ERP系统管理制度

1、 ERP系统管理制度1 前言 1.1 目的 为保证ERP系统稳定正常运行，规范系统的使用和维护，确保数据及时、准确、规范、完整，达到资源有效共享，结合公司的实际，特制定本制度。 1.2 范围 本制度对以下运行管理方面加以明确： （1） 各部门（岗位）ERP职责及要求 （2） 系统管理 （3） 权限管理 （4） 检查与考核 （5） 奖励与处罚 本标准适用于公司内部ERP系统使用。1.3生效时间 本制度自正式发布之日起生效，各相关部门按本制度执行。2 各部门（岗位）ERP职责及要求 2.1 ERP职责及要求 岗位 职责描述 ERP管理员 负责ERP系统的业务管理工作。 公司ERP系统参数、单据性质

2、及部分基础数据的设置及维护。 解决各部门在ERP业务操作当中遇到的问题，协调各部门保证ERP系统的正常运行，跟踪和监督各部门系统操作是否是按照ERP业务规则执行。负责组织制定ERP稳定运行所需要的相关制度、文件及工作标准，并监督指导执行。 负责平衡、协调解决ERP运行过程中出现的问题，并针对ERP系统提出管理建议。 负责各部门ERP权限设定、维护及管理。 负责ERP系统数据库管理、后台维护等。 向主管领导汇报ERP运行情况，协助组织召开系统运行情况的总结、分析及问题讨论会议。 如果出现异常数据由ERP系统管理员负责查找原因，并向领导汇报，如因不及时汇报导致的后果由ERP系统管理员负责。如果出现

3、因ERP管理员管理不妥当或不及时反馈导致的ERP系统数据方面或管理方面的任何问题，ERP管理员应承担责任。具体承担范围，由公司领导商议决定。网络管理员 负责ERP系统硬件设备和软件的安装、维护。 2.2 销售部ERP职责及要求 岗位 职责描述 主管 安排并检查本部门ERP工作。审批销售相关单据。 助理（内勤）销售部ERP的整体管理工作。 管理客户信息。 客户信息 业务员 给客户报价。 根据销售合同，录入销售订单。 客户订单 销售接单后对原订单物料或单价、交期或数量的变更。 客户订单变更单 根据发货计划，且生产部已生产入库，按客户的要求发货。 客户退货：关联原来销售出库单下推生成红字销售出库单，

4、并由仓库审核后接收退货。 红字销售出库单审核自动生成红字销售发票 ，由财务审核。2.3 采购部ERP职责及要求 岗位 职责描述 对应ERP工作 及要求 主管 安排并检查本部门ERP工作。 审批采购相关单据。 工艺与采购共同制定BOM损耗率。 助理（内勤）采购部ERP的整体管理工作。 管理供应商信息。 从供应商接受发票，整理发票交财务挂账，为会计审核采购发票做准备。 计划员 根据客户销售订单等编制生产或采购计划。 采购/外协、生产计划对各种研发类、新产品的物料进行询价，经过领导确认定出价格。 询价单 对批量生产需要的各种物料进行比议价，经过领导确认定出价格。 核价单 对各种情况下产生的请购单，对

5、采购供应商、数量、单价、交期等信息进行维护，经主管审批完发放。 维护采购申请信息， 从采购申请单生成采购订单 采购订单管理及跟踪执行情况。 采购业务员对下发的采购订单进行跟踪催货，到货送检，及时取得送货单，质检单，确认入库单。采购变更 对已经有入库的采购订单的采购合同变更时，对采购订单也做相应的变更。采购退货进货单 已经进入库房，在生产使用过程中发现不良，退货的处理。 退货单 （红字外购入库单）录入后，审核自动生成红字采购发票 。委外加工计划员制单委外订单，采购委外负责人录入委外单价，审核委外订单，仓库根据委外订单自动生成的投料单，进行审核，并根据委外订单生成委外加工出库单，录入 委外加工超定

6、额领料，根据委外加工入库单生成委外业务发票，并提醒财务审核。委外发票 有财务审核后录入预付款单、付款单。 2.4 库房ERP职责及要求 岗位 职责描述 对应ERP工作 及要求 主管 安排并检查本部门ERP工作。 书面审批异常数量调整单、报废领料单。 库管员 料件仓库间的调拨。 调拨单 从库房调拨到办事处仓库，由办事处仓管审核入库单后跟总部仓库管理员确认。 审核采购入库单、销售出库单。审核厂内发退料单（外购入库红字）、委外退料单（委外出库红字）。 审核厂内委外出库单、委外退料补料单、生产领料单、厂内生产退料料单。 审核工厂发货的销售出库，其他出库单等相关单据。 质检员检验完到货的物料后，通知库管

7、员点数并入库，审核入库单。 在生产过程中发现物料不良，车间将物料退回不合格品库房， 由对应业务员录入退货单，库管员点退货数量，审核退货单。生产成品后入库后审核成品入库单 审核销售退货单 根据质检工程师对客户退给销售的产品判定结果，点数入库。 审核销售退货单 对公司需报废的物料的账务处理。 审核报废退料单。2.4研发部ERP职责及要求 岗位 职责描述 对应ERP工作 及要求 主管 安排并检查本部门ERP工作。 审核BOM相关单据。 标准化 根据设计师新加材料的需求，本着公司优化资源，方便生产、维修、采购的方向，综合平衡是否新增品号，如需，则可发布新物料，并保证数据库物料编号、名称、规格等相关属性

8、的标准化。 确保物料编码相关属性的规范 新增录入产品BOM清单。 BOM变更，有以下几种情况： BOM与生产实际不符、工艺路线从外购改自制、工艺路线从自制改外购、材料定额增加、材料定额减少。 BOM变更 可由生产班组长 申请生产生产计划内生产任务单的新增、下达、确认，已经下推生成的领料，生产计划内领料的报废退回补料单的新增。成品入库，录入成品入库单。 2.6财务部ERP职责及要求应收模块：财务业务人审核销售发票 、 录入预收款单、收款单。办事处财务根据对应的客户做收款，选择对应好销售发票进行新增收款单，并告知公司财务审核。办事处核销未核销的单据（收款、预收、收款退款、销售发票）公司财务确认收款

9、并审核对应收款单、预收单。应付模块：审核采购发票、审核付款单、付款退款单、核销未核销的付款单相关单据。（付款、预付、付款退款、采购发票）ERP系统存货核算业务模块：及时进行核销、核算、处理相关问题、月末结账操作。总账模块：对财务凭证录入准确、及时。每月统计计算相对应的财务报表，并上报领导参考。3.系统管理 l 用户端不得私自修改ERP软件系统配置参数或相关计算机程序 l ERP管理员负责按照系统安全规定定期对ERP系统数据库和系统应用程序进行备份，并对系统和数据库运行全过程进行监控，保证系统安全运行和数据传递通畅。 l 网络管理员定期对ERP服务器及各终端设备进行防毒、杀毒处理。 l 各用户对

10、自己录入的单据负责，对需要用的基础数据进行核实，如有问题及时通知ERP，同时各相关部门指定专人对本部门的数据工作进行检查。 l ERP系统用户在休假或因公外出时，必须将相关的工作内容授权给其他用户负责完成，并给相应人员申请临时权限，不得延误工作。 l 做单必须要有依据，严禁在ERP系统中随意更改各种数据。 l 对录入超过半小时的单据，需要在不超过半个小时保存，以免单据丢失。 l 为提高ERP系统资源利用率，用户在完成操作后，应及时退出ERP避免其他用户无法使用系统。 l 为提高系统运行效率，各部门必须密切配合，录入单据人员、各级审核人员应履行本岗位职责，单据录入、审核在1个工作日内办理完，特殊

11、情况在2个工作日内办理完。各种单据审批流见附表。4.权限管理 l ERP专员必须遵守保密制度，严禁把自己的密码转告他人；不得泄露其他用户的密码，不得在ERP系统上操作超越自己权限的信息；不得用不正当手段、方法对模块进行修改。公司需要数据修改时必须按规定程序执行并及时对数据库进行备份。 l 各部门新增用户权限、用户权限的变更，应提出书面申请，经相关部门领导签字确认后，报ERP管理员进行设置。 l 用户必须更改个人初始密码，不得把用户名和密码借给他人使用。 5.检查与考核说明 l ERP系统运行检查采用在系统上日常检查和月度总结相结合的方式。 l 根据ERP运行的实际情况，组织召开ERP系统各部门运行检查总结会，对一些文件进行分析，并提出解决方案，以保障系统的正常运行。 6.奖励与处罚6.1.处罚条例 l 提供数据不及时、一月内出现三次以上错误；录入数据不及时、一月内出现三次以上错误； 对业务流程不熟悉并且又不及时反馈ERP管理员造成业务执行延误的；不按业务流程执行，故意拖延不配合, 系统业务单据不正常处理操作的；各级审核人员未认真履行职责，审核单据不及