小蜜蜂家政公司档案管理制度(可编辑).doc

1、小蜜蜂家政公司档案管理制度（可编辑）精选资料小蜜蜂家政公司档案管理制度第一章总则其第一条为 加强本公司档案工作充分发挥档案作用全面提高档案管理水平有效 地保护及利用档案为公司可持续发展提供服务特制定本制度。第二条公司档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接 形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史 记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚不得擅自带走或销毁。葛第二章文件材料的收集管理 慕第四条公司指定专人负责文件

2、材 料的管理。第五条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理交总经理或 行政部审阅后归档。第六条一项工作由多个部门参与办理的在工作中形成的文件材料 由主办部门或人员收集交行政部备案。第七条会议文件由行政部收集。第三章归档范围算第八条重要的会议材料包括会议的通知、报告、 决议、总结、典型发言、会议记录等。第九条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第十条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议 记录、统计报表及简报。慕第十一条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第十二条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。京第十三条本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录首

3、、录像等。葛第四章归档要求第十四条档案质量总的要求是：遵循文件的形 成规律和特点保持文件之间的有机联系区别不同的价值便于保管和 利用。慕第十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应 齐全完整。第十六条在归档的文件材料中应将每份文件的正件与附件、印件 与定稿、请示与批复、转发文件与原件分别立在一起不得分开文电应 合一归档。第十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷跨年度的总结放 在针对的最后一年立卷跨年度的会议文件放在会议开幕年。葛第十八条档案文件材料应区别不同情况进行排列密不可分的文 件材料应依序排列在一起即批复在前请示在后正件在前附件在后印 件在前定稿在后其它文件材料依其形成规律或

4、特点应保持文件之间 的密切联系并进行系统的排列。清晰其第十九条案卷封面应逐项按规定用钢笔书写字迹要工整、不得涂改第五章档案管理人员职责第二十条按照有关规定做好文件材料的 收集、整理、分类、归档等工作。第二十一条按照归档范围、要求将文件材料按时归档。及时统计上报行政部或总经理。第二十二条档案管理员应当遵纪守法、忠于职守努力维护公司档 案的完整与安全。第六章档案的利用第二十三条公司档案只有公司内部人员可以借 阅借阅者要填写借阅单档案管理人员人员允许后方可借阅其中非 受控文档的借阅要由行政部签字批准受控文档的借阅要由总经理签 字批准。第二十四条档案借阅的最长期限为两周对借出档案档案管理人员 要定期催

5、还发现损坏、丢失或逾期未还应写出书面报告报行政部处 理。第二十五条必须严格保密不准泄露档案材料内容如发现遗失必须 及时汇报追究责任。第二十六条不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等 不得任意摘抄或复制案卷内容如确有需要必须经领导批准才能摘抄 或复制。第二十七条必须爱护档案保持整洁不准在档案材料中写字、划线 或作记号等。第二十八条档案不准转借必须专人专用。第二十九条用毕按时归还如需延长借阅时间必须通知档案管理人 员另行办理续借手续。第七章信件、行政公函、图像资料管理第三十条公司所有信件收 发、行政公函、图像资料进出必须经到前台签字注明时间、地点等详 细信息。第三十一条任何人不得在未经当事

6、人同意的情况下私自拆看信件。第三十二条当事人不在应立即告知当事人。当事人授权后打开信件。第三十三条收发信件产生的费用需提供票据才能报销财务应做好 详细记录。第三十四条凡加盖我公司公章的文体均属于行政公函范畴必须按 照行政公文格式行文不得随意行文。第三十五条外送资料、行政公函涉及保密内容的需专人负责严格 按照保密制度实行无关人员不得打听或向该负责人索要。第三十六条 出现废弃合同、协议（加盖我公司公章客户因为某 些意见不统一而修改的视为废弃）当事人应当原件交回行政部涉及保 密内容的直接交总经理实行统一销毁。如有违反造成的一切损失由当事人负责。第八章档案的销毁第三十条档案的销毁是指对没有保存价值的 不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁。第三十一条档案销毁必须严格进行审查。第三十二条经过审查确需销毁的档案必须写出销毁档案内容分析报告列出档案销毁清册。第三十三条档案销毁必须严格执行审批制度履行批准手续。得到总经理批复方可执行。第三十四条批准销毁的档案应及时焚毁或做其他处理专人行销专人监销。销毁完毕监销人