企业公文处理办法

1、附件2*公司公文处理办法第一章 总则第一条 为促进*公司(以下简称公司)公文（包括电子公文，下同）处理工作的规范化、制度化、科学化，根据*公司公文管理的有关规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条 公司公文是公司在管理过程中形成的具有法定约束效力和规范体式的公务文书（包括电子数据和电子文本，下同），是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布制度、规定和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。第三条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第四条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密及公司秘密的安全。电

2、子公文的归档按照国家档案部门的有关规定执行。用于电子公文传输或存储的计算机等设备应指定专人管理和维护。第五条 公文的处理，除涉密及国家有关制度要求必须通过纸质文件办理外，其余一律在公司网络协同办公系统（Office Anywhere，以下简称OA系统）上运转办理。在OA系统上流转的公文，按照公司网络协同办公系统管理办法有关规定执行。第二章 公文的定义、种类与适用范围第六条 本制度适用于本公司及全资子公司，控股子公司参照执行。第七条 公文处理，是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第八条 综合事务部是公文处理的管理机构，主管公司并负责指导公司所属各部门、子公司的公文处

3、理工作，保证电子公文流转正常。各部门公文处理人员必须严格遵守本办法，认真做好公文处理的各项相关工作。第九条 公司常用的公文种类有：（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员。（二）议案适用于提交公司董事会审议的重大事项。（三）通知适用于发布制度、规定；批转所属各部门的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关部门周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（五）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问。（六）请示适用于向上级单位请求指示、批准。（七）批复适用于答复所属各部门的请示事项。（八）意见适用于对

4、重要问题提出见解和处理办法。（九）函适用于不相隶属单位和平级单位之间的商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章 公文格式第十条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印制单位和印制日期等部分组成。第十一条 涉及秘密的公文，应在公文首页右上角标明保密等级和期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。密级文字用四号黑体。第十二条 紧急公文应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特提”、“特急

5、”、“加急”。紧急程度文字用四号黑体。第十三条 发文单位应写单位全称；联合行文，主办单位应当排列在前。第十四条 发文字号应当包括：单位代字、年份、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。发文字号用三号仿宋体字，年份应标全称，用六角括号“”括入。第十五条 上行文应在横线上方左侧标注发文字号，右侧注明签发人，其中“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。签发人姓名用三号楷体字。第十六条 公文标题应准确简要概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。公文标题中除法规、规章制度名称加书名

6、号外，一般不用标点符号。第十七条 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用单位全称或规范化简称、统称。第十八条 公文如有附件，应在正文下空1行，左空2字，用三号仿宋体字标注附件顺序和名称，附件名称不用书名号，附件之后不用标点符号。附件一般应与主件装订在一起，附件首页左上角注明附件顺序号。如附件与正文不能装订在一起，附件首页版心左上角应注明正文的发文字号和附件的顺序号（形式为“×××2011××号附件：”）。第十九条 公文除会议纪要外，一律加盖印章。印章盖在成文时间的中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下，不再落款。当公文排版后所剩空白处不能容下

7、印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第二十条 联合发文，联合发文单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。第二十一条 成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发负责人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。第二十二条 公文如有附注（需要说明的其他事项），用三号仿宋体字，居左空2字加圆括号标注在成文日期之下。第二十三条 文件应当标明主题词。上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注本单位主题词表中规定的词。主题词标注

8、于抄送单位之上，应先标类别词，再标类属词。主题词的标引在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一份文件的主题词，除类别词外，最多不超过5个，最少不少于2个。第二十四条 公文有抄送单位时，抄送单位位于文件末页下端、印发单位之上。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。第二十五条 公文文头，正式公文的文头部分一般不超过首页的五分之二，函件的文头部分一般不超过首页的四分之一。第二十六条 公文文字一般从左至右横排。标题为2号宋体，正文用三号仿宋体，每页22行，每行26字。主题词用三号黑体字，居左顶格标注，词目用三号小标宋体字，词目之间空

9、1字，不用标点符号。公文中批语、按语、副标题及附注等使用字型，可根据实际确定。第四章 行文规则第二十七条 行文关系，应根据隶属关系和职权范围确定。第二十八条 公司在职、权、责范围内，可以向政府及其工作部门行文，可以向主管单位行文，可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。第二十九条 公司党委会、党政联席会、总经理办公会、工作安排会等有议定事项的会议，以及各专题会议、经验交流会议等应发会议纪要。专题会议如对工作有直接要求和意见的，可以“通知”或“意见”的形式行文。第三十条 一般不得越级行文，因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。第三十一条 公司各部门除综合事务部外，不得对外正式行文。公司对外行文

10、，属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。第三十二条 各部门就具体业务工作，可以以公司发文形式行文，各部门之间对有关问题未经协商一致的，不得行文。第三十三条 同级单位、合作伙伴可以联合行文。各部门之间不得联合行文，应采用公司行文。第三十四条 请示应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。对可行性研究报告、初步设计审查意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。除领导直接交办的事项外，公文不得直接报送领导个人，应报送受文单位。第三十五条 报告文件中不得夹带请示事项。第三十六条 行政公文不得对党

11、组织作指示、交任务。第五章 发文办理第三十七条 发文办理指以发文部门名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、归档等程序。第三十八条 发文由发文部门拟稿、审核、送会签、复核，由公司综合事务部完成缮印、用印、登记、分发、归档等程序。第三十九条 文件分发后，发文部门需及时跟踪分发情况，对有时限要求的文件要跟踪办理情况。第四十条 非密级文件发文应通过办公自动化系统办理。密级文件应采用纸质文件办理。第四十一条 拟稿应按相关要求在发文稿纸上填写清楚。草拟公文应做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合实际工作情况；（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理

12、清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引用标题，后引发文字号，并加括号。引用外文应当标明中文含义。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（七）必须使用国家法定计量单位。（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字等必

13、须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（九）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。第四十二条 各部门负责人对本部门草拟的文稿均要审核再送会签，签发后进行核稿，再送综合事务部校对。核稿和校对人员要对文稿进行全面审核，严格把关，对不符合要求的文稿应及时要求拟稿人修改或退回重办。审核和核稿的重点：（一）是否需要行文，能够用电话和便函处理的事项不行文；（二）行文方式、公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合行文规则和拟制公文的有关规定；（三）涉及到其他职责范围的，有关部门是否已协商。（四）提出的要求、办法和措施是否明确

14、具体、切实可行。第四十三条 公文的签发遵循以下原则：（一）重要的请示、报告先送分管领导审核，再送董事长或总经理签发。（二）一般发文由分管领导签发。（三）已签发的文件如需改动，须重新请原签发领导审定。（四）签批公文的用笔用墨必须符合归档要求。不得在文稿装订线外签批。第四十四条 公文用印之前，必须认真核对发文字号、公文格式与文字内容，杜绝错漏，确保公文质量。发文字号按照公文内容与发文部门确定，各部门发文字号具体规定遵照附件执行。电子印章的管理按公司印章使用与管理办法执行，指定专人在专用计算机上使用和管理。电子发文在办理完毕前，须下载文件正文、底稿、发文稿纸归档。第四十五条 公文用纸一般采用国际标准

15、A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。文件排印装订按国家行政机关公文格式标准执行，外观清晰、整洁、美观。第六章 收文办理第四十六条 收文办理指对收到文件（含电报，下同）的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、归档等程序。第四十七条 收到公司各部门、下级机关上报的需要办理的公文，综合事务部应当进行审核。对经审核不符合本办法规定的公文，可以退回呈报单位并说明理由。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。第四十八条 对上级机关部门、合作伙

16、伴来文，或经审核符合本办法规定的公文，综合事务部应当及时提出拟办意见，在呈送领导批办后，转送承办部门办理。涉及几个部门共同办理的文件应确定主办部门，由主办部门与有关部门会办。紧急公文，应当明确办理时限。第四十九条 为加快文件的办理，对急待办理的文件，在呈送领导批办的同时，即分送复印件交承办部门办理。承办部门收到交办的公文后应当及时提出办理意见，报领导批准后及时办理。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职责范围或者不宜由本部门办理的文件，应迅速返回综合事务部，并注明理由。第五十条 各部门收到的文件或开会带回的属公司处理的重要会议文件，交由综合事务部统一登记处理

17、。第五十一条 各部门对批办的重要文件或领导批示的文件，要先经部门负责人阅批，再交承办人办理或传阅。凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商办理。第五十二条 重要党务文件和机要文件由综合事务部机要人员负责办理、运转和保管，当天送出、当天收回。第五十三条 文件由主办部门办毕后交综合事务部归档。非密级文件可根据需要复印留存。第五十四条 传阅的文件，综合事务部组织传阅，有关部门不得积压，也不得横传。第五十五条 领导阅批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第五十六条 电子公文的收文办理，包括在OA系统上接

18、收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办、归档等程序，参照纸质公文执行。第五十七条 各部门承办的文件，应及时处理。特急文件要随到随办，急件应在三天内办完，一般文件七天内办完。综合事务部负责催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第七章 公文管理第五十八条 公司公文由综合事务部统一收发、审核、用印、归档和销毁。综合事务部通过公司OA系统发布的公文，应以PDF文档形式发送，并设置安全密码，防止公文被篡改、公章被复制。第五十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。第六十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第六十一条 公司收到的文件，绝

19、密、机密、密码电文不准翻印；秘密文件如确有需要翻印，需经公司领导或综合事务部负责人批准同意，由综合事务部机要人员负责翻印。翻印件同正式文件一样管理。翻印时，要注明翻印部门、时间、份数。第六十二条 电报的管理遵循以下原则：（一）明码、密码电报由综合事务部机要人员签收，集中分办、管理。（二）需要办复的电报，应及时送领导或主办部门阅办，急电随到随办，不得积压。（三）复电坚持一事一电、密来密复、明来明复、不得明密混用的原则。做到文字清楚、简明扼要、说明问题。（四）密码电报要严格管理，按规定范围传阅、使用。不得擅自抄录、翻印、复制，不得在不利保密的场合存放、交接，不得携带到公共场所或作为出差、办事的证明

20、。（五）明电办理后的原稿和需归档的密码电报由公司综合事务部统一保管，年终统一归档；不需归档的密码电报由综合事务部统一处理。（六）不得利用计算机、普通传真机传输密级文件。第六十三条 各部门向公司领导汇报、请示工作事项应按照公司签报管理办法规定流程办理，并一事一报。根据工作职责，属于部门决定的事项，由各部门负责处理。涉及重大事项的须进入决策程序。第六十四条 综合事务部为签报工作的事务管理部门。签报统一由综合事务部拟办、登记编号，并向有关领导呈报。领导阅批后，由综合事务部将签报正文及时上报或送交有关承办部门，签报正文由综合事务部统一保管、按期归档。部门不能将签报直接呈报领导审批。第六十五条 涉及两个及以上部门事项的签报，报送公司领导前，主办部门必须会签各相关部门，部门间有不同意见的应在签报中或另附文字注明。第六十六条 电子公文存储在指定服务器上，严格管理，未经同意不得修改、删除和打印。第六十七条 通过公司OA系