件。如有关的法律法规、标准、政策等文件。 参考性文件。统计报表、技术资料。参考性文件。统计报表、技术资料。.会议会议组织组织3 3）会议用品准备工作的要求）会议用品准备工作的要求 制定用品准备工作的方案。制定用品准备工作的方案。 在准备会议用品之前，应制定一个周密的方案或者开列一个用品准备清单，在准备会议用品之前，应制定一个周密的方案或者开列

10、一个用品准备清单，将所需物品的名称数量详细列出。例如，召开选举性会议，应当考虑到将所需物品的名称数量详细列出。例如，召开选举性会议，应当考虑到填写选票的用品；填写选票的用品； 准备物品的方案考虑得越周全越好；准备物品的方案考虑得越周全越好；.会议会议组织组织 签到是与会人员进入会场的第一件事，签到的目的是保证会议能顺利、安全地签到是与会人员进入会场的第一件事，签到的目的是保证会议能顺利、安全地召开，同时，便于每天统计到会人数。召开，同时，便于每天统计到会人数。.会议会议组织组织 会议记录和会议录音是会议情况的真实记载，是整理会议简报和会议纪要的重要会议记录和会议录音是会议情况的真实记载，是整理

11、会议简报和会议纪要的重要依据。会后立卷归档，又是重要的文书档案。录音设备要完好无损，有专人负责，依据。会后立卷归档，又是重要的文书档案。录音设备要完好无损，有专人负责，安放在适当的地方，能将发言清晰地录下。会议记录可分大会报告记录和小组发言安放在适当的地方，能将发言清晰地录下。会议记录可分大会报告记录和小组发言记录，一般备有专用的记录本。记录，一般备有专用的记录本。.会议会议组织组织会场服务工作，如会场的清洁卫生、开水供应、音响照明等等。会场服务工作，如会场的清洁卫生、开水供应、音响照明等等。在会议期间，准备一些纸、笔记本、铅笔、圆珠笔，以备与会人在会议期间，准备一些纸、笔记本、铅笔、圆珠笔，

12、以备与会人员临时使用。员临时使用。.会议会议组织组织）会议文件的回收、立卷、归档）会议文件的回收、立卷、归档会议结束后，根据保密的原则，应当回收的文件、材料，在代表离会前一一清会议结束后，根据保密的原则，应当回收的文件、材料，在代表离会前一一清点回收。点回收。会议的文件、记录材料等要立即立卷、归档。会议的文件、记录材料等要立即立卷、归档。.会议会议组织组织）印发会议记要）印发会议记要这是会后一项重要文字工作。这是会后一项重要文字工作。会议纪要具有通报情况、指导工作和日后查考的作用。内容主要是记述会议概会议纪要具有通报情况、指导工作和日后查考的作用。内容主要是记述会议概况、指导思想、主要议题、基

13、本经验和会议讨论、决定的重大问题等。其目的是为况、指导思想、主要议题、基本经验和会议讨论、决定的重大问题等。其目的是为了完整、准确地传达、贯彻会议精神，使会议决定的事项得以具体落实。了完整、准确地传达、贯彻会议精神，使会议决定的事项得以具体落实。会议纪要的印发范围，应根据会议的性质和纪要的内容来确定。会议纪要的印发范围，应根据会议的性质和纪要的内容来确定。.会议会议组织组织）会议文件的汇编）会议文件的汇编有些重要会议，特别是学术会议结束后，需要将会议文件有些重要会议，特别是学术会议结束后，需要将会议文件或学术论文汇集整理、编辑成册。汇编的会议文件，可视实际情况，或学术论文汇集整理、编辑成册。汇

14、编的会议文件，可视实际情况，或内部发行，或公开出版。或内部发行，或公开出版。 .231会议的组织会议的组织电话的接听与拔打电话的接听与拔打文件的管理要求文件的管理要求基础基础工作工作4邮件的管理要求邮件的管理要求.电话的接听与拔打电话的接听与拔打 接电话的方式应该做到有条不紊，从容冷静、礼貌用语。接电话的方式应该做到有条不紊，从容冷静、礼貌用语。 在应答电话时，要作出口头上的问候，告诉对方你的姓名、公司名称及所属部门。在应答电话时，要作出口头上的问候，告诉对方你的姓名、公司名称及所属部门。 如果可能的话，尽量迅速准确地回答对方的问题。如果可能的话，尽量迅速准确地回答对方的问题。 做个记录，记下

15、所有必要的信息。俗话说：做个记录，记下所有必要的信息。俗话说：“好记性不如烂笔头好记性不如烂笔头”。 向对方证实一下所有的重要信息，也就是你们正在讨论的问题。向对方证实一下所有的重要信息，也就是你们正在讨论的问题。 牢记：作为通话的一方要清楚与谁谈话。牢记：作为通话的一方要清楚与谁谈话。 结束电话时再确定一下你的记录：检查一下打电话的人问过的所有问题和他们得到的全部信结束电话时再确定一下你的记录：检查一下打电话的人问过的所有问题和他们得到的全部信息。息。.电话的拔打与接听电话的拔打与接听 认真准备好你要说的话，记下你说话的内容要点。认真准备好你要说的话，记下你说话的内容要点。 身子端坐以避免声

16、音受压抑。身子端坐以避免声音受压抑。 说话清晰明了，保持平和自然的语调。说话清晰明了，保持平和自然的语调。 记住一定要有礼貌，保证你留给对方的是好印象。记住一定要有礼貌，保证你留给对方的是好印象。 仔细斟酌你的用词，避免使用模棱两可的词语、专业术语或是不合适的俗语。仔细斟酌你的用词，避免使用模棱两可的词语、专业术语或是不合适的俗语。.电话的拔打与接听电话的拔打与接听 在上班时间给客户打电话。大部分人并不喜欢在家里接到谈公事的电话。在上班时间给客户打电话。大部分人并不喜欢在家里接到谈公事的电话。 周详规划电话联系事宜。确知你应该谈话的对象，最好不要在对方正准备外出或很忙周详规划电话联系事宜。确知

17、你应该谈话的对象，最好不要在对方正准备外出或很忙时联系，应在适当的时间里见机行事。时联系，应在适当的时间里见机行事。 有礼貌地向通话者问好，并立刻说明自己的身份及打电话的目的。有礼貌地向通话者问好，并立刻说明自己的身份及打电话的目的。 长话短说。每个人都重视办公时间，如果你的电话需花费很长的时间，当对方接听后长话短说。每个人都重视办公时间，如果你的电话需花费很长的时间，当对方接听后应立刻请教他是否有时间讨论，如果没有时间，先商定时间再打来。应立刻请教他是否有时间讨论，如果没有时间，先商定时间再打来。 假使你打给对方而未联络上，对方回电你又没接到，你有责任再回电。假使你打给对方而未联络上，对方回

18、电你又没接到，你有责任再回电。.231会议的组织会议的组织电话的接听与拔打电话的接听与拔打文件的管理要求文件的管理要求基础基础工作工作4邮件的邮件的撰写撰写.邮件的撰写邮件的撰写 收件 人 抄送密送 主题正文附件签名.邮件的撰写邮件的撰写 ：是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予：是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。以回复响应。 ：只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，：只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，当然如果抄送的人有建议，当然可以回当然如果抄送的人有建议，当然可以回EmailEmail。 ：即收件人和抄送是不知道你发给了秘

19、送的人了的。这个可：即收件人和抄送是不知道你发给了秘送的人了的。这个可能用在非常的场合。能用在非常的场合。 收件 人 抄送密送 ：是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予：是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。以回复响应。 ：只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，：只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，当然如果抄送的人有建议，当然可以回当然如果抄送的人有建议，当然可以回EmailEmail。 ：即收件人和抄送是不知道你发给了秘送的人了的。这个可：即收件人和抄送是不知道你发给了秘送的人了的。这个可能用在非常的场合。能用在非常的场合。 密送

20、 ：是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予：是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。以回复响应。 ：只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，：只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，当然如果抄送的人有建议，当然可以回当然如果抄送的人有建议，当然可以回EmailEmail。 ：即收件人和抄送是不知道你发给了秘送的人了的。这个可：即收件人和抄送是不知道你发给了秘送的人了的。这个可能用在非常的场合。能用在非常的场合。 密送.邮件的撰写邮件的撰写各收件人的排列应遵循一定的规则：比如按部门排列或按职位等级从高到低各收件人的排列应遵循一定的规则：比如按

21、部门排列或按职位等级从高到低都可以。适当的规则有助于提升你的形象都可以。适当的规则有助于提升你的形象! ! 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。 转发邮件要突出信息。转发邮件要突出信息。 收件 人 抄送密送.邮件的撰写邮件的撰写1 1一定不要空白标题，这是最失礼的；一定不要空白标题，这是最失礼的； 2 2标题要简短，不宜冗长，不要让标题要简短，不宜冗长，不要让outlookoutlook用，才能显示完你的标题；用，才能显示完你的标题； 3. 3. 标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如标题要能反映文章的内容和重要性，切

22、忌使用含义不清的标题，如“王先生收王先生收”； 4 4一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理； 5 5可适当用使用大写字母或特殊字符（如可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* * ! !”等）来突出标题，引起收件人注意，但等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用应适度，特别是不要随便就用“紧急紧急”之类的字眼；之类的字眼； 6 6回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要“回复回复”、“回复回复”一大串。一大串。主题主

23、题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。.邮件的撰写邮件的撰写 1.1 1.1 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼各位、回应；在多个收件人的情况下可以称呼各位、ALLALL。 1.2 1.2 如果对方有职务，应按职务尊称对方，

24、如如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x x经理经理”；如果不清楚职务，则应按通常的；如果不清楚职务，则应按通常的“x x先生先生”、 “x x小姐小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。称呼，但要把性别先搞清楚。 1.3 1.3 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个逮谁都用个“Dear xxxDear xxx”，显得很熟络。，显得很熟络。 最简单的开头写一个最简单的开头写一个“HIHI”，中文的写个，中文的写个”你好你好”；结尾常见的写个；结

25、尾常见的写个Best RegardsBest Regards， 中文的写个中文的写个”祝您顺利祝您顺利”之类的也就可以了。之类的也就可以了。 正文.邮件的撰写邮件的撰写 Email Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。 根据收件人与自己的熟络程度、

26、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门邮件门”就是深刻的教训！就是深刻的教训！ 正文.邮件的撰写邮件的撰写 如果事情复杂，最好如果事情复杂，最好1 1、2 2、3 3、4 4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗

27、长，的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充补充”或者或者“更正更正”之类的邮件，这会让人很反感。之类的邮件，这会让人很反感。 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文EmailEmail，最好把拼写检查功能打开。在邮件发，最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是

28、否通顺，拼写是否有错误。送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 正文.邮件的撰写邮件的撰写 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴

29、。收件人一定会表扬你的体贴。 Business Email Business Email 不是你的情书，所以不是你的情书，所以 之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。氛的场合。 正文.邮件的撰写邮件的撰写不主动发起英文邮件；不主动发起英文邮件； 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你也不要老土的用中文回复。如果对方发英文邮件给你也不要老土的用中文回复。 中文老实点用宋体或新宋体中文老实点用宋体或新

30、宋体英文就用英文就用Verdana Verdana 或或 Arial Arial 字型，字号用五号或字型，字号用五号或1010号字即可。号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。特别对公务邮件。 正文.邮件的撰写邮件的撰写1. 1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件； 2. 2. 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；附件文件应按有意义的名字命名，不可用外

31、星人才看懂的文件名； 3. 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时； 4. 4. 附件数目不宜超过附件数目不宜超过4 4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；个，数目较多时应打包压缩成一个文件； 5. 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用； 6. 6. 如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送。如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送。附件.邮件的撰写邮件的撰写每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从

32、发每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。 1. 1.签名信息不宜过多签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4 4行。行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，

33、自然会与你联系。 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。 签名.邮件的撰写邮件的撰写2. 2.不要只用一个签名档不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在显得疏远。你可以在OUTLOOKOUTLOOK中设置多个签名档，中设置多个签

34、名档，灵活调用。灵活调用。3. 3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。体小一些。 签名.邮件的撰写邮件的撰写例子.231会议的组织会议的组织电话的接听与拔打电话的接听与拔打文件的管理文件的管理基础基础工作工作4邮件的撰写邮件的撰写.文件的管理文件的管理1 1、其它部门发来的日文一犍要做好签收手续在其签收表上或留底本背面签名日期、其它部门发来的日文一犍要做好签收手续在其签收表上或留底本背面签名日期时间并在收文右上角签及日期时间再在登记本上作好登记后交

35、给上司审阅提时间并在收文右上角签及日期时间再在登记本上作好登记后交给上司审阅提出批示和意见。出批示和意见。2 2送给上司审阅的资料要分类整理分清主次缓急程度。急件放于上面。密件要妥送给上司审阅的资料要分类整理分清主次缓急程度。急件放于上面。密件要妥善摆放。善摆放。3 3签收文件的文员在时间允许下可认真阅看文件内容重要的地方、错误的地方亦可签收文件的文员在时间允许下可认真阅看文件内容重要的地方、错误的地方亦可提示上司。提示上司。4 4、各种表格的填写必须做到准确无误工时表考勤表物料申请（表）单购物单、各种表格的填写必须做到准确无误工时表考勤表物料申请（表）单购物单等报表单据如未填满而有空格须用笔划线删去以锡上司审批后有人补加内容。等报表单据如未填满而有空格须用笔划线删去以锡上司审批后有人补加内容。接收.文件的管理文件的管理1 1、发出的文件如果需要回收