采购管理制度

1、采购管理制度目录第一条 目的 第二条 适用范围 第三条 权责单位 第四条 采购的定义 第五条 采购的政策 第六条 标准采购作业程序及要点 第七条 细则 一、请购表的报送时间与流程规范 1、报送时间 2、报送流程 二、采购 1、采购方式 2、询议、议价规定 三、订购 四、入库 五、验收与核查 六、单据整理与付款七、售后调查 第八条 稽查管理 一、总则 二、稽查规范 1、采购计划的稽核 2、执行过程中的稽核 1）请购方面 2）选择供应商方面 3）采购价格方面 4）交货与品质方面 第九条 其它 第十条 附件 一、损失索赔通知书 二、请购表 三、询价明细表 四、议价明细表 五、物料验收审批表 六、售后

2、服务跟踪调查表采购管理制度第一条 目的为使公司有关采购作业均能遵循制度办理，便于在最适当的时间，合理范围内以最低价格，向供应商购买品质最佳、数量最恰当的原料、辅料、商品或服务，特制订本制度。第二条 适用范围凡本公司物料采购方式，除另有规定外，悉依本制度办理。第三条 权责单位一、采购部负责本制度的制定、修改、废止等起草工作。二、总经理负责本制度的制定、修改、废止等核决工作。第四条 采购的定义企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货与付款的过程。第五条 采购的政策一、本公司物料供应采用集中采购制度。二、本公司物料采购计划均根据相

3、关部门提交的请购表（附后）而拟订。三、本公司大宗采购项目经由采购部会同各相关部门共同询价、议价或招标方式办理。四、本公司物料采购应实施市场调查工作，建立信息库，作为选择供应商之依据。五、每一购案之供应商或制造商，除因采购金额微小或因事实上不可能外，均应选择三家或三家以上询价对象为原则。六、本公司采购在必要时以订立长期合约或短期采购合约方式办理。是否以订约为宜，及订约有效期限的长短，应以与本公司最有利的因素考虑。七、本公司对物料采购过程应保持完整的记录资料，以供充分参考运用。八、本公司对储备物料采用预购备用方式采购，对非储备物料采用现用现购方式采购。九、本公司对物料采购应加强计划与预算功能，以增

4、进效率，降低成本为原则。十、本公司对物料采购工作的进行，应实施独立追踪稽查制度。十一、本公司采购人员应采取客观公正的态度从事各项采购作业。第六条 标准采购作业程序及要点采购作业内容从收到请购表案件开始，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其它相关资料后办理询价，并整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件进行议价，同时依核决权限审批与订购。详细作业程序及要点如下：序列采购程序要 点1接收请购表1、 严格审查并督办需购部门的物资请购时限；2、 遵循急件优先办理原则；3、 请购单各栏填写是否清楚无误；4、 交货期无法配合需用日期时及时联络请购部门。2询价1、 充分了解请购物

5、料的品名、规格与质量要求；2、 大宗采购项目根据财务部或造价部依项目成本造价预算后提供的订价目标、范围或采购建议进行初步询价；3、 将采购需求信息公开化，尽可能通过多种渠道获取优势供应商资源，并统一组织询价；4、 调查市场行情；5、 考虑是否有其他较有利的代用品或对抗品；6、 选择询价对象及地区；7、 对同规格不同品牌做比较；8、 询价索样；9、 新厂商产品是否需经检验后先试用；9、是否有必要办理售后服务及保修年限；10、整理报价资料；11、普通物料的询价时限为一周，特殊设备的询价时限为一个月。3议价1、 选择议价对象；2、 核对采购资金预算；3、 价格上涨下跌有何因素；4、 向厂商详细说明品

6、名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等；5、 确认厂商的供应能力是否能按期交货；6、 其他经销商价格是否较低；7、 研议采购条件；8、 议价或公开比价；9、 估算运费；10、 估算保险费；11、 考虑卸货条件；12、 比较付款条件与交货期限；13、 研拟底价。4呈核1、 设定议价目标；2、 请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件；3、 买卖惯例需超交者应注明；4、 按核决权限核决；5、 根据议价流程，各关联部门的议价审批时限为两个工作日。5订购1、 制订买卖合同；2、 再向厂商确认价格、交货期限、质量等条件；3、 分批交货者在请购单上盖分批交货单；4、 无法按需用日期交货

7、的项目应及时联络请购部门；5、 各物料订货周期详见订货周期表6催办1、 约交日期前应再确认交货期；2、 无法在约交日期前交货时，联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办；3、 已逾约交货日期仍未到货的，应加紧催交。7验收入库1、 按入库规定指派库管人与相关验收技术员验收入库；2、 核对品名、规格、数量、交货日期；3、 整理检验结果；4、 核对物料检验报告；5、 填写一式三联入库单，库管、财务、采购各执一联；6、 常规物料的验收入库时限为一周。8单据整理与付款1、 发票抬头及内容是否相符；2、 是否有预付款或暂借款要处理；3、 是否需要扣款；4、 各物料的报账单据整理时限为两周。9跟催1、 控制

8、长期合同的交货；2、 整理采购案件。第七条 细则一、请购表的报送时间与流程规范1、报送时间：1）请购部门依库存管理基准、用料预算，参酌库存情况认真核对、逐条填写请购表，并注明物料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项。2）办公资产类依常规每月请购一次，于每月的25日将已填写完整、审批完毕的请购表报送采购部；特殊设备或单项采购总金额达二十万元以上的大宗采购项目须提前一个月报送请购计划。3）工程、装修等物料类依常规每月请购三次，于每月的5日、15日、25日将已填写完整、审批完毕的请购表报送采购部；特殊设备或单项采购总金额达二十万元以上的大宗采购项目须提前一个月报送。4）各部门因工作计划性不够或特殊

9、原因需紧急采购的，以紧急采购卷宗报至采购部。此类文件无条件按量计入该部门工作绩效考核当中，采购部提供依据，综合部执行。5）审批完毕的请购表原件直接归口采购部存档。2、报送流程：1）办公资产类请购表报送流程：各项目、各部门报办公资产需求至综合部综合部汇总采购需求，填写请购表库管员核实库存综合部负责人意见呈总经理核决采购部执行2）工程、装修等物料类请购表报送流程：各项目部依库存核实工程物料需求，填写请购表库管员核实库存工程技术主管意见项目负责人意见呈总经理核决采购部执行3）特殊设备或单项采购总金额达二十万元以上的大宗采购项目请购表报送流程主管部门填写请购部报送财务部（工程类报造价部）财务部或造价部

10、依项目成本预算，填写相关订价目标、范围或采购建议呈总经理核决采购部执行二、采购1、采购方式除一般采购方式外，采购部门可依物料使用及采购特性，选择多种有利的方式进行采购：集中计划采购，凡具有共同性的物料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定物料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购；长期报价采购，凡经常性使用，且使用量较大宗的物料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。2、询价、议价规定1）采购部根据物料需求，酌情将采购信息公开化，尽可能通过多种渠道获取优势供应商资源，并统一组织询价。2）凡属一般采购，采购部均应选择至少三家符合采购

11、条件的供应商作为询价对象，并填写询价明细表（附后）。3）确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受2）条所限。4）对于大宗采购项目，采购部须根据财务部或造价部造价预算后提供的订价目标、范围与采购建议进行询价。5）凡属合约采购项目，采购部依合约价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。6）如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表。7）凡属可作成本分析的采购项目，采购部应要求供应商作成本分析，以作议价参考。8）选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商的顺序选择。9）询价后，应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方

12、可议价。10）询价后选择三家以上供应商进行交互议价，并详细填写议价明细表（附后）后呈相关部门审批。11）议价时应注意品质、交期、服务兼顾。12）供应商提供报价的物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购部应报送请购部门确认后方可议价。13）特殊情况下，采购部有权要求请购部门提供技术人员协助采购，以便对物料性质、质量技术等方面做准确把关。14）普通物料的询价时限为一周，特殊设备的询价时限为一个月。15）根据议价流程，各关联部门的议价审批时限为两个工作日。三、订购1、采购经办人接到经核决的“采购合同”后，应以工作联系函的形式向供货方分批量或一次量订购物料，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求

13、供应商于“送货单”上注明工作联系函的编号以及其“包装方式”。2、若属分批交货者，采购经办人应于“订购单”上加盖“分批交货”章以资识别。3、各物料订货周期如下：订 货 周 期 表地域成品现货类小批量加工订购类大批量加工订购类本地2个工作日15个工作日2个月外省10个工作日30个工作日3个月进口30个工作日40个工作日3个月备注：以上到货时间不含付款申请、询价选款、合同审批、招标等时间。四、入库1、物料入库前库管员须对照请购表或采购合同对物料名称、规格、数量、送货单位等一一清点核对确认无误后，将到货日期及实收数量填入“入库单”中。入库单一式三联，库管、财务、采购员各执一联。入库单上填写的内容必须和

14、销售发票（或收据）上的内容一致，并由仓库负责人签字确认后整理归档。2、如发现实物与请购表上所列的内容不符时，库管员应立即通知采购部负责人。在这种情况下原则上不予接受入库，如采购部门要求接收，则应在单据上注明实际收料状况并请采购部门负责人签字。若交货数量未达订购数量时，原则上应予以补足，但经请购部门负责人同意后可采用财务方式解决，届时库管员应通知采购部门联络供应商处理。3、急用品入库处理。紧急物料入库交货时，若库管员尚未收到请购单，库管员应先询问采购部门确认无误后方可办理入库手续。4、常规物料的验收入库时限为一周。五、验收与核查1、物料验收时，必须三方（采购经手人、技术主管或库管员以及供货商）到

15、场共同验收。采购员与验收技术主管或库管员应就物料重要性及特性等制定物料验收规范。2、采购作业凡涉及到安装及尺寸量定类物料时，验收入库均须填写物料验收审批表（附后）。3、物料验收审批表中“安装数量及质量验收情况说明”一栏由各技术专员或主管专业工程师填写。4、物料验收审批表中“售后服务”一栏，三次联名“不满意”或两次联名“很差”，将直接取消供应商供货资格。5、物料验收审批表经相关部门审批完毕后作为结算之依据，连同“付款申请单”报送财务部，经总经理核决后方可执行结算工作。6、属外观等易识别性质检验的物料，验收工作应于到货后一日内完成。7、属化学或物理检验的物料，及时送检，检验工作应于收件后三日内完成

16、。8、检验合格的物料，检验技术人员应在外包装上贴合格标签交库管员入库定位。9、检验不合格的物料，检验技术人员应在外包装上贴不合格标签并于物料检验报告表上注明具体评价意见，经部门负责人落实处理办法后转交采购部门处理，并通知库管员办理退货手续。六、单据整理与付款1、采购经办人应将已办妥的物料“入库单”或物料验收审批表，连同相关单据报送财务部，财务部审核确认无误后呈总经理核决，送会计结账。2、订有合同的采购项目，财务部按合同规定办理付款，未订合同的按采购部门报批的付款条件予以付款。3、短交待补足的采购项目，财务部应依照实收数量予以付款。4、超交的采购项目，应经正常审批程序后，方可按照实收数量予以付款

17、，否则仍按原订货数付款。5、对不合格物料，或因供货方原因违反合同条款而造成公司损失的，由采购员填写损失索赔通知书（附后），与供货方达成协议后，财务部依照合同条款与损失索赔通知书内容，直接从支付款中扣除损失款。6、各物料的报账单据整理时限为两周。七、售后调查1、采购部定期对物料供应商做售后跟踪调查。2、采购部于每年的五月、八月、十一月将售后服务跟踪调查表（附后）发至各部门，组织售后服务大普查。3、对产品质量、服务态度、工作效率等表现极差的供应商，相关部门可随时联名填写售后服务跟踪调查表报至采购部。3、统计调查数据，对有三次联名“不满意”或两次联名“很不满意”的供应商，将直接取消其供货资格，列入黑

18、名单档案系统，不再启用；对三次联名“很满意”的供应商，将列入优势供应商档案系统，并酌情参与公司组织的优秀客户馈赠活动，定期联系与交流，做好优势供应商维护工作。4、售后服务调查工作的开展，讲求公正、公平的原则，做到实事求是，有据可查、有理可依。第八条 稽查管理一、 总则采购稽查，其目的在于确保采购行为能符合公司所确立的规范，并查核有无为自己或他人而牺牲公司利益的事情，更借此培养采购人员应有的道德观念。稽查工作多以机密之方式进行，因为事关个人品德的问题。担任稽查的人士，除了采购部负责人必须负行政责任外，为求立场客观，另由公司内部的稽查人员担任，借以避免采购部负责人包庇纵容等现象。二、稽查规范1、采

19、购计划过程的稽核1）采购部门的采购计划，是否遵循公司的成本与销售预算来拟订，二者之间是否容易协调配合，或经常各行其道？2）采购部门是否参与公司策略规划，其所拟订的部门目标，是否与公司的总目标一致？3）是否编订采购手册，对采购部门的政策、职责、人员编制、作业系统、表单使用等，是否均有详细的解说？4）对于新物料、新来源、可能预见的缺货及涨价等，有无拟订采购策略或方案加以防范与应变？5）采购部门的人员与费用预算是否合理？能否达成公司所付托的责任？有无编制采购预算，提供财务部门资金筹划之参考？2、采购作业执行的稽核1）请购方面（1）在新产品设计阶段，采购部门是否就物料的价格与来源提供意见？是否订有工程

20、修改的管理办法？（2）需用部门对请购表中的条件是否填写清楚，有无任意指定厂牌，或对规格做不必要的限制，以致减少供应商竞争的程度？（3）若已建立物料需求计划，是否请购数量尚须依赖人为的判定加以调整？（4）所有请购是否以制式的请购表提出申请，有无未经请购或由其他部门核准采购案？（5）采购人员对请购的需求，认为有不符合公司最佳利益时，是否可以质疑并要求申请部门变更条件？（6）购运时间是否合理，是否经常发生紧急采购？（7）决定存量水准时，是否考虑订购成本、仓储成本、预期的价格变动，以及货源充裕或短缺问题？（8）耗用性物料及资本支出的请购，是否使用不同的请购表，以便对需求状况作不同程度的说明与管制？2）选择供应商方面（1）大量使用的物料，是否同时与二家以上的供应商维持关系？（2）参与报价或投标者，是否为经过审查的合格厂商？（3）询价的供应商家数，是否足以构成自由且充分的竞争？（4）对于供应商有无奖罚制度？是否认真执行？（5）采购人员与供应商之间的行为规范，有无明文规定？（6）是否曾利用公开招标的采购方式？（7）对于主要的物料，是否做过自制或外包的决策分析？（8）是否要访问供应商之工厂或办公处所，以