内部文件编号规则

1、公司内部文件编号规那么1.目的 加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，标准存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。 2.适用范围 适用于广东携手物流科技总部各部门文件的编号管理和控制。 a) 技术类文件：是指在公司的研发、运营、效劳等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。 b) 其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、 等； c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3.编号方法 3.1 公司名称约定 公司全称：广东携手物流科技 简 称：携手科技、携手或XS3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmdd yyyy:年份：用四位数字表示公

2、元年份，如2021表示公元2021年。 Mm 月份：用两位数字表示月份，缺乏两位时，用零补齐，如03表示第3月。 dd 某日：用两位数字表示当日，缺乏两位时，用零补齐，如05表示第5日。 例如： 2021-10-12或20211012表示2021年10月12日 3.3 文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ., 0.10。 版本编号可以根据工程需要延伸到假设干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ., 1.10。

3、工程可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。3.4 技术文件命名格式：XS-AA-NN-YYYYMM XS：公司名称缩写 AA：工程名称 NN：版本号，参见3.3节 YYYYMM：年月 3.5 其他文件的编号 3.5.1 公司规章制度和管理文件 公司规章制度和管理文件的编号格式为：XS(-DN)-TT-YY【nnnn】号dd DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该局部编码省略； 如该文件是部门内部管理制度，那么应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下： 总裁办：ZG 财务部：CW 技术部：JS 人事部：HR 运营中心：OP

4、 TT文件类型：规章制度RR，指公司公布执行的各种规章制度； 质量管理文件QS，公司运转过程中的各类文件和记录。 nnnn：文件流水号 dd：文件版本号 YYYY：年份例如：考勤管理制度的文件编号为：XS-RR-17【0404】号-2.0，表示2021年4月发布的第四份文件：考勤管理制度2.0版，适用于公司全体人员的规章制度。 3.5.2 合同协议 见“公司合同分类编号规那么3.5.3 发出的 编号结构为：XS-AA -R/S-BB-yyyymmdd- nnn AA：人员 R表示收到 ，S表示发出 BB： 的主题不超过15个汉字 yyyymmdd：表示日期 nnn： 流水号 属于临时文件，一般

5、不做长期保存，如需要保存，那么应对其复印，并以外来文件的命名规那么进行命名,并且与外来文件一起管理。 例如： XS-张三-R-珠海下月订单的回复-20211012-01 表示在2021年10月12日收到从珠海发来的 ，主题为“下月订单的回复。3.5.4 电子邮件的命名规那么 电子邮件需要归档管理时，按 的命名规那么命名。 3.5.5 外来文件 外来文件结构为：XS- AA-BB -yyyymmdd - nnnAA：工程名称 BB：文件来源 yyyymmdd：发文年月日nnn：文件流水号 例如： XS-采购订单-佳岛-20211012-01 3.5.6对外发文 指公司发给公司外部的通知、公函等。

6、 其格式为：yyyymmdd XS外文字第nnn号 yyyymmdd：发文的年月日 nnn：文件流水号 3.5.7 会议纪要 指公司内部会议的记录等，格式：XS-DN-yyyymmdd-AB-nnnDN：部门假设为公司全体部门参加的，那么可省略 yyyymmdd：日期，详见3.2日期表示 AB：会议主题不超过15个汉字 nnn：文件流水号 例如： XS-20210401-运营中心周例会-011 3.5.8 其它文件 周工作方案：XS- yyyymmdd -周报- AB-nnn 工作任务单：XS- yyyymmdd -任务单- AB-nnn 出差报告单：XS-yyyymmdd -出差报告-AB-nnn 工 资 单：XS-yyyymm -工资单- CW-nnn yyyymmdd：日期，详见3.2日期表示 AB：人员 CW：财务部 nnn：文件流水号 例如：XS-20210315-周报-张三-0213.5.9 文件附件 所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加：- Xnn-NA X为附加内容类别：T表格，A附件，S补充文件 nn：附件流水号 NA：附件名称 例如：考勤管理制度的编号为：XS