档案利用过程的“倒金字塔”现象

1、档案利用过程的“倒金字塔”现象        按照信息论原理，档案开发利用实质上是信息外化的表现，即信息由内在的“不能自主表现”实现“自我表现”的过程。在这一过程中，信息的外化受到管理性思维和工作方法的制约，而这种制约导致了档案利用中过程和结果“倒金字塔”的特有现象。 一、“倒金字塔”现象的发现 “倒金字塔”结构一般存在于“档案的质与量之间关系的不平衡性”，但是在利用过程的程序与结果之间也存在着这种“倒金字塔”现象。 根据笔者对北京、上海、兰州、西安等多家直属高校档案馆的调查，高校档案馆的利用过程普遍存在“程序耗时

2、”和“结果”对比严重失衡的问题。如北京地区某高校在挖掘学校文化遗产的过程中，发现对该校宣传定位的一句诗文无法获知其来源，只提到60周年校庆时某校友曾在回忆录中提及。为了尽快找到这句诗文的来源，该校档案馆发动了全体馆员对涉及校友回忆的档案近百卷进行了全面的梳理、搜寻，耗费了两周的时间，推迟了各项日常工作，但仍一无所获。 再如某美术学院和周边建筑物业主对风雨操场是否是违章建筑问题的争议。如果没有相关的档案证明材料，该校不仅声誉受损，而且要承担附近孩子在该操场不慎摔伤而造成的责任。经过对该校档案室内档案的仔细查找，终于找到了相关的证明材料，从而挽回了损失，避免了名誉受损。 类似的情况几乎在笔者调查的

3、几十所高校中都有体现，在笔者组成的社会转型期高校档案开发利用问题与对策研究小组的调查问卷中，关于是否存在“耗时”和“结果”对比严重失衡问题时，91%的高校都表示存在类似的情况。 档案利用的过程类似于问题“求解”的过程。在这个过程中，对档案信息的考据占据了大量的时间，但结果却往往处于并不理想的状态。上面举的两个例子，一个是结果为零，从而劳动成果为“负”的情况，而另外一个则是结果和劳动均为“正”。 通过研究我们发现，档案信息的利用恰好处于一个功能性的服务时期，即档案提供者的劳动是否有价值，是否为“正”，完全取决于利用者的需求是否能够满足。 这一过程恰恰是矛盾的，即往往是档案提供者需要耗费大量的劳动

4、（体现为时间的无意义消耗），但是结果却比较单一和纯粹，甚至这一结果的社会价值并不高。这是一个严重不平衡的倒金字塔模型：金字塔的上层代表了档案信息提供者在浩淼的档案信息中搜寻，但结果却只体现为倒金字塔塔尖。 这一现象也就是档案利用过程中经常出现的“大海捞针”现象。档案工作人员虽然付出了大量的劳动，但是劳动结果往往只是金字塔的“塔尖”，这也是造成主管单位感觉档案工作业绩甚微的原因。从成本上，档案的利用需要付出的劳动与从利用者方面获得的肯定性评价存在着严重的失衡，甚至得到的不是正结果，而是负结果。正是由于这一点，外界才评价档案人员需要极其富有耐心和奉献精神。档案工作人员经常抱怨，付出了大量劳动，却经

5、常被人误会什么也没做。 二、“倒金字塔”现象的制度性成因 在这个过程中，有两个主体，一个是档案需求者，不管是学校自身还是校外的，都只体现为希望获知信息确定性的利用者，另外一个则是拥有各类档案信息却处于“混沌”状态的档案提供者。在这个过程中，存在着纳什平衡。 1、档案开放和保密过程中的囚徒困境 我们知道，对于利用者和信息提供者，最好的结果应当是信息提供者在最短时间内提供了所需的信息，而信息需求者也很快得到所找的信息，这是一种最佳的“双赢”结果。但是可惜的是这一过程受到各种因素的制约，从而失去了“双赢”的快乐，无论从何种结局上看，档案馆都不是博弈的赢家。 档案信息的开放和保密存在着重大的矛盾和冲突

6、，即使是美国，“也一度盛行民粹主义思想，非正式论证的信息被限制。人们泄露秘密信息会被判刑，最高法院赋予行政机关保持文件机密的权利，但是有些信息是否保密是不需要讨论的”。在我国，档案信息的泄露受到法律的严厉惩罚。在档案馆对保密和开放的执行与把握过程中，博弈“权衡利弊取其轻”占据了主导地位，即宁可紧闭大门不出事，也不能因为开放档案后不可预料的结果而受到法律的严惩。保守档案不开放，并不会在法律和制度上引起任何后果。至于社会的谴责和舆论的不满，只是道德上的问题。在这个囚徒博弈中，如果开放档案导致恶果，其收益是负；如果不开放档案，其收益是零而不是负，见下表。 从这个表我们可以看出，档案保管一方的档案馆开

7、放档案，然后利用者获得信息，对双方来说是最好的结果。利用者获得所需信息后，收益为+1，不能获得所需信息为0；对档案馆而言，开放档案的结果却有两种收益，在安全的情况下收益是+1，发生恶果的情况下是-1，但是保密的情况下是0，其选择项却只有一个。开放档案即使有+1的可能，但是却有50%的概率是负。因此，从最佳的策略上考虑，档案馆往往选择结果为0的保密档案。 这一点解释了为什么多数档案馆对开放档案的保守态度。而这一点正是由目前制度造成的，也就是说在法律的框架内，对开放档案是在保密法、档案法等利剑高悬的情况下进行的，而不开放档案却没有任何法律性的后果。从博弈论上讲，开放并利用档案是一个不带剑的契约，因

8、而没有实质性的制约。 2、利剑高悬下的档案利用 从上面的分析可以看出，档案的利用是一件吃力不讨好的事情，而且结果常常为负，既然已经预知会产生这样的后果，但是为什么档案馆无法拒绝利用需求呢。这取决于很多因素，那就是法律的规定（虽然没有强制性的）、道德舆论的引导以及档案工作人员自身的素养。高校档案馆的开放利用要受到学校规定的制约以及子单位之间关系的约束。因为档案馆不是孤立的，而是作为某个系统的一个部分而存在的。比如高校的档案馆在多数高校都是机关的组成，因此它们不仅是作为档案法调整的对象，而且是作为高校内部规定、教育法规直接调整的对象和人际关系系统一部分而存在的。 由于档案开放受到了各种因素的制约，

9、因此为了确保档案馆提供利用的结果“至少不为负”，档案馆的手续自动采取了各种制度性安全保障措施。这些措施结合起来就形成了一个对利用者来说非常繁琐的过程。 以某高校档案馆开办学生个人成绩单为例。该校档案馆为了自身的安全，加上学校对档案工作并不重视，所以将档案馆安置在校园里非常偏僻的角落，社会利用者需要花费大量时间来寻找档案馆的地址。另外，由于安全无法评估，该馆不支持电话查询和邮件查询，该馆只支持本人或携带委托书的人员携带各种有效证件亲自来馆查询。若利用者要实现其利用需求，手续将是非常具有成本的。 在这些步骤中档案馆至少需要做出6个举动，被咨询、核实身份、提取档案、复制或翻译、制作成绩函件、归还档案

10、；而档案利用者需要做出至少11个举动，查询、咨询、乘车、寻找地址、被核实身份、提出需求、等待制作、交纳成本费、登记、取走文件、返还。 如果把档案利用理解为一个过程，那么可以说这是一个生产效率非常低下的过程，仍然符合“倒金字塔”的特征。而且利用者和档案保管者都需要付出大量的时间和精力，在档案利用中档案馆除了一种高度的社会责任感外，从经济的角度上讲收益几乎为零，档案部门只获得办公成本费用。因此，档案事业从本质上讲是一种纯粹的公益事业，将档案事业商业化的构思并不符合档案事业自身的特点。 三、解决“倒金子塔”现象的对策 对档案利用者来说，其利用需求往往具有一次性的特点。一次性消费的重要特征是无法获知利

11、用者的反馈，因而缺乏反馈舆论的制约。在高校档案利用中，具有多次消费的是本校的师生员工，尤其是作为档案来源的立档单位。由于对一次性消费的研究和事后反馈稀少，因此档案部门基本上没有改进的需求。“倒金字塔”现象的出现足以使我们意识到，这种低效率的利用过程不仅大量浪费了档案人员的时间，而且使档案工作的价值受到社会舆论的普遍怀疑。1         要减少和降低“倒金子塔”现象的发生，减弱他们造成的后果，就要从根本上解决问题，从自身进行“程序修订”，减少业界所说的“利用障碍”。 1、增加对“该利用却不利用就惩罚”约定的制约。

12、2008年新修订的普通高等学校档案管理办法虽规定“不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的”属于违法行为，“高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任”。但是对档案利用的约定却始终没有建立，因此通过档案法、各类档案管理办法等制定更加细密的调节内容，减少档案管理部门的“风险责任预期”，将有效降低“倒金子塔”中的制度性起因。而在法律和规定中进行这项修改，一方面需要社会更加开放，社会环境更加开明，另一方面也取决于法律规定在多大程度上反映了保密和开放对档案管理提出的不同内在要求。 2、提供明确信息，不任意扩大保密范围。将档案馆的选址安排的过

13、于偏僻，并且不在公共公布其地址、电话，这些都属于主观扩大了的保密。档案馆不仅应当在网站上公布其电话，而且应该能够提供详细的地理位置图，并将程序详细地开列，从而减少“倒金子塔”的上端耗费。 3、尽快实现数字化，至少实现常用档案的数字化，能够大大提高工作效率，从而消除“倒金子塔”现象。如对案卷目录的化并按照法律的要求公开其中可以开放的内容，能够减少利用者的盲目性，也减少了档案管理者的咨询时间。而对档案内容进行数字化，则可以实现搜索功能的便捷化，减少人力和时间的无意义耗费。当然，数字化的成本很高，硬件严重依靠机，系统维护起来有很多困难，这些都是需要改进的。 4、加入和与社会信用机构建立经常的联系，从

14、而能够从公安部门的公民信息查询系统中直接核实其身份，从而减少公民对档案利用的身份辨识困境。在社会信用机构以及中介付款机构的帮助下，我们可以实行网络订购档案需求文件，使利用者不用亲自到档案馆就能够实现利用，也大大节约了管理成本。 5、重视对利用者需求的“即时培训”。由于利用者对档案管理规定、自身享有的权限以及提供需求字段的模糊性，档案馆需要在显眼的位置明确说明各个部门的职能、权限、使用一般工具的方法等问题。由于利用者是通过档案管理者这个中间人去查阅档案，因此可以要求其提供更加详尽的搜索查询字段，从而减少无意义搜索、查询的数量，从而降低“倒金子塔”的消极影响。 6、实行双休日办公。档案部门不仅是管

15、理部门，而且具有服务的职能。在人员数量不增加、现有人员的工作量不增加的情况下，可以灵活地调度人员的上班时间，从而避免了高度密集的档案利用时段，降低利用者对工作日的耗费。利用需求密集情况的产生导致了档案管理者在“倒金子塔”的困境中感觉更加捉襟见肘。将大量需求分散开来，是一种重要的解决方案。 要解决或降低“倒金子塔”现象给利用者和档案管理者造成的不利影响，可做的工作还很多，比如降低办公成本，“减少利用限制。增大开放利用力度，减少公众合理利用的阻碍”，提高档案管理者对法律法规的掌握程度，加强对全社会档案意识的培养，增加社会利用人员的利用反馈等等。 总之，构建一个更加和谐的社会，我们不但要从档案部门的角度出发探讨档案利用工作，也要从利用的另一方面利用者的角度出发研究做好档案利用工作的方法，解决类似“倒金字塔”的现