《营销部应收账款管理办法》

1、营销管理部应收账款管理办法XXX机械有限公词营销管理部2012年7月目录第一章总则1第二章应收帐款管理范畴2第三章应收帐款监控管理3Z0+120+120+70m 连续梁桥 及80+JL40+140+80m 连续刚构桥施工方塞第四章催收管理5第五章应收帐款法律事务管理6第六章附则7应收帐款日常管理制度7第一章总则第1条 应收帐款管理原则1. 实事求是，公平合理。2. 平等互利，利益共存。第2条 应收帐款管理目标1. 有效控制在途应收帐款的额度，加快资金周转。2. 降低应收帐款的管理成本，提高销售利润。第二章应收帐款管理范畴第3条 即期应收帐款，是指自XXX公司发货之日起，合同约定付款期限 内应回

2、款的应收帐款。第4条 逾期应收帐款，是指自XXX公司发货之日起，合同约定付款期限 以后仍未回款的应收帐款。按期限分为1个月、2个月、3个月以上。第5条 其他应收帐款，包括坏帐损失、短缺丢失等。第三章应收帐款监控管理第6条对即期应收帐款，用户、代理店和经销商须按合同约定日期，不 能按时回款，应及时向XXX公司销售部、财务部提交书面报告书核定。第7条 对属逾期应收帐款，用户、代理店和经销商须向XXX公司销售部、 财务部提交逾期书面报告书，同时提供有关客户详细材料，包括客户名称、地 址、法人代表姓名、联系电话、逾期应收帐款情况等。第8条 其他应收帐款，包括坏帐损失、短缺等，如属XXX公司责任，由 X

3、XX公司承担；如属代理店和经销商责任，由代理店和经销商按厂价承担赔偿责 任。第9条日常管理1. 做好应收帐款的日常记录。每周对用户、代理店和经销商全部接近到期的应收帐款记录进行分析1次, 并提出相关处理意见。2. 客户信息收集。由销售人员、代理店和经销商做好客户基本信息的收集（地址、电话、负 责人、资金状况、有关负债等情况，如本部人力有限则要求客户亲自填写），反 馈给XXX销售部；法律凭证（要求一切原始凭证，主要是合同、退货申请单等, 因为涉及以后法律纠纷，要求财务部有一份留档）收集。3台帐管理。发货之日起10日内，及时做好用户、代理店和经销商收货情况的核査工作, 并做好台帐记录，月度归档管理

4、。4. 发票管理。用户、代理店和经销商在发票开出按合同约定回款；逾期未回款的，由业 务员、代理店和经销商向XXX公司销售部、财务部提交书面报告书，陈述相关 理由，并提供有关客户详细材料，包括客户名称、地址、法人代表姓名、联系 电话、逾期应收帐款情况等。5. 发货凭证管理。主要是各种发货凭证、回执单（因其是诉讼最主要的证据），由XXX公司销 售部门回收整理、归档。用户、代理店和经销商收到货后一定要有回执单，若 无回执单，XXX公司销售部要发出收货确认书。若非代理店和经销商经理签收回 执单，他人代签收的，须代理店和经销商经理的授权委托书。6. 往来帐目核对工作。每月底，XXX公司与代理店和经销商对

5、当月发货情况进行对帐核实，发出对 帐单，并由代理店和经销商填写月度产品动态表及时寄回XXX公司财务部。第四章催收管理第10条 建立发货、应收帐款信息网络，即XXX公司销售部、财务部间的 计算机网络工程，建立应收帐款信息库。第口条 主要通过电话、传真等方式，由XXX公司销售部专人负责催收工 作。根据XXX公司催收工作程序，开展对用户、代理店和经销商货款催收工作。 每34天催收1次，并做好日常催收台帐记录。第12条 做好月度催收汇报工作。由XXX公司催收人员编写催收书面报告 书，交部门领导审核后，呈报销售副总经理签字确认。第13条 对催收无效的逾期应收帐款，由XXX公司催收人员编写催收书面 报告书

6、并提出相关处理意见（停止发货、计罚利息等），交部门领导审核后，呈 报销售副总经理及总经理审定。第14条 对有以下情况之一者，列入重点催收对象，由财务部派员进一步 核査，并提出催收意见书。1. 货款逾期，经多次催收仍不回款的。2. 拖欠、挪用货款的。3. 发现债务人有破产、解散迹象，可能形成破产债权的。4. 发现债务人有骗货、逃债迹象，可能形成非常债权的。第五章应收帐款法律事务管理第15条诉讼准备1. 由XXX公司法律事务部对拖欠货款时间较长的进行审査，初步拟定是否 要采取法律手段。2. 收集准备起诉的相关诉讼材料（各种法律证据），包括发货申请单、合 同副本、对帐单等。第16条诉讼阶段对逾期应收

7、帐款，确实催收无效，在完成诉讼准备工作的基础上，由XXX 公司法律事务部编写诉讼文书，呈报副总经理及总经理审定，提交司法机关， 参与诉讼工作。第17条 其他法律事务由XXX公司法律事务部负责开展对内对外的起诉应诉等法律事务工作，同 时为代理店和经销商提供相关法律协助。第六章附则应收帐款日常管理制度为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系，对应收 帐款在销售的事前、事中、事后进行有效控制，特制定本管理规范。一、预备事件建立客户档案，进行有效的信用评估和跟踪记录：二、事前控制（签约到发货）从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面 了解客户的资信情况，选择信用

8、良好的客户进行交易。对客户的审査内容（5W）：K wh。人员素质，销售业绩，社会关系2、where地理位置，物流配送情况3、when从事本行业的时间，何时开始合作，有否合作经历4、what信用档案，有无不良纪录5、why关键点，为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景对客户的评定等级A类客户，回款1个月内B类客户，回款2个月内（最好预付一部分货款）C类客户，回款3个月内（必须预付一部分货款）D类客户，回款时间相当长，不可靠（必须货款两清）签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审査核对，合同的每一项内容， 都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据。在销售合同中应明确的

9、主要内容：1、明确交易条件，如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、 付款日期、运输情况、验收标准等；2、明确双方的权利义务和违约责任；3、确定合同期限；4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章（避免个人行为的私 章、单一签字或其它代用章）；5、电话订货，最好有传真件作为凭证。合同的签订必须经过副总经理审核确认才可以盖章。三、事中控制：（发货到收款）1、发货査询，货款跟踪。每次发货前XXX公司客服部必须与销售合同保持 核对；XXX公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施 不同的收账策略，在货款形成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好 的合作关系。（由销

10、售人员、代理店和经销商人员与XXX公司客服中心进行全程 跟踪）收帐策略如下：A类客户，按常规合同B类客户，最好预付一部分货款C类客户，必须预付一部分货款D类客户，必须货款两清2、回款记录，帐龄分析。XXX公司财务要形成定期的对帐制度，每隔一个 月或一季度必须同顾客核对一次帐目，形成定期的对帐制度，不能使管理脱节, 以免造成帐目混乱互相推诿、责任不清；并且详细记录每笔货款的回收情况， 经常进行帐龄分析。有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。1产品结构为多品种、多规格；2、产品的回款期限不同，或同种产品回款期限不同；3、产品出现平调、退货、换货时；4、客户不能够按单对单（销售单据或发票）回款；

11、以上情况会给应收帐款的管理带来困难，定期对帐避免双方财务上的差距 像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死帐现象，同时对帐之后要形成具有法律 效应的文书，而不是口头承诺。四、事后控制：（欠款到追收）1、欠款到追收。对拖欠帐款的追收，要釆用多种方法清讨，催收帐款责任 到位。由代理店和经销商负责催收回款，由XXX直销的由销售人员负责催收， 由XXX财务部协助与客户沟通、催付。对已发生的应收帐款，可按其帐龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出 拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业，应采取订 立还款计划，限期清欠，采取债务重整策略。应收帐款的最后期限，不能超过 回款期限的城（如期限是60

12、天，最后收款期限不能超过80天）：如超过，即马 上采取行动追讨。2、总量控制，分级管理。XXX公司财务部门负责应收帐款的计划、控制和 考核。代理店、经销商、销售人员是应收帐款的直接责任人，XXX公司对销售人 员考核的最终焦点是回款指标。货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人, 预知其结款日期，并在结款日按时前往拜访。追款3步骤： 、联系：电话联系沟通债务分析分析拖款征兆代理店和经销商或XXX要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营 状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。 、信函：期限实地考察保持压力确定追付方式销售人员、代理店和经销商要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功 回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会 就会越低。并且给予客户一个正确的观念，我们对所有欠款都是非常严肃的， 是不能够容忍被拖欠的。 、走访：资信调査合适的催讨方式代理店和经销商要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电 话催收。即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理。遇到客户风险 时，釆取风险预警和时时、层层上报制，在某个责任人充分了解、调査、详细 记录客户信用的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给 予指导和协助。3、对已拖