用Excel制作自动记录的考勤表

1、用Excel制作自动记录的考勤表wuaihui1010 的 用 Excel 制作自动记录的考勤表单位传统的考勤登记方式有工作量大、出错几率高、统计分析麻烦等特点，现在已经进入了信息时代，为何不用电脑来帮我们进行考勤呢？用 Excel 2002制作简单、快捷、准确的考勤表，你就能切身体会到信息时代的方便与快捷。一、基本框架设置首先要进行的工作当然就是新建工作簿，在工作表中输入姓名、日期，制订考勤表的基本框架。1 .启动Excel 2002 ,新建一个工作簿，命名为“2004年员工考勤表”，在工作簿中建立12个工作表。2 .在当月工作表的A1、B1单元格中分别输入 姓名、月期”，在A2单元格中输入

2、第1个员工 的姓名，接着选择 A2、A3单元格，然后单击 合并及居中”按钮将两个单元格合并为 1个单元格，按照以 上方法录入其他员工的姓名（如图1）。图1创建考勤表3 .在单元格C1中输入“-1”，程序将自动转成 “7月1日（这里假定考勤从7月1日开始）。用 鼠标点选单元格C1 ,并移动鼠标到单元格的右下角，待出现实心干”字的填充柄后，按住左键拖动到需要的位置，这样在 7月1日后便形成了一个日期序列。4 .单击日期序列最后的 自动填充选项”智能填充标记，在弹出来的菜单中点选以工作日填充”项，程序便自动将星期六、日去掉，不记入考勤日期。5 .选中整个日期行，在 单元格格式”对话框中点选 日期”选

3、项卡。在 分类”列表中点选 自定义” 项，在类型框中输入 “d印;然后单击 确定”按钮。二、录制宏1 .点选工作表中的任意一个单元格，然后单击工具一宏一录制新宏”菜单项，进入 录制新宏”对话框。在宏名”框中输入准备录制的宏的名称 返回当前时间：确定”后即进入宏的录制阶段（如图2）。图2录制新宏”对话框2 .输入公式“=now()”，然后按回车键，接着单击停止录制”工具栏中的 停止录制”按钮结束录制三、制作宏按钮绘图”工具栏中的绘图-对1 .单击 视图-工具栏-绘图菜单项，调出 绘图”工具栏，接着选择齐-对齐网格项2 .单击 视图一工具栏一窗体菜单项，调出 窗体”工具栏，然后单击 窗体”工具栏上

4、的 按钮”，接 着在单元格B2中拖动鼠标绘制一个按钮，Excel将自动打开 指定宏对话框，点选其中的 返回当前时间”宏，并单击确定”按钮(如图3)。图3选择返回当前时间”宏3 .单击按钮，将按钮上的文字更改为上班”，并对文字大小、字体进行设置。然后单击绘图”工具栏上的选择对象”按钮，并按住“Ctr键，用鼠标将刚才制J作的按钮拖到B3中，即将制作好的按钮复制到B3中，并将按钮上的问题更改为下班”。4 .确认绘图”工具栏上的 选择对象”按钮被选中，单击下班”按钮，然后按住“Shift键再单击上班 按钮，将两个按钮同时选中。单击“Ctrl键，用鼠标将选中的两个按钮拖动复制到B列的其余单元格中。最后效

5、果如图4。图4创建上、下班”按钮宏四、记录出勤选中待插入上下班时间的单元格，单击同一行中的上班”或 下班”按钮即可。在单击 上班”、下班”按钮时会返回很长一串数字，其实我们只需输入诸如“13:30这样的时间即可。 单击 格式一单元格”菜单项，在弹出来的 单元格格式对话框中点选 数字选项卡，在分类框中点选时间”，在 类型”框中点选“13:30,”最后单击 确定”即可。要把出勤记录由公式结果转换成具体的时间数值，否则当公式被重新计算后，其结果将更改。选中表中的所有数据单元格，单击右键选择复制”，点选编辑一选择性粘贴”菜单项，在选择性粘贴”对话框中选中数值”项，然后单击确定”。五、统计结果1 .在日

6、期行之后的单元格中依次输入迟到“、毕退、病假、事假”等需要统计的项目。并将这几列中的单元格上下两两合并，使之对应于姓名行(如图 5)。图5创建相关统计项目2 .单击单元格 Y2,然后键入公式 “=COUNTIF(C2:X2,8 : 30) ”(这里假设上班时间为8:30),并按回车键，Z2单元格中便会出现选中员工所有迟于8:30上班的工作日天数。同理在 Z2单元格中输入公式“=COUNTIF(C3:X3,17 : 00) ”假设下班时间为17:00),并按回车键，Z2单元格中便会出现选中员工所有早于17:00下班的工作日天数。3 .单击AB2单元格输入公式 =COUNTIF（C2:X3,事假）

7、；并按回车键确认， AB2单元格中便出 现了选中员工本月的事假次数。4 .其他人的统计方法可以利用 Excel的公式和相对引用功能来完成。5 .单击工具一选项菜单项，在弹出的对话框中点选重新计算选项卡，并单击 重算活动工作表按钮。这样所有员工的考勤就全部统计出来了。Excel 2003为考勤表更新换代这里我们不谈大公司里那些昂贵的IC卡考勤管理系统，我相信很多单位还在用纸制的签到本，每月月底再进行人工统计。部门主管们月底要统计分析当月的销售、毛利曲线，还要仔细地统计每个人的考勤，才能计算出奖金与工资。而且，越是和钱打交道的事情就越不能出错，要是不留神给谁多算或少算了两天假，总是件麻烦事情。也许

8、您曾想过用Excel编几个函数来解决，但繁琐的计算公式可能让您放弃了这个念头，其实 Excel 2003的模板里就有一个建好的考勤表，您只要花上五分钟做一下简单的设置就好了。一、激活考勤表模板之所以在这里叫激活，是因为它在默认时没有安装的，所以，您最好先把office 2003安装光盘准备好，然后，点击 新建”菜单新建工作簿一本机上的模板一电子方案表格一考勤记录”，当它提示您插入光盘时按照屏幕提示做就行了。稍后，就会看到一个漂亮的考勤表界面。如图1。丁丽!Eil磁顿醺凰薪1年度考勤记录单位部门姓名| 2 |34 56| 79| 10111213141516| 17 1S192021年假1月病暇

9、事假二 月年假病膜事假年假病假事假rm年假巴1 月病暇事假五年假一二、更改默认设置既然是电子考勤簿，那么有三点是最为重要的，一是自动统计，二是外人不能随意修改，三是输入的数据不能出错，比如把病假输成-1,恐怕谁也搞不懂是什么意思，接下来我们就来说说这三点。1、解锁考勤表新考勤表默认是加锁状态，除了输入数据外，我们将无法对其作任何操作，因此，首先要点击工具菜单一保护一撤销工作表保护”来对其解锁。2、修改允许数据我们要求用数字1来代表该员工当天因故休假，用空值代表当天未休假。所以，要设置每个单元格只能接受数字1或空，除了这两个值以外的其它字符将提示输入错误。用鼠标拖选1月1日至12月31日所有单元

10、格，点击 数据”菜单一有效性”，在弹出的如图2对 话框中将软件默认的最大值“瞰为“1；然后，将 出错警告”标签里的 错误信息”也改成要求的内容。3、重新加锁重新加锁的目的在于方便我们的日常使用以及保护公式的安全，由于表格中需要设置的单元格 均已预设好，这里只需点击工具”菜单一保护一保护工作表”即可完成表格的加锁工作。小提示：加锁后的考勤表首次打开后会自动停在单位”一格中，这时，用Tab键会自动在需要输入的单元格内跳转，方便进行操作三、制作其它员工的考勤表1、复制考勤表大家也许都会发现，这时的考勤表只能反映一位员工的考勤情况，那该如何反映其它人的数据呢？方法是，右键点击最底下“Sheet1”标签

11、，然后选择 移动或复制工作表”在弹出的对话框中勾选 建立副本后确定即可。2、重命名考勤表为便于查找，我们将复制好的几个考勤表标签均改为该员工的姓名。双击标签名，然后输入该员工名字即可。四、为考勤表增设密码由于考勤记录涉及到方方面面的问题，所以一定要保证其它人员无法擅自修改或查看该表。方法就是设置打开与编辑密码。点击文件”菜单男存为一工具一常规选项”，在如图4的对话框中设置 打开权限密码”和编辑权限密码”项中输入您的密码后保存文件即可。小提示：打开权限密码”含义是每当打开该表格时，系统会提示输入密码，当密码不正确时，将无法看到表格内容。修改权限密码”的含义是没有提供正确的密码时将无法实施修改，但

12、可以直接看到表格内容五、总结经过上面几步操作，相信您已经制作出一个可以帮您应付普通考勤统计的表格了，要是您对 Excel的使用很熟悉，还可以在里面新建一个汇总表，然后通过自动调用各表汇总数据来实现排假，部门 考勤汇总等工作，或者直接将绩效考核公式代入其中，让计算机直接生成当月工资单。在Excel中统计与上报两不误实现思路因为在Excel中就能实现单元格中数据的动态更新 ,所以我们只需在 Excel文档中建立两个工作 表，分别取名为 出勤统计表”和汇总表把要进行数据输入与统计的 学生出勤情况统计表建在 出勤统计 表”工作表中（如图1）,而把作为上报材料的 学生出勤情况汇总表”建在汇总表”工作表中

13、（如图2）。然 后把学生出勤情况汇总表”与学生出勤情况统计表”中的有关表格进行链接，就可实现数据的动态更新如果上报材料除了此汇总表以外还有许多其他文字，只需在汇总表”工作表中插入OLE word对象即可，这样我们在 出勤统计表”工作表中输入数据进行统计后，马上就可在汇总表”中打印上报材料，而无需运动 word 了。数据统计的动态更新其实，实现单元格中数据的动态更新就是把要实现数据动态更新的单元格与源数据单元格进行 链接，链接方法以 汇总表”中汉语言”专业的出勤率为例：1 .打开出勤统计表”工作表，激活 汉语言”专业的出勤率单元格 H5,进行复制。2 .打开汇总表”工作表，激活 汉语言”专业的出

14、勤率单元格 B3 ,单击粘贴按钮，这时粘贴入单 元格里的数据会无效。我们只要单击单元格旁边的粘贴”图标，选择链接单元格”（如图3）。这时函数编辑框中显示为“司勤统计表！$H$5”，说明此单元格已与 出勤统计表”工作表中的H5单元格进行了链 画保造源格式一）,匹配目标区域格式如）O只有值位）0值和数字格式0信和源格式）0,保富源列宽曲 O仅格式电） 接。.髓接卷数据的上报如果需要上报的 汇总表”中还需输入许多其他文字，如何在汇总表”工作表中插入OLE word对象呢？这里的OLE word对象实际就是嵌入在 Excel工作表中的word文档，它可弥补Excel对文字处理能 力的不足。方法很简单，首先单击菜单中插入/对象”命令。然后在弹出的 对象对话框中的 新建”选项卡里的对象类型”栏中选择“Micrsoft word文档”，单击确定按钮（如图4）。最后只需在插入的 OLE word对象中对文字进行输入并编辑，方法与在word中一如果需要上报的 汇总表”