电子档案管理管理办法

1、欢迎阅读电子档案管理制度一、总则1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护 及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有I / .保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整（各种附件一律不准抽存），项目结案后及时归档。4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走 或销毁。二、归档范围1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料

2、。3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料口|/% fX4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料F三、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责电子档案的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及 编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储 存。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员 收集，会议文件由行政部收集。欢迎阅读四、归档要求(一)文件的登记1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入归档电子文件移交、接收检验

3、登记表(见附录A表A.1)。2、归档电子文件应以盘为单位填写 归档电子文件登记表首页(见附录B的表B.1), I / _以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。(二)文件分类及编号方法1、档案管理负责人按照“附录 C'对文件进行分类。2、电子文件稿本代码：M (manuscript) 草稿性电子文件；U (unofficial) 一非正式电子文件；F(formal) 正式电子文件。i . J F 1 I- I3、电子文件类别代码：T (te

4、xt )一文本文件；I (image)一图像文件；C (chart ) 图形文件；V(video )一 影像文件；A (acoustical )一 声音文件；H(hypermedia)一超媒体链结文件；l.P (program)一程序文件；D (data)一数据文件。(三)文件格式规定1、文字型电子文件以 WORDPDF TXT为通用格式。2、扫描型及图片型电子文件以JPEG JPG为通用格式。3、视频和多媒体电子文件以 FLASH AVI、WMVASF MPEG MOV RM RMVB WAVMIDI、WMA;通用格式。4、音频电子文件以 WAV MP秋通用格式。欢迎阅读5、对于非以上通用格

5、式的电子文件，如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开，则必须在存档电脑上安装相关软件。（四）注意事项1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价俏便保管和利用口2、归档的文件材料均应齐全完整。I / _3、档案文件材料应区别不同情况进行排列， 密不可分的文件材料应依序排列在一起， 即正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点， 应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于

6、职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅， 借阅者需填写归档电子文件借阅单（见 附录D的表D.1）,报主管人员批准后，方可借阅。未经批准，任何部门或人员不允 许擅自复制电子文件。I I2、借阅时，应由档案管理人员将资料拷贝件存放在共享文档各借阅人专用文件夹， 借阅人应在当天将借阅档案剪切另存，以免增加共享文档的负担。3、档案不准转借，必须专人专用。七、档案的安全管理1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名及密码，填写档案电脑用户名及密码登记表（见附录E的表E.1）,并提交总经理备案。欢迎阅读欢迎阅读2、档案电脑密码应3个月更改一次。3、

7、档案管理人员应对涉及公司机密的文件夹进行加密，填写加密文件登记表（见附录BA录E的表E.2）,并提交总经理备案。移交、接收检验日期一.检验项目检验结果移交部门 - 接收部门一y黄毒检验真实性检验j- _ j y: x -. i完整性检验有效性检验%、 J !）文件格式检验需收集软件及说明检验: 二填表人（签名）1 1J审核人（签名）备 注1附录表A.1归档电子文件移交、接收检验登记表表B.1归档电子文件登记表（首页）文件夹名称形成时间是否加密登记人员链 接备 注y ) 1七，二尸、1X、/»"T _ _ - "°、 _1 !h M i : / »

8、;七.r /.''i 11/ '- 1 i 附录B表B.2归档电子文件登记表（续页）文件编号文件名称形成时间文件稿 本代码文件类 另1代码是否加密登记人员链接备注I -1* "1/ "归档计算机各盘分类计算机附录C备份文件备份文件学习资料模板资料项目资料公司资料安装软件系统文件G盘备份资料F盘备份资料盘 备 份 资 料文图程7-纸序类类类拓展学习资料 技能学习资制 读书学习资料其他资料 相关论文资制 对外提供资IMI 宣传资叫 工作计划文佝 会议纪要文件 资质证打文件 规章制度文件附录D表D.1归档电子文件借阅单借阅人借阅时间借阅用途借阅文件编号1/ _.借阅文件名称文件稿本代码* . ,- -j 1 . /" -一丁 “门I 1文件类别代码借阅文件是否加密_ - =.»* ：- 主管人员意见 1日期： _ J1经办人（签字）-/二 i 1 - J日期： | ；I IT借阅人确认日期：备注丧E序号用户名密他设置时间设置人员总经理确认备注37 1 1.L .产-J 1 1 f一J"_ 1:一 )J x711产.»I附录E表E