第十二章采购信息管理-张俊俊

1、采购信息管理主讲人：张俊俊第十二章重点与难点重点：重点：企业采购业务中信息流程；ERP中的采购工作模式；电子订购系统的工作原理及业务过程；难点：难点：信息概念的理解；ERP采购工作模式；电子订购系统；学习目标了解信息采购管理信息系统的基本知识 熟悉采购管理信息系统的功能和流程 掌握ERP中采购管理的工作模式，电子订货系统的组成、流程和业务。主要内容思考如下问题：信息信息对于采购决策有什么作用？对于采购决策有什么作用？如何从浩瀚的信息海洋中提取如何从浩瀚的信息海洋中提取有用的信息有用的信息？如何管理这些有用的信息并进行正确的决如何管理这些有用的信息并进行正确的决策呢策呢? ?自然灾害导致原材料价

2、格上涨自然灾害导致原材料价格上涨供应商甲由于经营不善将面临倒闭供应商甲由于经营不善将面临倒闭市场反馈商品的销售状况出乎意料的好，几近市场反馈商品的销售状况出乎意料的好，几近断货。断货。政府对此种产品的环保标准提出了更高的要求政府对此种产品的环保标准提出了更高的要求生产工艺刚刚进行了升级，节约物料生产工艺刚刚进行了升级，节约物料2020% %。这些情况会对企业的采购决策产生影响吗？一、信息与信息管理系统 二十一世纪是信息社会，我们无时无刻不处在千变万化的信息环境中，信息与我们的生产和生活密切相关。什么是信息？一般认为，信息是关于客观事实的可通信的知识 。含义：是客观世界各种事物的特征的反映，是可

3、以通信的，可以形成知识。信息的类型按管理层次，分为战略信息、战术信息和作业信息；按应用领域，分为管理信息、社会信息和科技信息等；按加工顺序，分为一次信息、二次信息和三次信息等；按反映信息，分为数字信息文字信息和声音信息等。信息的属性：1、事实性2、时效性3、不完全性4、层次性5、可变换性6、价值性7、可压缩性信息的作用1、信息是一种战略资源；2、信息已经桌布取代资本的作用；3、信息自增值的积累，刻意提高价值；4、信息刻意起到心理调节的作用。管理信息系统（management management information systeminformation system，MISMIS）信息系统技

4、术可以定义为支持组织中决策和控制而进行信息收集、处理、存储和分配的相互关联部件的一个集合。 劳登的管理信息系统（第四版）信息系统的构成：1、信息采集2、信息处理3、信息存储4、信息管理5、信息检索6、信息传输二、企业采购管理信息系统 企业外部企业内部采购部门、供应部门市场总体情况产品信息运输状况与价格供应源供应商能力变化税收政策.生产计划销售预测与计划库存控制质量控制预算与财务控制新产品开发.企业采购业务中的信息流程 企业采购业务中的信息流程是伴随着采购业企业采购业务中的信息流程是伴随着采购业务流程产生的。对不同企业、不同时期、不同采务流程产生的。对不同企业、不同时期、不同采购项目来讲，采购业

5、务流程会有所差异，不过采购项目来讲，采购业务流程会有所差异，不过采购业务流程还是有一定的共性的。购业务流程还是有一定的共性的。 图12.1 采购信息流程图采购申请采购申请选择供应商选择供应商谈判和签订采购合谈判和签订采购合同同签发订单签发订单验收货物验收货物跟踪订单跟踪订单确认发票和支付确认发票和支付结案并维护供应商档结案并维护供应商档案案系统功能1、基础信息管理 2、供应商管理 3、采购申请 4、采购谈判与合同管理 5、签发订单 6、跟踪订单 7、验收货物 8、确认发票与付款 9、库存管理 10、统计与辅助决策 采购实例以某企业的一次采购过程为例来了解一下信息系统的采购功能，并截取其业务流程

6、中的部分系统记录。图12.2 询价历史查询页面图12.3 新添询价页面根据询价，生成新采购单图12.4 新采购单页面图12.5 跟进采购单页面图12.6 收货单页面图12.7 入库单页面12.8 质量跟踪页面从采购过程来看，企业采用的是询价采购的方式，可以使企业有竞争力的价格和产品质量。将信息集中管理，减少数据的冗余，错误，极大的方便了管理工作。采购信息系统对采购过程的全过程管理，减少误差，有效控制整个采购过程，使采购活动进程透明化。 信息系统还可以对企业管理哪些方面的改进信息系统还可以对企业管理哪些方面的改进和提高呢？和提高呢？三、ERPERP中的采购管理 ERP的引入使企业采购管理工作由过

7、分职能化向整体管理方向转变。ERP系统中采购人员的基本职责：同设计部门设计部门一起，参与零件设计的价值分析；与计划部门计划部门一起 ，确定自制还是外购；同技术指导技术指导部门一起，指导供应商改进外购件的性能；同计划部门和供应部门计划部门和供应部门一起，研究缩短提前期的措施；编制审定采购预算和采购权限；编制审定采购预算和采购权限；（一）、传统采购工作模式图12.9 传统采购工作模式 传统工作模式的缺点第一，管理作业集中，无法建立有效监控机制；容易积压库存。第二，业务信息共享程度弱。业务人员掌握的信息对业务的影响大。第三，采购控制无法在事前进行监控，通常是事后控制。 （二）、ERP中的采购工作模式

8、1、给予职责为核心的流程设计 ：贯穿的管理思路是基于部门的管理，即首先是企业组织机构中的供应部（科）门，然后是供应部门负责的具体工作，体现了集中管理的思想。 ERP系统中采购流程包含的职责 2、基于高度共享的基础信息平台应用信息平台 提高了业务的可追溯性，减少了业务操作中的人为因素。 3、完备的控制体系“事前控制、事中监督、事后分析”的监控体系。4、ERP系统的采购流程采购需求单的自动或手动生成、修改、删除，在线完成各种管理工作，同时 提供各种分析决策支持。ERP不单单是一个企业的信息管理系统，而是供应链思想的产物。信息全球化趋势的发展要求企业之信息全球化趋势的发展要求企业之间加强信息交流与信

9、息共享，企业之间既是竞争对间加强信息交流与信息共享，企业之间既是竞争对手，又是合作伙伴手，又是合作伙伴信息管理的范围不单单是一个企业，而是一条供应链上的所有相关企业。何为何为EOS?EOS? 构成：供应商、零售商、网络和计算机系统供应商零售商网络和计算机系统uElectronic Ordering System 电子订货系统u电子订货系统在零售商和供应商之间建立起了一条高速通道，使双方的信息及时得到沟通，使订货过程的周期大大缩短，既保障了商品的及时供应，又加速了资金的周转，实现了零库存战略。四、电子订货系统（Electronic Electronic Ordering SystemOrderi

10、ng System，EOS EOS ）EOSEOS的发展过程的发展过程第一阶段：电子EOS通过电话/传真在零售商和供应商之间传递订货信息。电话电话/ /传真订货的缺陷传真订货的缺陷: :电话订货时，有时对方电话无人接听 遇电话占线时，需要反复拨电话 接听电话时会听错订单内容和送货要求 电话记录会出现书写错误 有时会不慎丢失订货单电话记录 机器故障时，需要多次发送传真 机器故障时，传真内容看不清楚 u第二阶段：基于点对点方式的E0S 零售商和供应商的计算机通道专线或电话线直接相连，相互传递订货信息。第三阶段：基于增值网（VAN）的EOS 零售商和供应商之间通过VAN传递订货信息，VAN作为信息增

11、值服务的提供者，用于转发、管理订货信息。第四阶段：基于Internet和Intranet的EOS 利用Web技术，通过Internet传递订货信息，加速信息传递和共享。电子订货系统的流程1、传统方式下的电子订货流程 2、零售业持续补充业务（Continuous Replenishment）基于网络和计算机的EOSEOS系统: :处理过程如下：用户单证接收EDI伙伴关系核实EDI格式检查用户单证传递、保存历史资料查询、公证商业增值网络中心或Internet确定商品名称等信息确定供货商发送电子订单接受订单回复采购商接收客户电子订单确定供货对象确定供货商品信息发送交货通知接受订单变更供货商X.25

12、OrPSINEDI用户界面EDI格式转换通信界面MIS 系统通信界面EDI格式转换EDI用户界面MIS 系统电子订货系统的业务过程 1、销售订货业务过程商商店店 1 1商商店店 n n 增增值值网网络络中中心心V V A A N N仓仓储储中中心心. 储 存. 检 货. 加 工. 配 送补补货货需需求求订订货货送收货与库存量传传送送订订/ / 补补货货资资料料 批批发发订订单单确确认认(同体系)(不同体系)接接受受确确认认配配送送通通知知配配送送信信息息销售部 . 商品管理 . 批发订单 . . . .配送中心 . 采购 . 仓储 . 配送业业务务管管理理部部门门销售订货信息实时网络系统配配送

13、送通通知知2、采购订货业务过程 增值网络中心增值网络中心V A NV A N供应商供应商. 销售订单. 应收帐款. 库存管理仓储中心仓储中心. 储 存. 检 货. 加 工. 配 送 接受订货 接受订货 交货通知 交货通知订订货货通通知知 发出/ 采购 发出/ 采购 接受确认 接受确认 确认订货 确认订货销售部 . 商品管理 . 批发订单 . . . .配送中心 . 采购 . 仓储 . 配送业务管理部门业务管理部门采购订货信息交交货货通通知知3、物流作业过程 商店 1商店 n网络服务中心供应商.销售订单.应收帐款.库存管理送 货单配送中心.储存.检货.加工.配送+(同体系)(不同体系)发货单物流

14、发 货 单物流品通信息送货单送 货 单案例连锁超市的EOSEOS 美国连锁超市巨头企业沃尔玛，它的每一家门店都备有8万种以上的商品。通过EOS及其他的电子通信手段如POS等的联合使用，沃尔玛可以保证货品从仓库运送到任何一家商店的时间不会超过48小时。 相对于其他同业商店平均两周补货一次，沃尔玛可保证分店货架平均一周补两次。门店销售与配送中心，配送中心与供应商均可保持同步。沃尔玛与生产商、供应商之间建立起的实时订货系统，使其赢得了比其竞争对手管理费用低7%，物流费用低30%，存货期由6周降至6小时的优异成绩。电子订货系统物流信息化的产物，而连锁超市开发使用电子订货系统成为必然趋势。就国内的连锁企

15、业来说，我们目前的EOS实施还处于一个起步阶段。国外先进的跨国零售业企业进军中国，他们拥有一流的管理理念和丰厚的电子订货系统实施经验，因此，这也为我国连锁企业的发展树立了榜样。五、采购信息管理系统的实施 （一）、采购信息管理系统开发的可行性研究 技术可行性 经济可行性 设备费用，人员费用，材料费用 ，其他费用 。管理可行性 环境可行性 （二）、采购信息管理系统开发可行性报告的内容1、编写目的 2、项目背景 3、术语定义 4、参考资料 5、问题描述 6、开发的必要性与重要性分析7、期望的收益 8、新系统的基本能力 9、系统开发方式的选择分析 10、可行性分析11、其他可供选择的方案 12、结论与意见 （三）、采购管理信息系统的实施过程1、实施领导小组的建立 实施过程涉及的人员多、