大学计算机Excel的使用技巧

1、1电子表格电子表格Excel2003Excel2003 4.14.1 基础知识和基本操作基础知识和基本操作 4.24.2 编辑工作表编辑工作表 4.34.3 格式化工作表格式化工作表 4.4 EXCEL4.4 EXCEL的计算功能的计算功能 4.5 EXCEL4.5 EXCEL的图表功能的图表功能 4.6 EXCEL4.6 EXCEL的数据管理功能的数据管理功能 4.74.7 页面设置和打印输出页面设置和打印输出 本章小结本章小结 习题习题 上机实验与操上机实验与操作测试题作测试题24.1 4.1 基础知识和基本操作基础知识和基本操作 4.1.1 4.1.1 引例引例 4.1.2 Excel

2、20034.1.2 Excel 2003的启动和退出的启动和退出 4.1.3 Excel 20034.1.3 Excel 2003的工作界面的工作界面 4.1.4 4.1.4 文件的基本操作文件的基本操作 4.1.5 4.1.5 工作表操作工作表操作3Excel 2003窗口组成全选框单元格名称框列标数据菜单行号工 作 表 标签任务栏窗口编辑框工作表移动按钮4ExcelExcel三大基本概念三大基本概念对象对象表示方式表示方式默认默认/说明说明单元格单元格地址地址(名称）名称）根据所在的根据所在的“二维坐标二维坐标”来确来确定定最多个数为最多个数为65536256工作表工作表工作表名工作表名S

3、heet13最多有最多有255个工作表个工作表工作簿工作簿文件名文件名Book1.xls5文件的基本操作文件的基本操作 创建创建 打开打开 保存保存 另存为另存为 关闭关闭与Word2003文档的操作方法相类似64.1.5 工作表操作工作表操作种类插入删除重命名移动全部选定操作步骤鼠标指向工作表标签选择工作表后单击右键系统弹出快捷菜单选择相应的操作74.2 编辑工作表编辑工作表 4.2.14.2.1引例引例 4.2.24.2.2数据的输入数据的输入 4.2.34.2.3填充数据填充数据 4.2.44.2.4数据的修改数据的修改 4.2.54.2.5数据的删除和清除数据的删除和清除84.2.2数

4、据的输入数据的输入1. 1. 单元格或区域的选取和表示单元格或区域的选取和表示2. 2. 数据的分类及其输入数据的分类及其输入91.1.单元格或区域的选取和表示单元格或区域的选取和表示单元格的选取整行或整列的选取：单击某行号或某列号。全部单元格的选取：单击工作表左上角的“全选框”按钮。取消选定的单元格：单击工作表的任意处。区域的表示区域的表示定义命名:在地址框中给选定的区域命名102. Excel数据的分类及其输入数值型数据数值型数据 包括数字、数值、公式、函数、日期、和时间包括数字、数值、公式、函数、日期、和时间等。一般由阿拉伯数字组成。等。一般由阿拉伯数字组成。系统对此类数据一律默认为右对

5、齐显示。系统对此类数据一律默认为右对齐显示。文本型数据或字符型数据文本型数据或字符型数据 包括汉字、英语字母、数字、空格以及其他键包括汉字、英语字母、数字、空格以及其他键盘能键入的各种符号。盘能键入的各种符号。此类型的数据输入方法是直接在单元格中输入文本此类型的数据输入方法是直接在单元格中输入文本内容即可，系统一律默认为左对齐显示。内容即可，系统一律默认为左对齐显示。 对于由阿拉伯数字组成的文本型数据，输入时必须确保在对于由阿拉伯数字组成的文本型数据，输入时必须确保在英文状态下，输入单撇号【英文状态下，输入单撇号【】键。】键。114.2.3 填充数据填充数据自动填充定义与操作（鼠标直接操作）定

6、义与操作（鼠标直接操作） 注意注意: :输入连续日期也可使用自动填充输入连续日期也可使用自动填充 使用填充可以实现的功能使用填充可以实现的功能编辑填充的操作 依次选择【编辑】【填充】菜单命令，弹出菜单如图4-8所示，根据所需填充的方向选择相应的命令。自定义序列填充 选定【工具】【选项】菜单命令，选择【自定义序列】选项卡 124.2.4 数据的修改数据的修改输入过程中修改 在确定输入之前，使用“退格键”【Backspace】进行删除。修改单元格数据 方法一：鼠标单击要修改单元格，重新输入数据。 方法二：双击要修改单元，进入编辑状态。 方法三：光标定位于要修改单元，然后单击编辑栏或按“F2”功能键

7、进入编辑状态，编辑数据 134.2.5 数据的删除和清除数据的删除和清除两者的操作步骤类似两者的操作步骤类似 先单击【编辑】菜单 选择【清除】或【删除】命令，系统弹出对话框 根据所需做相应的选择两者的区别两者的区别 前者将删除对象内所有的内容并完全移除包含其所在的位置 后者仅清除单元格的内容/格式/批注/全部，但单元格本身仍保留在原位置。 144.3 4.3 格式化工作表格式化工作表 4.3.1 引例引例 4.3.2 设置单元格格式设置单元格格式 4.3.3 行和列格式的设置行和列格式的设置 4.3.4 工作表的设置工作表的设置 4.3.5 窗口操作窗口操作 4.3.6 快速格式化工作表快速格

8、式化工作表154.3.2 设置单元格格式设置单元格格式种类种类 数字 字体 对齐 边框 图案 保护格式 步骤步骤 Step1 选择要设置的单元格 Step2 单击【格式】菜单 【单元格】（或者右击单元格），系统将弹出“单元格格式”对话框 Step3 根据所需设置选择相应标签，进行设置164.3.3 行和列格式的设置行和列格式的设置包括行高和列宽设置、隐藏行和列、取消包括行高和列宽设置、隐藏行和列、取消隐藏行列等。设置些格式的步骤都是类同隐藏行列等。设置些格式的步骤都是类同的，以下仅以设置行高或列宽的步骤为例：的，以下仅以设置行高或列宽的步骤为例： Step1 Step1 选定所需设置的行选定所

9、需设置的行/ /列列 Step2 Step2 鼠标单击【格式】鼠标单击【格式】 【行】或【格式】【行】或【格式】 【列】，系统将弹出相应的菜单【列】，系统将弹出相应的菜单 Step3 Step3 根据所需设置，选定相关的设置根据所需设置，选定相关的设置174.3.4 工作表的设置工作表的设置工作表的设置包括工作表的设置包括 工作表命名工作表命名 隐藏、取消隐藏隐藏、取消隐藏 背景设置背景设置步骤步骤 依次选择【格式】依次选择【格式】 【工作表】菜单命令，在弹出的下拉菜单选择【工作表】菜单命令，在弹出的下拉菜单选择相应的命令进行操作相应的命令进行操作 184.3.5 窗口操作窗口操作窗口格式包括

10、窗口格式包括 排列窗口排列窗口 隐藏窗口隐藏窗口 拆分窗口拆分窗口 冻结窗格冻结窗格操作步骤类似操作步骤类似 Step1 Step1 单击【窗口】菜单单击【窗口】菜单 Step2 Step2 选定相应的命令（【重排窗口】、【隐藏】、选定相应的命令（【重排窗口】、【隐藏】、【拆分】、【冻结窗格】等）【拆分】、【冻结窗格】等） 194.3.6 快速格式化工作表快速格式化工作表1. 1. 条件格式的设置条件格式的设置 操作步骤：操作步骤： Step1 Step1 选取要设置格式的单元格区域，选取要设置格式的单元格区域， Step2 Step2 依次选择【格式】依次选择【格式】 【条件格式】菜单命令【

11、条件格式】菜单命令 Step3 Step3 在弹出的在弹出的“条件条件”对话框中，设置条件表达式对话框中，设置条件表达式 Step4 Step4 若有多个条件，再单击【添加】按钮若有多个条件，再单击【添加】按钮 Step5 Step5 重复重复1-31-3步骤，最后单击步骤，最后单击【确定】即可【确定】即可2. 2. 格式的复制格式的复制3. 3. 工作表自动套用格式工作表自动套用格式 【格式】【格式】【自动套用格式】【自动套用格式】202. 2. 格式的复制格式的复制一种是使用格式刷，操作方法类似一种是使用格式刷，操作方法类似Word的格式刷的格式刷另一种是使用选择性粘贴。操作步骤如下：另一

12、种是使用选择性粘贴。操作步骤如下： Step1 Step1 选取并复制设置好格式的单元格选取并复制设置好格式的单元格 Step2 Step2 选取目标单元格（即要设置的单元格）选取目标单元格（即要设置的单元格） Step3 Step3 依次选择【编辑】依次选择【编辑】 【选择性粘贴】（或直接右击，【选择性粘贴】（或直接右击，在弹出的快捷菜单上选择【选择性粘贴】命令）在弹出的快捷菜单上选择【选择性粘贴】命令） Step4 Step4 系统将弹出系统将弹出“选择性粘贴选择性粘贴”对话框，选择对话框，选择“格式格式”单选框单选框214.4 EXCEL4.4 EXCEL的计算功能的计算功能 4.4.1

13、 引例引例 4.4.2 公式公式 4.4.3 单元格和区域地址及其引用单元格和区域地址及其引用 4.4.4 函数函数 4.4.5 公式的复制公式的复制 4.4.6 自动求和和计数功能自动求和和计数功能自动求和按钮【自动求和按钮【】 224.4.2 公式公式 1. 1. 运算符运算符种类：种类：算术运算符、比较运算符、文本运算符算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算。和引用运算。优先级别：优先级别：引用运算符引用运算符算术运算符算术运算符文本运文本运算符和比较运算符；同级，顺序为从左到右算符和比较运算符；同级，顺序为从左到右圆括号可以改变默认的优先级别圆括号可以改变默认的优先级别23算术运

14、算符: 要完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等，可使用以下算术运算符. 示例 + （加号） 加 3+3 （减号） 减 31 1 * （星号） 乘 3*3 / （斜杠） 除 3/3 % （百分号） 百分比 20% （脱字符） 乘方 32 （与 3*3 相同）24比较运算符: 可以使用下列操作符比较两个值。当用操作符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是 TRUE 就是 FALSE。 = （等号） 等于 A1=B1 （大于号） 大于 A1B1 （小于号） 小于 A1= （大于等于号） 大于等于 A1=B1 = （小于等于号） 小于等于 A1=B1 不等于 不等于 A1B1

15、 25文本运算符:使用和号（&）加入或连接一个或更多字符串以产生一大片文本。 26引用运算符：: (colon) 区域运算符，对两个引用之间，包括两个引用在内的所有单元格进行引用 B5:B15 ，（逗号） 联合操作符，将多个引用合并为一个引用 SUM(B5:B15,D5:D15) 272. 2. 公式的输入公式的输入 操作步骤：操作步骤： 选择要建立公式的单元格。选择要建立公式的单元格。 在单元格依次输入在单元格依次输入“=”=”、数字、引用、函数、名称、数字、引用、函数、名称及运算符号。及运算符号。 输入完毕后，按【输入完毕后，按【ENTERENTER】键或单击【输入】按钮。】键或单

16、击【输入】按钮。运算结果会自动显示在单元格中，公式则显示在编运算结果会自动显示在单元格中，公式则显示在编辑栏上辑栏上 若需修改公式，则单击编辑栏对公式进行修改若需修改公式，则单击编辑栏对公式进行修改284.4.3 单元格和区域地址及其引用单元格和区域地址及其引用1. 1. 单元格和区域的引用单元格和区域的引用相对引用相对引用如：如： A1A1绝对引用绝对引用如：如： $A$1$A$1混合引用混合引用如：如： $C8$C8或或C$8C$8三维引用三维引用如：如： Book1Sheet1!B3 Book1Sheet1!B3 2.2.用鼠标输入单元格或区域的引用用鼠标输入单元格或区域的引用3.3.地

17、址的分类地址的分类 各种地址的使用各种地址的使用294.4.4 函数函数1. 1. 函数语法函数语法一般形式：一般形式：=函数名（参数）函数名（参数） 2. 2. 函数的分类函数的分类3. 3. 函数的输入函数的输入 在编辑栏直接输入在编辑栏直接输入 利用利用“函数参数函数参数”对话框输入对话框输入4. 4. 常用函数常用函数304.4.常用函数常用函数五个常用函数（五个常用函数（SUMSUM、AVERAGEAVERAGE、MAXMAX、MINMIN、COUNTCOUNT） = =函数名函数名( (地址范围地址范围) )IFIF函数函数 =IF=IF（条件判断，真时值，假时值）（条件判断，真时

18、值，假时值） IFIF的嵌套及其注意事项的嵌套及其注意事项COUNTIFCOUNTIF函数函数= =COUNTIF(COUNTIF(区域区域, ,满足条件满足条件) ) 314.4.5 公式的复制公式的复制普通的复制普通的复制+ +粘贴粘贴自动填充功能自动填充功能操作步骤操作步骤注意事项注意事项324.5 EXCEL4.5 EXCEL的图表功能的图表功能 4.5.1 引例引例 4.5.2 图表的创建图表的创建1.1.图表创建的方法及步骤图表创建的方法及步骤2.2.图表的构成及类型图表的构成及类型 4.5.3 图表的编辑与格式化图表的编辑与格式化1.1.图表的整体编辑图表的整体编辑2.2.图表对

19、象的编辑与格式化图表对象的编辑与格式化331.图表创建的方法图表创建的方法使用【插入】使用【插入】【图表】（菜单法）【图表】（菜单法）常用工具栏上的【图表向导】按钮（按钮法）常用工具栏上的【图表向导】按钮（按钮法）使用使用“图表向导图表向导”创建图表创建图表(4个主要步骤个主要步骤) 选择图表类型选择图表类型 确定图表源数据确定图表源数据 设置图表选项设置图表选项 选取图表位置选取图表位置342.图表的构成标题数值轴数据标记分类轴图表区刻度线绘图区数据系列图例35图表的类型364.5.3 图表的编辑和格式化图表的编辑和格式化总体而言，有总体而言，有3种方法：种方法： 选定图表后利用选定图表后利

20、用“图表图表”菜单的菜单的“菜单法菜单法” 利用图表工具栏的利用图表工具栏的“按钮法按钮法” 利用右击图表区任意空白处弹出的快捷菜单的利用右击图表区任意空白处弹出的快捷菜单的“快捷菜单法快捷菜单法”371.1.图表的整体编辑图表的整体编辑调整嵌入图表的位置和大小调整嵌入图表的位置和大小图表的复制与删除图表的复制与删除添加或删除数据添加或删除数据 38在图表中添加数据在图表中添加数据方法一：修改图表的数据源方法一：修改图表的数据源 先选定图表，右击图表区空白处（或单击【数先选定图表，右击图表区空白处（或单击【数据】据】 【数据源】命令【数据源】命令方法二：使用【数据】方法二：使用【数据】【添加数

21、据】命令【添加数据】命令 39图表中的删除数据图表中的删除数据方法一：方法一： “数据源数据源”对话框中的对话框中的“系列系列”选项卡选项卡 选定需要删除的系列，单击【删除】选定需要删除的系列，单击【删除】方法二：快捷菜单法方法二：快捷菜单法 选择快捷菜单中选择快捷菜单中“清除清除”命令删除命令删除402.图表对象的编辑与格式化图表对象的编辑与格式化（1）图表类型的更改）图表类型的更改（2）数据源或系列的改变）数据源或系列的改变（5）图表具体对象的格式化）图表具体对象的格式化（3 3）图表选项的设置）图表选项的设置（4 4）图表位置的调整）图表位置的调整以上以上4种类型的图表对象的操作方法种类

22、型的图表对象的操作方法可以直接右击图表区任意一处，在弹出的快捷菜单可以直接右击图表区任意一处，在弹出的快捷菜单中，选择相应的命令中，选择相应的命令使用使用“图表图表”菜单中的相应命令，在之后弹出的对菜单中的相应命令，在之后弹出的对话框中做相应的设置即可话框中做相应的设置即可 41图表具体对象图表具体对象标题标题 图表标题、分类轴标题、图表标题、分类轴标题、系列轴标题、数值轴标题系列轴标题、数值轴标题坐标轴坐标轴 分类轴、系列轴和数值轴分类轴、系列轴和数值轴网格线网格线 分类轴网格线、系列轴网分类轴网格线、系列轴网格线和数值轴网格线格线和数值轴网格线图例图例数据表数据表数据系列数据系列数据点数据

23、点数据标志数据标志刻度线刻度线背景墙背景墙42图表具体对象的格式化图表具体对象的格式化图表各个具体对象都是独立的子部分，可图表各个具体对象都是独立的子部分，可以单独设置和修改。一般采用两种方法：以单独设置和修改。一般采用两种方法： 使用使用“格式格式”对话框设置对话框设置 选中图表后将鼠标指向该对象，当出现该对象名称选中图表后将鼠标指向该对象，当出现该对象名称的的“小提示条小提示条”后，双击后，双击 右击具体的图表对象，在弹出的快捷菜单中选择相右击具体的图表对象，在弹出的快捷菜单中选择相应命令应命令 通过图表工具栏来设置通过图表工具栏来设置43图表工具栏图表工具栏 图表对象 图表类型 数据表

24、按列 逆时针斜排设置选定对象格式 图例 按行 顺时针斜排444.6 EXCEL4.6 EXCEL的数据管理功能的数据管理功能 4.6.1 引例引例 4.6.2 数据管理功能概述数据管理功能概述数据清单数据清单 概念概念 使用记录单管理和编辑数据使用记录单管理和编辑数据 对数据清单进行区域对数据清单进行区域 4.6.3 4.6.3 排序排序 4.6.4 4.6.4 筛选筛选 4.6.5 4.6.5 分类汇总分类汇总454.6.3 4.6.3 排序排序 3个重要概念个重要概念 关键字、排序字段个数及其排序方式。关键字、排序字段个数及其排序方式。排序的操作步骤排序的操作步骤 Step1; Step1

25、; 单击单击“数据清单数据清单”区域中的任意一个单元格区域中的任意一个单元格 Step2: Step2: 单击【数据】单击【数据】 【排序】，屏幕弹出【排序】，屏幕弹出“排序对话框排序对话框” Step3:Step3:对排序字段、排序方式等进行设置对排序字段、排序方式等进行设置注意注意 “ “有标题行有标题行”单选按钮单选按钮 【选项】按钮【选项】按钮464.6.4 筛选筛选用记录单筛选用记录单筛选自动筛选自动筛选 自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式 高级筛选高级筛选 474.6.5 分类汇总分类汇总 3个重要概念个重要概念 “分类字段分类字段”、“汇总项汇总项”和和“汇总方式汇总方式”操作

26、步骤操作步骤 Step1:Step1:单击单击“数据清单数据清单”区域中的任一单元格区域中的任一单元格 step2:step2:单击【数据】单击【数据】 【排序】，按分类字段排序【排序】，按分类字段排序( (升序或降序升序或降序均可均可) ) Step3:Step3:单击【数据】单击【数据】 分类汇总分类汇总 ，屏幕弹出，屏幕弹出“分类汇总分类汇总”对话对话框框 在在“分类汇总分类汇总”对话框中设置分类字段、汇总项和汇总方式对话框中设置分类字段、汇总项和汇总方式 484.7 4.7 页面设置和打印输出页面设置和打印输出操作方法和步骤类同与操作方法和步骤类同与Word2003，都是依，都是依次选

27、择【文件】次选择【文件】【页面设置】或【打印】【页面设置】或【打印】菜单命令菜单命令 “打印区域打印区域” “打印标题打印标题” “打印网格线打印网格线” “打印行号列表打印行号列表” “页眉和页脚设置页眉和页脚设置”49本章小结本章小结本章通过引例介绍了EXCEL2003基本概念与基本操作，工作表的编辑与格式化，计算功能（公式和函数）、图表功能和数据管理功能。本章主要介绍了以下几个概念：Excel2003工作簿、工作表和单元格；公式中的运算符、函数、单元格地址引用等概念；创建图表的4个步骤：图表类型、图表数据源、图表选项和图表位置；数据管理操作前提数据清单，排序的多字段（关键字）与单字段、升序与降序，筛选分自动筛选和条件筛选，分类汇总的分类字段、汇总项和汇总方式3个重要概念。本章重点掌握的操作有： 熟练掌握工作簿的新建、打开；工作表的重命名、移动、删除、插入等； 熟练掌握工作表的编辑操作，包括复制、清除、删除、选择性粘贴等。 熟练掌握单元格、行和列以及工作表的格式化，条件格式的设置。 熟练掌握公式的输入、6个常用函数的使用格式和步骤、使用自动填充功能复制公式； 熟练掌握