浅析会计电算化在实施过程中的问题及分析对策

1、浅析会计电算化在实施过程中存在的问题及分析对策商学院 会计电算化111班 黄映芳 1101307127 摘要 会计电算化在财务管理与会话核算中起着十分重要的作用,它对于我们国家社会主义的市场经济发展同样也有着十分积极的作用。但是，随着我国会计电算化的快速发展，我们在实施的过程当中遇到了很多问题，阻碍了我国会计电算化的发展。本文就电算化系统的兼容性安全性、文档保管、财会计人员综合知识等问题进行了阐述并提出相应的对策。希望通过本文分析出的对策可以解决电算化在实施过程中存在的问题。 关键词 会计电算化；实施过程；问题及对策9前言 随着科技的发展，电子计算机技术在数据处理领域的作用越来越大，会计也从传

2、统的记账、报账向经营管理方向发展，也就是电算化方向。电算化在应用的过程中得到了会计人员的欢迎，计算机的不断应用，也使得会计核算工作的准确性得到了提高， 同时会计核算工作的可靠性也得到了提高。会计电算化在提高会计工作效率和工作水平上也是非常有帮助的，但是，会计电算化在快速的发展中也出现了很多的问题，这些问题的出现使得电算化的质量受到的影响，因此，一定要将出现的问题进行及时的解决。一 会计电算化的概念会计电算化是以计算机为使用基础的电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是现代经济管理活动的一个重要组成部分，它提供了经济管理上所需要的各种信息；考核过去、控制目前和预测未来的各项经济活动，使得财务

3、工作简便化。它有：（1）数据存储介质的磁性化。（2）数据的规范化、代码化。（3）会计数据处理的自动化、集中化。（4）数据处理流程的简约化。（5）组织和人员协调及内部控制的网络化等特点。会计电算化就要将以计算机作为代表现代化数据处理工具与系统论、信息论、控制论、数据库与计算机网络新兴理论技术等运用到会计核算与财务管理工作中.提高务管理的水平与经济效益就是会计电算化的目的。二 会计电算化在实施过程中存在的问题 （一） 数据的兼容性和安全性比较差1.数据的兼容性会计电算化设计的系统较多，且多数都是自行开发设计的，只能针对各自的操作平台应用，编程各异、数据结构不同，软件公司之间存在利益的竞争，没有统一

4、的业界协议，在系统之间很难达到数据信息的共享，就算是同一系统下的各级子系统也不能完全实现数据的共享，导致现有的财务提供的信息比较单一，而且较为滞后，缺乏前瞻性，不能有效及时的对企业的管理及决策进行服务。还有就是由于我国目前的软件生产尚处于模仿与加工阶段，并未形成产业的规模，在数据库管理系统及操作系统及关键应用软件方面没有系统的、完整的自主产权，这也就使得数据的兼容性太差，数据的共享难度较大。2.数据的安全性企业最大的秘密可以说是财务上的数据，在很大程度上与企业的生存与发展直接相关，但是很多的软件开发都在软件的管理及理财方面下工夫，很少有对数据的安全性进行保密的。如果系统出现问题，受到病毒侵袭、

5、断电或系统瘫痪等，数据在恢复起来就非常困难。特别是在网络时代的到来后，带给企业无限的商机，同时，也给企业的发展带来很大的隐患。在会计电算化系统下，会计电算化数据信息的物理传输过程中，就存在一定的安全问题。 (二）会计档案保管方面存在缺陷。 1.纸质的保管缺陷 现在，很多的企业都实现了会计电算化，但企业在进行会计资料保管的时候都是存在着一些问题的。一些企业将计算机中的会计资料使用打印机打印出来，打印出来的资料在一段时间后就会出现字迹逐渐模糊的情况，这样的资料在保管中根本就无法达到保存的期限,很多的企业都是采用这种做法对企业的会计档案进行保管的， 对计算机中的电子档案不进行备份，这样会导致档案保存

6、中出现不完整的情况。 2.磁盘保管的缺陷由于许多单位实行会计电算化时间短，对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理经验，造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档，已经归档的内容不完整。没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责，从而造成会计档案被人为破坏和自然损坏，乃至单位会计信息泄密。会计数据盘的备份和清理不规范。实行会计电算化后，应及时备份硬盘数据，并且每次备份不少于两套，分两地存放；按时清理磁盘备份，每年至少进行一次清除过期数据。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度，随意性大，一旦会计电算化系统出现故障，会计数据将无法恢复。 （三）管理制度不健全部分企业并没有把会计的制约机制

7、提到日程上来，有的甚至不了解其应有的作用，如有些单位将计算机系统的维护、数据的输入与修改、软件的输入与修改交给一个人完成，大大增加了差错和舞弊的可能性。许多单位实行会计电算化的时间较短,对会计电算化档案的具体内容不甚了解,缺乏管理经验,造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档,或者已经归档的内容不完整。也有部分企业未设立专门的电算化机房，没有相应的操作制度，导致会计电算化在管管理方面混乱不堪。 （四）财务岗位上需求的空缺 1.缺乏财会专业人员 现阶段我国大多数单位的电算化操作人员都是由过去的会计、出纳等财务人员经过短期培训而来他们一般只知道怎样使用财务软件不能灵活运用软件对计算机的知识了解

8、极其有限无法将计算机知识与会计知识有机结合起来遇到超出范围的问题只能找对财务知识知之甚少的软件维护人员双方不能很好地配合。所以，一般会计人员所掌握的知识、理论能满足手工会计核算，但会计电算化的应用，对会计人员提出了更高的要求。既要求会计人员要掌握一定会计专业知识，还要掌握相关的计算机知识，财务软件的使用技术以及保养和维护。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。表现较为突出的是对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练，对软件的认识有局限性，对软件运行过程中出现的故障不能及时排除，导致系统不能正常运行。这个问题已成为企业快速实现会计电算化的障碍。虽然

9、目前有一部分人通过了会计电算化考试，也只是对一部分基础知识的应用进行了掌握，在实际操作中对软件不能灵活应用，满足不了财务信息的加工和处理等方面的要求。能否成功实施会计电算化的关键因素就在于实施人员的素质是否满足电算化工作的要求。2.财会专业人员综合素质欠缺目前，电算化的发展就是缺乏既懂会计又能熟练掌握电子计算机的“复合型”人才。会计电算化工作涉及了计算机、会计、管理等多方面的专业知识，目前，不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来的，不能灵活运用软件、满足工作需要，经常会遇到一些软件本身或计算机系统本身的问题而非是会计本身的问题，自己解决不了，只能找软件的维护人员，维护人员又

10、基本是计算机专业出身，对财务知识知之较少，双方不能很好地配合。财会人员即使通过会计电算化的考试也只是掌握了一些对计算机的基本应用，仍不能灵活运用软件处理会计数据，进行财务信息分析，满足方对财务信息的需求。因此，培养合格电算化人才是会计电算化发展的关键，这就要求我们一定要大力培养那些具有计算机、会计及管理等综合专业知识的人才。国家也应根据电算化事业的发展情况，及时召开学术研讨会，推广应用会计电算化软件。同时也要在各所大学、各种培训机构设立专门的会计电算化专业，加大对计算机技术、技能的教育力度，使得新时代的会计人员的计算机操作技能普遍增强，能对企业的经济活动建立数据模型，进行经济分析和经济预测，更

11、好的为企业服务。三 解决会计电算化实施过程中存在问题的有效对策 （一）要做好会计基础工作从以上分析看得出，会计基础工作还存在薄弱环节，所以加强基础工作的必要性越来越受到社会的普遍关注做好会计基础工作先从以下这几方面入手：1.加强会计基础工作加强会计基础工作是提高会计基础工作水平的需要，会计基础工作是会计工作的基本环节。会计基础工作是一项重要的经济管理活动它通过收集处理，利用和提供会计信息，对经济活动进行核算和监督，从而为改进和加强经营管理服务。如果没有健全的基础工作，收集、处理和提供会计信息就可能失去可靠保证，会计基础工作水平也就无法提高。正常有序的会计基础工作，应当时会计基础工作的保证。 2

12、. 强化管理基础 管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据；会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理方法，因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化，才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。3.完善内部审计制度加强电算化的内部审计会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重

13、要保证。因为计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理方法，因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化，才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。内部审计在会计电算化中对于保证会计工作人员正确、有效地完成会计核算工作，并最终产生有用的会计信息有着不可替代的作用。电算化的内部审计包括以下几个方面：（1）对会计资料定期进行审计，电算化会计账务处理是否正确，是否遵照会计法及有关财经法规的规定。（2）审查机内数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时

14、调整。（3）监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象。（4）对系统运行各环节进行审查，防止电算化实施过程存在的漏洞。以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题。重视并及时解决这些问题，必然会促进我国会计电算化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务. （二）做好会计电算化档案管理工作由于实施电算化会计档案管理的内容、表现形式、管理方式、管理要求等均发生变化，因此，要根据电算化会计档案的特点，切实做好电算化会计档案的收集、管理、保存、利用等各环节工作。1.做好电算化会计档

15、案的完整收集。电算化会计档案的收集除做好传统纸质会计档案收集外，还要加大电算化会计档案的收集力度，并注重收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等资料，计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统，财务软件的编程语言、数据库系统类型，财务软件的系统名称、版本号，财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册等相关资料。2.做好电算化会计档案的科学保管。做好电算化会计档案的科学保管。要在一定的时间间隔内(根据各单位会计数据的多少等特点，可以采用如每个工作日、一个月、一个会计年度等时间间隔)，把计算机系统中的所有会计数据拷

16、贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。要重视做好财务数据备份管理工作，由专人负责财务数据的备份，由于会计数据较多，应坚持每天对财务数据进行硬盘备份，以备计算机硬件系统损坏后，能在最短的时间内、最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。另外，除了对财务数据进行每天硬盘备份之外，还要每年对财务数据进行双套光盘备份，即采用“AB备份法”进行数据的备份，并注明档案形成的时间、财务软件的版本、计算机系统版本、操作员姓名等相关信息，分别存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时，应坚持远离磁场，注意防潮、防

17、尘等。同时，还要坚持定期检查、复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。3.做好电算化会计档案的有效利用。 做好电算化会计档案的有效利用。在长期开展电算化会计档案管理工作的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案出现了以下两种情况：一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号相一致。此时只要运用电算化软件系统中的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可；二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致。这种情况要在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的会计电算化系统，然后再进行调阅。为充分发挥财务电子数据的作用，在具体的工作实践中，还可

18、以利用电算化会计档案的数据设计一套有利于管理与决策的数据模型，建立比较完善的决策支持系统，以实现电算化会计档案的再利用。 （三）建立健全规章制度，形成良好的内控环境 1.遵循内部控制原则这些内控制度应遵循以下原则：(1)不兼容权限分离原则。即对会计电算化权限严格控制，凡上机操作人员必须经过授权，禁止原系统开发人员接触或操作计算机，非计算机操作人员不允许任意进入机房，系统应有拒绝错误操作的功能。(2)相互制约原则。加强对会计电算化系统数据输入、处理、输出的控制，明确管理人员、操作人员、维护人员的职责范围。(3)安全、保密原则。安全主要是对软硬件、文档的安全检查保障控制。保密主要是建立设备设施安全

19、措施、档案保管安全控制、联机接触控制等；使用侦测装置、防伪措施和系统监控等；规定建立备份或副本的数量和时间，以及由谁建立和由谁负责保管；当系统被破坏需要恢复时，应先经有关领导同意，不允许轻率地进行系统恢复工作，以防止利用系统恢复时修改系统。 2.做好控制防备准备工作加强会计信息系统的安全性、保密性，建立健全内部控制。在操作系统中建立数据保护机构。涉及计算机机密文件时应登录用户名、日期、使用方式和使用结果，修改文件和数椐登录备查等。系统应有自动识别有效的终端入口，当有非法用户企图登录或错误口令超限额使用时，系统应锁定终端。冻结此用户标识，记录有关情况。并立即报警。应采用防火墙技术、网络防毒、信息

20、加密存储通讯、身份认证等。增强网络安全防范能力。应建立一致的会计电算化协议。由相关的上级组织部门协调各单位情况。提供一个适应大多教单位情况的会计电算化程序，各单住遵照执行，使各单位有共同的会计桔算工作方式。 （四）加大复合型财务信息化人才培养的力度 1.完善相关教育制度为实现会计电算化人的素质是关键，要进一步改革人才教育培养的相关制度，多方面、多形式、多渠道培养会计电算化所需要的各个层次的人才。首先，相关的大、专院校，根据时代需要，及时调整专业设置和培养方向，把握社会人社会培养既懂计算机知识，又懂会计企业经营管理的复合型人才，重点掌握会计电算化应用软、硬件的开发、改进、维护等问题；其次，对在岗

21、会计人员进行进修和培训，使他们能够比较系统的了解和掌握会计电算化的基本原理和操作方法，持证上岗。好的会计基础工作和规范的业务处理程序，是实现会计电算化的前提条件，这就要求会计人员提高自身素质，更新知识结构，重要的是必须掌握电子计算机的有关知识，提高职业判断能力，确保会计工作规范有序。作为会计，应积极学习会计电算化知识，掌握计算机先进技术，提高操作能力，维护软件正常运行，把自己培养为复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。 2.顺应需求培养人才随着计算机技术的发展，不仅为人力资源会计、社会责任会计等的实施提供了技术支持，电子商务的出现还大大改变了现有会计信息处理模式。一方面，要求会计人员知识更新速度更快，以适应新的企业组织形式、经营方式的变化；另一方面，也为会计人员多渠道地获取新知识提供了途径。财